Archiviare oppure altri elementi di Outlook

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pagina 1/5 Archiviare E-Mail oppure altri elementi di Outlook

Succede spesso che la tua cartella postale oppure un'altra cartella postale, da te ammi- nistrata, abbia raggiunto la dimensione massima, oppure che alcuni elementi della posta in arrivo, della posta in uscita, del calendario o delle attività debbano essere archiviate. Per questo scopo Outlook ti offre la funzione »archiviazione«, che troverai nel menú <File>

<Archivio>.

Per poter archiviare il contenuto di una cartella devi procedere come segue:

1. Seleziona la cartella dalla quale vuoi archiviare il contenuto (nel nostro esempio è la cartella »Posta in arrivo«.

2. Scegli nel menù <File> la voce <Archivio>.

3. Nella finestra di dialogo »Archivio« la cartella da te selezionata appare con lo sfondo colorato.

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pagina 2/5 4. Ora devi fare alcune impostazioni, perché l'archiviazione possa essere effettuata

correttamente:

a. Scegli nella parte superiore della finestra di dialogo »Archivia la cartella e tutte le sottocartelle:« Con questo s'intende di archiviare la cartella da te selezionata, includendo anche le sottocartelle.

b. Controlla nella finestra la cartella selezionata che vuoi archiviare.

Consiglio:

Anche in questa finestra è possibile selezionare la cartella, che vuoi archiviare, se per caso ti sei dimenticata di selezionarla prima di scegliere il menù <File> <Archivio>

oppure se hai selezionato la cartella sbagliata.

c. Scegli nel sottostante campo drop-down fino a quale data1 vuoi archiviare i contenuti di questa cartella. Clicca in ogni caso sulla casella di controllo »Includi elementi con Non archiviare automaticamente«, anche se hai attivato la funzione

»Archiviazione automatica«

d. Digita nel campo »File« un nome per la tua cartella d'archivio, oppure clicca sul pulsante »Sfoglia…« per cercare una cartella nel tuo sistema di file, nel quale vuoi salvare il tuo file d'archivio.

1Considera, però, con l'archiviazione sono archiviati solo elementi che come data di creazione o data di elaborazione (include anche spostamenti, segna come da leggere, segna come già letto, ecc.) hanno una data precedente alla data che hai digitato per l'archiviazione.

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pagina 3/5 e. Digita un nome adeguato per il file, aggiungendo una data, p.es.

»IlmioArchivio_01-11-2010«2, affinché tu possa ritrovarlo facilmente in un secondo momento.

f. Conferma le tue impostazioni con il pulsante . 5. Anche nella finestra di dialogo devi confermare con

6. Outlook inizierà con l'archiviazione dei dati. In fondo a destra, nella barra di stato della finestra di Outlook, potrai visualizzare la fase di lavoro.

7. Appena questa dicitura scomparirà dalla barra di stato, l'archiviazione è terminata e nell'»elenco dei file« (sulla parte sinistra della finestra E-Mail) apparirà una nuova cartella con la scritta »Cartelle archivio«.

8. Ora clicca con il tasto destro del mouse su questa nuova cartella e scegli nel menù di contesto »Chiudi „Cartelle archivio“«.

2Evita nell'assegnazione del nome: spazi, punti ed altri segni particolari. Cerca di usare per il nome del file lettere maiuscole, lineette oppure sottolineature.

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pagina 4/5 9. Tutti gli elementi desiderati sono stati archiviati nella cartella "»IlmioArchivio_01-11-

2010« e cancellati dalla cartella di origine.

Gli elementi archiviati in questo modo non sovraccaricano né la tua cartella postale né un'altra del tuo Outlook.

Consiglio:

Chiudendo sempre la cartella archivio da te creata, non avrai problemi con un eventuale backup dei tuoi file e la cartella archivio, con l'estensione *.pst può essere incluso nel salvataggio dei dati.

Come ha potuto constare Outlook crea al momento dell'archiviazione un file con l'estensione

*.pst. Questo file non può essere aperto con altri programmi. Per poter usare questa cartella d'archivio, devi aprirla tramite Outlook.

Per aprire la cartella d'archivio, ovvero il file d'archivio, devi procedere come segue:

1. Scegli il menù <File> <Apri> <File di dati di Outlook…>

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pagina 5/5 2. Scegli nella finestra di dialogo »Apri file di dati di Outlook« la cartella, nella quale

con l'archiviazione hai salvato il file *.pst e conferma con il pulsante .

3. Nella finestra dei file verrà visualizzata la cartella d'archivio ed ora puoi spostare oppure copiare elementi da qui in altre cartelle.

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