“Supporto all’operatività della riforma in materia di semplificazione”
CPU J59J16000760006
Macro-attività Realizzazione
Azione di sistema – SVILUPPO DI COMPETENZE PER L’ATTUAZIONE DEGLI INTERVENTI DI RIFORMA E SEMPLIFICAZIONE
Guida all ’uso di Semplificatori in rete Guida completa
settembre 2017
Sommario
Sommario ... 2
Cos͛è una comunità di pratica ... 3
Creazione della comunità ... 3
Gestione della crescita e partecipazione della comunità ... 4
Incontrarsi, condividere, partecipare su Semplificatori in rete (www.rete.italiasemplice.gov.it) ... 4
Profili degli innovatori ... 5
Contenuti ... 6
Aree di lavoro all͛interno della comunità ... 7
Strumenti a disposizione nelle aree di lavoro della comunità ... 7
Creare la propria rete di contatti ... 8
Allegato 1: registrarsi su Semplificatori in rete ... 10
Allegato 2: pubblicare segnalazioni ... 11
Allegato 3: pubblicare post nel blog ... 14
Allegato 4: inviare messaggi privati ... 16
Allegato 5: creare un͛area di lavoro ... 17
Allegato 6: creare un gruppo all͛interno di un͛area di lavoro ... 19
Allegato 7: gestire gli utenti di una comunità ... 20
Allegato 8: partecipare ad un͛area di lavoro ... 21
Cos’è una comunità di pratica
Le comunità di pratiche possono essere interpretate come ͞sistemi sociali di apprendimento͟ che saldano apprendimento individuale e apprendimento collettivo, in tale contesto i contributi dei singoli si trasformano in patrimonio cognitivo della comunità di riferimento.
Sono due le principali dinamiche interne che mantengono in vita una comunità di pratiche:
partecipazione (coinvolgimento attivo dei membri della comunità) e reificazione (intesa come conservazione e consolidamento della conoscenza prodotta attraverso i processi di negoziazione tra i membri della comunità).
Il valore aggiunto di un sistema sociale di apprendimento strutturato come comunità di pratica è l͛opportunità di rielaborare (fino a migliorare) all͛interno di un tessuto relazionale l͛esperienza maturata da un singolo membro della comunità all͛interno di un particolare contesto di azione.
Creazione della comunità
Per dare vita ad una comunità di pratica online non è sufficiente rendere disponibile un ambiente virtuale e mettere a disposizione gli strumenti di lavoro necessari, ma si tratta di un percorso articolato in fasi che va pianificato, creare e gestire una comunità è un processo complesso.
Il primo step è rappresentato dalla definizione degli obiettivi della comunità o impresa comune (una comunità dedicata all͛approfondimento di uno specifico tema nel medio-lungo periodo, una comunità che diventi il punto di riferimento per un determinato tipo di profilo, etc.).
Rispetto agli obiettivi va definita la policy di partecipazione alla comunità più opportuna, è possibile pensare ad una comunità pubblica o una comunità riservata (composta solo da persone appartenenti ad un͛organizzazione, aperta solo a specifici profili professionali, etc.).
Un aspetto importante da considerare per la creazione di una comunità è la definizione di una struttura organizzativa composta da persone con ruoli e competenze diverse che sia in grado di stimolare la collaborazione e la condivisione tra i membri della comunità. Generalmente sono cinque i ruoli previsti nella struttura organizzativa:
● soggetto promotore (responsabile e ideatore della comunità, ruolo fondamentale soprattutto in fase di definizione degli obiettivi);
● community manager (interlocutore principale per i partecipanti, figura chiave che stimola la partecipazione, instaura un rapporto di fiducia con i membri, realizza le politiche di gestione definite dal soggetto promotore);
● content manager (figura che si occupa di reperire materiali e documenti utili per la comunità, è importante che tale ruolo sia presidiato da una figura competente rispetto alle tematiche trattate);
● esperti con competenze tali da poter approfondire le discussioni, far emergere spunti di riflessione e fornire soluzioni. L͛esperto partecipa agli eventi in presenza come relatore e
co-definisce con le altre figure della struttura organizzativa le tematiche da affrontare e i filoni d͛interesse manifestati dalla comunità
● technology stewart (gestisce gli aspetti tecnici dell͛ambiente online e facilita i partecipanti nell͛interazione con gli strumenti che sono stati resi disponibili per la comunità)
Gestione della crescita e partecipazione della comunità
Le comunità online nascono come aggregazioni dinamiche, evolvono qualitativamente e quantitativamente nel tempo. La permanenza all͛interno della comunità permette alle persone di migliorare e rendere più efficace le modalità di interazione con il resto della comunità e di accrescere la conoscenza dell͛ambiente virtuale, questi fattori di fatto migliorano la qualità della partecipazione.
Il community manager è un ruolo chiave della struttura organizzativa, uno dei compiti fondamentali di tale figura è comprendere e intercettare i bisogni della comunità per mantenere un equilibrio costante tra le aspettative e gli interessi dei membri e gli obiettivi definiti dal soggetto promotore (non significa soddisfare automaticamente tutte le richieste che giungono dai partecipanti).
Il community manager coordina l͛attività di monitoraggio, analizza i dati di partecipazione dei membri (il livello qualitativo degli interventi, i partecipanti più attivi, i forum più utilizzati).
L͛attività di monitoraggio e l͛analisi dei dati raccolti permette di mettere in evidenza i principali fattori che sono alla base dell͛alto livello di partecipazione (in questo caso tali elementi vanno consolidati) o al contrario i fattori che possono aver portato ad uno scarso livello di partecipazione.
Un͛attività fondamentale è l͛analisi periodica dei feedback inviati dall͛utenza, questo lavoro di analisi permette di apportare correttivi utili al raggiungimento degli obiettivi e al superamento delle criticità che ostacolano la partecipazione. La migliore strategia di gestione della comunità è rappresentata dunque da un͛attività di continua negoziazione tra la struttura organizzativa e l͛utenza.
Incontrarsi, condividere, partecipare su Semplificatori in rete (http://rete.italiasemplice.gov.it)
La Rete dei semplificatori è lo strumento di confronto, cooperazione e scambio di conoscenze e competenze, con l'obiettivo di favorire la nascita di una community di semplificatori nazionale e agevolare l͛implementazione della riforma.
La comunità di semplificatori ha il compito dunque di accompagnare l͛azione di semplificazione con un'attività di supporto, di sensibilizzazione e affiancamento, di formazione e di diffusione di strumenti operativi e best practice, per diventare così, con la condivisione di esperienze, il punto di riferimento per quanti si occupano di semplificazione, per rinnovare la PA.
Profili dei semplificatori
Il profilo personale è, all͛interno della comunità di semplificatori, così come in tutti i social network, un elemento fondamentale intorno al quale ruotano tutte le attività svolte dalla persona all͛interno dell͛ambiente.
Registrarsi è un͛opportunità per entrare i contatto con colleghi ed esperti della materia, per condividere e confrontarsi. Ogni utente, attraverso il profilo personale, può raccontarsi alla comunità: far sapere di cosa si occupa, dare informazioni sulla propria formazione, comunicare i temi d͛interesse, condividere le competenze ed esperienze. Per questo motivo è importante avere un profillo quanto più completo.
Un elemento molto importante del profilo è la foto personale, si tratta un elemento di riconoscibilità utile sia online che nelle eventuali attività in presenza. E͛ raccomandabile pertanto, inserire una foto reale dell͛utente e non un avatar.
All͛interno della comunità sono previsti tre distinti profili di accesso:
utente semplificatore
utente esperto
utente gestore della comunità/aree di lavoro
Nella tabella seguente sono riportate tutte le attività che i semplificatori possono avviare rispetto al profilo assegnato:
Azione utente
semplificatore
utente esperto
utente gestore delle comunità/alc
creare segnalazioni inserire commenti inviare messaggi privati
scrivere domande creare post del Blog creare argomenti del forum
creare comunità/aree di lavoro
creare gruppi gestire iscrizioni creare un sondaggio
creare un wiki
segnalare appuntamenti
Tabella 1: privilegi per le tre diverse tipologie di profilo
Contenuti
I semplificatori possono pubblicare all͛interno della comunità diversi tipi di contenuto, i principali sono:
● segnalazioni
● articolo del blog
● discussioni
Le segnalazioni sono uno strumento ideale per dare visibilità a notizie, comunicazioni, elementi di particolare interesse per la comunità, etc. Questo tipo di contenuto non può essere commentato, i semplificatori possono recuperare tutte le segnalazioni pubblicate nel tempo attraverso la sezione Segnalazioni
A differenza delle segnalazioni, gli articoli del blog e le discussioni rappresentano il mezzo per aprire il dibattito e la condivisione nella comunità. Con gli articoli del blog, i semplificatori esprimono le loro opinioni e punti di vista, stimolando il confronto. Nella sezione Blog è possibile visualizzare tutti i post on line in ordine cronologico di pubblicazione, in base al numero di visualizzazioni e di commenti ricevuti. E͛ possibile, inoltre, trovare contenuti presenti nei blog degli utenti sia facendo ricerche sul testo attraverso un campo di ricerca libero, oppure utilizzando il sistema di ricerche a faccette che consente di fare una selezione mirata su utenti e comunità nelle quali il post potrebbe essere pubblicato.
Le discussioni nei forum hanno un carattere più istituzionale e, i semplificatori nell͛animare il dibattito e il confronto possono scambiarsi allegati utili come documenti, guide, modulistica, ecc, e tutti gli strumenti utili al loro lavoro.
Sia per le segnalazioni che per le discussioni e gli articoli dei blog, l͛autore per rendere facilmente raggiungibili i propri contenuti può selezionare degli argomenti, selezionandoli dalla lista inserita nel format di pubblicazione, che ne identifichino immediatamente l͛area tematica di riferimento.
Un contenuto pubblicato può essere letto dall͛intera comunità o soltanto ai membri di una o più specifiche aree di lavoro. L͛autore rende visibile il suo contenuto solo all͛interno di una specifica area di lavoro (del quale deve far parte) quando il contenuto è particolarmente focalizzato su uno specifico tema. Per i messaggi di carattere più generale e d͛interesse per tutta la comunità, il criterio di pubblicazione da adottare è quello pubblico: tutti i semplificatori della comunità possono accedere al contenuto.
Aree di lavoro all’interno della comunità
Le aree di lavoro nascono come spazi di discussione e condivisione dedicati a specifici temi o attività. Al loro interno ci sono due tipi di ruoli utente: partecipanti e gestori della comunità/aree di lavoro. I partecipanti si iscrivono alle aree di lavoro e partecipano alle discussioni, postano domande, etc.. I gestori della comunità/aree di lavoro amministrano la comunità, le aree di lavoro, creano i gruppi, gestiscono le iscrizioni e tutte le impostazioni all͛interno dell͛ambiente.
Nelle aree di lavoro sono disponibili una serie di strumenti (gruppi, forum, wiki, domande&risposte, documenti e blog) utili per attivare meccanismi di trasferimento e condivisione della conoscenza.
In base alla policy di accesso che il referente definisce al momento della creazione, le aree di lavoro della comunità possono essere:
● Moderate
● Chiuse
Per partecipare ad un͛area di lavoro moderata, occorre inviare la propria richiesta d͛accesso che deve essere necessariamente gestita e approvata dal referente.
Se si intende creare un͛area di lavoro chiusa, quindi uno spazio di condivisione e discussione dedicato ad un insieme circoscritto di semplificatori, è necessario tener conto che solo l͛amministratore del comunità può aggiungere nuovi utenti e quindi gestire nuove iscrizioni.
Anche i gruppi all͛interno delle aree di lavoro possono essere visibili o meno, a seconda delle scelta fatta dai gestori del gruppo.
Strumenti a disposizione nelle aree di lavoro della comunità
Per ogni area di lavoro presente nella comunità dei Semplificatori in rete è disponibile un insieme di strumenti attivi di default.
È disponibile un forum di discussione, spazio d͛interazione che costituisce lo strumento principale della comunità per alimentare la discussione, in maniera più strutturata e restare aggiornati sulle attività portate avanti.
Le domande&risposte sono uno strumento di supporto e ricerca di soluzioni per i membri del comunità. Ogni semplificatore può postare attraverso questo spazio una domanda, che potrà essere visualizzata da tutti all͛interno della comunità o solo dai partecipanti all͛area di lavoro, e ricevere così una risposta da parte degli altri utenti. Le domande&risposte evolvono nel tempo
attraverso i contributi raccolti in una fonte di conoscenza utile per tutti gli innovatori del comunità.
Per attivare processi di lavoro condivisi uno degli strumenti a disposizione è il wiki. I semplificatori attraverso questo strumento possono creare nuovi contenuti o intervenire con integrazioni e modifiche su quelli già creati da altri. Il wiki è un͛opportunità di sistematizzazione della conoscenza in maniera collaborativa, inoltre, è sempre possibile recuperare versioni più datate del wiki.
Per inserire un documento si può utilizzare la funzione Documento. I file che si sceglie di caricare devono pesare meno di 20 MB e devono avere i seguenti formati: txt pdf doc docx odt xls xlsx ods ppt pptx odp zip. Possono essere visibili a tutta la comunità oppure ai soli membri dell͛area di lavoro.
All͛interno delle aree di lavoro il gestore della comunità può attivare dei gruppi di lavoro: si tratta di aree accessibili solo dei sottoinsiemi degli utenti delle comunità. Nei gruppi è possibile aprire discussioni correlate ad argomenti specifici di interesse per particolari utenti. Può, inoltre, pianificare le attività della comunità o semplicemente per segnalare eventi d͛interesse, con lo strumento appuntamenti, utile a calendarizzare le attività della comunità.
Il gestore della comunità può autonomamente creare dei sondaggi che vengono pubblicati nella home page della comunità o accessibili solo ad un͛area specifica di lavoro. Attraverso i sondaggi è possibile ricevere un feedback rapido su uno specifico argomento o attività
Creare la propria rete di contatti
Gli utenti della comunità possono entrare in contatto con altri utenti, scambiare messaggi privati e restare aggiornati sulle attività degli utenti con i quali si è in contatto.
Selezionando il menù Persone si accede all͛elenco di semplificatori presenti nella comunità. E͛
possibile visualizzare mappa dei semplificatori (strumento di localizzazione che consente di visualizzare la distribuzione degli utenti sul territorio) ed accedere anche ad un sistema di ricerca che permette di filtrare i semplificatori in rete in base alla data di iscrizione e all͛ordinamento.
Una volta individuati i semplificatori dei quali interessa rimanere sempre in contatto non resta che selezionare la loro immagine e cliccare su aggiungi alla tua rete. In questo modo sarà possibile vedere nella propria pagina personale gli ultimi inserimenti, articoli del blog e discussioni nei forum, i contenuti più recenti inserite dalle persone della propria rete.
Allegato 1: registrarsi su Semplificatori in rete
Per accedere su Semplificatori in rete è necessario creare un profilo sul sistema di autenticazione del Dipartimento della Funzione Pubblica (DFPAuth): https://auth.formez.eu/
1. Accedere sulla home page di Semplificatori in rete (http://rete.italiasemplice.gov.it/) 2. Cliccare su Accedi (se non si possiede un profilo attivo su DFPAuth è necessario registrarsi e
crearne uno)
3. Inserire email e password sull͛interfaccia di accesso di DFPAuth, il sistema reindirizza direttamente l͛utente su Semplificatori in rete
Allegato 2: pubblicare segnalazioni
Per pubblicare una segnalazione:
1. Dalla home della comunità o dell͛area di lavoro, cliccare sul pulsante Crea contenuto accanto all͛immagine del profilo
2. Selezionare la voce di menù Segnalazione 3. Inserire il titolo
4. Selezionare l͛argomento dalla lista
5. Inserire l͛indirizzo web della fonte della segnalazione 6. Inserire un commento
7. Scegliere le aree di lavoro per le quali si vuole rendere visibile la segnalazione
8. Cliccare sul pulsante ͚salva͛ (prima di pubblicare il post è possibile visualizzare un͛anteprima del contenuto cliccando sul pulsante ͚anteprima͛)
NB: le segnalazioni possono essere inviate da tutti i profili d͛accesso previsti da Semplificatori in rete. Non è possibile per gli altri utenti commentare questo tipo di contenuto
Allegato 3: pubblicare post nel blog
1. Cliccare sul pulsante Crea contenuto, collocato in alto a destra in home page, (il pulsante è visibile solo se l͛utente ha effettuato il log-in) e selezionare la voce di menù Articolo del blog
2. Inserire il titolo.
3. Per inserire un͛immagine nel post cliccare sul pulsante ͚sfoglia͛ del campo immagine e scegliere un file (jpeg, jpg, png, gif) dal proprio computer
4. Cliccare sul pulsante ͚carica͛ per effettuare l͛upload dell͛immagine
5. Inserire il testo del post (può essere formattato utilizzando le funzioni dell͛editor a disposizione dell͛utente).
6. Selezionare gli argomenti inerente l͛articolo dalla lista
7. Inserire l͛area di lavoro o gruppo per le quali si vuole rendere visibile l͛articolo
8. Scegliere la visibilità del proprio articolo: se visibile a tutti o solo ai membri dell͛area di lavoro o gruppo al quale si è iscritti
9. Cliccare sul pulsante ͚salva͛ (prima di pubblicare il post è possibile visualizzare un͛anteprima del contenuto cliccando sul pulsante ͚anteprima͛)
NB: per pubblicare un post nel blog è necessario aver il profilo di utente di livello intermedio
Allegato 4: inviare messaggi privati
Per inviare un messaggio privato ad uno o più innovatori della comunità:
1. Cliccare sul profilo dell͛utente al quale si vuole inviare il messaggio
2. Cliccare sull͛icona di messaggistica collocata accanto al nome dell͛utente (dal modulo di invio è possibile aggiungere ulteriori destinatari per il messaggio)
3. Inserire un oggetto
4. Scrivere il proprio messaggio
5. Cliccare sul pulsante ͚Invia messaggio͛
Allegato 5: creare un’area di lavoro
Il gestore della comunità può anche creare altre aree di lavoro, rispetto a quelle presenti:
1. Accedere alla voce di menù Comunità (raggiungibile dal menù a tendina ͚aggiungi contenuto͛ collocato in alto a destra in home page; il menù è visibile solo se l͛utente ha effettuato il log-in)
2. Inserire un titolo sintetico ed esplicativo (rispetto al tema d͛interesse del comunità)
3. Cliccare sul pulsante ͚sfoglia͛ per selezionare un͛immagine dal proprio computer che sarà il logo del comunità
4. Cliccare sul pulsante ͚carica͛ per importare l͛immagine scelta 5. Inserire una breve descrizione della comunità
6. Scegliere la policy di adesione al comunità (moderata, chiusa) e la policy di accesso nell͛area ͞Impostazioni comunità͟
7. Inserire un link diretto alla pagina del progetto in ͞profili e crediti͟
8. Inserire se disponibile il link ad un account Flickr o Youtube 9. Cliccare su ͞salva͟. La comunità è stata creata.
Allegato 6: creare un gruppo all’interno di un’area di lavoro
Il gestore della comunità può creare gruppi visibili o riservati all͛interno dell͛area di lavoro. Per crearli occorre:
1. Accedere alla voce di menù Gruppo (raggiungibile dal menù a tendina ͚Crea contenuto͛
collocato in alto a destra nella home page dell͛area di lavoro)
2. Inserire un titolo del gruppo
3. Scegliere la policy di accesso nell͛area ͞Impostazioni comunità͟ (pubblico e privato)
4. Cliccare sul pulsante ͚sfoglia͛ per selezionare un͛immagine dal proprio computer che sarà il logo del comunità e selezionare il pulsante ͚carica͛ per importare l͛immagine scelta
5. Inserire una breve descrizione del gruppo 6. Cliccare su ͞salva͟. La comunità è creata
Allegato 7: gestire gli utenti di una comunità
Per gestire le iscrizioni ad un comunità:
1. Cliccare sul pulsante ͚Impostazioni͛ dall͛home page della comunità
2. Cliccare su ͚Aggiungi utente͛ per includere nuovi membri nella comunità.
3. Cliccare su ͚Persone͛ per gestire le richieste d͛iscrizione all͛area di lavoro (in particolare per i gruppi moderati) o per modificare il ruolo di un utente che fa già parte della comunità (da questa sezione è inoltre possibile aggiungere nuovi referenti)
Allegato 8: partecipare ad un’area di lavoro
Nella pagina delle Aree di lavoro sono presenti tutte le aree di lavoro attive nella comunità.
Per partecipare alle attività dell͛area di lavoro moderata:
1. Cliccare sul nome del comunità scelta.
2. Cliccare sul pulsante Richiedi di partecipare
3. Confermare l͛iscrizione
N.B: Per le aree di lavoro moderate è necessario attendere l͛approvazione da parte del referente della comunità).
Per le aree chiuse è il referente della comunità che iscrive i partecipanti
