Regolamento
dell’Organismo di Vigilanza
Allegato n.2
al Modello di organizzazione, gestione e controllo (D. Lgs. 231/2001 – Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società
e delle associazioni anche prive di personalità
giuridica)
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Rev.1 REGOLAMENTO OdV
Sommario
1 Premessa ... 3
2 Regolamento dell’Organismo di Vigilanza ... 3
2.1 Composizione dell’Organismo di Vigilanza, quorum costitutivo e deliberativo ... 3
2.2 Adunanze dell’Organismo di Vigilanza e formalità per la convocazione ... 3
2.3 Attività dell’Organismo di Vigilanza ... 4
2.4 Segretario e Libro delle adunanze dell’Organismo di Vigilanza ... 5
2.5 Dimissioni dei componenti dell’Organismo di Vigilanza ... 5
2.6 Rieleggibilità e Revoca dei componenti dell’Organismo di Vigilanza ... 5
2.7 Requisiti soggettivi dei componenti dell’Organismo di Vigilanza e cause di incompatibilità .... 5
2.8 Utilizzo di risorse finanziarie ... 6
2.9 Elaborazione e approvazione del Regolamento ... 6
2.10 Modifiche e integrazioni del regolamento ... 6
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1 Premessa
L’Organismo di Vigilanza è una delle componenti peculiari ed imprescindibili del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito il “Modello”) voluto dal Legislatore nell’ambito della normativa concernente la “responsabilità ammnistrativa” degli enti.
Tale Organismo ha il compito di verificare l’effettività del Modello, vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello stesso e di vagliare la sua costante adeguatezza ed aggiornamento, proponendo, eventualmente, le relative modificazioni all’organo decisionale.
Di seguito si riportano, nel dettaglio, le regole che presiedono al funzionamento dell’Organismo di Vigilanza redatte alla luce delle prescrizioni volute dal Legislatore con il D. Lgs. 231/2001.
2 Regolamento dell’Organismo di Vigilanza
2.1 Composizione dell’Organismo di Vigilanza, Quorum costitutivo e deliberativo
L’Organismo di Vigilanza è un organo collegiale formato da n° 3 membri, al fine di garantire l’indipendenza, l’autonomia e la professionalità dello stesso.
L’Organismo di Vigilanza, nominato con provvedimento del Consiglio di Amministrazione, rimarrà in carica per la durata di anni 3 a far data dalla predetta delibera di investitura o per un diverso periodo determinato dal Consiglio di Amministrazione al momento della nomina.
Il Consiglio di Amministrazione all’atto della nomina individua il Presidente e determina il compenso dei membri dell’Organismo di Vigilanza.
L’Organismo di Vigilanza si intenderà validamente costituito qualora alla riunione partecipino almeno due dei suoi membri.
Le deliberazioni saranno prese a maggioranza assoluta dei presenti e nel caso di parità di voti, validamente espressi, prevarrà il voto del Presidente.
2.2 Adunanze dell’Organismo di Vigilanza e formalità per la convocazione
Le riunioni dell’Organismo di Vigilanza saranno convocate, senza particolari formalità (sarà valida la convocazione indirizzata a tutti i componenti con qualsiasi mezzo vale a dire a mani, via mail….), a cura del Presidente e conterranno l’indicazione degli argomenti da trattare.
L’avviso di convocazione sarà inviato ai componenti l’Organismo di Vigilanza almeno 10 giorni prima della riunione (termine, tuttavia, da non ritenersi perentorio ai fini della validità della riunione).
Le riunioni dell’Organismo di Vigilanza si terranno presso la sede dell’Ente o in qualsivoglia altro luogo purché nell’ambito del territorio nazionale e previo avviso nella convocazione e saranno tenute anche a mezzo di audio/videoconferenza.
Le riunioni avranno almeno cadenza mensile; l’Organismo di Vigilanza si radunerà inoltre ogniqualvolta il Presidente lo ritenga necessario o ne sia fatta richiesta da uno dei suoi componenti.
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2.3 Attività dell’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza attuerà la propria azione di vigilanza e verifica seguendo le seguenti direttrici operative:
• nell’ambito di tutta la realtà aziendale, al fine di accertare l’eventuale modifica della mappatura delle aree di rischio;
• nell’ambito delle attività già individuate quali attività sensibili, al fine di riscontrare il rispetto delle procedure implementate;
• proponendo lo studio di nuove procedure nel caso di individuazione di nuove attività da ritenersi quali attività sensibili;
• proponendo modifiche delle procedure in essere qualora l’attività aziendale subisca modifiche rilevanti ai fini della formalizzazione dell’attività stessa;
• proponendo modifiche del Modello scaturenti dalle attività sopra descritte ovvero da nuovi provvedimenti normativi;
• mediante la pianificazione di attività di monitoraggio che evidenzino la frequenza e tipologia (pianificata / a sorpresa) delle attività di verifica e relativa distribuzione temporale nel corso dell’esercizio e l’individuazione delle funzioni o processi coinvolti;
• mediante l’esecuzione delle attività di verifica, in coordinamento con la funzione di controllo interno, anche funzionali ad assolvere ai doveri di controllo in materia di antiriciclaggio, imposti all’Organismo di Vigilanza dall’art. 52 del D.Lgs. 231/07;
• mediante audizione del Presidente o altro consigliere (ognuno individualmente). In tale sede dovranno essere fornite all’OdV.: (i) tutte le informazioni richieste relativamente alle operazioni compiute ed ai rapporti con la Pubblica Amministrazione intercorsi successivamente al precedente incontro tra il medesimo soggetto e l’OdV., (ii) tutte le informazioni richieste relativamente alle operazioni ed ai rapporti con la Pubblica Amministrazione in corso o previsti nei mesi successivi, (iii) tutte le informazioni connesse alle principali operazioni commerciali e finanziarie compiute dall’Ente successivamente al precedente incontro tra il medesimo soggetto e l’OdV. ed a quelle in corso o previste per i mesi successivi. In alternativa a quanto precede, l’OdV. può procedere ad assumere le predette informazioni anche tramite idonea reportistica scritta consegnata, debitamente firmata, da parte del Presidente e/o consigliere delegato dell’Ente.
• proponendo l’effettuazione di attività formative rivolte al personale per quanto concerne l’evoluzione della normativa in argomento ovvero in relazione ad eventuali modifiche legislative che vadano ad interessare le fattispecie di reato previste dal D. Lgs. 231/2001;
• mediante la proposta di sanzioni disciplinari nel caso di accertate violazioni delle disposizioni di cui al Codice Etico e delle prescrizioni legali e contenute nel Modello;
• informando, alla notizia/rilievo di violazione del Modello commessa da parte di un dipendente o collaboratore, il Consiglio di Amministrazione, indicando eventualmente anche la sanzione ritenuta più adeguata. Il Consiglio di Amministrazione o persona delegata procede, secondo quanto previsto dal sistema disciplinare sanzionatorio, agli accertamenti necessari e assume i provvedimenti opportuni; qualora non si proceda ad alcuna azione sanzionatoria dovrà essere data motivazione scritta all’OdV.. Ove la violazione del Modello sia commessa da parte di uno o più membri del Consiglio di Amministrazione, l’OdV. ne informa il Consiglio di Amministrazione. Il Consiglio di Amministrazione, anche attraverso persona delegata, procede – sempre secondo quanto previsto dal sistema disciplinare sanzionatorio - agli accertamenti necessari e assume i
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provvedimenti opportuni. Qualora non proceda ad alcuna azione sanzionatoria dovrà essere data motivazione scritta all’O.d.V.”
L’OdV disciplina al proprio interno la gestione delle informazioni ricevute nell’ambito dello svolgimento del proprio mandato, assicurando il rispetto degli obblighi di riservatezza, dei principi di corretta conservazione e comunicazione esclusivamente tramite i canali ufficialmente previsti, nonché il divieto all’utilizzo di informazioni riservate per fini diversi dall’esercizio delle proprie funzioni e comunque per fini non conformi ai propri poteri e funzioni.
2.4 Segretario e Libro delle adunanze dell’Organismo di Vigilanza
Il Segretario delle adunanze, che sarà individuato dal Presidente, provvederà a redigere il “Libro delle adunanze dell’Organismo di Vigilanza”.
Con frequenza annuale, l’OdV trasmetterà al Consiglio di Amministrazione una relazione sulla attività svolta.
I verbali contenenti le “Deliberazioni dell’Organismo di Vigilanza”, sottoscritti da tutti i suoi componenti, saranno archiviati in forma cartacea in apposito registro tenuto presso l’ufficio di Segreteria di Direzione dell’Ente.
2.5 Dimissioni dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
La volontà di dimettersi di un componente dell’Organismo di Vigilanza dovrà essere comunicata al Consiglio di Amministrazione a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento. Le dimissioni saranno immediatamente efficaci. Qualora vengano a mancare due membri dell’Organismo di Vigilanza, le dimissioni del componente dell’Organismo di Vigilanza da ultimo presentate saranno valide a far data dalla riunione cronologicamente successiva alla presentazione delle stesse ovvero a far data dalla nomina del componente dell’Organismo di Vigilanza in sostituzione, se intervenuta in data antecedente alla predetta riunione. Sino a tale data il componente dell’Organismo di Vigilanza dimissionario espleterà le proprie funzioni in regime di prorogatio.
2.6 Rieleggibilità e Revoca dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
I componenti dell’Organismo di Vigilanza sono, alla scadenza del mandato, rieleggibili.
I componenti dell’Organismo di Vigilanza sono revocabili dal Consiglio di Amministrazione nel caso abbiano svolto la funzione con negligenza ovvero abbiano perso i requisiti soggettivi di cui al punto 2.7.
2.7 Requisiti soggettivi dei componenti dell’Organismo di Vigilanza e cause di incompatibilità
I componenti dell’Organismo di Vigilanza devono attestare l’assenza di cause di incompatibilità – facendone apposita dichiarazione all’atto di accettazione della nomina – allo svolgimento dell’incarico che di seguito, a titolo esemplificativo, si elencano:
• non essere portatori di conflitti di interesse, anche potenziali, con l’Ente;
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• non avere svolto, nei tre esercizi precedenti all’attribuzione dell’incarico, funzioni di amministrazione, direzione e controllo in imprese sottoposte a fallimento, liquidazione coatta amministrativa o procedure equiparate;
• non essere sottoposti a misure di prevenzione disposte dall’Autorità Giudiziaria ai sensi della Legge 27 Dicembre 1956, n. 1423 - Misure di prevenzione nei confronti di persone pericolose per la sicurezza e per la pubblica moralità.;
• non essere stati condannati con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione o in caso di estinzione del reato, a pena detentiva per uno dei reati previsti dalla normativa speciale che regola il settore dell’assicurazione, del credito, dei mercati mobiliari e dell’antiriciclaggio;
• non essere stati condannati alla pena detentiva non inferiore ad un anno per un delitto contro la Pubblica Amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l’ordine pubblico, contro l’economia pubblica o in materia tributaria;
• non essere stati condannati alla pena detentiva non inferiore a due anni per qualsiasi delitto non colposo.
2.8 Utilizzo di risorse finanziarie
L’OdV può disporre dell’utilizzo di risorse finanziarie messe a disposizione dal Consiglio di Amministrazione, destinandole a finalità coerenti con lo svolgimento dei propri compiti.
2.9 Elaborazione e approvazione del Regolamento
Il Regolamento è predisposto e approvato dall’Organismo di Vigilanza al fine di auto- regolamentare il proprio funzionamento.
Nessuna disposizione del presente Regolamento può avere valenza sostitutiva di alcuna prescrizione del Modello. Per tutto quanto non specificamente previsto dal Regolamento si rinvia al Modello e/o alle disposizioni contenute nel D. Lgs 231/2001.
Successivamente all’approvazione, il presente Regolamento viene comunicato al Consiglio di Amministrazione dell’Ente.
2.10 Modifiche e integrazioni del regolamento
Eventuali modifiche e integrazioni al presente Regolamento sono apportate unicamente dall’OdV per mezzo di decisioni validamente adottate dallo stesso.
Le modifiche entrano in vigore al momento della loro approvazione da parte dell’OdV, successivamente alla quale sono portate a conoscenza del Consiglio di Amministrazione dell’Ente.
