Spett.le Ebsco GmbH. Ignaz Kock Strasse, Vienna. Milano, 11 luglio 2016

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UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO-BICOCCA

Piazza dell'Ateneo Nuovo, 1 - 20126, Milano Tel. +39 02 6448 1

www.unimib.it

Spett.le Ebsco GmbH Ignaz Kock Strasse, 9 1210 Vienna Milano, 11 luglio 2016

Oggetto: Ordine di fornitura, a seguito di procedura negoziata ex art. 57, c. 2, lett. a) del D.

Lgs. 163/2006, di monografie scientifiche e/o didattiche edite da case editrici italiane e straniere e altre tipologie di materiale a carattere monografico in qualsiasi formato e servizi gestionali connessi per l’aggregazione di Atenei composta da: Politecnico di Torino, Università Ca’ Foscari di Venezia, Università degli studi dell’Insubria, Università degli studi di Bergamo, Università degli studi di Bologna, Università degli studi di Firenze, Università degli studi di Genova, Università degli studi di Milano, Università degli studi di Milano Bicocca, Università degli studi di Padova, Università degli studi di Pavia, Università degli studi di Perugia, Università degli studi di Siena, Università degli studi di Trento, Università degli studi di Trieste, Università degli studi di Udine, Università IUAV di Venezia.

LOTTO N. 1: monografie scientifiche e/o didattiche dei seguenti ambiti nazionali, linguistici, geografici: tedesco, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978 -3; russo, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-5; ceco e slovacco, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-80; bulgaro, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-954; serbo e montenegrino, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-86; della Bosnia Erzegovina, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-9958; sloveno, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-961; croato, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-953;

macedone, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-9989; ucraino, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-966; polacco, identificate attraverso i primi due gruppi del codice isbn: 978-83. CIG: 665232476C

CIG Ateneo Lotto 1: 6745297B2A

ORDINE DI FORNITURA

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2 L’Unità ordinante per l’Università degli Studi di Milano-Bicocca è la Biblioteca di Ateneo, articolata nelle sezioni più avanti riportate.

Con la presente comunicazione la Biblioteca di Ateneo intende dare avvio alla fornitura in oggetto secondo le condizioni previste nel Capitolato speciale d’appalto e nel Contratto nonché nell’offerta da voi presentata.

Le sezioni ordinanti per l’Università degli Studi di Milano-Bicocca sono:

Sezione di Scienze giuridiche Sezione di Scienze psicologiche Sezione Consultazione

Sezione Scienze

Per il lotto n. 1 l’importo massimo spendibile per l’intera durata contrattuale al netto di IVA ove prevista indicato in Capitolato speciale d’appalto è di € 145.000, (euro centoquarantacinquemila).

La durata del contratto è di 36 mesi con decorrenza dalla data del contratto generale sottoscritto dal fornitore con il consorzio CIPE e con opzione di rinnovo per i successivi 24 mesi, come indicato dall’art. 5 del Capitolato e terminerà il 29 giugno 2019. Ai sensi dell’art. 5 del Capitolato la durata potrà essere prorogata fino ad un massimo di ulteriori 24 (ventiquattro) mesi, previa comunicazione scritta del Consorzio CIPE, da inviare al fornitore con 45 (quarantacinque) giorni di anticipo rispetto alla scadenza.

Dati della Unità ordinante

Unità ordinante Università degli Studi di Milano-Bicocca, Biblioteca di Ateneo Piazza dell’Ateneo Nuovo, 1, 20126 Milano

Referente servizio acquisizioni: Silvia Arena, [email protected], tel. + 39 02 6448 6267 Referente servizio contabilità: Luciana Tanfani, luciana.tanfani@unimib,it, +39 02 6448 6162 Orari apertura uffici: 9-17

Le Sezioni facenti parte dell’Unità ordinante (Biblioteca di Ateneo) sono:

Sezione di Scienze giuridiche

Referente servizio acquisizioni: Silvia Arena

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3 [email protected], tel. +39 02 6448 6267, fax +39 02 6448 6255

Intestazione della fattura: Università degli Studi di Milano Bicocca – Biblioteca di Ateneo - sez.

Scienze giuridiche

Indirizzo di fatturazione e consegna: Biblioteca di Ateneo Sede Centrale Piazza dell’Ateneo Nuovo 1, 20126 Milano

Codice identificativo sezione: U6DIR

Riferimenti logistici per la consegna: consegnare direttamente presso gli uffici della Biblioteca, edificio U6, 3. Piano

Sezione di Scienze psicologiche

Referente servizio acquisizioni: Giovanna Geppert

[email protected] tel. +39 02 6448 6262, fax +39 02 6448 6255

Scienze psicologiche

Codice identificativo sezione: U6PSI

Sezione Consultazione

Referente servizio acquisizioni: Giovanna Geppert

[email protected] tel. +39 02 6448 6262, fax +39 02 6448 6255

Consultazione Centrale

Codice identificativo fondo: U6BAS

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4 Riferimenti logistici per la consegna: consegnare direttamente presso gli uffici della Biblioteca, edificio U6, 3. Piano

Sezione di Scienze (matematiche fisiche naturali e mediche) Referente servizio acquisizioni: Luisanna Saccenti

[email protected], tel. +39 02 6448 2104, fax +39 02 6448 2125

Intestazione della fattura: Università degli Studi di Milano Bicocca – Biblioteca di Ateneo - sez. Scienze Indirizzo di fatturazione: Piazza dell’Ateneo Nuovo 1, 20126 Milano

Indirizzo di consegna: Biblioteca di Ateneo Sede di Scienze - Piazza della Scienza, 3 - 20126 Milano Codice identificativo sezione: U2BAS

Servizi minimi richiesti per la fornitura

I servizi richiesti per tutte le Sezioni ordinanti sono tutti quelli previsti dall’art. 7 del Capitolato Speciale d’Appalto,

1. Servizio di assistenza cliente.

2. Comunicazioni con le Sezioni ordinanti fatte a mezzo posta elettronica, telefono e sistemi di messaggistica istantanea (es. skype, etc.) nonché, esclusivamente per le comunicazioni formali, a mezzo PEC o altri sistemi analoghi, tramite un Responsabile della fornitura nominato dal fornitore, in grado di parlare e scrivere correttamente in lingua italiana, a conoscenza delle norme che condizionano il rapporto fra le parti, e munito dei necessari poteri per l’esecuzione della fornitura e dei servizi collegati.

Il Responsabile nominato dal fornitore deve garantire la reperibilità almeno dalle ore 9.00 alle ore 17.00 nei giorni lavorativi; il fornitore deve altresì nominare un sostituto del Responsabile per i casi di impedimento o assenza.

3. Ricezione di ordini e solleciti in formato elettronico (di norma effettuati con inserimento on line sul gestionale del fornitore e/o trasmissione via EDI, mentre l’invio via e-mail viene limitato ai soli solleciti).

4. Gestione degli ordini con modalità come specificato nel successivo paragrafo Gestione degli Ordini.

Il fornitore dovrà garantire la possibilità di gestire più codici cliente, anche articolati in sottocodici e/o di gestire una pluralità di indirizzi di consegna e una pluralità di fondi di budget a fronte di un solo codice cliente assegnato all’Unità ordinante.

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5 5. Accesso ad un database bibliografico e/o amministrativo, eventualmente personalizzabile, contenente informazioni bibliografiche ed editoriali.

6. Interazione tra il sistema gestionale dell’aggiudicatario e i sistemi di automazione delle Unità ordinanti tramite sistemi EDI, conformi al protocollo EDI (UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM, secondo il profilo EDItEUR) per i messaggi ORDER, INVOIC, ORDRSP (risposta a ordini e reclami), ed eventualmente per i messaggi, ORDCHG (per cancellazione), OSTENQ (per reclami) e QUOTES (offerta) e una possibile evoluzione a EDItX XML.

7. Tempi di consegna o sostituzione della fornitura alle Unità ordinanti, secondo le modalità previste all’art. 11 del CSA, a cura e spese del fornitore.

8. Trattamento di ordini espressamente indicati come urgenti (ordini di cui l’Unità ordinante richiede la fornitura entro il termine di 6 giorni lavorativi dall’invio dell’ordine) con spese di spedizione a carico delle Unità ordinanti.

9. Invio di informazioni sull’impossibilità di evadere la singola fornitura o sul ritardo nella consegna, secondo quanto previsto al precedente art. 6 e negli art. 9 e 10 del CSA.

10. Gestione diretta del servizio di sollecito presso l’Editore; il fornitore si impegna comunque ad inoltrare anche i solleciti pervenuti dalle Unità ordinanti.

11. Fatturazione secondo quanto previsto dall’art. 14 del CSA e specificato nel successivo paragrafo Fatturazione e modalità di consegna.

12. Consegna del materiale ordinato esclusivamente a mezzo corriere o a mano presso le specifiche Unità ordinanti (consegna al piano).

13. Ordini in continuazione: il fornitore garantirà la fornitura di tutte le pubblicazioni che saranno poste in commercio nel corso della vigenza del contratto, secondo quanto previsto all’art. 4 ultimo comma del CSA, come parte di collane o opere in più parti per le quali le Unità ordinanti abbiano sottoscritto o decidano di sottoscrivere un ordine in continuazione.

14. Preventivi di spesa: necessari a comunicare alle unità ordinanti il prezzo di vendita fissato dall’editore, devono essere inviati entro 7 giorni naturali e consecutivi dalla richiesta da parte dell’Unità ordinante in tutti i casi in cui il prezzo non sia presente sul sistema gestionale del fornitore o vi sia indicato un prezzo errato. Per materiale presente e quotato sul sistema gestionale del fornitore, qualora il preventivo di spesa venga richiesto attraverso il sistema gestionale del fornitore, tale preventivo deve poter essere prodotto immediatamente dal sistema. Per gli ordini delle opere in continuazione (collane e opere in più volumi) il preventivo dovrà riguardare i prezzi dei titoli di cui è prevista la pubblicazione per l’anno in corso e dovrà pervenire entro 7 giorni naturali e consecutivi dalla richiesta.

15. Tracciabilità delle spedizioni e dello stato di avanzamento delle consegne avvenute tramite corriere.

16. Controllo di duplicazione di ordini di singoli volumi già inviati e/o ordinati a livello di Ateneo.

17. Report:

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6 17.1 Report mensile degli ordini evasi e inevasi, dei tempi di ricezione dei testi in ordine e delle comunicazioni giustificative e del volume di spesa. Tale report dovrà contenere i seguenti dati:

- lotto di riferimento;

- tipologia ordine (standard, opera in continuazione);

- codice cliente e nome dell’Unità ordinante;

- numero d’ordine attribuito dall’Unità ordinante;

- autore;

- titolo;

- editore;

- ISBN;

- indicazione se l’ordine è evaso o inevaso (evaso, inevaso, in corso, sospeso, ecc. secondo la messaggistica concordata e prevista all’art. 10 punto p del Capitolato speciale d’Appalto);

- stato dell'ordine (fornito fatturato, fornito non fatturato, non fornito, in attesa merce, ecc., secondo la messaggistica concordata e prevista all’art. 10 punto p del Capitolato speciale d’Appalto);

- data invio ordine da parte dell’Unità ordinante;

- data ricezione ordine da parte del fornitore;

- quantità (numero copie ordinate);

- data di invio ordine al distributore/editore;

- data di pubblicazione (per opere in continuazione o per ordini di materiale non ancora pubblicato);

- eventuali comunicazioni giustificative (ad es. in ristampa, cancellato, etc.);

- data dell’eventuale comunicazione giustificativa;

- eventuale comunicazione della Unità ordinante per ordini di materiale non ancora pubblicato;

- altra comunicazione dell’Unità ordinante.

Inoltre per titoli già consegnati:

- data spedizione alla Unità ordinante;

- numero bolla di accompagnamento;

- data bolla di accompagnamento;

- tempo di consegna (metodologia di calcolo secondo quanto previsto all’art. 10 punto “o” del Capitolato speciale d’Appalto).

Inoltre per i titoli già fatturati:

- numero fattura;

- data emissione fattura;

- prezzo di copertina nella valuta originale;

- codice valuta originale;

- cambio applicato;

- percentuale di sconto applicata;

- importo corrispondente in fattura;

- IVA (per materiali diversi dalle monografie a stampa);

- indicazione se pagato o non pagato;

- fondo indicato dall’Unità ordinante.

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7 17.2 Report annuale del fatturato. Tale report dovrà contenere i seguenti dati:

- lotto di riferimento;

- codice cliente;

- tipologia materiale (es. monografie, e-book, DVD, CD-ROM, Film, etc.);

- importo fatturato per tipologia di materiale;

- importo fatturato totale.

La reportistica deve essere fornita o recuperata dal sito dell’aggiudicatario nel formato csv. I dati sopraelencati potranno essere resi disponibili in tempo reale (in linea) sul sito dell’aggiudicatario dotato delle opportune interfacce atte a consentire l’estrazione in modalità interattiva dei dati richiesti.

Oltre ai servizi di cui al precedente elenco, il fornitore, senza alcun addebito a carico delle Unità ordinanti, si impegna a:

- garantire la fornitura dei dati aggregati richiesti dalla modulistica Intrastat, necessari per la compilazione da parte della Unità ordinante di tali dichiarazioni;

- assolvere in nome della Unità ordinante ad ogni adempimento relativo allo sdoganamento delle monografie cartacee extra UE e inviare alla Unità ordinante medesima l’originale della relativa documentazione di avvenuto sdoganamento, in tempi utili all’espletamento degli adempimenti amministrativi da parte della Unità ordinante medesima e, comunque, entro e non oltre la fine di ogni anno solare di fornitura.

Si segnala che:

- ai sensi dell'art. 3, comma 7 del decreto-legge 27 aprile 1990, n. 90, convertito, con modificazioni, dalla legge 26 giugno 1990, n. 165: “non sono soggette all’imposta sul valore aggiunto le cessioni di pubblicazione estere effettuate nei confronti delle biblioteche universitarie, nonché le importazioni dei detti beni effettuate dagli stessi organismi.”

- ai sensi dell’art. 1, comma 637 della Legge 28 dicembre 2015, n. 208 l’aliquota IVA per i prodotti editoriali in formato elettronico è ridotta al 4%.

Eventuali attivazioni successive all’Ordine di fornitura di uno o più dei servizi minimi elencati non comportano l'attribuzione di maggiori compensi o indennizzi a favore del fornitore.

Gestione degli Ordini

Il flusso gestionale di invio degli ordini (comprese opere di difficile reperimento, esaurite o usate) per tutte le unità ordinanti avverrà preferibilmente via EDI al gestionale di Ebsco GmbH, ovvero direttamente sul sistema gestionale EBSCO Austria qualora ritenuto più opportuno a fronte delle necessarie verifiche sul funzionamento del sistema.

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8 Si richiede che alle sezioni ordinanti afferenti all’unità ordinante Biblioteca di Ateneo siano attribuiti i relativi codici EAN .

Si precisa che negli ordini inviati dalle biblioteche via EDI non verrà inserito il codice CIG.

Fatturazione e modalità di consegna

Il numero minimo di pubblicazioni che dovrà essere inviato alle tre sedi della Biblioteca di Ateneo (Centrale, di Scienze e di Medicina), per ogni pacco in consegna dovrà essere di norma generalmente pari a 5 volumi, salvo casi diversi dovuti al rispetto dei tempi di consegna stabiliti. Il numero massimo di pubblicazioni che dovrà essere inviato alle tre sedi della Biblioteca di Ateneo per ogni pacco in consegna dovrà essere di norma generalmente pari a 25 volumi, salvo casi diversi dovuti al rispetto dei tempi di consegna stabiliti.

Il flusso gestionale per consegna e fatturazione per le sezioni ordinanti avverrà con consegna materiale con DDT (documento di trasporto) ovvero delivery note e fatturazione posticipata mensile per impegno secondo le modalità dettagliate all’art. 15 del Capitolato Speciale d’Appalto.

Per le sezioni facenti parte dell’Unità ordinante Biblioteca di Ateneo le bolle di accompagnamento dovranno riportare, oltre ai dati obbligatori per legge, breve descrizione bibliografica, ISBN, numero di copie per ciascun titolo e specificare per ogni singolo titolo:

- numero d’ordine e codice budget emessi dalla sezione ordinante;

- prezzo di copertina o di catalogo stabilito dall’editore per l’Italia in Euro o, se non stabilito in Euro, espresso in valuta originale del paese in cui il materiale è edito o nella valuta stabilita dall’editore per il mercato Europeo;

- tasso di cambio applicato (cambio di riferimento Euro-rilevazione BCE del giorno di emissione del documento di accompagnamento oppure di effettuazione dell’ordine nel caso di ordini emessi direttamente sul sistema gestionale del Fornitore secondo quanto specificato all’art. 12 del Capitolato Speciale d’Appalto);

- percentuale di sconto;

- prezzo di catalogo previsto per l’Italia espresso in Euro al netto dello sconto;

- importo totale per titolo al lordo dello sconto in Euro

- numero d’ordine e codice budget emessi dalla sezione ordinante;

- prezzo di copertina o di catalogo stabilito dall’editore per l’Italia in Euro o, se non stabilito in Euro, espresso in valuta originale del paese in cui il materiale è edito o nella valuta stabilita dall’editore per il mercato Europeo;

- IVA solo se dovuta.

Per ogni pacco in consegna dovrà essere emessa un’unica bolla di accompagnamento.

La fattura cumulativa dovrà contenere, oltre ai dati obbligatori per legge, le medesime informazioni riportate sulla bolla di accompagnamento ed inoltre:

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9 - numero di impegno;

- elenco, ordinato per numero di bolla, dei volumi consegnati contenente, per ogni linea di fattura, il numero e la data della bolla di accompagnamento, il numero di ordine della Unità ordinante e il tasso di cambio applicato;

- importo totale fattura da liquidare al lordo di sconto in Euro.

Si richiede l’invio delle fatture tramite EDI.

Le fatture dovranno essere intestate e indirizzate alle Sezioni ordinanti facenti parte della Biblioteca di Ateneo secondo le specifiche elencate in testa al presente documento. Particolari esigenze di fatturazione legate alla gestione di fondi differenziati verranno di volta in volta specificate dalle singole Sezioni.

Devono essere preventivamente concordate in forma scritta (anche via e-mail) modalità di consegna e fatturazione differenti.

Modalità di pagamento

I corrispettivi contrattuali e le modalità di pagamento sono regolati secondo quanto previsto dall’art.12 del Capitolato Speciale d’Appalto.

I pagamenti delle fatture verranno effettuati a mezzo mandato di pagamento esigibile entro 30 gg. dalla data di ricevimento della fattura, previa attestazione della regolarità della fornitura, da parte dei rispettivi referenti delle sezioni ordinanti dell’Università degli Studi di Milano-Bicocca. Pertanto il su indicato termine di 30 gg si intende sospeso nei casi in cui i referenti riscontrino irregolarità o errori nella fornitura da comunicarsi tempestivamente al Fornitore via e-mail affinché provveda alla regolarizzazione.

Per quanto concerne gli obblighi derivanti dalla normativa circa la tracciabilità dei pagamenti (L.

136/2010 ss.mm.ii), si fa riferimento a quanto specificamente previsto nel contratto stipulato dal Consorzio CIPE con il fornitore.

Ebsco GmbH. assume tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 della legge 13 agosto 2010 n. 136 e successive modifiche.

Il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti di incasso o pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni costituisce causa di risoluzione dell’Ordine di fornitura e del contratto generale ai sensi dell’art. 3, comma 9 bis, della L. 136/2010.

Servizi opzionali richiesti per la fornitura

Vista l’offerta fatta da Ebsco GmbH. l’Università degli Studi di Milano-Bicocca secondo quanto previsto all’art. 8 del Capitolato Speciale d’Appalto, richiede i seguenti servizi opzionali:

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10 1) Fornitura di libri esauriti (escluso l’antiquariato) o libri usati attraverso la richiesta di specifici

preventivi da valutare caso per caso e con riserva di acquisto.

2) Realizzazione, anche in modalità e-learning, di seminari o corsi per il personale delle Università sull’uso dei servizi offerti dal fornitore.

L’Università degli Studi di Milano-Bicocca, così come previsto all’art. 7 del Capitolato speciale d’appalto, si riserva di attivare in un secondo momento, con ulteriore e successivo Ordine di fornitura, i servizi non richiesti con la presente comunicazione di avvio del servizio. Le prestazioni di servizi dovranno essere conformi, salva espressa deroga per iscritto da parte dell’Università degli Studi di Milano-Bicocca, alle caratteristiche tecniche e alle specifiche indicate nel capitolato speciale e dichiarate nell’offerta tecnica.

L’Università degli Studi di Milano-Bicocca indica quale Ufficio competente a ricevere e inviare tutte le comunicazioni inerenti il presente Ordine di fornitura

Ufficio Gestione Monografie, Silvia Arena, [email protected], tel. +39 02 6448 6267, fax +39 02 6448 6255

L’Università degli Studi di Milano-Bicocca indica quale RUP designato per l’ordine di fornitura della propria Università e per raccordare le comunicazioni relative alle esigenze ed eventuali problemi legati alla qualità dei servizi e della fornitura:

Maurizio di Girolamo, Capo Area Biblioteca, ([email protected], tel. +39 02 6448 6252).

Il nominativo del Direttore dell’esecuzione del contratto a livello generale, ai sensi dell’art. 17 del Capitolato speciale d’Appalto, verrà comunicato dal Consorzio CIPE.

Per quanto non espressamente richiamato nel presente Ordine di fornitura si rinvia al capitolato speciale d’appalto e al relativo contratto che disciplinano i rapporti tra Ebsco GmbH e il Consorzio CIPE.

Il presente Ordine di fornitura dovrà essere sottoscritto digitalmente per accettazione da Ebsco GmbH e dovrà essere restituito all’Università degli Studi di Milano-Bicocca.

Il Direttore Generale Vicario dott. Marco Cavallotti (firmato digitalmente)

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11 Per accettazione:

Ai sensi e per gli effetti di cui agli art 1341 e 1342 del c.c. si approvano espressamente le pattuizioni di seguito richiamate:

Gestione degli ordini, Modalità di consegna e fatturazione, Servizi opzionali.

Ebsco GmbH.

(firmato digitalmente)

“Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi dell’art. 15, D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642– Autorizzazione N°

95936 del 23/12/2002”.