Gestione Magazzini
Sintesi sull’organizzazione del sistema.
Manuale Operativo Versione1.0
Sommario
Introduzione...…...3
Accesso al Sistema ...…...………... 3
Articolazione del Sistema ...………..………..4
Navigazione tra le funzioni ...…... 5
1.Gestione Tabelle ....………... 6
2.Movimentazione Magazzini ...……….12
3.Gestione Scorte Minime ...……...……… 14
4.Situazioni …...…... 15
5.Elaborazioni .……...……... 17
6.Stampe ...…...…... 18
Introduzione
Nel contesto della suite jEnte, della quale condivide interfaccia e modalità di conduzione operativa, ma, soprattutto, requisiti progettuali e tecnologici e base dati di riferimento comune, jMagazzini è la componente deputata alla
Definizione degli Articoli Trattati
ed alla loro movimentazione nei diversi Magazzini
In questo quadro, jMagazzini interagisce pienamente, ove adottati, con altri sottosistemi quali la Gestione degli ordini a Fornitori e la Contabilità Analitica e condivide, con la Contabilità Finanziaria, il Controllo di gestione ed altri, importanti tabelle tra le quali, ad esempio, Codici IVA, Centri di Costo ecc…
Ove attivata, jMagazzini opera in interazione totale anche con la Gestione delle Richieste interne di approvvigionamento.
Ovviamente l’appartenenza a jEnte assicura a jMagazzini anche l’adozione delle stesse modalità di accreditamento e profilazione dell’Utente proprie dell’intero sistema.
Accesso al Sistema
Selezionata la riga di Menù “Magazzini” all’interno del Menù Servizi Finanziari, la maschera che si presenta è quella iniziale del sistema nella quale è richiesta l’indicazione dell’esercizio, della data e del magazzino di lavoro.
N.B.:
Al fine di consentire una gestione “per ditta”, utile ove si debbano trattare,
all’interno del sistema, aziende differenziate, in questa sede è richiesta
anche l’indicazione della ditta di lavoro.
Articolazione del Sistema
In termini generali, il sistema si sviluppa su componenti specifiche finalizzate rispettivamente a:
Gestione Tabelle
o Abilitazione e Profilazione Utenti
o Tabelle di (Codifica Magazzini, Codifica causali di movimento ecc..), o Classificazioni,
o Categorie merceologiche, o Gestione Archivio Articoli.
Gestione Scorte minime
o Definizione dell’eventuale scorta minima prevista per ogni articolo all’interno di un determinato magazzino.
Movimentazione dei beni
o Carichi da fornitore,
o Scarichi a Centro Utilizzatore
o Scarico verso richieste di approvvigionamento.
Elaborazioni, finalizzate a::
o Estrazione dati per Contabilità Analitica, o Chiusura Anno,
o Verifica Giacenze.
Report
o Stampa Inventario,
o Analisi consumi per centro utilizzatore.
Navigazione tra le funzioni
jMagazzini, inserita nel contesto della suite jEnte, è, naturalmente,
pienamente conforme agli standard complessivi del sistema.
Oltre a condividere gli elementi fondamentali e le banche dati che
costituiscono il “Nucleo Informativo Centrale” del sistema, rispetta pertanto anche le modalità di organizzazione e conduzione operativa proprie di tutti i sottosistemi.
A puro titolo di promemoria, si ricorda quindi che, in genere, effettuata una scelta di menù (es: Movimentazione), il sistema propone la maschera di consultazione della banca dati relative alle entità corrispondenti (in questo esempio la consultazione dei movimenti effettuati e conservati in archivi).
Su questa interfaccia l’operatore potrà indirizzare il sistema direttamente verso l’inserimento di un nuovo elemento o, forniti i criteri, esporre un elenco degli elementi che soddisfano la selezione data.
Sull’elenco, attraverso le apposite “icone di funzione”, l’operatore potrà
effettuare l’operazione desiderata:
1. Gestione Tabelle
E’ l’insieme di funzioni attraverso le quali sono fornite le parametrizzazioni ed i piani di codifica che il sistema dovrà tenere a costante riferimento.
Le principali tabelle da predisporre sono:
Abilitazione Utenti
E’ la funziona tramite la quale ogni operatore viene abilitato ad operare su ciascuno dei magazzini di sua competenza.
Profilazione Utente
Tramite questa funzione, ad ogni utente è associato l’appropriato profilo (Consultatore, Gestore, Amministratore del sistema ecc..).
Naturalmente le funzioni proprie del profilo attribuito potranno essere
esercitate, dall’operatore, esclusivamente all’interno del/i magazzini per i
quali è stato abilitato.
Magazzini
Tramite questa funzione sono definiti al sistema tutti i magazzini da gestire.
Per ciascun magazzino è fornita, oltre al codice assegnatogli ed alla denominazione comune, anche l’indicazione se esso costituisce o meno centro utilizzatore (se possono cioè essergli attribuiti, ai fini del controllo di gestione), i costi dei beni caricati).
In questo caso, lo scarico avverrà al momento della “fatturazione” del costo al centro di consumo finale; in carico al magazzino rimarrà pertanto, a fine anno, il costo delle rimanenze attraverso i quali possono essere analizzati indicatori degli oneri finanziari che la gestione comporta.
Per ogni magazzino sono inoltre fornite indicazioni utili al trattamento della
movimentazione quali: se è da prevedersi o meno la stampa del giornale dei movimenti, se va sistematicamente aggiornato il costo medio ponderato di ciascuno dei prodotti movimentati, se va tenuta la situazione aggiornata sulla giacenza (normalmente flag da impostare sempre ad “S”).
I campi relativi alle intestazioni iniziali e finali si riferiscono alle annotazioni da riportare in testa ed al piede della stampa del movimento di carico/scarico.
Macrocausali
Attraverso questa tabella sono definiti i totalizzatori sui quali i movimenti di carico e scarico, nelle loro diverse causali, andranno ad essere riepilogati al momento della consultazione della “situazione annua” dell’articolo.
Un movimento di “Carico per acquisto da fornitore” andrà infatti ad agire in + sul totalizzatore dei carichi da fornitore (il 4 nell’esempio rappresentato in maschera) ed in + sulla “Giacenza Finale” (il 20, anche se non si vede, nell’esempio
rappresentato).
Il risultato da perseguire, attraverso questi totalizzatori, è cioè la consultabilità, in qualsiasi momento, di informazioni di riepilogo dell’articolo organizzate in modo personalizzabile, ma rispondenti, in sostanza, all’esempio che segue:
Causali
E’ la tabella tramite la quale sono definite le singole causali utilizzabili per la movimentazione dei magazzini.
Per ciascuna causale sono specificati i totalizzatori (macrocausali) sui quali essa agisce ed il relativo segno (carico “+” o scarico “-“) ai fini dell’aggiornamento della giacenza.
Oltre al codice assegnatole, alla denominazione attribuita ed ai totalizzatori sui quali agisce, per ogni causale è richiesta l’indicazione:
- se trattasi di un movimento normale (+) o di un movimento di storno (-) - se trattasi di causale normale o di “solo valore”.
Per le causali di solo valore, la movimentazione non richiederà l’indicazione della quantità movimentata; in pratica si tratta di causali che, in presenza di movimenti di carico (normalmente carico per acquisto) valorizzati al prezzo dell’ordine, al momento del ricevimento della fattura si registrino differenze di prezzo tali da rendere opportuna una rettifica del valore caricato e del
conseguente costo medio ponderato.
Numeratori
E’ la tabella nella quale è conservato, anno per anno, l’ultimo numero di movimento utilizzato e la data in cui esso è avvenuto.
In fase di movimentazione, ogni nuovo movimento assumerà la numerazione qui contenuta + 1 e dovrà risultare effettuato in data uguale o successiva all’ultimo registrato.
Articoli
In questo caso non si tratta di una tabella parametri ma del vero e proprio
“catalogo” degli articoli trattabili.
Per ciascun articolo saranno qui fornite tutte le informazioni utili alla sua ordinaria gestione e movimentazione.
In modo particolare si evidenziano, oltre ovviamente al codice ed alla descrizione:
- la classificazione: l’articolazione secondo la quale i beni gestiti a magazzino sono raggruppabili ai fini della loro consultazione e gestione (per maggior dettaglio, vedi tabella classificazione),
- il prezzo unitario e gli eventuali sconti da tenere a riferimento per gli acquisti, - l’unità di misura per la sua gestione a magazzino,
- la quantità minima di riordino, - la date di inizio validità,
- la data di cessazione per gli articoli la cui gestione non è prevista,
- l’eventuale quantità da considerare come “scorta minima”. In questo caso si tratta di una quantità da considerare come limite generale di “attenzione” oltre il quale il magazziniere si dovrà attivare per il riordino. La vera e propria scorta minima, intesa come quantità minima da tenere disponibile per la consegna sarà invece indicata a livello di singolo magazzino.
N.B.:
Le informazioni relative alla natura coge ed al sottoconto sono presenti per mantenere compatibilità di interazione con la contabilità generale in versioni precedenti del sistema, ma sono da considerare deprecate con la versione attuale.
Classificazione
E’ costituita da un gruppo di max. 5 attributi, parametrizzabili dall’Ufficio in sede di avviamento del sistema, da considerare collegati tra loro “ad albero”,
attraverso i quali gli articoli, indipendentemente dalla loro specifica codifica, e la stessa situazione di magazzino, sono meglio consultabili e rappresentabili.
Una usuale classificazione su 3 livelli può prevedere, ad esempio, una articolazione dei beni per:
Tipo materiale, Gruppo Prodotti, Sottogruppo
dove:
Il tipo materiale (livello 1), potrebbe distinguere:
i materiali per la manutenzione immobiliare: “M”
i prodotti alimentari: “A”
i materiali di consumo per le pulizie: “P”ecc..
All’interno del tipo materiale “M” (materiali per la manutenzione immobiliare) il gruppo prodotti potrebbe contraddistinguere:
Il materiale Edile “ED”
Il materiale elettrico “EL”,
il materiale per falegnameria “FA” ecc..
All’interno diel gruppo prodotti EL (materiali per la manutenzione degli impianti elettrici) il sottogruppo prodotti infine indicare:
Cavi,
Prese,
Lampade ecc..
Al livello più basso della classificazione prevista, è richiesta anche l’indicazione del conto di contabilità analitica sul quale ribaltare i costi dei consumi relativi al corrispondente gruppo di articoli.
Categorie Merceologiche
E’ una ulteriore forma di classificazione normalmente adottata per il
raggruppamento degli articoli trattati in grandi “famiglie” per ciascuna delle quali potrebbero essere gestite, ad esempio, le iscrizioni all’albo fornitori da parte delle aziende interessate.
Centri Utilizzatori
Ai fini dell’interazione con la contabilità analitica, ma anche semplicemente ai fini di un eventuale controllo dei consumi, al momento dello registrazione di u
movimento di scarico a consumo è richiesta l’indicazione del “Centro Utilizzatore”
al quale i beni sono destinati.
Nell’interazione con la contabilità analitica, ciò comporterà l’imputazione del costo dei materiali consegnati al centro di costo cui l’utilizzatore appartiene (se non fosse esso stesso anche centro di costo).
In sostanza, la consegna dei beni potrebbe essere fatta al servizio strade piuttosto che al servizio fognature ed i relativi costi imputati al centro di costo UfficioTecnico. Nel caso in cui venga indicato il Centro di Costo, esso dovrà trovare essere stato preventivamente definito nella tabella “FNCCOST” del Sistema Contabile.
2. Movimentazione Magazzini
E’ l’insieme di funzioni attraverso le quali sono effettuati tutti i movimenti di carico e scarico delle merci a magazzino.
Sono previste tre specifiche gestioni:
- Movimentazione semplice: finalizzata alla registrazione di qualsiasi movimento di carico o scarico attraverso la semplice specificazione della sua causale.
- Carico da ordine: è la funzione specificatamente finalizzata alla registrazione delle consegne da parte di fornitori. Caratteristica peculiare di questa forma di movimentazione è l’obbligatoria, preventiva, scelta dell’ordine di riferimento.
Verrà quindi rappresentato l’elenco degli articoli ordinati per ciascuno dei quali sarà sufficiente l’indicazione della quantità ricevuta.
- Scarico da Richiesta: finalizzata alla consegna di prodotti conseguente a richiesta di uffici interni, comporta l’indicazione della richiesta interessata e consente la specificazione, su ciascuno dei prodotti richiesti, della quantità effettivamente consegnata.
Movimentazione semplice
Fornite le informazioni generali sul movimento (Causale, Centro
Utilizzatore ecc..), il sistema assegna ad esso la numerazione progressiva e passa alla fase di registrazione dei singoli articoli movimentati e delle relative quantità e valori.
Il bottone “verifica” consente il controllo immediato della correttezza del movimento permettendone comunque la rettifica; il bottone “conferma”
consolida invece la registrazione e propone un’altra riga articolo.
Al termine, selezionando, sull’elenco dei movimenti registrati, quello di interesse, sarà resa possibile, tramite l’apposita icona, la stampa del relativo documento.
Carico da ordine
Fornito il riferimento all’ordine ed eventualmente indicati anche i riferimenti al documento di consegna (DDT), il sistema presenta la maschera con l’elenco degli articoli ordinati o meglio, ancora da ricevere su quell’ordine.
L’operatore indicherà, a fianco di ciascun articolo, la quantità consegnata.
Con la conferma della registrazione si potrà dar luogo alla stampa del carico.
L’ordine corrispondente risulterà automaticamente aggiornato in termini di quantità e valore consegnati dal fornitore.
Scarico su Richiesta
E’ come il carico da ordine; in questo caso il riferimento sarà alla richiesta formulata dall’ufficio interessato; sulle righe articolo che il sistema propone, il magazziniere indicherà, in questo caso, la quantità consegnata e
specificherà, se essa non copre la quantità richiesta, se essa è da considerarsi “a saldo” o se sono programmate, invece, consegne successive.
3. Gestione Scorte Minime
E’ la funzione attraverso la quale possono essere forniti i limiti di scorta minima da considerare per un determinato articolo, in termini generali (nell’insieme tra i diversi magazzini nei quali esso è giacente) o
distintamente all’interno di ciascun magazzino.
4. Situazioni
E’ il ramo di menù all’interno del quale sono raccolte le funzioni utili alla consultazione dei magazzini ed all’analisi della movimentazione e della giacenza dei prodotti trattati.
Giacenza
La maschera di consultazione propone, per difetto, il magazzino definito come “default” per l’operatore che ha però la possibilità di specificare, invece, ricerche diverse per classificazione o per articolo.
Sulla scorta dei criteri di selezione forniti, il sistema presenta l’elenco degli articoli corrispondenti evidenziando, per ciascuno di essi, la quantità ed il valore di giacenza al momento (nell’insieme dei magazzini nei quali esso è presente o solo nel magazzino indicato).
Su ciascuna riga articolo possono essere rappresentate delle icone che rappresentano l’eventuale superamento del limite di scorta minima e/o la presenza di ordini già emessi per i quali sono quindi attese consegne.
Lo zoom su un determinato articolo esporrà il riepilogo della sua
movimentazione nel corso dell’intero anno.
Analisi dei movimentato
E’ finalizzata a rendere immediata la consultazione di tutti i movimenti effettuati
sugli articoli rispondenti a determinati criteri di selezione e, se lo si richiede tramite
l’apposita icona, alla esportazione degli stessi su foglio di calcolo.
L’esportazione su foglio di calcolo è naturalmente finalizzata alla possibilità di rielaborazione autonoma, da parte dell’Ufficio, di report ed analisi
particolari.
In caso di richiesta di esportazione dei dati su foglio di calcolo, il sistema
richiederà l’indicazione puntuale dei dati da estrarre e della loro sequenza
in termini di colonna del foglio in modo da rendere il risultato più vicino
possibile alle esigenze del particolare momento.
5. Elaborazioni
E’ il ramo di menù all’interno del quale sono raccolte le elaborazioni massive che il sistema rende disponibili.
Chiusura Anno
E’ la funzione tramite la quale il sistema, effettuata una verifica di quadratura dei movimenti di carico e scarico registrati nell’intero anno di riferimento, convalida la quantità ed il valore della giacenza finale articolo per articolo e magazzino per magazzino ed origina il movimento automatico di “Apertura Anno (Giacenza Iniziale)” con data 1/1 dell’anno successivo.
Questo movimento non ha effetto alcuno nella giacenza corrente, ma sarà considerato a tutti gli effetti come “giacenza iniziale” sia nella rappresentazione delle situazioni sia nell’eventuale verifica e ricalcolo della giacenza “alla data”
incorso d’anno.
Verifica Giacenze
E’ la funzione che consente, in qualsiasi momento, la verifica di quadratura della giacenza finale come sommatoria tra il movimento iniziale di apertura d’anno e l’insieme dei movimenti di carico e di scarico effettuati dall’1/1 in poi. Estrazione per controllo di gestione
Estrazione per controllo di gestione
Consente l’esportazione dei costi relativi ai consumi di magazzino sui diversi centri di costo e sul conto specificato nella classificazione di ciascun articolo.
6. Stampe
E’ il ramo di menù attraverso il quale è possibile dar luogo alle stampe.