l'archivio di deposito le pratiche definite

(1)

Organo: INAIL

Documento: Circolare n. 6 del 14 gennaio 1975

Oggetto: Quadro di classificazione e massimario di scarto degli atti di archivio delle unità centrali e periferiche.

Il Ministero del lavoro e della previdenza sociale, in data 2 settembre 1974, ha approvato, ai sensi dell'articolo 35 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, le delibere del Consiglio di amministrazione in data 20 luglio 1971 e 10 luglio 1973, concernenti il quadro di classificazione e massimario di scarto degli atti di archivio delle unità centrali e periferiche dell'INAIL (allegato n. 1).

Allo scopo di dare pratica attuazione alle delibere stesse, si dispone che la conservazione e lo scarto di atti, documenti e pratiche di archivio avvengano secondo le modalità appresso indicate.

CONSERVAZIONE

L'archivio delle unità operative dell'Istituto deve essere ripartito in "archivio corrente" e

"archivio di deposito".

L'archivio corrente deve contenere le pratiche in trattazione; l'archivio di deposito le pratiche definite.

L'invio degli atti, documenti e pratiche all'archivio di deposito deve essere disposto, per la parte di competenza, dai seguenti funzionari:

- i capi degli uffici, o loro sostituti, per le unità articolate in uffici;

- i preposti, o loro sostituti, per le unità non articolate in uffici.

All'atto del trasferimento all'archivio di deposito sui documenti e sulle pratiche definite nonché sui rispettivi protocolli, ove esistano, deve essere apposto il seguente timbro che prevede l'indicazione della data di scarto; la firma del funzionario che dispone il trasferimento, nonché la data del provvedimento.

SI SCARTI IL ...

DATA FIRMA

Per la determinazione della data di scarto si deve tenere conto dei termini di conservazione previsti, per ciascun atto o documento, nel predetto "Quadro di classificazione e massimario di scarto degli atti di archivio".

Per gli atti a conservazione illimitata deve essere indicato un periodo di 40 anni. I nastri magnetici contenenti la registrazione delle sedute degli Organi collegiali deliberanti e dei Comitati tecnici istituzionali, pur non avendo valore storico archivistico ai sensi del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, devono essere conservati per undici anni. I termini decorrono, ove non sia diversamente disposto nel "Quadro", dal compimento dell'ultimo atto e per le pratiche riflettenti rapporti con terzi, dall'ultima definizione dei rapporti stessi.

(2)

Allo scopo di semplificare gli adempimenti connessi alle operazioni di scarto opportuno che il materiale sia sistemato, nell'archivio di deposito, diviso per ufficio o settore, ovvero per materia, tenendo conto del periodo di conservazione stabilito nel "Quadro".

I documenti contabili, ove non sia possibile separarli in relazione all'anno di scarto, devono essere conservati per un periodo di tempo pari a quello previsto per il documento a più lunga conservazioni.

Le pratiche e gli atti per i quali è prevista la conservazione illimitata devono essere collocati, secondo i medesimi criteri, a parte, in locali idonei alla archiviazione prolungata di materiale cartaceo. Trascorso il periodo di 40 anni, le pratiche e gli atti saranno trasmessi alla Direzione generale - Segreteria degli organi collegiali e per gli affari generali.

Si fa riserva di impartire ulteriori disposizioni per il materiale trasferimento di tali documenti che, nelle more, dovranno tra idonea sistemazione, in modo da facilitarne, a tempo debito, l'invio alla Direzione - generale.

La tenuta degli archivi di deposito, compresa la sistemazione e la conservazione del materiale nei medesimi, è affidata alla segreteria dell'unità o, qualora non sia possibile, a personale all'uopo designato dal dirigente dell'unità stessa.

SCARTO

Trascorso il termine indicato nel timbro apposto all'atto del trasferimento all'archivio di deposito, si deve procedere allo scarto del materiale.

Eccezionalmente il termine medesimo, qualora motivate esigenze di servizio lo richiedano, potrà essere prorogato dal Consiglio di amministrazione, per il tempo strettamente indispensabile. A tale fine le unità interessate inoltreranno tempestiva richiesta a questa Direzione generale illustrando i motivi che ostano allo scarto degli atti entro il termine fissato.

Alla eliminazione degli atti, documenti e pratiche a conservazione limitata e all'invio alla Direzione Generale di quelli a conservazione illimitata provvede la segreteria dell'unita o, qualora non sia possibile, personale all'uopo designato dal dirigente dell'unità stessa.

Tali operazioni devono aver luogo una sola volta nel corso dell'anno, entro il mese di giugno, per tutto il materiale il cui termine di conservazione è scaduto al 31 dicembre dell'anno precedente.

Prima di procedere alla eliminazione del materiale a conservazione limitata deve essere chiesto il nulla osta del Sovrintendente archivistico territorialmente competente (v. elenco allegato n.

2).

A tale fine gli Ispettorati regionali, le Sedi provinciali anche per le unità minori dipendenti, le Unità medico - sociali, le Officine ortopediche per gli invalidi di lavoro e la Tipografia dell'INAIL devono inoltrare, entro il mese di gennaio di ciascun anno, apposita richiesta al Sovrintendente archivistico. Entro il medesimo termine i Servizi centrali, le unità minori della Direzione generale e la Gestione immobili di Roma devono segnalare gli atti, i documenti e le pratiche da scartare alla Segreteria degli organi collegiali e per gli affari generali; la quale curerà gli adempimenti necessari per ottenere il prescritto nulla osta.

Detta richiesta recherà allegato un elenco, in duplice copia, del materiale da scartare con l'indicazione del tipo di pratica (es. pratiche d'infortunio, fogli di presenza del personale, ecc.), della data di scadenza del termine di conservazione e, ove sia possibile, del numero dei pezzi e del peso (v. fac - simile allegato n. 3).

La eliminazione degli atti non potrà essere effettuata, in mancanza del nulla - osta del Sovrintendente, prima che sia decorso il termine di 40 giorni dall'invio della comunicazione di

(3)

cui sopra.

Si fa riserva di impartire ulteriori disposizioni per lo scarto dei nuovi moduli istituiti nelle more dell'approvazione del "Quadro" allorché si procederà al periodico aggiornamento del "Quadro"

stesso.

I moduli la cui numerazione è stata soltanto modificata potranno, invece, essere scartati sulla base della tabella di comparazione allegata alla presente circolare (allegato n. 4).

Si richiamano le disposizioni impartite con la circolare n. 97/1942 e la lettera circolare n.

69/1971, le quali, in conformità dell'articolo 7 del R.D.L. - 12 febbraio 1930, n. 84 convertito in legge 17 aprile 1930, n. 578 e successive proroghe, stabiliscono che tutto il materiale cartaceo da eliminare sia ceduto gratuitamente alla Croce Rossa italiana. A tale scopo, per facilitare la consegna, devono essere presi contatti con i Comitati locali di tale Ente, se del caso mediante comunicazione scritta da predisporre secondo l'unito schema (allegato n. 5).

Le pratiche e i documenti relativi agli ex Centri traumatologici ortopedici, ai Reparti e Sezioni traumatologiche ospedaliere non più gestiti dall'Istituto devono essere conservati e scartati dalle Sedi nella cui circoscrizione unità sono ubicate, previo accordo con gli Enti ospedalieri interessati.

Si fa riserva di impartire apposite disposizioni per la riproduzione meccanica dei documenti, con riferimento a quanto disposto, in attuazione dell'articolo 25 delle legge 4 gennaio 1968, n. 15, dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974.

Sono abrogate le circolari nn. 11/1939, 62/1940 pagina 9 punto 4, 68/ 1944 pagina 6 ultimo comma, 8/1946, 126/1955 pagina 2 terzo e quarto comma, 23/1958.

Si pregano le SS. LL. di voler segnalare eventuali incertezze e difficoltà derivanti dall'applicazione delle presenti disposizioni.

All. n. 5

All. n.1 alla circ. n. 6/1975

QUADRO DI CLASSIFICAZIONE E MASSIMARIO DI SCARTO DEGLI ATTI D'ARCHIVIO DELLE UNITA'

CENTRALI E PERIFERICHE DELL'INAIL INDICE

ISTRUZIONI GENERALI Pag. 1

Parte I - DIREZIONE GENERALE 2

- Documenti comuni alle unità centrali 3

(4)

- Segreteria degli organi collegiali e per gli affari generali 4

- Servizio prestazioni assicurative 13

- Soprintendenza medica 15

- Servizio prestazioni assistenziali 16

- Servizio rischi 17

- Servizio studi e pubblicazioni 18

- Servizio statistico attuariale 19

- Servizio organizzazione 21

- Ispettorato centrale 23

- Servizio provveditorato 24

- Servizio del personale 25

- Consulenza legale centrale 27

- Servizio investimenti 28

- Servizio tecnico per l'edilizia 30

(5)

- Servizio ragioneria 33

- Servizio meccanizzazione 35

- Centro per l'addestramento ed il perfezionamento del personale 38

- Settore coordinamento gestione e regolamentazione assistenza ospedaliera 39

Parte II - DIREZIONE COMPARTIMENTALI, SEDI PROVINCIALI E UNITA' MINORI DIPENDENTI DALLE SEDI PROVINCIALI

40

- Ufficio affari generali 41

- Ufficio infortuni 45

- Ufficio datori di lavoro 47

- Ufficio ragioneria 49

- Ufficio sanitario 58

- Ufficio rendite 60

- Consulenza legale 61

Parte III - UNITA' OSPEDALIERE E MEDICO SOCIALI

I termini di conservazione decorrono, ove non sia diversamente previsto, dal compimento dell'ultimo atto, mentre per le pratiche riflettenti rapporti con terzi decorrono dall'ultima definizione dei rapporti stessi. Essi indicano il periodo di tempo minimo entro il quale non può procedersi allo scarto, periodo che può essere prorogato, secondo le disposizioni per l'esecuzione, qualora motivate esigenze di servizio lo richiedano.

(6)

- Le pratiche ed i documenti per i quali stabilita la conservazione illimitata, sono trasmessi 40 anni dopo l'esaurimento dell'affare al quale si riferiscono alla Direzione generale - Segreteria degli Organi collegiali e per gli affari generali - Ufficio IV - Archivio generale -, che ne cura la conservazione in una apposita sezione separata di archivio, previa redazione dell'inventario, ai sensi dell'art. 30, lettera c) del D.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409.

- I termini stabiliti per la conservazione quei moduli e dei documenti elencati nella parte II devono essere osservati, ove non sia diversamente previsto, anche dalle Unità centrali che ne facciano uso.

Parte I

DIREZIONE GENERALE

DOCUMENTI COMUNI ALLE UNITA' CENTRALI Oggetto:

Pratiche concernenti provvedimenti legislativi o atti parlamentari (interrogazioni, ecc.), sui quali sono state formulate osservazioni (per le pratiche originali v. Servizio studi e pubblicazioni pag.

18 punto 4).

(10 anni)

Segnalazioni stampa sulle quali sono state formulate osservazioni.

(10 anni)

Originali dei documenti giustificativi delle spese sostenute e richieste di emissione di mandati di pagamento.

(11 anni)

Atti riparatori in vista di disposizioni di carattere generale, esclusi gli originali degli atti di maggiore importanza (relazioni, conclusioni, ecc.; v. pag. 10 punto 1).

(10 anni)

Documentazioni e pratiche di interesse contingente (atti di mera consultazione, segnalazioni, copie, minute, ecc.)

(10 anni)

I termini sopraindicati devono essere osservati salvo che non sia diversamente previsto nella parte relativa alle singole unità centrali.

SEGRETERIA DEGLI ORGANI COLLEGIALI E PER GLI AFFARI GENERALI

Raccolta dei regi decreti e dei decreti presidenziali concernenti la nomina alla carica di Presidente dell'Istituto.

(conserv. illim.)

Raccolta dei decreti presidenziali di nomina dei Membri del Consiglio e variazioni di composizione del medesimo.

(conserv. illim.)

(7)

Raccolta dei decreti ministeriali concernenti la composizione e le variazioni del Comitato tecnico industria, del Comitato tecnico agricoltura e del Comitato tecnico assistenza grandi invalidi del lavoro.

(conserv. illim.)

Decreto ministeriale 20 marzo 1967 di ricostruzione del Comitato tecnico del Casellario centrale infortunio Raccolta dei decreti ministeriali interessanti l'attività ed il funzionamento dell'Istituto.

(conserv. illim.)

Raccolta dei regi decreti e dei decreti interministeriali, in copia, che determinano la misura dei compensi spettanti ai membri degli Organi di amministrazione e di controllo.

(conserv. illim.)

Decreti prefettizi di nomina dei Comitati consultivi provinciali (legge 3.12.1962 n. 1712).

(conserv. illim.)

Raccolta dei volumi del bilancio consuntivo preventivo.

(conserv. illim.)

Raccolta delle circolari emanate dal 1935.

(conserv. illim.)

Raccolta delle lettere - circolari emanate dal 1946.

(conserv. illim.)

Raccolta dei bollettini emanati dal 1937 al 1939.

(conserv. illim.)

Raccolta del "Notiziario" dal 1951.

(conserv. illim.)

Fascicolo contenente i brevetti per l'uso dello stemma dello Stato nella carta e nelle buste intestate dell'Istituto.

(conserv. illim.)

Atti relativi alle votazioni per le elezioni dei rappresentanti del personale in seno al Consiglio di amministrazione, alla Commissione per il personale, al Comitato di gestione dei fondi di previdenza del personale: corrispondenza, verbali di consegna schede, verbali operazioni di scrutinio.

(conserv. illim.) Schede votate.

(6 anni)

(8)

Carteggio con il Ministero del lavoro per la designazione del rappresentante ministeriale in seno al Comitato esecutivo.

(10 anni)

Copia delle lettere di nomina trasmesse ai membri esperti del Comitato tecnico consultivo per gli investimenti immobiliari e di dimissione.

Lettera di nomina del componenti le Commissioni consultive permanenti e le Commissioni consiliari.

(10 anni)

Lettere di convocazione dei membri del Consiglio di amministrazione, del Comitato esecutivo, dei Comitati tecnici istituzionali e di commissioni varie.

(5 anni)

Documentazione inerente alla liquidazione delle medaglie di presenza ed al rimborso delle spese di viaggio.

(10 anni)

Relazioni del Servizi competenti relative ad argomenti all'ordine del giorno del Consiglio di amministrazione e del Comitato esecutivo.

(15 anni)

Relazioni dei Servizi centrali alle Commissioni consultive permanenti ed alla Commissione consiliare per le questioni istituzionali.

(15 anni)

Pareri predisposti dalle Segreterie delle Commissioni consultive permanenti e dalla Segreteria della Commissione consiliare per le questioni istituzionali.

(15 anni)

Carteggio vario concernente la Commissione consiliare per le questioni istituzionali (convocazioni, segnalazioni, ecc.

(5 anni)

Raccolta dei volumi contenenti relazioni acquisite agli atti dalle Segreterie del Consiglio di amministrazione e del Comitato esecutivo.

(conserv. illim.)

Resoconti sommari delle riunioni tenute dal Consiglio di amministrazione e dal Comitato esecutivo.

(15 anni)

Verbali di consegna dell'Ufficio di presidenza tra Presidente uscente e Presidente entrante dal 1942 al 1965.

(conserv. illim.)

(9)

Raccolta dei verbali, stampa, dello riunioni del Consiglio Superiore dal 25 febbraio 1884 al 5 dicembre 1925.

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali originali delle riunioni del Consiglio di amministrazione dal 30 giugno 1926 al 22 dicembre 1943 e dal 16 dicembre 1948 in poi.

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali, a stampa, delle riunioni del Comitato esecutivo dal 3 gennaio 1884 al 28 febbraio 1884 (i verbali a stampa dal 1884 al 1888 sono in possesso del Servizio studi e, pubblicazioni - biblioteca).

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali originali dalle riunioni del Comitato esecutivo dal 5 gennaio 1889 al 2 luglio 1943 e dal 29 dicembre 1948 in poi.

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali riservati delle sedute tenute dal Comitato esecutivo dal 10 agosto 1912 al 2 settembre 1917.

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali originali delle riunioni tenute dal Comitato tecnico industria.

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali originali delle riunioni tenute dal Comitato tecnico agricoltura.

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali originali delle riunioni tenute dal Comitato tecnico assistenza grandi invalidi del lavoro.

(conserv. illim.)

Raccolta dei verbali delle riunioni del Comitato tecnico consultivo per gli investimenti immobiliari.

(conserv. illim.)

Verbali delle riunioni tenute fra Direttori compartimentali e dirigenti di Sede presso ciascun Compartimento.

(conserv. illim.)

Verbali originali di tutte le riunioni tenute presso le Sedi provinciali dai Comitati consultivi provinciali.

(conserv. illim.)

Copia dei verbali di tutte le riunioni tenute presso le Sedi provinciali dai Comitati consultivi provinciali

(10)

(15 anni)

Testi stenografici delle sedute tenute dal Consiglio, dal Comitato esecutivo, dai Comitati tecnici istituzionali, da Commissioni varie, rappresentanze sindacali, ecc.

(15 anni)

Copia delle delibere adottate dal Consiglio di amministrazione e dal Comitato esecutivo.

(10 anni)

Copia delle delibere e dei pareri, accompagnati da relazioni, predisposti dai Comitati tecnici istituzionali.

(20 anni)

Delibere commissariali e presidenziali.

(conserv. illim.)

Copia degli estratti di deliberazione degli Organi statuari rilasciati ai Servizi centrali e alle Unita periferiche, lettere di richiesta e copie delle lettere di trasmissione.

(5 anni)

Raccolta degli ordini di servizio emanati dalla Direzione generale.

(conserv. illim.)

Carteggio relativo alla pubblicazione del notiziario.

(10 anni)

Raccolta delle comunicazioni di adempimento delle delibere degli Organi collegiali da parte dei Servizi competenti, ai quali i provvedimenti sono inviati per l'esecuzione.

(10 anni)

Relazioni, conclusioni ed altra documentazione di maggiore importanza inerente alla stesura definitiva delle circolari e delle lettere circolari.

(conserv. illim.)

Registro dei plichi ricevuti contenenti offerte per la partecipazione a gare di appalto di lavoro.

(20 anni)

Atti relativi alla partecipazione a gare di appalto di lavori.

(20 anni)

Registro dei plichi ricevuti contenenti offerte per la partecipazione a gare per la fornitura di beni mobili.

(20 anni)

(11)

Fascicoli della documentazione sottoposta all'esame del Comitato tecnico consultivo per gli investimenti immobiliari, riguardanti i singoli immobili di proprietà dell'Istituto, completi di relazione predisposta dal relatore, di relazioni predisposte dai Servizi competenti e di pareri formulati dal Comitato.

(conserv. illim.)

Rapporti con la Corte dei conti:

a) carteggio concernente questioni di carattere generale e determinazioni interessanti l'Istituto.

(conserv. illim.)

b) fascicoli relativi all'inoltro alla Corte dei conti dei provvedimenti di cui alla determinazione n.

52/1961 adottati dagli Organi deliberanti (conserv. illim.)

Documentazione relativa all'inoltro ai Ministeri vigilanti delle delibere degli organi statutari concernenti oggetti previsti dall'ultimo comma dell'art. 1 sub 9 del D.L.C.P.S. n. 438 del 13.5 1947, consistente in:

a) scambio di lettere con la Presidenza, la Direzione generale ed i Servizi centrali.

(conserv. illim.)

b) copia dei documenti trasmessi al Ministero (conserv. illim.)

c) decreti interministeriali di approvazione dei provvedimenti adottati.

(conserv. illim.)

d) lettere di osservazioni e di non approvazione dei provvedimenti adottati (conserv. illim.)

Corrispondenza di minore importanza intercorsa con i Ministeri vigilanti su questioni diverse (solleciti, chiarimenti, lettere inviate per conoscenza all'Istituto, ecc.).

(20 anni)

Fascicoli riguardanti convenzioni con ospedali e case di cura e con Organizzazioni sindacali per la riscossione dei contributi sindacali.

(20 anni)

Carteggio relativo ai quesiti posti dalle Segreterie dei CO.CO.PRO. in ordine all'acquisizione di locali, chiarimenti sul T.U., dati statistici ecc.; corrispondenza, intercorsa con i Servizi centrali riguardo alla formulazione di quesiti e relativi pareri

(10 anni)

Fac - simili relativi a brevettazioni

(12)

(conserv. illim.)

Fascicoli relativi alla concessione di contributi a favore di Enti, lettere di richiesta autorizzazione per la concessione e richiesta, mandati di pagamento.

(10 anni)

Documenti relativi a questioni di carattere generale afferenti a singole provvidenze.

(conserv. illim.)

Pratiche riguardanti direttive e istruzioni di massima, questioni di principio, ecc. sulla indennizzabilità o l'erogazione delle prestazioni.

(conserv. illim.)

Pratiche concernenti singole fattispecie implicanti questioni di indennizzabilità o l'erogazione delle prestazioni (dalla restituzione dagli atti alla Unita periferica).

(5 anni, salvo le veline di istruzioni alle unita perif., qualora la questione rientri nel gruppo precedente)

Pratiche concernenti la regolamentazione internazionale.

(conserv. illim.)

Istruzioni e direttive per l'applicazione, l'illustrazione e la divulgazione della regolamentazione internazionale.

(conserv. illim.)

Pratiche di infortunio e di malattia professionale di lavoratori migranti trattate per conto di Enti assicuratori stranieri:

a) se definite negativamente (non indennizzabilità dell'infortunio; inesistenza di rischio nelle malattie professionali; decorso dei termini, ecc.).

(5 anni)

b) se definite positivamente senza che abbiano dato luogo a rendita (7 anni)

c) casi di silicosi (30 anni)

d) casi di rendita (5 anni)

Schede segnaletiche del Casellario centrale infortuni (dalla microfilmatura) (6 anni)

Richiesta di notizie e schedario alfabetico del Casellario centrala infortuni.

(13)

(conserv. illim.) (mod. 210/I)

"Microfilms" delle schede segnaletiche del Casellario centrale infortuni.

(conserv. illim.)

SOPRINTENDENZA MEDICA

Documentazione sanitaria relativa alle assunzioni di personale ed al personale esposto a radiazioni ionizzanti (dalla risoluzione del rapporto di impiego).

(12 anni)

Pratiche non aventi carattere storico - scientifico concernenti l'attività della Soprintendenza.

(10 anni)

Raccolta di pareri medico - legali e di altri pareri di particolare interesse.

(conserv. illim.)

Relazioni dei servizi centrali alla Commissione consiliare per l'assistenza sanitaria.

(15 anni)

Pareri della Commissione consiliare per l assistenza sanitaria.

(conserv. illim.)

Carteggio vario concernente la Commissione consiliare per l'assistenza sanitaria (convocazioni, segnalazioni, ecc.)

(5 anni).

SERVIZIO PRESTAZIONI ASSISTENZIALI Pratiche di invalidi ammessi all'assistenza.

(2 anni)

Pratiche relative alla concessione (o al diniego) del distintivo d'onore.

(2 anni)

Pratiche definite negativamente.

(10 anni)

SERVIZIO RISCHI

Pratiche con le quali sono state definite risolte questioni di principio circa l'obbligo assicurativo, il computo della retribuzione, la delimitazione tra la tutela agricola e quella industriale.

(conserv. illim.)

Pratiche non aventi carattere storico - scientifico relative a vecchi casi di infortunio avvenuti

(14)

all'estero.

(1 mese)

Documenti riguardanti la formazione della tariffa dei premi.

(conserv. illim.)

Proposte di riforma delle norme infortunistiche, comprese quelle concernenti la tassazione.

(conserv. illim.)

Pratiche riguardanti l'attività di prevenzione, compresa quella svolta dalla ex Cassa Mutua Umbro - Laziale Infortuni Agricoli.

(conserv. illim.)

Atti relativi all'attività della Commissione Tariffe.

(20 anni)

Tutte le altre pratiche concernenti l'attività del Servizio.

(10 anni)

SERVIZIO STUDI E PUBBLICAZIONI Raccolta delle edizioni INAIL.

(conserv. illim.)

Manoscritti concernenti l'attività editoriale, bozze di stampa, sentenze.

(3 anni)

Pratiche concernenti provvedimenti legislativi o atti parlamentari (interrogazioni, ecc.) sui quali non sono state formulate osservazioni.

(10 anni)

Pratiche concernenti provvedimenti legislativi o atti parlamentari (interrogazioni ecc.) sui quali sono state formulate osservazioni.

(conserv. illim.)

Segnalazioni stampa sulle quali non sono state formulate osservazioni.

(10 anni)

Segnalazioni stampa sulle quali sono state formulate osservazioni (conserv. illim.)

Pratiche e documenti che non rivestono carattere storico scientifico.

(10 anni)

(15)

SERVIZIO STATISTICO ATTUARIALE Raccolta dei "Notiziari statistici" e delle- "Notizie statistiche".

(conserv. illim.)

Originali per la stampa del "Notiziario statistico" e delle "Notizie statistiche".

(conserv. illim.)

Moduli e documenti concernenti il calcolo dei valori capitali di rivalsa per le rendite dirette ed a superstiti dei settori industriale ed agricolo.

(40 anni)

Specchi sui dati di bilanci tecnici al 31 dicembre di ciascun esercizio.

(40 anni)

Schede delle posizioni assicurative elaborate a mano.

(40 anni)

Situazione mensile delle posizioni assicurative e dei casi denunziati e definiti.

(40 anni) (mod. 5/S.A.)

Movimento delle posizioni assicurative, premi e retribuzioni.

(40 anni) (mod. 2-9/S.A.)

Tabulati trimestrali per l'aggiornamento dei tassi di tariffa.

(10 anni)

Dati ed elaborati relativi a convenzioni speciali.

(10 anni)

Elaborati dei mod. 1 bis/SA.

(10 anni)

Tabulati delle posizioni assicurative in merito alla determinazione della significatività).

(6 anni)

Pratiche e tabulati relativi alle elaborazioni di dati per il bilancio di posizioni assicurative.

(6 anni)

Corrispondenza con le Sedi in merito alle assicurazioni private, con la "Fondiaria Vita" e la

"Riunione adriatica di Sicurtà".

(5 anni)

(16)

Tabulati distinti per voce e grandi gruppi con dati per l'aggiornamento della tariffa.

(5 anni)

Tabulati annuali relativi a particolari distribuzioni delle rendite.

(5 anni)

Schede di ricovero presso Unità dell'INAIL, Ospedali civili e Case di Cura (dopo l'elaborazione).

(3 anni) (modd. 27-28-29/SA) Movimento giornaliero dei ricoverati.

(3 anni) (mod. 91 b c)

Tabulati della distribuzione regionale delle posizioni assicurative (temporanee e continuative).

(2 anni)

Tabulati relativi alla perequazione dei salari.

(2 anni)

Bozze dei "Notiziari Statistici" e delle "Notizie statistiche".

(2 anni)

SERVIZIO ORGANIZZAZIONE

Pratiche e documenti concernenti l'ordinamento degli organi centrali e periferici, l'organizzazione delle funzioni gerarchiche, l'organizzazione ambientale e strumentale, le procedure di lavoro, le proposte per l'organizzazione del servizio ispettivo delle Sedi.

(conserv. illim.)

Pratiche concernenti la determinazione degli organici del personale.

(20 anni)

Raccolta dei moduli ufficiali in vigore ed aboliti.

(conserv. illim.)

Pareri sulle assegnazioni di personale.

(10 anni)

Pareri e proposte sulla costruzione e utilizzazione degli stabili di proprietà e sull'affitto dei locali ad uso delle Unità operative.

(10 anni)

Pareri e proposte sull'assegnazione di mobili e arredi.

(10 anni)

(17)

Pareri e proposte sull'assegnazione dei mezzi meccanici di lavoro e controllo sulla loro utilizzazione.

(10 anni)

Pratiche sull'elaborazione, l'aggiornamento e le istruzioni del modulario (dall'abolizione del modulo).

(10 anni)

Pratiche relative all'addestramento, all'avviamento ed al perfezionamento del personale assegnato al servizio ispettivo.

(15 anni)

Documentazione relativa al controllo sull'attività, sul rendimento e sulla utilizzazione degli ispettori.

(5 anni)

Pratiche concernenti gli interventi per sostituzione del personale ispettivo.

(10 anni)

Raccolta dei dati e delle risultanze della attività ispettiva risultanti dal mod. 54-U.V. "Diario dal servizio ispettivo" (vedi pag. 43 punto 2).

(20 anni)

Relazioni dei Servizi centrali alla Commissione consiliare per l'organizzazione.

(15 anni)

Pareri della Commissione consiliare per l'organizzazione.

(conserv. illim.)

Carteggio vario concernente la Commissione consiliare per l'organizzazione (convocazioni, segnalazioni, ecc.).

(5 anni)

ISPETTORATO CENTRALE

Relazioni relative ai controlli, agli accertamenti e alle inchieste presso le unità operative.

(conserv. illim.)

SERVIZIO PROVVEDITORATO Registro "Albo dei fornitori".

(conserv. illim.) Registri di inventario.

(18)

(conserv. illim.)

Studi, relazioni, pareri legali e capitolati che siano di particolare rilievo ai fini generali dell'attività del Servizio.

(conserv. illim.)

Fascicoli riguardanti forniture correnti.

(11 anni)

Fascicoli riguardanti forniture di particolare importanza.

(15 anni)

Contratti, polizze e convenzioni in genere.

(conserv. illim.)

Fascicoli riguardanti ditte cancellate dall'Albo dei fornitori (dalla data di deliberazione).

(5 anni)

Relazioni dei Servizi centrali alla Commissione consiliare acquisti e forniture.

(15 anni)

Pareri della Commissione consiliare acquisti e forniture.

(conserv. illim.)

Carteggio vario concernente la Commissione consiliare acquisti e forniture (convocazioni, segnalazioni, ecc.).

(5 anni)

SERVIZIO DEL PERSONALE Raccolta del bollettino ufficiale del personale.

(conserv. illim.)

Verbali originali di commissioni.

(conserv. illim.)

Atti essenziali relativi alla formazione di provvedimenti amministrativi di carattere sia generale (regolamenti e normative varie) sia particolare (atti di stato giuridico ed economico del personale).

(conserv. illim.)

Atti preparatori in vista di disposizioni di carattere generale.

(conserv. illim.)

(19)

Atti e documenti relativi a questioni di particolare interesse per l'attività del Servizio.

(conserv. illim.)

Pratiche del personale.

(20 anni)

Atti e documenti di aspiranti all'assunzione ove non sia seguita l'assunzione.

(5 anni)

Relazioni dei Servizi centrali alla Commissione conciliare per le questioni del personale.

(15 anni)

Pareri della Commissione consiliare per le questioni del personale.

(conserv. illim.)

Carteggio vario concernente la Commissione consiliare per le questioni del personale (convocazioni, segnalazioni, ecc.)

(5 anni)

CONSULENZA LEGALE CENTRALE

Pratiche per l'attività di consulenza e per il contenzioso delle Unità territoriali.

(10 anni)

Pareri sulle materie di competenza degli Organi e dei Servizi centrali.

(10 anni)

Pratiche relative al contenzioso innanzi la Magistratura costituzionale, ordinaria e amministrativa.

(10 anni)

Raccolta dei pareri e delle sentenze di particolare interesse.

(conserv. illim.)

SERVIZIO INVESTIMENTI

Titoli emessi negli anni 1915-1918 dall'ex Impero Austro- Ungarico.

(conserv. illim.)

Contratti di acquisto di immobili.

(conserv. illim.)

Convenzioni che costituiscono servitù attive e passive perpetue.

(20)

(conserv. illim.)

Atti che pongono vincoli di interesse artistico, storico, paesistico sulle proprietà immobiliari dell'Istituto.

(conserv. illim.)

Atti concernenti lo prime locazioni passive stipulate per le Unità dell'INAIL.

(conserv. illim.)

Atti concernenti le locazioni attive con conduttori distintisi in modo eccezionale nel campo della politica, della cultura, dell'arte e delle scienze.

(conserv. illim.)

Pratiche relative ai finanziamenti ed alle operazioni immobiliari.

(11 anni)

Documentazione relativa a domande di finanziamento archiviato o a mutui deliberati ma non stipulati.

(5 anni)

Atti a titolo oneroso e gratuito a carattere precario.

(conserv. illim.)

Denuncie dei redditi su quadro "C"- imposta sui fabbricati.

(10 anni)

Cartelle esattoriali e relative quietanze dei tributi concernenti gli immobili.

(10 anni)

Denunce dei cespiti soggetti ad imposte e tasse erariali e di enti locali.

(10 anni)

Rendiconti mensili della gestione delle unita immobiliari.

(3 anni) (mod. 55/C)

Rendiconti di riscaldamento.

(3 anni)

Pratiche di inquilini.

(5 anni)

Pratiche riguardanti locali di proprietà di terzi rilasciati dall'Istituto.

(11 anni)

(21)

Pratiche dei portieri a contratto collettivo.

(12 anni)

Relazioni dei Servizi centrali alla Commissione consiliare patrimoniale.

(15 anni)

Pareri della Commissione consiliare patrimoniale.

(conserv. illim.)

Carteggio vario concernente la Commissione consiliare patrimoniale (convocazioni, segnalazioni, ecc.).

(5 anni)

Pratiche e documentazioni relative alla costruzione, all'ampliamento e alla trasformazione degli immobili di proprietà e dei relativi impianti tecnologici, ad eccezione dei seguenti atti.

(conserv. illim.)

Corrispondenza varia relativa all'acquisto di immobili.

(10 anni)

Schemi degli atti di acquisto e delle convenzioni concernenti l'acquisto di immobili.

Copie degli atti relativi a controversie con pubbliche amministrazioni, confinanti, condomini ecc.

circa l'esecuzione di lavori.

(20 anni) Pratiche fiscali.

(10 anni)

Pratiche relative alla licenza di abitabilità.

(10 anni)

Pratiche concernenti l'allacciamento ai servizi pubblici.

(10 anni)

Copie dei certificati di accatastamento e di esenzione venticinquennale.

(10 anni)

Offerte immobili.

(5 anni)

Pratiche di professionisti e di ditte di fiducia (dalla cancellazione dall'Albo).

(5 anni)

(22)

Corrispondenza e carteggi vari precedenti la progettazione dei lavori.

(10 anni)

Progetti di massima per l'esecuzione di lavori e relativi elaborati.

(10 anni)

Corrispondenza con i Comuni per il rilascio delle licenze di costruzione.

(10 anni)

Atti istruttori per l'affidamento di incarichi professionali.

(15 anni)

Documentazione relativa a ditte non aggiudicatarie partecipanti a gare di appalto.

(10 anni)

Documentazione relativa ai collaudi.

(15 anni)

Sommari dei registri di contabilità.

(11 anni)

Documentazione relativa a controversie con le ditte incaricate dell'esecuzione dei lavori.

(10 anni)

Atti inerenti ai giudizi arbitrali.

(10 anni)

Comunicazioni, relazioni, discussioni, pareri e definizione delle riserve sui lavori eseguiti.

(10 anni)

Registri degli accrediti e dei pagamenti e consecutiva certificazione per le assicurazioni sociali.

(10 anni)

Pratiche relative a congressi, convegni ed esposizioni.

Certificati, rilasciati alle ditte.

(10 anni)

Comunicazioni alle II.D.D. dei contratti di appalto stipulati.

(10 anni) Offerte varie.

(23)

(5 anni)

Pratiche varie relative a forniture o ad opere di manutenzione ordinaria e straordinaria, effettuate negli stabili di proprietà (compresi gli ospedali) od in affitto.

(15 anni)

SERVIZIO RAGIONERIA Libri mastri delle varie gestioni.

(conserv. illim.)

Pratiche relative ai bilanci.

(conserv. illim.)

Documenti contabili relativi alle Sedi di Oltremare, Africa Orientale Italiana, Somalia, Eritrea, Egeo, Territori ora iugoslavi.

(conserv. illim.)

Documenti contabili inerenti ai vecchi Sindacati infortuni assorbiti dall'INAIL.

(conserv. illim.)

Pratiche relative alla gestione per conto dello Stato.

(conserv. illim.)

Convenzione INAIL-INAM

Richieste di emissione di mandati della Direzione generale (con copia autenticata dei documenti, fatture, ordinativi, ecc.), mandati e reversali.

(11 anni)

Riepilogo delle operazioni del mese - Sedi provinciali * (x).

(10 anni (mod. 38/C e all.)

Riepilogo delle operazioni del mese - Centri sanitari * (x).

(10 anni) (mod. 81/C ed all.) Prima nota di contabilità * (°) (10 anni) (mod. 330/C)

Riassunti giornalieri di cassa (dall'approvazione del bilancio).

(1 mese) (mod. 13/C)

Copie delle pratiche riguardanti il trattamento economico del personale in servizio e cessato (dalla approvazione del bilancio).

(24)

(1 mese)

---

* = modulo strumentale: i dati risultano nei "libri mastri" (vedi prima voce della pagina) x = e stato sostituito nel 1968 dal mod. 330/C

° = ha sostituito il mod. 38/C e il mod. 81/C dal 1968 ---

Tabulati della contabilità finanziaria (dall'approvazione del bilancio).

(1 mese)

Certificazioni ed informazioni per fini fiscali rilasciate ai dipendenti e agli ex dipendenti dell'Istituto nonché agli Uffici Distrettuali delle I.I.D.D. e agli Enti locali.

(3 anni)

Dichiarazione annuale dei proventi soggetti ad I.G.E. in abbonamento.

(3 anni)

Dichiarazione annuale dei redditi tassati per rivalsa del personale dell'Istituto.

(3 anni)

Dichiarazione annuale dei redditi degli Enti tassabili in base a bilancio.

(10 anni)

SERVIZIO MECCANIZZAZIONE

Registri delle indennità pagate o reincassate e dei casi definiti e degli Importi pagati o reincassati per rendite di passaggio, assegni speciali di morte e rendite provvisorie.

(5 anni) ( 1 bis-1 ter/S.A.)

Dati statistici relativi alle posizioni assicurative emesse nell'anno.

(5 anni) (20 S.A.)

Tabulati delle posizioni assicurative con Voci d'Industria, Tassi, Retribuzioni, Premi.

(5 anni) (56/S.A.)

Schede statistiche di costituzione e di variazione delle rendite dirette e ai superstiti.

(conserv. illim.) (70-71-72-73/S.A.)

Casi di malattia professionale definiti con inabilita temporanea.

(25)

(5 anni) (56/S.A.)

Conteggio del premio - artigiani.

(5 anni) (48 ter/D.L.)

Riepilogo delle assenze del personale.

(2 anni) (48/U.V.)

Autorizzazione pagamento Competenze Accessorie.

(1 anno) (67/U.V.)

Tabulato delle Competenze Accessorie (straordinario, indennità varie).

(15 anni)

Modulo rilevazione scioperi.

(5 anni)

Scheda personale.

(conserv. illim.) (mod. 233/X) Elaborati periodici

- Liste mensili degli aumenti periodici.

(1 anno)

Copia dei ruoli e riepiloghi mensili degli stipendi.

(5 anni)

- Copia della lista delle trattenute mensili per mutui ipotecari.

(2 anni)

- Copia del riepilogo mensile del lavoro straordinario.

(2 anni)

- Copia dei riepiloghi mensili degli imponibili soggetti a contribuzione obbligatoria per le assicurazioni sociali.

(2 anni)

- Riepiloghi relativi alla denuncia annuale dei redditi (VANONI) (5 anni)

- Copia estratto conto annuale imponibile di ciascun dipendente soggetto a contribuzione AGO.

(5 anni)

(26)

- Copia della situazione annuale del fondo individuale di previdenza.

(2 anni)

- Copia delle liste trimestrali dei versamenti ENPAM per i medici specialisti ambulatoriali.

(5 anni)

- Copia delle situazioni mensili degli addebiti ed accrediti per fitto stabili di proprietà dell'Istituto in Roma.

(2 anni)

- Schede di variazione fitto immobili di proprietà dell'Istituto in Roma.

(2 anni)

- Copia degli elenchi mensili per imposta di registro e bollo.

(2 anni)

- Situazione generale mensile delle rilevazioni riguardanti le astensioni del lavoro per sciopero.

(5 anni)

- Pratica personale di ciascun dipendente comprendente cedolini e relativa documentazione (scheda retribuzione, attribuzione di indennità, trasferimenti, aspettative. ecc.)

(5 anni)

CENTRO PER L'ADDESTRAMENTO ED IL PERFEZIONAMENTO DEL PERSONALE

Atti che esauriscono il loro interesse una volta ultimato il corso al quale si riferiscono.

(1 anno)

Raccolta delle dispense redatte e/o utilizzate in occasione di corsi.

(conserv. illim.)

Atti di rilievo agli effetti degli studi da condursi sui problemi concernenti l'addestramento del personale o per informazioni e rilevazioni di carattere statistico, eccettuati i documenti aventi carattere storico - scientifico.

(5 anni).

SETTORE COORDINAMENTO GESTIONE E REGOLAMENTAZIONE ASSISTENZA OSPEDALIERA

Documenti di rilievo storico scientifico.

(conserv. illim.)

Altri documenti non aventi lo stesso rilievo.

(27)

(10 anni)

Parte II

DIREZIONI COMPARTIMENTALI

SEDI PROVINCIALI E UNITA' MINORI DIPENDENTI DALLE SEDI PROVINCIALI

UFFICIO AFFARI GENERALI SETTORE SEGRETERIA

Protocollo delle posizioni varie.

(conserv. illim.) (mod. 1/U.V.) Protocollo dei valori in arrivo (conserv. illim.) (mod. 8/U.V.) Verbale di verifica di cassa.

(10 anni) (mod. 9/U.V.)

Elenchi della corrispondenza in partenza.

(2 anni) (modd. 13-13/bis U.V.

14-14/bis "

16-16/bis "

Registro della corrispondenza recapitata a mezzo del personale.

(2 anni) (mod. 17/U.V.)

Fogli di presenza del personale (5 anni) (mod. 38-39/U.V.)

Registro mensile delle assenze del personale.

(5 anni) (mod. 40/U.V.) Fogli del lavoro straordinario.

(10 anni)

Registro di carico e scarico delle tessere di riconoscimento (FF.SS.).

(5 anni) (mod. 44/U.V.)

(28)

Registro di carico e scarico delle richieste di riduzione (FF.SS.).

(5 anni)

Situazione del personale.

(2 anni) (mod. 47/bis, ter, quater/U.V.) Riepilogo delle assenze del personale.

(2 anni) (mod. 48/U.V.)

Distinta delle diarie e delle spese.

(3 anni) (mod. 65/U.V.)

Distinta dei percorsi urbani effettuati con veicolo proprio.

(3 anni) (mod. 65/bis U.V.)

Copie delle note di qualifica e dei rapporti informativi.

(5 anni).

Pratiche del personale - (dalla cessazione dal servizio o dal trasferimento).

(12 anni)

Cedolini quietanzati dal personale in servizio.

(6 anni)

Circolari firmate dal personale per presa visione.

(20 anni)

Registro delle comunicazioni telefoniche interurbane.

(2 anni)

Registro di carico e scarico per le macchine riproduttrici.

(2 anni)

Pubblicazioni, giornali, riviste, opuscoli, comunicati, ecc. non destinati alla Biblioteca.

(1 mese)

Bandi di concorsi esterni ed interni e per borse di studio (dall'espletamento) (1 mese)

Registro di carico e scarico dei bollettari.

(29)

(conserv. illim.) (mod. 1/C)

Matrici dei bollettari soggetti a registrazione sul mod. 1/C.

(5 anni)

Altre pratiche non previste nel presente quadro aventi carattere generale o interesse' storico - scientifico.

(conserv. illim.) SETTORE ISPETTIVO

Protocollo degli incarichi ispettivi.

(5 anni) (mod. 51/U.V.) Diario del servizio ispettivo.

(conserv. illim.) (mod. 54/U.V.) Riepilogo del servizio ispettivo.

(5 anni) (mod. 55/U.V.)

SETTORE ASSISTENZA SOCIALE

Elenco degli invalidi del lavoro assistiti.

Pratiche individuali di assistenza e relative schede.

(3 anni)

SETTORE CASSA Registro di cassa.

(conserv. illim.) (mod. 12/C) SETTORE ECONOMATO Buoni di prelevamento.

(5 anni) (mod. 18/U.V.)

Richiesta di materiali e stampati (e bolle di consegna).

(3 anni) (mod. 24 e 24/bis U.V.)

Registro di carico e scarico del materiale in consegna.

(5 anni) (mod. 25/U.V.) Registro d'inventario.

(30)

(conserv. illim.) (mod. 27/U.V.) Buoni di ordinazione.

(5 anni) (mod. 28/U.V.) Buoni di presa in consegna.

(5 anni) (mod. 28/bis U.V.) Fogli di viaggio.

(5 anni) (mod. 60/U.V.)

Registro delle spese per autoveicoli.

(5 anni) (mod. 62/U.V.)

Riassunto gestione autoveicoli.

(5 anni) (mod. 63/U.V.)

SETTORE GESTIONE IMMOBILIARE

Pratiche riguardanti contratti di locazione cessate e definite.

(5 anni)

Fascicoli relativi a tributi (denuncie dei redditi, cartelle esattoriali ecc.) a lavori, ad appalti di servizi e forniture.

(10 anni)

Pratiche d'infortunio definite.

(13 anni)

Pratiche di malattia professionale definite.

(18 anni)

Pratiche d'infortunio da rischio di guerra.

(30 anni)

Pratiche di silicosi ed asbestosi.

(30 anni)

Protocollo degli infortuni.- (conserv. illim.) (mod. 5/I)

Protocollo degli infortuni per Uffici locali.

(5 anni) (mod. 6/I)

(31)

Schedina d'infortunato (a decorrere dal compimento del 70° anno d'età).

(20 anni) (mod. 8/I)

Scheda - posizione degli infortunati per Ufficio locale.

(5 anni) (mod. 9/I) Notiziario degli infortuni.

(10 anni) (mod. 11/I)

Protocollo delle rendite provvisorie.

Scheda rendita provvisoria.

Registro delle pratiche di rendita "D" e "P" in sospeso (3 anni) (mod. 77/I)

Registro delle pratiche di rendita "S" in sospeso (5 anni) (mod. 78/I)

Registro delle riaperture delle pratiche.

Protocollo degli infortuni e M.P. trattati per incarico di altre Sedi.

(conserv. illim.) (mod. 102/I) Protocollo malattie professionali (conserv. illim.) (mod. 102/I)

Protocollo delle malattie professionali (silicosi ed asbestosi).

(conserv. illim.) (mod. 103/I) Protocollo delle schede di protesi.

(5 anni) (mod. 114/I) Scheda di protesi.

(3 anni) (mod. 115/I)

Protocollo degli infortuni dei dipendenti dello stato.

(32)

(conserv. illim.) (mod. 122/I) Registro dei ricoveri ospedalieri.

(5 anni) (mod. 128/I)

Registro di evidenza dei casi trattati con l'INAM.

(5 anni) (mod. 132/I)

Elenco riepilogativo mensile dei casi trattati con l'INAM.

(5 anni) (mod. 133/I)

Prospetto riepilogativo annuale delle spese per i casi trattati per conto dell'INAM.

(5 anni) (mod. 134/I)

Prospetto riepilogativo annuale delle spese per i casi trattati per conto dell'INAIL.

(5 anni) (mod. 135/I)

Protocollo degli infortuni agricoli.

UFFICIO DATORI DI LAVORO Fascicoli relativi al censimento.

(3 anni)

Fascicoli delle ingiunzioni definite.

(5 anni)

Posizioni assicurative, a carattere continuativo e temporaneo, cessate e definite (10 anni)

Schede contabili delle posizioni assicurative cessate e definite.

(10 anni) (modd. da 23 a 26D.L. - 004 E 010 Audit - 050 Kardex) Ruoli e protocolli.

(10 anni) (modd. 22-50-82-83-84-85-90-101-110 D.L. - 2/S.L.) Scheda di ditta assicurata.

(conserv. illim.) (mod. 46/D.L.)

(33)

Scheda di ditta assicurata per Comune.

(5 anni) (mod. 47/D.L.)

Conteggio del premio ed accessori (matrice).

(2 anni) (mod. 48/D.L.)

Conteggio del premio - artigiani.

(2 anni) (mod. 48 ter/D.L.) Schede di variazione del rischio.

(10 anni) (mod. 74/75/D.L.)

Scheda censimento degli esercizi da assicurare.

(conserv. illim.) (mod. 98/D.L.)

Riduzione ed abbuono penalità e premi.

(5 anni) (mod. 120/D.L.)

Delibere di abbandono del credito per inesigibilità.

(5 anni) (mod. 121/D.L.) Note di accredito.

(2 anni) (mod. 012)

Note di variazione del credito.

(2 anni) (mod. 023)

Elenco delle posizioni assicurative senza infortuni.

(3 anni) (mod. 18/S.A.)

Elenco delle posizioni temporanee "00".

(3 anni) (mod. 19/S.A.)

Dati statistici relativi alle posizioni assicurative emesse nell'anno.

(3 anni) (mod. 20/S.A.) Nota di valore in arrivo.

Ordinativo d'incasso per accredito a mezzo c/c postale.

(34)

Reversale - quietanza.

(10 anni) (mod. 4/C) Reversale d'incasso.

(10 anni) (mod. 4bis/C) Mandato di pagamento.

(10 anni) (mod. 5/C) Quietanza di pagamento.

Mandati e reversali non riferiti all'esercizio dell'assicurazione.

(20 anni)

Elenco dei pagamenti per indennità o spese di infortunio.

Foglio di riscontro giornaliero.

(10 anni) (mod. 11/C)

Riassunto del movimento di cassa e situazione del giorno.

(10 anni) (mod. 13/C)

Comunicazione di rimessa fondi alla Direzione generale.

Comunicazione di provvista fondi dalla Direzione generale.

Giornale di cassa (per ufficio annesso ad ambulatorio staccato).

(10 anni) (mod. 31/C)

Movimento giornaliero delle operazioni (per ufficio locale e Sezione staccata).

(10 anni) (mod. 32/C)

Movimento giornaliero di cassa (per Sedi locali).

(10 anni) (mod. 33/C)

Prima nota di contabilità delle Sedi * (x).

(10 anni) (mod. 36/C)

(35)

Riepilogo giornaliero delle operazioni.

(10 anni) (mod. 37/C) Quietanza per incasso affitti.

(10 anni) (mod. 58/C)

Prospetto delle competenze ospedaliere.

(10 anni) (mod. 78/C)

Distinta degli assegni c/c postale.

(10 anni) (mod. CH/16bis)

Altri moduli e documenti giustificativi allegati ai mandati.

(stesso tempo di conservazione del mandato al quale si riferiscono).

Riepilogo delle registrazioni di carico del centro contabile D.L.

(10 anni) (mod. 011) Nota di accredito.

(10 anni) (mod. 012)

Riepilogo delle registrazioni di accredito.

(10 anni) (mod. 013) Bollettino di versamento.

(2 anni) (mod. 020)

Bollettino di versamento in conto corrente (4° tagliando).

(2 anni) (mod. 022) Nota di variazione credito.

(2 anni) (mod. 023)

Riepilogo delle registrazioni d'incasso.

(10 anni) (mod. 025)

Scheda riassuntiva dei conti di controllo (per il carico delle richieste).

* = mod. strumentale; i dati risultano nei "libri mastri" (vedi prima voce della pagina 33) (x) = è stato sostituito nel 1968 dal mod. 330/C

(36)

(10 anni) (mod. 026)

Scheda riassuntiva dei conti di controllo per l'evidenza delle differenze a credito del datore di lavoro.

(10 anni) (mod. 027)

Riepilogo delle registrazioni di abbandono di crediti.

(10 anni) (mod. 028)

Registro delle indennità pagate o reincassate e dei casi definiti (gestione agricola e "per conto dello Stato").

(5 anni) (mod. 1/S.A.)

Registro delle indennità pagate o reincassate e dei casi definiti (gestione ordinaria).

(5 anni) (mod. 1bis/S.A.)

Registro degli importi pagati o reincassati per rendite di passaggio, assegni speciali di morte e rendite provvisorie (gestione ordinaria).

(5 anni) (mod. 1ter/S.A.) Scheda di ricovero ospedaliero.

(5 anni) (mod. 28/C S.A.) MODELLI CONTABILI MENSILI

Elenco contributi associativi incassati nel mese.

Elenco contributi associativi restituiti nel mese.

(5 anni) (mod. 24bis/C)

Elenco dei contributi associativi riscossi e versati nel mese.

Riepilogo delle operazioni del mese - Gestione industriale (Gestione 1).

(20 anni) (mod. 38/C)

Prospetto dei premi di assicurazione riscossi e restituiti nel mese.

Riepilogo delle operazioni del mese - Gestione malattie professionali (Gestione 3).

(37)

Riepilogo operazioni mensili - Gestione assicurazione medici radiologi (Gestione 4).

(5 anni) (mod. 40bis/C) Scheda retribuzione.

Prospetto nominativo della retribuzione riguardante i portieri.

Riepilogo degli emolumenti e delle competenze corrisposte al personale di ruolo e fuori ruolo nel mese.

Ruoli meccanografici delle retribuzioni del personale in servizio.

(5 anni)

Ruolo degli emolumenti e delle competenze al personale non compreso nei ruoli meccanografici.

Elenco delle competenze al personale in quiescenza (o superstiti), quote di aggiunta di famiglia e annualità ai superstiti di ex dipendenti corrisposte nel mese.

Movimento delle anticipazioni al personale sulle retribuzioni mensili.

Movimento delle anticipazioni al personale per le spese correnti.

Elenco degli incassi e dei pagamenti per anticipazioni al personale.

Riepilogo delle indennità, rendite e spese (infortuni dipendenti dallo Stato) pagato nel trimestre.

Beni immobili - Rendiconto delle operazioni (abolito per le Sedi con macchine Audit Olivetti).

(5 anni) (mod. 54/C) Prospetto degli affitti.

Rendiconto dei redditi e delle spese degli immobili (abolito per le Sedi con macchine (Olivetti).

(38)

Gestione immobili: riepilogo del mese dei redditi e delle spese (abolito per le Sedi con macchina Audit Olivetti).

Gestione Immobili: prospetto degli affitti attivi.

Pratiche relative alla gestione degli stabili di proprietà.

(5 anni)

Rendiconto delle entrate e delle uscite della gestione solfare.

Riepilogo delle operazioni mensili per l'assistenza ai grandi invalidi.

Riepilogo delle operazioni effettuate per conto dell'INAM (assistenza malattia grandi invalidi).

Prospetto mensile delle retribuzioni lorde corrisposte al personale esente da ritenute per l'Ente di previdenza.

Prospetto delle retribuzioni lorde soggetto al contributo INA Casa.

Prospetto mensile relativo ai componenti pagati nel mese e ai contributi trattenuti al personale sanitario per l'ONAOSI.

Riepilogo delle operazioni del mese - gestione agricola (gestione 2).

Riepilogo mensile delle operazioni effettuate per conto di altre Sedi - gestione agricola (gestione 2).

Assegni, sovvenzioni e sussidi pagati nel mese e classificati per provincia di competenza (grandi invalidi agricoli).

(39)

(5 anni) (mod. 75ter/C) Estratto conto.

(5 anni) (mod. 194bis/C) Estratto conto.

(5 anni) (mod. 330/C - descrittivo)

Elenco delle operazioni effettuate nel mese per conto di altra Sede (Gestione agricola e "per conto dello Stato").

Situazione mensile delle prestazioni assicurative e dei casi denunciati e definiti.

Controllo movimento infortuni.

Tabulati meccanografici della contabilità.

(5 anni)

MODELLI CONTABILI ANNUALI

Scheda degli emolumenti e competenze al personale fuori ruolo.

Scheda delle distinte e delle competenze al personale fuori ruolo.

Movimento dei casi denunciati e definiti gestione "medici radiologi".

(5 anni) (mod. 5/a-S.A.)

Casi di infortunio rimasti da definire (gestione ordinaria).

(5 anni) (mod. 8/a-S.A.)

Casi di malattia professionale rimasti da definire (gestione ordinaria escluse silicosi e asbestosi).

(5 anni) (mod. 8/b-S.A.)

Posizioni assicurative, lavori assicurati, retribuzioni assicurate, premi dell'esercizio.

Prospetti vari per la compilazione dei dati di bilancio.

(3 anni)

(40)

REGISTRI E SCHEDE DI CONTABILITA'

Registro delle operazioni effettuate a mezzo c/c/p.

(10 anni) (mod. 14/C)

Registro delle operazioni effettuate a mezzo c/c/ bancario.

(10 anni) (mod. 15/C)

Registro dei premi ed accessori.

Registro dei premi ed accessori (allegato all'ordinativo di incasso).

(conserv. illim.) (mod. 21bis/C)

Ruolo di riscontro contabile dei premi (Kardex).

(10 anni) (mod. 30/C)

Ruolo di riscontro contabile dei premi posizione temporanea (Kardex).

(10 anni) (mod. 30/bis/C)

Registro delle anticipazioni diverse al personale.

Registro dei crediti e dei debiti.

Registro dei depositi cauzionali in titoli dello Stato o garantiti dallo Stato.

Registro delle indennità, rendite e spese particolari (infortuni dei dipendenti dello Stato).

Registro delle rendite pagate nel trimestre (infortuni dipendenti dello Stato).

Registro dei contributi assicurativi agricoli dovuti dalle Esattorie comunali delle Imposte Dirette.

Prospetto dei contributi assicurativi agricoli dovuti dalle Amministrazioni demaniali.

Prima nota di contabilità * (x).

(41)

(30 anni) (mod. 192/C)

Scheda per conti non descrittivi (x).

(5 anni) (mod. 193/C)

Scheda per conti descrittivi * (x).

(5 anni) (mod. 194/C)

Registro dei premi di assicurazione, accessori, addizionali e contributi obbligatori.

(conserv. illim.) (mod. 021) Registro degli impegni.

(5 anni) (mod. 300/C) Registro degli accertamenti.

(5 anni) (mod. 301/C) Giornale (copia).

(20 anni) (mod. 330/C) Scheda di capitolo di entrata.

(5 anni) (mod. 331/C; mod. 331bis/C) Scheda di capitolo di uscita.

(5 anni) (mod. 332/C; 332bis/C) Scheda di cassa.

(5 anni) (mod. 333/C)

Scheda di evidenza delle disponibilità.

(5 anni) (mod. 348/C)

Scheda di evidenza dei crediti e dei debiti.

(5 anni) (mod. 349/C)

Scheda dei contributi agricoli.

(5 anni) (mod. 371/C)

* = modello strumentale; i dati risultano nei "libri mastri" (vedi prima voce della pagina 33) (x) = è stato sostituito nel 1968 dal mod. 330/C.

(42)

Registro d'ambulatorio.

(15 anni) (mod. 13/SS)

Registro delle prestazioni mediche (infortuni).

Registro delle prestazioni mediche (malattie professionali).

Registro delle prestazioni per cure fisiche.

Schede per esami radiologici (infortuni).

Schede per esami radiologici relativi a malattie professionali.

Schede per esami radiologici relativi a casi di silicosi od asbestosi o di particolare interesse scientifico.

(conserv. illim.) (mod. 26/SS) Registro degli esami radiologici.

(conserv. illim.) (mod. 27/SS) Registro delle pellicole radiografiche.

Rubrica radiologica per regione.

Prestazioni sanitarie effettuate nell'anno.

Riassunto annuale delle protesi fornite.

Pronto soccorso presentato negli ospedali civili (convenzionati e non) e nelle case di cura.

Partitario delle prestazioni sanitarie.

(5 anni) (mod. 44bis/SS)

(43)

Richiesta medicinali e materiale sanitario.

Movimento del materiale sanitario e richiesta del fabbisogno.

(2 anni) (mod. 58 e 58bis/SS)

Elenco dei medicinali e del materiale sanitario adoperato e delle prestazioni eseguite.

Pellicole radiografiche (infortuni).

(15 anni)

Pellicole radiografiche (malattie professionali).

(18 anni)

Pellicole radiografiche relative ai casi di silicosi e asbestosi o di particolare interesse scientifico.

(conserv. illim.)

Rendite "D" cessate per morte del titolare.

(3 anni)

Rendite "D" cessate per liquidazione del valore capitale o per avvenuto riscatto (salvando di esse la parte di documentazione medica relativa all'accertamento dei postumi).

(3 anni)

Rendite ai superstiti cessate.

(3 anni)

Schede statistiche (modd. 52-I, 58, 60, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 81, 82, 83, 84- S.A.).

(conserv. illim.)

Schede contabili (modd. 45-45bis, 68, 70, 68bis, 70bis-I).

(conserv. illim.)

Casi di malattia professionale definiti con inabilita temporanea.

(5 anni) (mod. 56/S.A.)

Distinta degli assegni in conto corrente postale (mod. CH16/bis).

(10 anni)

Registri e protocolli (10, 12, 13, 14, 15 S.A., 52/C, 43 e 67/I).

(44)

(conserv. illim.)

Prospetto ratei rendita pagati nel mese.

Registro delle cause passive.

(conserv. illim.) (mod. 3/S.L.) Registro delle cause attive.

(conserv. illim.) (mod. 3bis/S.L.)

Prospetto parcelle liquidate ai procuratori.

(5 anni) (mod. 15/S.L.)

Fascicoli dei procedimenti ingiuntivi definiti.

(5 anni)

Fascicoli di cause definite con sentenza passata in giudicato.

(conservazione illimitata della sentenza e degli atti di particolare interesse).

(10 anni)

Fascicoli delle azioni di responsabilità civile definite.

(10 anni)

Fascicoli dei recuperi dei crediti definiti.

(10 anni)

Fascicoli delle cause transatte e di quelle cancellate per abbandono (conservazione illimitata degli atti di particolare interesse).

(10 anni)

Fascicoli dei procedimenti vari definiti.

(5 anni)

Fascicoli relativi a procedure fallimentari ed esecutive.

(5 anni) Parte III

UNITA' OSPEDALIERE E MEDICO SOCIALI Riepilogo operazioni del mese (gestione 5).

(20 anni) (mod. 81/C)

(45)

Movimento dei depositi passivi del mese.

(10 anni) (mod. 84/C)

Svolgimento del conto scuole e laboratori di rieducazione.

(5 anni) (mod. 85 C/I)

Svolgimento delle spese assistenziali invalidi.

(5 anni) (mod. 85 C/II)

Prospetto riassuntivo delle lavorazioni eseguite nel mese (officina ortopedica).

(5 anni) (mod. 86 C/I)

Nota delle forniture, lavorazioni, ecc. (officina, ortopedica).

(5 anni) (mod. 86 C/II) Riepilogo periodico del mese.

(5 anni) (mod. 86 C/III)

Conto lavorazione officina ortopedica (prospetto riassuntivo).

(5 anni) (mod. 86 C/IV)

Movimento ricoverati del mese.

(5 anni) (mod. 90 C)

Movimento dei ricoverati del giorno per sezioni e reparti).

(5 anni) (mod. 91/a C)

Movimento dei ricoverati del giorno (per divisioni e riepilogo generale).

(5 anni) (mod. 91 b C)

Presenza giornaliera dei conviventi.

(5 anni) (mod. 91bis C)

Buono d carico - elenco dei viveri consegnanti alla dispensa.

Buono di scarico - elenco dei viveri che la dispensa deve consegnare alla cucina per la confezione del vitto del giorno.

Registro di carico e scarico viveri.

(46)

Scheda per l'evidenza del carico e scarico viveri.

Nota di addebito (per prestazioni ambulatoriali a privati e assistiti da Enti).

Nota delle forniture e delle prestazioni agli invalidi e loro familiari ricoverati a carico della gestione assistenza.

(5 anni)

Scheda contabile per conto.

(10 anni) (mod. 99 C)

Nota della biancheria consegnata alla lavanderia.

(1 anni) (mod. 100 C)

Svolgimento dei conti. Movimenti del giorno.

(10 anni) (mod. 108 C)

Scheda di ricovero ospedaliero - assistiti presso le unità ospedaliere e medico sociali dell'Istituto.

(10 anni) (mod. 27 SA)

Schede di ricovero ospedaliero - privati ed assistiti da Enti convenzionati presso le unita ospedaliere e medico sociali.

(10 anni) (mod. 29 SA) Registro dei ricoverati.

(conserv. illim.) (mod. 47 SS)

Ricevuta vestiario, oggetti e denaro del ricoverato.

(5 anni) (mod. 48 SS)

Ordinazioni alimentari del giorno.

(3 anni) (mod. 49 SS) Richiesta di vitto speciale.

(3 anni) (mod. 49bis SS) Schedina di ricoverato.

(47)

Cartella clinica (con intercalari).

(20 anni) (mod. 51 SS) Richiesta di stupefacenti.

(20 anni) (mod. 57bis SS)

Elenco dei medicinali e del materiale sanitario adoperati e delle prestazioni eseguite (per privati).

(5 anni) (mod. 59 SS) Registro sala gessi.

Registro laboratorio di indagine.

(10 anni) (mod. 74 SS) Certificato di accettazione.

(10 anni) (mod. 151 SS) Registro di portineria.

(10 anni) (mod. 152 SS) Registro cure ambulatoriali.

(10 anni) (mod. 153 SS)

Scheda visite mediche del Primario a privati.

(10 anni) (mod. 154/a SS)

Scheda visite mediche dell'Aiuto a privati.

(10 anni) (mod. 154/b SS) Rubrica cartella clinica.

(conserv. illim.) (mod. 155 SS)

Riepilogo annuale prestazioni sanitarie.

Scheda di carico e scarico materiale.

(5 anni) (mod. 26 U.V.) Scheda rubrica per biblioteca.

(48)

Dati di bilancio (mod. U.O. ed allegati).

(5 anni)

Fascicoli costituenti la pratica amministrativa del ricoverato.

(10 anni)

Pratiche fornitori diversi.

(5 anni)

Cartellini marcatempo personale salariato.

(5 anni)

*******

I termini stabiliti per la conservazione dei moduli e dei documenti elencati nella parte seconda del presente Quadro devono essere osservati ove non sia diversamente previsto, anche dalle unità ospedaliere e medico sociali.

All. 2 alla circ. n. 6/1975 MINISTERO DELL'INTERNO

DIREZIONE GENERALE DEGLI ARCHIVI DI STATO Divisione Affari Archivistici non Statali

1) Ministero Interno - Dir. Gen. Archivi di Stato - Divisione Affari Archivistici non Statali - Via De Pretis 45/A

2) Soprintendenza Archivistica per le Marche - Via Maggini 80 3) Sopr.Arch. per la Puglia - Corso Sonnino 48

4) Sopr.Arch. per l Emilia e Romagna - P.zza dei,Celestini 4 5) Sopr.Arch. per la Sardegna - Via Callura 2

6) Sopr.Arch. per la Toscana - Loggiato degli Uffizi 7) Sopr.Arch. per la Liguria - via Tommaso Reggio 14 8) Sopr. Arch. per la Lombardia - Via Senato 10

9) Sopr.Arch. per la Campania - Via del Grande Archivio 22 10) Sopr.Arch. per la Sicilia - Via Vittorio Emanuele 31 11) Sopr.Arch. per l'Umbria - Via P.G. Bruno 10

12) Sopr.Arch. per l'Abruzzo e Molise - P.azza Italia 30, presso A.S.

13) Sopr.Arch. per la Basilicata - Corso G. Garibaldi 11 presso A.S.