Come fissare obiettivi ed individuare indicatori idonei

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Roberto Mastrofini| Come fisare obiettivi ed idonei indicatori| 29 aprile 2020 1

Come fissare obiettivi ed individuare indicatori idonei

Roberto Mastrofini, Docente e consulente direzionale e strategico-organizzativa nel settore pubblico presso Logos PA ed Esperto Tematico in Valutazione delle performance per Links S.p.a

07 maggio 2020, Roma

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Obiettivi strategici e operativi

La SeO individua, per ogni singola missione, i programmi che l’ente intende realizzare per conseguire gli obiettivi strategici definiti nella SeS.

Per ogni programma, e per tutto il periodo di riferimento del DUP, sono individuati gli obiettivi operativi annuali da raggiungere

Partiamo dal DUP

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Roberto Mastrofini| Come fisare obiettivi ed idonei indicatori| 29 aprile 2020 07 maggio 2020 3

Obiettivi strategici e operativi

SEZIONE STRATEGICA

•  Indirizzi strategici: definiscono gli ambiti di intervento delle politiche individuate all’interno delle linee di mandato (sono le politiche)

ESEMPI:

POLITICHE CULTURALI, POLITICHE PER LO SVILUPPO ECONOMICO, POLITICHE PER L’AMBIENTE..

•  Obiettivi strategici: declinano le linee strategiche in obiettivi di carattere generale

ESEMPI:

CONSOLIDARE L’OFFERTA DEI SEVIZI SCOLASTICI

GARANTIRE L’ACCESSO A TUTTI I LIVELLI DI ISTRUZIONE

FAVORIRE L’AUTONOMIA DELLE PERSONE NON AUTOSUFFICIENTI

Partiamo dal DUP

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Obiettivi strategici e operativi

SEZIONE OPERATIVA

•  Obiettivi operativi: specificano e concretizzano le strategie

ESEMPI:

GARANTIRE I SERVIZI 0-6 ANNI GARANTIRE IL DIRITTO ALLO STUDIO POTENZIARE I SERVIZI DOMICILIARI

•  Indicatori di risultato: sono collegati agli obiettivi operativi e sono funzionali a rendere gli obiettivi misurabili

ESEMPI:

N. DELLE AULE DISPONIBILI LISTE D’ATTESA,

QUALITÀ PERCEPITA DALLE FAMIGLIE

PERCENTUALE DI RACCOLTA DIFFERENZIATA

•  Motivazione delle scelte: “Per ogni programma devono essere definite le finalità e gli obiettivi annuali e pluriennali che si intendono perseguire, la

motivazione delle scelte effettuate ed individuate le risorse finanziarie, umane e strumentali ad esso destinate.”

Partiamo dal DUP

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Collegamento con Missioni e Programmi

Importante mantenere un collegamento tra

“piano strategico” e Missioni - Programmi:

“IL PROGRAMMA E’ IL CARDINE DELLA PROGRAMMAZIONE”

•  Lega il piano strategico a bilancio

•  Esplicita il legame tra le finalità che

l’amministrazione intende perseguire e le risorse destinate al loro raggiungimento

Partiamo dal DUP

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Un esempio

INDIRIZZO STRATEGICO OBIETTIVO STRATEGICO

MISSIONE

PROGRAMMA

OBIETTIVO OPERATIVO

INDICATORI

POLITICHE PER L’ISTRUZIONE

AUMENTARE L’OFFERTA DEI SERVIZI SCOLASTICI

MISSIONE 4-ISTRUZIONE E DIRITTO ALLO STUDIO

PROGRAMA: ISTRUZIONE PRESCOLASTICA

MIGLIORARE L’OFFERTA DEI SERVIZI 3-6 ANNI

N. DELLE AULE DISPONIBILI N. AULE/BAMBINI 3-6 ANNI

QUALITA’ PERCEPITA DALLE FAMIGLIE SeS

Partiamo SeO dal DUP

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Un esempio

INDIRIZZO STRATEGICO OBIETTIVO STRATEGICO

MISSIONE

PROGRAMMA

OBIETTIVO OPERATIVO

INDICATORI

POLITICHE PER L’AMBIENTE MIGLIORARE LA QUALITA’ AMBIENTALE

MISSIONE 9 - SVILUPPO SOSTENIBILE E TUTELA DEL TERRITORIO E

DELL'AMBIENTE PROGRAMA: RIFIUTI

RIDURRE LA PRODUZIONE DEI RIFIUTI

% DI RACCOLTA DIFFERENZIATA

% DI CITTADINI COINVOLTI NEL SISTEMA DI RACCOLTA PORTA A

PORTA SeS

Partiamo SeO dal DUP

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«Indirizzi in materia di parametri e modelli di riferimento del Sistema di misurazione e valutazione della performance (articoli 13, comma 6, lett. d) e 30, del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150)».

Le amministrazioni devono procedere sia ad una:

à  chiara definizione degli obiettivi

….che ad una

à specificazione dei legami tra obiettivi, indicatori e target

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Elementi distintivi: obiettivo, indicatore e target

Il livello atteso di performance che si desidera ottenere

TARGET

Ciò che si utilizza per raccogliere ed analizzare i dati necessari per monitorare i progressi ottenuti

INDICATORE

Ciò che si vuole perseguire

OBIETTIVO

Nella Gestione della Performance,

ogni elemento è caratterizzato da un

tratto distintivo

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Elementi complementari: obiettivo, indicatore, target

Pur avendo dei tratti distintivi, obiettivo, indicatore e target sono elementi COMPLEMENTARI tra loro.

Infatti il raggiungimento di un obiettivo può essere definito solo se abbiamo:

1.  selezionato gli indicatori à che ci permettano di monitorare i progressi conseguiti nel perseguimento dell’obiettivo stesso

2.  determinato i target à quindi definito i livelli di performance richiesti per considerare l’obiettivo raggiunto

La mancanza di uno di essi renderebbe incompleto il sistema di misurazione e valutazione dell’efficacia di un progetto!

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Come descrivere un obiettivo

Un obiettivo è la descrizione di un traguardo che l’organizzazione si prefigge di raggiungere per eseguire con successo i propri indirizzi può essere strategico o operativo.

L’ o b i e t t i v o è e s p r e s s o a t t r a v e r s o u n a d e s c r i z i o n e s i n t e t i c a i n t r o d o t t a d a u n predicato verbale o un sostantivo corrispondente (ove possibile), deve essere sempre misurabile, quantificabile e possibilmente condiviso.

Esprime in modo qualitativo il desiderio di mantenimento/miglioramento della prestazione.

Implica un cambiamento di stato di una o più caratteristiche di un oggetto tangibile o intangibile.

Quando definiamo un obiettivo, la prima domanda da porsi è cosa vogliamo effettivamente ottenere con il perseguimento di questo obiettivo. Rispondendo a questa domanda caratterizziamo un obiettivo e ci risulterà più facile trovare gli indicatori più appropriati, cioè indicatori in grado di monitorare questa caratterizzazione dell’obiettivo.

Altro elemento essenziale nella definizione di un obiettivo è utilizzare definizioni chiare e precise per non essere fuorvianti.

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Esempi di verbi e sostantivi

MIGLIORARE

MIGLIORAMENTO AUMENTARE

AUMENTO

RISPETTARE RISPETTO

RIDURRE RIDUZIONE SVILUPPARE

SVILUPPO

INCREMENTARE INCREMENTO

FACILITARE

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Esempi di verbi e sostantivi

q  Descrizione Generica q  Denominazi

one = Descrizione q  Approccio

“documental e”

q  Scarsa esplicitazion e

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Da evitare

Quando l’obiettivo viene espresso come la conclusione di una attività entro tempi stabiliti: es. “siglare un protocollo di intesa con … entro il terzo trimestre dell’anno corrente”, esso coincide con il target, mentre l’indicatore “misura” l’evidenza

dell’evento entro il tempo prefissato (sì/no).

L’uso di obiettivi di questo genere dovrebbe essere ridotto al minimo e consentito ove non sia possibile una valida alternativa.

Inoltre, si sconsiglia vivamente di esprimere un obiettivo usando termini tipo “avviare l’attività …” o “attivazione di ….”.

Iniziare una attività non può essere considerato un obiettivo di performance. In casi come questi, se non sono possibili alternative, sarebbe preferibile usare espressioni tipo “completare la prima fase di una attività”, dando all’attività da svolgere uno

sviluppo in fasi successive da realizzarsi in tempi prestabiliti.

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Le differenze tra obiettivo ed azione

Talvolta, può risultare difficile distinguere tra obiettivo e azione, e questo può dipendere dal livello organizzativo preso in considerazione.

Infatti, un’azione da compiere a un livello superiore dell’organizzazione potrebbe tradursi in un obiettivo da realizzare per un livello inferiore.

Per esempio, l’obiettivo organizzativo “facilitare l’accesso a persone con disabilità” può avere come azione a supporto “creare rampe di accesso per disabili”.

Allo stesso tempo, questa azione può essere considerata un obiettivo per l’ufficio tecnico, che, a sua volta, potrebbe definire come azioni a supporto “realizzare il progetto”, “indire una gara d’appalto”, “assegnare l’appalto”, “controllarne

l’esecuzione”, etc.

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L’obiettivo come completamento di una fase di un progetto

Può verificarsi che l’obiettivo desiderato sia la realizzazione di un progetto pluriennale, come “informatizzare i servizi erogati dalle sedi territoriali di una amministrazione”.

In questo caso potrebbe essere interessante andare a monitorare ogni anno lo stato di avanzamento dei lavori (SAL), per verificare se è in linea con quanto desiderato in modo da concludere il progetto nei tempi prefissati.

In questo caso l’obiettivo può rimanere come enunciato, l’indicatore sarà dato dallo stato avanzamento lavori ed il target annuale sarà definito come la % dei lavori che dovrebbero essere realizzati entro il periodo di rilevazione.

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Le possibili tipologie di obiettivi. Esempio

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Le possibili tipologie di obiettivi. Esempio

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Le possibili tipologie di obiettivi. Esempio

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Cosa è un obiettivo?

Un risultato specifico da realizzare in un determinato periodo di tempo Come misurare?

Individuando per ogni obiettivo uno o più indicatori e i relativi target. Un obiettivo senza un metro di misura e i relativi valori attesi resta una mera

aspirazione

Obiettivo Indicatore Algoritmo Target

Digitalizzare le carte d’indentità

Percentuale carte identità digitalizzate

Numero c.i.

digitalizzate / totale delle c.i.

5% c.i.

Cosa voglio realizzare?

Come misuro i progressi effettuati?

Quale è la formula della misura?

Dove voglio arrivare?

Indicatori ed obiettivi

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Gli indicatori

L’indicatore è una misura, solitamente di natura quantitativa, che riassume l’andamento di fenomeni oggetto di valutazione. Un indicatore può essere:

v  il risultato di un rapporto fra due valori;

v  la media di una serie di valori;

v  un singolo valore monetario o quantitativo.

Gli indicatori possono utilizzare dati contabili ed extra-contabili.

Dimensione degli indicatori:

q Stato delle risorse;

q Efficienza;

q Efficacia;

q Impatto.

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Gli indicatori nel principio contabile

Gli indicatori di risultato sono funzionali ad adempiere a quanto prescritto dal Principio contabile applicato della

programmazione:

“Devono esprimere con chiarezza le decisioni politiche che caratterizzano l’ente e l’impatto economico, finanziario e sociale che avranno”.

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“SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE (SMIVAP) DEL PERSONALE E DEI DIRIGENTI DELLA GIUNTA REGIONALE DELLA CAMPANIA”

Gli indicatori

Gli indicatori da associare agli obiettivi specifici dell’Amministrazione devono avere le seguenti caratteristiche:

q significatività: capacità di misurare realmente ed esattamente il grado di raggiungimento di un obiettivo;

q completezza: capacità di rappresentare le variabili principali che determinano i risultati dell’Amministrazione;

q tempestività: vale a dire la capacità di fornire le informazioni necessarie in tempi utili ai decisori;

q misurabilità: capacità dell’indicatore di essere quantificabile in maniera oggettiva, basandosi su fonti affidabili.

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La scelta dell’indicatore più appropriato per monitorare un obiettivo

Un indicatore di performance è lo strumento che rende possibile l’attività di acquisizione di informazioni. Affinché il processo di misurazione sia rilevante, gli indicatori devono essere collegati ad obiettivi e devono puntare a generare risultati adeguati a questi obiettivi e non valori ‘ideali’ o a valori ‘veri’

Come si fa a scegliere un indicatore appropriato per un determinato obiettivo?

Occorre evitare di utilizzare verbi che rischierebbero di trasformare gli indicatori in sotto obiettivi che specificano

ulteriormente l’obiettivo stesso o le modalità con cui può essere raggiunto. Quindi andranno utilizzate espressioni sintetiche, senza predicato verbale, formule con riferimenti a misurazioni quantitative e percentuali.

Quanti indicatori per un determinato obiettivo?

Non esiste un numero definito di indicatori per obiettivo.

L’importante è che asia stato individuato almeno un indicatore che permetta una valutazione chiara e oggettiva del suo raggiungimento.

Scheda anagrafica dell’indicatore

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Gli indicatori e gli obiettivi

È possibile individuare più indicatori che misurano il grado di realizzazione dell’obiettivo.

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Se l’Obiettivo è generico?

Necessità di più indicatori per misurarlo

Gli indicatori e gli obiettivi

Le dimensioni della qualità

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Gli indicatori

q  L’indicatore può condizionare il comportamento di coloro ai quali è assegnato l’obiettivo…

q  A volte può causare comportamenti non voluti;

q  Necessario inserire un indicatore correttivo

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Il processo di definizione del target

Un target è il risultato che un soggetto si prefigge di ottenere, ovvero il valore desiderato in corrispondenza di un’attività o processo. Tipicamente questo valore è espresso in termini di livello di rendimento entro uno specifico intervallo temporale e può riferirsi a obiettivi sia strategici che operativi.

L’introduzione di un target rappresenta un meccanismo molto efficace per monitorare, valutare e modificare i comportamenti; ancor più, attraverso un target si può dare un indirizzo ed uno stimolo al miglioramento. Il target è legato all’obiettivo attraverso l’indicatore.

Per ciascun target è altresì importante condurre un test che, al pari di ciascun indicatore, ne misuri la solidità dal punto di vista qualitativo.

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Come determinare un target

Abbiamo due casi:

- L’indicatore è da tempo utilizzato all’interno dell’organizzazioneà ci si può basare su dati storici ed analisi di trend.

- L’indicatore rappresenta una novità per l’organizzazione à è necessario prevedere una fase iniziale in cui verificare che i target assegnati siano sfidanti e raggiungibili, oppure utilizzare dati di confronto provenienti da analisi effettuate da soggetti esterni.

Le basi sulle quali definire i target possono essere:

•  i dati storici e le analisi di trend

•  visione, obiettivi e strategia dell’organizzazione

•  feedback da parte dei dipendenti

•  feedback da parte di altri stakeholder

•  confronto con strutture simili

•  dati provenienti da analisi effettuate da soggetti esterni

.

Più i target sono sfidanti, più l’organizzazione deve mettere in atto iniziative (azioni e progetti) consistenti a supporto del loro raggiungimento

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Il processo di definizione del valore target

Una volta completato il processo di cascading degli obiettivi strategici ed operativi e selezionati gli appropriati indicatori di performance per ciascun obiettivo operativo, occorre passare alla definizione del valore target di periodo per ciascun obiettivo operativo.

Il valore target dell’obiettivo operativo deve essere definito

-  considerando l’obiettivo di miglioramento dell’Amministrazione finalizzato all’aumento della soddisfazione degli utenti,

-  prestando attenzione alla sostenibilità organizzativa necessaria per raggiungerlo.

Per sostenibilità organizzativa si intende l’effettiva disponibilità, entro i tempi programmati, delle risorse finanziarie, strumentali ed umane necessarie per realizzare le diverse azioni

funzionali al conseguimento degli obiettivi operativi.

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Come determinare un target. Suggerimenti

Si suggerisce di formalizzare il processo, primariamente, per gli obiettivi che presentano maggiore complessità, criticità o aspetti di intersettorialità tali da far ritenere opportuna la puntuale individuazione di responsabilità endoprocedimentali, delle risorse imputate alla singola fase o azione, di tempi intermedi vincolanti per il buon fine dell’obiettivo.

E’ opportuno pertanto identificare, contestualmente alla definizione dell’obiettivo operativo

-  quali siano le necessarie azioni da realizzare

-  verificare la fattibilità e l’impegno (o effort) in gg uomo necessario, da parte di tutte le unità organizzative che concorrono al conseguimento dell’obiettivo operativo in esame.

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Come determinare un target. Suggerimenti

A tal fine si propone il processo articolato nelle seguenti fasi:

• Identificare, per ciascuna delle Aree che contribuiscono al conseguimento di un obiettivo operativo, gli Uffici/Servizi nel cui ambito occorrerà sviluppare specifiche azioni connesse alla realizzazione dell’obiettivo operativo in esame.

• Definire, per ciascun Ufficio/Servizio, le azioni da attivare.

• Definire, per ciascuna azione, le risorse professionali degli Uffici/Servizi che dovranno contribuire alla realizzazione dell’azione.

• Effettuare, per ciascuna risorsa professionale, la stima dell’effort, ossia dell’impegno richiesto (in gg/uomo) per la realizzazione dell’azione.

Poiché le risorse professionali dell’Uffici saranno impegnate anche in altre attività istituzionali, occorrerà stimare il periodo di tempo necessario per la realizzazione dell’azione.

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Come determinare un target

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Come determinare un target

In tal modo è possibile verificare la reale sostenibilità del valore target.

Sulla base delle stime effettuate, potrebbe emergere:

I) le risorse professionali necessarie sono tutte disponibili, l’impegno loro richiesto è compatibile con lo svolgimento delle attività istituzionali cui sono preposte e il tempo necessario al completamento dell’azione è compatibile con il periodo di tempo entro il quale occorrerà conseguire l’obiettivo definito.

II) le risorse professionali non sono tutte disponibili nel periodo necessario, e/o

l’impegno di alcune/tutte non è compatibile con lo svolgimento delle attività istituzionali operative. In tal caso occorrerà rivedere il valore target dell’obiettivo operativo, sino a che non ci si sarà ricondotti alla situazione I) oppure apportare altre modifiche

organizzative.

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Alcuni esempi applicativi

-  Check list per verifica obiettivi strategici ed operativi -  Obiettivi operativi

-  Pesatura obiettivi -  Monitoraggio

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Una check list per gli obiettivi strategici

L’applicazione agli Obiettivi Strategici

dello strumento operativo “check list”

consente di evidenziare la compatibilità e la

correttezza degli obiettivi individuati e

mette a fuoco le eventuali criticità presenti nel sistema

di misurazione.

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Una check list per gli obiettivi strategici

di misurazione.

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Una check list per gli obiettivi strategici

di misurazione.

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Una check list per gli obiettivi operativi

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Una check list per gli obiettivi operativi

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Una check list per gli obiettivi operativi

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La pesatura. Esempio

La misurazione degli Obiettivi Operativi concorre alla determinazione del grado di raggiungimento dell’obiettivo strategico di riferimento ed è rilevante ai fini

dell’indicatore sintetico di performance.

Nell’ambito del peso del dipartimento il peso dell’Obiettivo Operativo incide

sull’indicatore sintetico di performance, così come rappresentato dal grafico riportato di seguito in fig. relativo al “sistema di pesatura”.

Per fare ciò viene utilizzato un sistema di pesatura che costituisce parte integrante della misurazione. Il sistema di pesatura opera a diversi livelli ed implica una

ponderazione dei diversi elementi che concorrono alla misurazione sintetica degli obiettivi di performance.

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La pesatura. Un esempio

La pesatura è un aspetto delicato e al tempo stesso importante del modello di misurazione degli obiettivi di performance almeno per le seguenti ragioni:

• consente di considerare il contributo che i diversi elementi (azioni e risultati) del sistema forniscono alla misurazione sintetica della performance organizzativa e individuale;

• consente di ponderare il contributo di ciascun dipartimento/settore al perseguimento degli obiettivi strategici;

• consente di pesare il contributo di ciascun Obiettivo Operativo alla misurazione sintetica della performance organizzativa e individuale;

• consente di pesare la capacità degli indicatori quali misuratori del fenomeno osservato e di fornire il giusto grado di importanza rispetto agli Obiettivi Operativi.

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La pesatura. Un esempio

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La pesatura. Un esempio

Il primo indicatore di sintesi esprime il grado di realizzazione dell’obiettivo strategico basato sull’impatto delle politiche; per sua natura, l’indicatore di impatto, può essere influenzato da molte variabili gran parte delle quali controllabili solo indirettamente dalle strutture dell’ente.

Il secondo indicatore di sintesi esprime lo sforzo che le strutture organizzative hanno intrapreso per il perseguimento dell’obiettivo strategico attraverso l’insieme degli Obiettivi Operativi.

I due indicatori forniscono due informazioni di sintesi basati su sistemi di misura diversi che possono dare risultati non univoci; è possibile che a fronte di uno sforzo gestionale (secondo indicatore di sintesi) che ha consentito di raggiungere pienamente gli

Obiettivi Operativi, nell’ambito di un obiettivo strategico, l’impatto produca (primo indicatore di sintesi) risultati non soddisfacenti e viceversa.

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La pesatura. Un esempio

La valutazione dovrà correlare i due risultati e analizzare le cause per, eventualmente, intraprendere tempestivamente azioni correttive. Ai fini del calcolo dell’indicatore

sintetico della performance organizzativa dipartimentale, il Piano della performance dovrà definire il peso da attribuire ai dei due indicatori di sintesi (Indicatori di impatto e Contributo degli obiettivi operativi alla realizzazione degli obiettivi strategici).

Nella figura che segue si evidenzia il sistema di pesatura applicato all’indicatore sintetico di performance di un obiettivo strategico calcolato in base al grado di realizzazione degli Obiettivi Operativi.

In particolare il sistema di pesatura riguarda:

- gli indicatori utilizzati per misurare i risultati;

- i due sistemi di misurazione, risultati e azioni;

- ciascun Obiettivo Operativo, - i singoli dipartimenti.

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La pesatura. Un esempio

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Obiettivi operativi. Un esempio

Trova l’errore

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Obiettivi operativi. Un esempio

Obiettivo operativo corretto: diminuire la costituzione in giudizio dell’ente attraverso la

mediazione. OPPURE diminuire i costi del contenzioso tributario

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Obiettivi operativi. Un esempio

Obiettivo operativo corretto: garantire il rispetto della normativa in materia contabile

da parte enti strumentali

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Obiettivi operativi. Un esempio

Obiettivo operativo corretto :migliorare la gestione e la conoscenza del patrimonio OPPURE Digitalizzare il patrimonio dell’ente

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Obiettivi operativi. Un esempio

Obiettivo operativo corretto: rafforzare il controllo della fatturazione elettronica

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Il monitoraggio. Esempio

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Grazie per l’attenzione!

roberto.mastrofini@linksmt.it r.mastrofini@logospa.it

Indirizzo web dell’Amministrazione di riferimento

www.ot11ot2.it/dfp-organismo-intermedio/progetti/riformattiva

Come fissare obiettivi ed individuare indicatori idonei