IL SISTEMA AZIENDA E LE FUNZIONI AZIENDALI

IL SISTEMA AZIENDA E LE FUNZIONI AZIENDALI

1) L'AZIENDA INTESA COME SISTEMA

Un sistema è un insieme di elementi collegati da relazioni interne: una macchina è un sistema, i cui elementi sono gli organi meccanici collegati fra loro da vincoli interni, e che opera in relazione ad elementi esterni; un organismo vivente è un sistema, i cui elementi sono le cellule, raggruppate e organizzate per realizzare determinate funzioni collegate fra di loro, e che vive in un ambiente con il quale ha continui scambi.

L'azienda può essere considerata un sistema , i cui elementi sono le persone, le macchine, gli impianti e i materiali in essa presenti: questi elementi vengono organizzati in modo da

realizzare determinate funzioni, collegate fra di loro, al fine di raggiungere uno scopo particolare in relazione all'ambiente esterno in cui l'azienda è inserita, la società, con la quale essa ha continui scambi.

Lo scopo dell'azienda consiste generalmente nella produzione e commercializzazione di determinati beni (prodotti o servizi) richiesti dalla società, come è sempre precisato nel suo statuto societario; nelle aziende puramente commerciali manca la produzione. Accanto a questo scopo vi è per la maggior parte di aziende, che prendono il nome di imprese, quello di realizzare un profitto, che ricompensi chi ha finanziato l'azienda. Il profitto inoltre permette all'azienda di sopravvivere e di svilupparsi. Lo sviluppo può quindi essere riconosciuto come un ulteriore scopo, condiviso da chi opera nell'azienda, che cerca, oltre al guadagno, sicurezza, soddisfazione e prestigio. Questo scopo rende le aziende simili agli organismi viventi: come gli organismi viventi le aziende possono dare vita ad altre aziende e ad un certo momento finiscono.

2) LE FUNZIONI AZIENDALI

Abbiamo detto che l'azienda, per realizzare il suo scopo è organizzata : ciò vuol dire che gli elementi che la compongono sono raggruppati in sottosistemi che realizzano determinate funzioni e che interagiscono fra di loro e con l'ambiente esterno secondo uno schema stabilito: questa suddivisione e questi rapporti costituiscono la struttura organizzativa dell'azienda.

Per individuare quali sono le funzioni essenziali dell'azienda conviene esaminare

un'azienda al momento della sua creazione: la maggior parte delle aziende, nella nostra regione, sono nate e nascono per iniziativa di una o più persone, che avendo acquisito una determinata esperienza di lavoro e una certa conoscenza della società e in particolare del mercato decidono di creare una nuova azienda. Le condizioni che permettono questa operazione possono essere così sintetizzate:

1) Conoscenza del mercato e in particolare delle sue reazioni in relazione all'offerta di determinati beni a determinate condizioni.

2) Conoscenza della tecnica per produrre tali beni.

3) Disponibilità (sul mercato) dei mezzi necessari per la produzione e la commercializzazione di tali beni e cioè di:

- risorse finanziare per avviare l'attività;

- risorse umane per le diverse funzioni aziendali;

- risorse tecniche ( materiali, macchine e impianti)

4) Capacità organizzativa per coordinare efficacemente le diverse attività e realizzare così lo scopo dell'azienda.

Le prime tre condizioni sono spesso sufficienti per l'avviamento di una piccola azienda, dove l’imprenditore è in grado da solo di dirigere e controllare le diverse attività, ma lo sviluppo successivo è fortemente condizionato dall'organizzazione.

E' possibile a questo punto individuare le principali funzioni aziendali.

1) La funzione commerciale , quasi sempre presente nell'azienda, si occupa della

commercializzazione dei beni prodotti (vendita): per questo ha un continuo contatto con il mercato dal quale deve sapere recepire le richieste (ricerca di mercato) che possono portare alla scelta di nuovi prodotti o di nuove aree geografiche. In molte aziende, quando i prodotti non sono già definiti a catalogo, la funzione commerciale deve anche elaborare preventivi in relazione alle richieste diversificate dei clienti.

2) La funzione tecnica si occupa del processo di trasformazione che permette la

realizzazione dei prodotti: questa funzione non è presente nelle aziende commerciali, nelle quali è sufficiente una competenza tecnica. La funzione tecnica può essere divisa a sua volta in due funzioni, che possono essere presenti singolarmente o congiuntamente:

a) La funzione progettazione si occupa della definizione tecnica dei prodotti: si può distinguere una prima fase in cui viene studiato un nuovo prodotto ( ricerca e sviluppo) in stretto rapporto con la funzione commerciale, e una seconda fase, in cui il prodotto viene definito in relazione al processo di trasformazione (industrializzazione) in stretto rapporto con la produzione.

Negli uffici tecnici di dimensioni maggiori a queste due fasi possono corrispondere due diversi uffici ed è poi presente un’attività (normalizzazione) volta a unificare i prodotti, i componenti e i materiali utilizzati e un’attività (documentazione) volta a completare i progetti con documenti quali distinta base, libretti di uso e manutenzione, certificazioni tecniche.

b) La funzione produzione, si occupa del processo di trasformazione: questa funzione è nelle aziende di dimensioni maggiori articolata in numerose sottofunzioni:

- l'Ingegneria di Produzione, che definisce o modifica il processo di trasformazione e le tecnologie adottate in relazione ai prodotti stabiliti;

- lo Studio di Fabbricazione che definisce i metodi da seguire per realizzare i vari prodotti in relazione alle tecnologie adottate e calcola i tempi necessari (tempi e metodi);

- la Programmazione e il Controllo della Produzione, che definisce e verifica il programma di produzione nel medio-lungo termine e la sequenza delle operazioni nel breve termine (schedulazione) in relazione ai programmi aziendali e agli impegni di vendita;

- la Fabbricazione, che si occupa della gestione diretta delle risorse umane e tecniche che realizzano i prodotti, conforme a quanto previsto dalle attività precedenti;

- la Gestione dei materiali, che definisce i le quantità di materiali (grezzi, semilavorati e prodotti) da mantenere a magazzino, in relazione ai programmi di produzione;

- gli Acquisti, che provvedono a procurare dal mercato i materiali e i mezzi tecnici occorrenti alla produzione;

- il Controllo Qualità, che provvede a verificare la corrispondenza dei materiali, dei semilavorati e dei prodotti alle caratteristiche previste dalla progettazione; il controllo qualità in genere fa parte di una più ampia funzione che sovrintende alla Qualità e che coinvolge tutta l'azienda, come vedremo in seguito.

Le funzioni acquisti e gestione dei materiali in alcune aziende fanno parte di una funzione più ampia, chiamata Logistica , che si occupa dell'organizzazione del flusso dei materiali che entrano ed escono dall'azienda.

Se la progettazione e la produzione sono entrambe presenti l'azienda è una impresa industriale che produce e vende un prodotto proprio (progettato internamente); se manca la produzione l'azienda è uno studio tecnico e il bene prodotto è un servizio (progettazione o altro servizio tecnico); se manca la progettazione l'azienda è un'impresa industriale che produce su progetto di un'altra azienda (subfornitura o conto terzi)

3) La funzione finanziaria provvede a reperire i mezzi finanziari che permettono di

acquisire le risorse necessarie (materiali, mezzi tecnici e personale) quando non sono sufficienti o non sono disponibili i ricavi della vendita dei prodotti e le riserve accumulate; è frequente infatti il caso che l'azienda debba effettuare cospicui investimenti per avviare il processo produttivo, e quindi molto prima di poter disporre dei ricavi. I mezzi finanziari possono essere reperiti dalla proprietà (apporti) che viene ricompensata con gli utili distribuiti o dal mercato finanziario (prestiti) che viene ricompensato con interessi prestabiliti. Le necessità finanziarie possono essere a breve o a lungo termine: esse devono essere previste con il dovuto anticipo, programmate e tenute sotto controllo tramite la contabilità, che registra giornalmente tutti i movimenti economici. La funzione finanziaria, con la contabilità rientra in una più ampia funzione, chiamata funzione amministrativa, che sotto il controllo della direzione verifica i costi aziendali, formula i programmi economici (budget), in relazione ai programmi aziendali, controlla la gestione ad intervalli prestabiliti, calcola annualmente i risultati (bilancio economico), provvede ai

pagamenti pattuiti e in particolare alla retribuzione dei dipendenti (paghe) e assolve alle normative fiscali.

4) La funzione direttiva guida e coordina le funzioni menzionate in modo da realizzare lo scopo aziendale, che viene aggiornato e specificato periodicamente dai programmi aziendali.

Il coordinamento implica la definizione della struttura organizzativa dell'azienda, cioè la sua suddivisione interna in relazione alle diverse funzioni e lo schema dei rapporti reciproci. La struttura organizzativa è schematizzata dall'organigramma, un documento che evidenzia i rapporti di dipendenza gerarchica che collegano in verticale la direzione con gli uffici e i reparti aziendali (line); la gerarchia è indispensabile per l'esercizio dell'autorità ma vi sono anche

collegamenti non gerarchici (staff) evidenziati nell'organigramma da linee orizzontali: vi sono cioè servizi aziendali che stabiliscono norme e programmi per uffici e reparti sui quali non hanno autorità : forniscono quindi al responsabile di tali reparti gli strumenti tecnici per esercitare il governo: è il caso ad esempio dell'ufficio programmazione della produzione, che formula programmi per la struttura produttiva senza averne il diretto controllo.

L'azione di coordinamento della funzione direttiva si esplica soprattutto nella

programmazione che consiste nella verifica e nella definizione periodica degli obiettivi aziendali e delle condizioni che ne permettono il conseguimento: è una attività che coinvolge i responsabili delle principali funzioni aziendali, che sono chiamati a formulare proposte e a verificare soluzioni.

La funzione commerciale e la funzione progettazione sono in grado di proporre nuovi prodotti, la prima in base alle richieste del mercato e alle possibilità di vendita, la seconda in base agli sviluppi della ricerca tecnica. La funzione produzione deve verificare i mezzi tecnici occorrenti per avviare le nuove produzioni, ma può anche proporre nuove tecnologie per i prodotti esistenti;

questi sono naturalmente solo esempi delle possibili proposte; ad ogni proposta corrisponde un risultato economico atteso.

Se gli obiettivi proposti sono rilevanti l'analisi richiede studi preliminari e quindi procede a tappe in un determinato tempo. Alla fine possono essere individuate le risorse necessarie

(personale, mezzi tecnici, materiali) per conseguire gli obiettivi posti. La funzione amministrativa è quindi chiamata a confrontare in un piano economico (budget) le risorse necessarie con i risultati attesi e a formulare un piano finanziario che permetta all'azienda di poter disporre nei tempi dovuti

La funzione direttiva, che ha naturalmente coordinato questo processo di analisi prende le opportune decisioni, stabilisce un programma operativo per conseguire gli obiettivi posti e

successivamente ne controlla l'attuazione e interviene per le azioni di correzione, servendosi in particolare della funzione amministrativa che normalmente effettua il controllo di gestione, verifica cioè il rispetto del budget e del piano finanziario.

Le aziende, di solito con frequenza annuale verificano i propri obiettivi, stabiliscono il piano economico e il piano finanziario e valutano i risultati, anche per gli obblighi fiscali (bilancio di esercizio); gli obiettivi più rilevanti hanno però implicazioni pluriennali. L'azione di controllo invece avviene con frequenza maggiore, di solito mensilmente.

L'azione di guida della direzione implica il governo del personale, nel rispetto dei rapporti gerarchici della struttura organizzativa. Date le notevoli implicazioni e competenze che tale governo comporta è normalmente presente nell'azienda a supporto della direzione, una specifica funzione, la funzione personale. Tale funzione, che può avere, a secondo dei casi, una maggiore o minore autonomia dalla direzione, si occupa dell'assunzione, dell'addestramento e della

retribuzione del personale, dei rapporti sindacali e delle relazioni sociali inerenti al personale (prevenzione infortuni, assistenza sanitaria, servizi culturali, attività sociali).

Un’altra funzione al servizio della direzione è la funzione qualità , che ha assunto, ormai da tempo una maggiore importanza; nata come servizio della produzione, coinvolge attualmente tutta l'azienda con la finalità di garantire un livello di qualità dei prodotti conforme alla richiesta del mercato: la qualità dei prodotti infatti non dipende solo dalla produzione ma da tutte le funzioni aziendali e in particolare dall'organizzazione.

3) TIPOLOGIA DELLE IMPRESE INDUSTRIALI

Consideriamo nel seguito le aziende in cui sono presenti la funzione progettazione e la funzione produzione: si tratta delle industrie che hanno un prodotto proprio: esse costituiscono un insieme molto vasto che può essere catalogato secondo diversi criteri.

Le industrie di prima trasformazione trasformano materie prime e sostanze presenti in natura e rese disponibili dall'estrazione dei minerali, dall’agricoltura e dall'allevamento degli animali in altri materiali, sostanze e semilavorati, che vengono poi lavorati da altre industrie con

successive trasformazioni fino ad arrivare ad un prodotto finito.

Le industrie di prima trasformazione operano principalmente nel settore chimico, nel settore metallurgico e siderurgico, nel settore tessile e nel settore alimentare. Il ciclo di trasformazione è sovente continuo, talvolta una unica trasformazione (suddivisa in fasi successive) permette di passare dalle materie prime al prodotto finito.

I prodotti delle industrie possono essere quindi così catalogati:

- semilavorati, se destinati a essere trasformati da altre industrie (es. lamiere e profilati metallici );

- componenti , se destinati ad essere impiegati da altre industrie con operazioni di montaggio (es. viti, valvole);

- prodotti finiti, se destinati ad essere usati dall'utente finale senza ulteriori trasformazioni (es. macchine e impianti).

I prodotti finiti, a loro volta si possono così suddividere:

- beni di consumo, se destinati a essere consumati (es. prodotti alimentari)

- beni strumentali, se destinati ad essere impiegati dalle industrie o dai privati; essi possono essere durevoli, se vengono usati per un tempo indeterminato o comunque

considerevole (es. fabbricati e abitazioni), semidurevoli, se il periodo di utilizzo è più o meno limitato;

Prendiamo in considerazione l'industria che produce componenti e prodotti finiti strumentali:

essa viene suddivisa in relazione ai principali tipi di materiali impiegati ( es. prodotti chimici, plastica, legno, carta, tessuti, gomma, metalli ) e in relazione ai diversi tipi di prodotti (es. industria farmaceutica, industria editoriale, industria elettronica ).

Fra questi tipi di industrie ricopre un ruolo particolarmente importante l'industria metalmeccanica, che utilizza prevalentemente materiali metallici, che vengono trasformati

mediante procedimenti meccanici (stampaggio a caldo e a freddo, lavorazione per asportazione di truciolo, saldatura e montaggio ). L'industria metalmeccanica sarà l'oggetto della nostra ulteriore analisi.

I prodotti dell'industria metalmeccanica sono estremamente eterogenei: variano per complessità dai componenti e dagli oggetti più semplici, alle macchine utilizzate dai vari tipi di industria e dai privati, agli impianti più complessi: la complessità è data anche dalla presenza di componenti pneumatici, elettrici, elettronici ed informatici, sempre maggiormente frequenti. Data la vastità del campo è difficile una catalogazione per tipologia e per questo si rimanda agli elenchi curati dalle Associazioni Industriali.

Una significativa distinzione fra le industrie può essere fatta considerando il numero di prodotti differenti e le quantità annue prodotte: questa distinzione, insieme a quella precedente (complessità del prodotto) determina i seguenti diversi sistemi di produzione:

- Produzione in grande serie (migliaia di pezzi o più): è tipica dei componenti, degli oggetti e delle macchine più diffuse: il progetto di un nuovo prodotto richiede approfonditi studi preliminari che portano alla realizzazione di prototipi, e successivi studi di industrializzazione che portano alla predisposizione degli impianti e delle macchine della produzione.

- Produzione in piccola e media serie ( decine o centinaia di pezzi): è tipica di una grande quantità di macchine utilizzate dai vari tipi di industria: la durata dello studio preliminare varia a seconda della complessità e dell'innovazione del progetto: anche in questo caso è

frequente la realizzazione di prototipi. Minore importanza viene invece data all'industrializzazione in quanto le tecniche di produzione sono meno specializzate; l’importanza dell'industrializzazione dipende anche dalla possibilità di ripetizione dei lotti nel tempo.

- Produzione in singole o poche unità: è tipica delle macchine speciali, studiate per risolvere problemi particolari e degli impianti che per la loro complessità non sono mai uguali: in questi casi manca lo studio preliminare, oppure è finalizzato alla valutazione dei costi per l'elaborazione di un preventivo; l'eventuale sperimentazione viene condotta direttamente sul prodotto. Nel caso degli impianti, sovente vi possono essere macchine e componenti che ricorrono frequentemente e che quindi possono essere prodotti in piccola e media serie: altre macchine e componenti di tipo più generico vengono invece acquistati dal mercato.

Nel caso della produzione in serie, il lancio delle lavorazioni può essere effettuato su commessa, cioè sulla base dei prodotti venduti, o su previsioni di vendita . L'alternativa

dipende soprattutto dai tempi di consegna richiesti dal mercato. Rispetto a trenta o quaranta anni

progetti. Naturalmente le due tecniche di lancio possono coesistere per diversi prodotti o componenti di prodotti.

Le industrie metalmeccaniche possono infine essere catalogate secondo la dimensione che può essere espressa in:

- superficie occupata;

- numero di dipendenti, in relazione al quale vengono in genere definite artigianali (1-15), piccole (16-50), medie (51-500) e grandi (oltre 500);

- fatturato, che a parità di dipendenti cresce in genere con il livello di automazione E' evidente che una valutazione della dimensione deve tenere presente tutti i fattori. La dimensione condiziona il tipo di produzione: a parità di tipo di prodotto le grandi industrie

prediligono i prodotti che consentono produzioni di serie con grandi quantità e margini di guadagno limitati; le piccole industrie si addicono meglio ai prodotti speciali, per i quali la concorrenza è minore, non sono richiesti rilevanti investimenti, le quantità sono modeste ma i margini sono superiori.

Oltre alle industrie che hanno un prodotto proprio, vi sono poi le aziende in cui non sono presenti tutte le funzioni aziendali:

- Studi di progettazione che realizzano progetti per conto terzi (manca la funzione produzione)

- Officine che effettuano lavorazioni o realizzano prodotti per conto di terzi (manca la funzione progettazione)

- Aziende commerciali, che si occupano solo della commercializzazione di prodotti (manca la funzione tecnica)

In ogni caso non possono mai mancare la funzione commerciale, la funzione amministrativa e la funzione direttiva.