IL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE E IL CICLO DI BUDGET
Il budget: definizione
Il sistema di budgeting rappresenta l’espressione formalizzata di un complesso processo strategico, organizzativo- contabile, avente come scopo:
in fase preventiva, quello di allocare in modo ottimale le risorse disponibili in relazione al piano strategico;
in fase consuntiva, un indispensabile parametro di riferimento per verificare l’andamento della gestione e il grado di perseguimento degli obiettivi prefissati.
Il processo di budgeting presenta un’essenziale componente organizzativa che prevede il coinvolgimento di tutti i centri di responsabilità definiti all’interno del modello organizzativo aziendale che, in relazione agli obiettivi stabiliti dalla direzione, programmano gli specifici piani d’azione e presentano l’insieme delle risorse – tangibili e intangibili, di breve e di lungo periodo – che intendono utilizzare, e i risultati che prevedono di conseguire. Il processo di budgeting deve inoltre monitorare, con periodicità infrannuale, il livello di raggiungimento degli obiettivi, lo scostamento nel raggiungimento rispetto al livello atteso al fine di consentire all’Azienda di porre in essere le eventuali azioni correttive
Funzioni del budget :
definizione della mappa degli obiettivi e delle risorse, umane e strumentali, necessarie per il conseguimento degli stessi;
esplicitare gli obiettivi generali per mezzo di quelli particolari per creare e favorire un canale di comunicazione tra i responsabili;
distribuire razionalmente le risorse complessive tra i vari utilizzatori;
disporre di valori parametrici per valutare il livello di performance conseguito dai responsabili di struttura cui sono assegnati obiettivi;
incentivare e motivare il personale al contributo per raggiungere gli obiettivi del sistema Azienda A.S.L.
I benefici derivanti dall’implementazione di un processo di budgeting si possono conseguire solo se l’Azienda si impegna nel diffondere una vera e propria cultura del budget, che ha come fisiologico obiettivo finale, la presa di coscienza da parte di tutti, di ragionare ed operare per il futuro in un sistema che deve necessariamente adattarsi ai cambiamenti socio-demografici, culturali e tecnologici che la società moderna ci impone.
Il processo di budget
La negoziazione di Budget è organizzata per Dipartimenti ed è condotta dal Comitato di Budget così composto:
- Direttore della S.C. Controllo Direzionale e Direttore della S.C. Pianificazione e Governo Clinico;
- Dirigente della Struttura Professioni Sanitarie o suo delegato, per le aree tecniche e sanitarie;
- Responsabile S.S.D. Gestione Rischio Clinico e Infezioni correlate all'assistenza;
- Responsabile S.S. Spesa Farmaceutica;
- Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza.
Alla negoziazione prendono parte inoltre:
i Direttori di S.C. ed i Responsabili di S.s.d. e, per le aree mediche e sanitarie, i Coordinatori Infermieristici/Tecnici delle Strutture interessate;
il Direttore del Dipartimento interessato.
Il Comitato di budget, come sopra composto, potrà essere integrato dal Direttore Generale, Direttore Sanitario/Amministrativo, Dirigente Medico di Presidio, dal Responsabile della Struttura Farmaceutica, Direttore della Struttura Sistemi Informativi e dal Direttore della Struttura Ingegneria Clinica.
Il budget si sviluppa attraverso una negoziazione, che porta alla definizione di una scheda nella quale sono esplicitati gli obiettivi che si intendono perseguire.
Viene assegnato a tutte le Strutture Complesse e Strutture Semplici Dipartimentali mentre per quanto concerne le Strutture Semplici si adotta la seguente linea operativa:
viene assegnato un budget specifico a quelle Strutture Semplici per le quali sono individuabili in modo certo sia le risorse impiegate sia la produzione in termini di prestazioni e attività;
se non sussistono le condizioni di cui sopra la Struttura Semplice rispetta il budget (in termini di costi, risorse e obiettivi) assegnato alla Struttura Complessa di appartenenza.
Il processo di budget si articola secondo le seguenti fasi di seguito analizzate, la cui tempistica è strettamente legata all’emanazione delle regole di governo del sistema e, per la parte economica, all’adozione del Bilancio preventivo economico aziendale:
FASE 1 ( gennaio 2019)
acquisizione delle informazioni relative ai vincoli di sistema (vincoli economico- finanziari, Piano Sanitario Nazionale e Piano sociosanitario Regionale, indirizzi operativi regionali) e formulazione di un documento di base nel quale sono inquadrate le linee di indirizzo aziendali.
FASE 2 (febbraio 2019)
coinvolgimento di tutti i CdR allo scopo di formulare la proposta di obiettivi mediante la formulazione della scheda di proposta di budget:
- entro i sette giorni dalla data fissata per l’incontro, la Struttura Controllo Direzionale raccoglie eventuali proposte di obiettivi inviati dalle Strutture ed elabora e trasmette loro di una proposta di Scheda di budget;
- la settimana seguente l’invio della proposta si svolge l’incontro di Budget finalizzato alla sottoscrizione della stessa.
FASE 3 (giugno 2019)
- Verifica che la somma degli stanziamenti assegnati alla sezione Costi delle singole Strutture sia coerente con il finanziamento regionale, recepito nel Bilancio Preventivo economico 2019;
- Pubblicazione delle prime Schede di Monitoraggio nell’Area riservata della Intranet aziendale (a cura della Struttura Controllo Direzionale);
- Delibera aziendale di approvazione delle schede di budget firmate.
FASE 4 (settembre 2019)
Verifica dell’andamento gestionale sul monitoraggio semestrale (o diversa periodicità richiesta da Regione) ed eventuale adeguamento del budget, ove necessario ovvero segnalazione delle azioni correttive da porre in essere;
FASE 5 (marzo 2020)
- Chiusura e pubblicazione sulla Intranet aziendale delle Schede di Monitoraggio 2019;
- Raccolta osservazioni dei Direttori/Responsabili di Struttura sui dati pubblicati.
FASE 6 (maggio - giugno 2020)
- Analisi monitoraggi e osservazioni da parte del Nucleo di Valutazione ASL1;
- Pubblicazione delle Schede 2019 definitive nell’Area riservata della Intranet aziendale;
Invio dei risultati alla Struttura Sviluppo Risorse Umane per la liquidazione della retribuzione di risultato.
Si precisa che il monitoraggio del livello di raggiungimento degli obiettivi, di norma previsto semestralmente, potrà subire delle modifiche laddove un diverso periodo sia necessario in relazione alla peculiarità dell’ obiettivo e delle sue modalità di raggiungimento.
Gli obiettivi come sopra individuati, potranno essere integrati con obiettivi di livello strategico assegnati annualmente dalla Regione al Direttore Generale o che verranno ad essere definiti nel corso del 2019 per sostenere attività o azioni reputate di alto livello strategico.
La Scheda di budget è il documento contenente gli obiettivi concordati con i Dirigenti delle S.C. e S.S.D., misurabili e realizzabili da conseguire attraverso:
risorse chiaramente identificate e assegnate;
pre-definizione di un intervallo di tempo in cui raggiungerli;
Gli obiettivi di budget, valorizzati a quota 100,devono inoltre essere:
espressi in termini quantitativi e sintetici;
condivisi dai CdR e dai livelli superiori;
raggiungibili e governabili dalla Struttura;
controllabili dal CdR a cui sono assegnati.
La scheda include obiettivi gestionali considerati vincolanti per la struttura, obiettivi
“SFIDANTI” che accoglierà percorsi di miglioramento di obiettivi rispetto a standard condivisi sia rilevanti cambiamenti organizzativi. Può essere unico per la Dirigenza e il Comparto o riguardare aspetti diversi per le due categorie.
La sezione sfidanti:
avrà tassativamente peso di 20 punti;
qualora la soglia di raggiungimento risulti inferiore al 75% il risultato della stessa sarà valorizzato 0;
nel caso la soglia di raggiungimento sia maggiore o uguale al 75%, il risultato della sezione sarà attribuito nella percentuale corrispondente;
considerata la natura dell’obiettivo/i non saranno prese in considerazioni giustificazioni del mancato raggiungimento se non validate dalla Direzione Aziendale.
Per tutti gli altri obiettivi della scheda di budget si avranno a disposizione non più di 80 punti da ripartire sulle rimanenti sezioni della scheda: costi, produzione, riorganizzazione e qualità.
La Scheda di budget, organizzata in sezioni, è, come da prospetto di seguito riportato:
Al termine della negoziazione la scheda è firmata dal Direttore/Responsabile della Struttura, dal responsabile del comparto e da uno dei componenti facenti parte del Comitato di Budget.
Nel caso in cui il Direttore della struttura riscontrasse difficoltà oggettive e dimostrabili nel raggiungimento degli obiettivi concordati in sede di discussione di budget (compreso lo sfidante) potrà chiedere la revisione degli stessi. Tale richiesta sarà valutata dal Comitato di Budget previa informazione al Nucleo di Valutazione che potrà, se richiesto, fornire al Comitato stesso un supporto collaborativo.
Si evidenzia che nell’Area Gestionale della Scheda di Budget è previsto l’obbligo di Presa Visione in capo al Direttore della SC/SSD ed in capo al Responsabile del comparto.
Per presa visione si intende la comunicazione annuale, a tutto il personale della struttura, degli obiettivi negoziati tra il Direttore della Struttura/responsabile del comparto ed il Comitato di Budget e l’illustrazione semestrale del monitoraggio della Scheda di Budget. Il raggiungimento di tale obiettivo è certificato dall’invio alla Struttura Controllo Direzionale di un verbale prestampato (a disposizione nella intranet aziendale nella sezione Modulistica / Modelli di documenti Aziendali) controfirmato da tutti gli interessati o in caso di inserimento di nuovi obiettivi definiti dalla Regione /Direzione Aziendale.
Il risultato di gestione calcolato sugli obiettivi inseriti nelle sezioni costi, produzione, qualità, riorganizzazione e sfidante, è espresso in riferimento al 100%.
Sotto la soglia dell’ 85% l’operato della struttura è considerato insufficiente e non si ha diritto alla retribuzione di risultato.
Dall’ 85% al 100% si accede alla retribuzione di risultato che verrà liquidato in percentuale al risultato ottenuto con arrotondamento per eccesso.
La scheda di valutazione Dirigenti Medici e Dirigenti Amministrativi
Successivamente alla negoziazione di budget il Direttore della Struttura dovrà provvedere, per consentire il corretto funzionamento del sistema premiante, all’assegnazione degli obiettivi ad ogni dirigente medico o amministrativo assegnato, sia titolare di S.S. che privo di struttura. A tale scopo deve necessariamente essere utilizzata la procedura on line disponibile all’indirizzo https://terminus.usl1.imperiese:8443 .
Gli obiettivi, se ripresi dalla Scheda di Budget, saranno oggetto di monitoraggio infrannuale da parte della Struttura Controllo Direzionale.
Al termine della FASE 6 di cui al paragrafo 3.2 il Responsabile di S.C./S.s.d. dovrà infine provvedere alla valutazione degli obiettivi assegnati, in modo da completare la scheda individuale sopra riportata.
La Scheda del Direttore della Struttura
In considerazione del fatto che una parte dell'attività del Direttore/Responsabile di Struttura è dedicata ad attività gestionale e che tali incombenze vengono valutate in percentuale tra il 20% e il 30% dell'orario di lavoro del Direttore stesso, si è stabilito di dare un peso a tale attività nella valutazione economica del primario. Già da alcuni anni nelle schede di budget dell'ASL1 è presente la sezione Gestionale, in cui vengono evidenziati gli obiettivi gestionali del Direttore Struttura. In questa sezione, dal 2018, è dato un peso al singolo obiettivo in modo che la somma dei pesi sia riportata al 100% a seconda della numerosità degli stessi. Il risultato del Direttore della Struttura deriverà, perciò, sia dal risultato complessivo della Scheda di Budget che dal raggiungimento degli obiettivi inseriti in questa sezione.
Gli obiettivi inseriti nell'area gestionale potranno variare a seconda delle peculiarità delle diverse strutture e dei compiti dei direttori che emergeranno durante la discussione di budget.
Ulteriori punti della sezione Area Gestionale potranno essere inseriti durante l'anno dietro indicazione della Direzione Strategica che assegnerà obiettivi legati ad esigenze organizzative concordate direttamente con il direttore della struttura.
Una volta concordati gli obiettivi la Direzione Strategica li comunicherà con le relative tempistiche al Centro di Controllo Direzionale che li inserirà nella scheda di budget.
Il sistema premiante DIRIGENTI
La valutazione del dirigente si articola nella verifica delle attività professionali espresse in relazione all'incarico dirigenziale attribuito e nella valutazione dei risultati annualmente raggiunti.
La valutazione avviene oltre che al termine dell'incarico, anche per le altre finalità previste dall' art. 26 dei CC.CC.NN.LL 03/11/2005 (dirigenti di nuova assunzione al termine del primo quinquennio di servizio, dirigenti che raggiungono l'esperienza professionale ultra quinquennale in relazione all'indennità di esclusività). Lo svolgimento della valutazione ha luogo su due istanze distinte e separate: la prima è di competenza del Direttore sovraordinato mentre la seconda è di competenza del Collegio Tecnico ex art. 26 c.2 CCNL 03/11/2005.
L'esito positivo costituisce conditio sine qua non per la conferma dell'incarico in capo al dirigente.
La valutazione finalizzata alla retribuzione annuale di risultato è determinata sia dal risultato della schede di budget (validato dal Nucleo di Valutazione), relativamente al raggiungimento degli obiettivi di budget della Struttura, attribuiti nella loro totalità alla Dirigenza, sia dalla Scheda di valutazione individuale compilata dal Direttore della Struttura relativamente all’apporto collaborativo individuale.
Il risultato annuale della Scheda di Budget è considerato anche ai fini della valutazione effettuata alla scadenza degli incarichi dirigenziali.
COMPARTO
Tutto il personale dei livelli non dirigenziali è inserito nel sistema aziendale di valutazione individuale permanente, caratterizzato da tre tipologie di schede:
o una riguarda il personale della categorie A/B/C/D (senza incarico di coordinamento e posizione organizzativa);
o la seconda riguarda il personale delle categorie C/D con incarico di coordinamento (esclusi i titolari di Posizione Organizzativa);
o la terza riguarda il personale titolare di posizione organizzativa.
Il raggiungimento degli obiettivi della Scheda di budget della Struttura concorre a formulare il risultato finale in quanto costituisce la base di partenza per il riconoscimento della quota individuale di produttività.
Per quanto riguarda la scheda dei titolari di Posizione Organizzativa, la medesima è costituita da obiettivi concordati con il Responsabile della Struttura di appartenenza e il cui risultato finale costituisce la base sia per il calcolo dell’incentivazione spettante per l’elaborazione della proposta di revoca dell’incarico di posizione organizzativa.
