REGOLAMENTO SULL’IMPIEGO DI SISTEMI DI VIDEOSORVEGLIANZA
Visto il Regolamento UE 27 aprile 2016, n. 679, Regolamento generale sulla protezione dei dati personali o General Data Protection Regulation (a seguire: GDPR),
Visto il Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (a seguire: Codice), come modificato ed integrato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101,
Vista la Legge 20 maggio 1970, n. 300, Statuto dei Lavoratori, con particolare riferimento all’art. 4, in materia di possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori (a seguire:
Statuto dei lavoratori),
Viste le Linee guida sul trattamento di dati personali tramite impianti video, adottate dal Comitato europeo per la protezione dei dati il 10 luglio 2019,
Visto il Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali in materia di videosorveglianza, dell'8 aprile 2010,
Vista la Circolare dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro del 19 fe bbraio 2018, n. 5, su installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo ai sensi dell’art.
4 della Legge n. 300/1970.
NEGLI AMBIENTI DELL'ERDIS
ADOTTA
il seguente Regolamento.
ART. 1 - OGGETTO ED AMBITO DI APPLICAZIONE
1. Il presente Regolamento disciplina l’utilizzo dei sistemi di videosorveglianza attivati presso le strutture, aree di pertinenza e sedi dell'Ente Regionale per il Diritto allo Studio (a seguire: ERDIS) ed il trattamento dei dati personali acquisiti attraverso i medesimi sistemi, in conformità alle disposizioni del GDPR, del Codice, dello Statuto dei lavoratori, nonché agli inerenti provvedimenti ed atti interpretativi e di indirizzo.
ART. 2 PRINCIPI GENERALI E FINALITÀ
1. L'installazione e l’utilizzo dei sistemi di video sorveglianza ed il trattamento dei dati personali acquisiti mediante gli stessi avvengono nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale, e nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.
2. ERDIS, nell’ambito delle politiche di sicurezza sociale e di contrasto ai fenomeni di microcriminalità tra cui atti di vandalismo o danneggiamento, si avvale di sistemi di videosorveglianza, attivabili anche da remoto, installati presso gli immobili di cui è proprietario o di quelli detenuti e utilizzati per le finalità istituzionali e nelle aree di pertinenza al fine di garantire la sicurezza degli impianti, degli studenti e degli operatori, nonché la tutela del patrimonio in genere dell'Ente. Gli stessi sono volti a fornire, ove si verificassero eventi criminosi, un supporto all'attività dell'Autorità Giudiziaria e/o delle Forze dell’Ordine.
3. Le modalità di gestione degli impianti e di trattamento dei dati ovvero tutte le operazioni o complesso di operazioni, svolte con l’ausilio dei mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, l’eventuale diffusione, la cancellazione e la distribuzione di dati, sono disciplinate dal presente regolamento.
ART. 3 - TUTELA DEI LAVORATORI
2. I sistemi di videosorveglianza non possono essere utilizzati per effettuare controlli a distanza sull'attività lavorativa del personale e di tutti coloro che operano a vario titolo in ERDIS, in conformità a quanto previsto dallo Statuto dei Lavoratori.
3. Laddove dai sistemi installati per le finalità sopra elencate all’art. 2 derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori, ERDIS adotta le garanzie previste dall'art. 4 dello statuto dei lavoratori, stipulando un accordo collettivo con la rappresentanza sindacale unitaria dell’ente, ovvero, in mancanza di accordo, previa autorizzazione della sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, qualora siano interessate sedi dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell'Ispettorato nazionale del lavoro.
ART. 4 - SICUREZZA DEI DATI
1. L'attività di videosorveglianza deve essere svolta nel rispetto del principio di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita delle modalità del trattamento, ai sensi degli artt. 25 e 32 del GDPR, in modo tale da prevenire, mediante l'adozione di idonee misure di sicurezza, i rischi di accesso, distruzione, perdita, modifica e divulgazione non autorizzata, accidentale o illegale, dei dati trattati.
ART. 5 - DISLOCAZIONE DEI SISTEMI DI VIDEOSORVEGLIANZA
1. L'individuazione dei sistemi di videosorveglianza di ERDIS viene riportata in appositi documenti custoditi dal Responsabile dei servizi tecnici.
2. Nei menzionati documenti vengono altresì specificate le caratteristiche tecniche dei sistemi di videosorveglianza e le modalità e le angolazioni di ripresa.
ART. 6 - CONSERVAZIONE DEI DATI E MODALITA’ DI TRATTAMENTO
1. La conservazione delle immagini è limitata ad un periodo coincidente con il limite massimo consentito di 7 (sette) giorni al fine di coprire l'arco temporale del normale periodo di riposo del fine settimana ed in base ai molteplici punti di rilevamento sulla sicurezza delle strutture ricettive ed alloggi presenti nell'Ente, decorso il quale devono essere automaticamente cancellate, in conformità a quanto previsto dal successivo art.
7.
2. Rimangono salve speciali esigenze di ulteriore conservazione connesse a festività o periodi di chiusura delle strutture di ERDIS, ovvero a specifiche richieste di autorità giudiziaria o polizia giudiziaria, per finalità di prevenzione, accertamento o repressione
di reati.
3. ERDIS garantisce la protezione e la sicurezza dei dati personali raccolti attraverso sistemi di videosorveglianza.
In particolare:
- tutto il personale coinvolto nelle operazioni di registrazione, visualizzazione e registrazione delle immagini, nonché il personale addetto alla manutenzione degli impianti e alla pulizia dei locali deve ricevere una adeguata formazione sui comportamenti da adottare in armonia con quanto previsto dalla normativa vigente in tema di protezione dei dati personali;
- solo il personale autorizzato può avere accesso alle immagini;
- il personale autorizzato è tenuto al segreto professionale;
- le immagini non possono essere conservate per un periodo più lungo del necessario in conformità con quanto previsto dai principi applicabili al trattamento dei dati personali.
- adotta le garanzie di cui all’art.4 della legge del 20 maggio 1970, n. 300;
- garantisce l'osservanza dei principi di necessità, finalità e proporzionalità del trattamento dei dati;
- garantisce il rispetto del presente Regolamento, delle prescrizioni imposte dal Garante e dalla normativa vigente, anche in relazione all’utilizzo di particolari tecnologie e/o apparecchiature;
- redige un documento in cui siano riportate le ragioni dell’installazione di tali sistemi anche ai fini dell’eventuale esibizione in occasione di visite ispettive, oppure dell’esercizio dei diritti dell’interessato o di contenzioso.
4. Resta ferma la possibilità di effettuare una valutazione di impatto (DPIA), ai sensi dell’art.27, par. 3, lettera c) del GDPR, ogni qualvolta vengano installate apparecchiature di videosorveglianza in ambienti o zone accessibili al pubblico.
ART. 7 - CANCELLAZIONE DEI DATI
1. Decorso il termine di conservazione dei dati di cui al precedente art. 6, le immagini registrate devono essere automaticamente cancellate dai relativi supporti, secondo le modalità più efficaci individuate dal Responsabile dei servizi informatici, in modo tale da rendere inutilizzabili i dati cancellati.
2. Nel caso in cui le immagini siano conservate per un periodo maggiore di quello previsto dal presente regolamento, esse devono essere custodite in un posto sicuro con accesso controllato e cancellate non appena la loro conservazione non sia più necessaria.
ART. 8 - DIVIETO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
1. Sono vietate la comunicazione e la diffusione delle immagini registrate a soggetti non autorizzati.
2. Le immagini e i dati raccolti tramite gli impianti di videosorveglianza non possono essere utilizzati per finalità diverse da quelle indicate nel presente Regolamento e non possono essere diffusi o comunicati a terzi, salvo in caso di indagini di polizia
giudiziaria.
3. In caso di raccolta di immagini di fatti concernenti ipotesi di reato o di eventi rilevanti ai fini della pubblica sicurezza o dell’ordine pubblico, ERDIS è tenuta a darne
tempestiva comunicazione all’autorità giudiziaria.
ART. 9. - TITOLARE DEL TRATTAMENTO
1. Titolare del trattamento dei dati personali raccolti con i sistemi di videosorveglianza è ERDIS MARCHE – Ente Regionale Diritto allo Studio nella figura del delegato del Legale rappresentante, il Direttore Generale, ai sensi degli artt. 24 e ss. del GDPR.
ART. 10. - RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
1. Conformemente a quanto previsto dal Codice Privacy, D. Lgs. 196/2003, come innovato dal D. Lgs. 101/2018 all'art.2 quaterdecies, il Titolare individua con appositi atti le figure interne all’ente designate quali Responsabili del trattamento dei dati, che coadiuvano il Titolare nella definizione delle finalità, delle modalità di trattamento e dei mezzi atti a garantire l'osservanza della normativa europea sulla protezione dei dati personali.
2. Il Titolare può ricorrere anche a soggetti esterni, che presentino garanzie sufficienti, per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire il rispetto delle disposizioni normative in materia di protezione dei dati personali e dei diritti degli interessati.
3. Tali soggetti vengono designati dal Titolare quali Responsabili esterni del trattamento, ai sensi dell'art.28 del GDPR, mediante contratto o altro atto giuridico,
preliminarmente all'avvio delle attività o dei servizi ad essi affidati.
ART. 11 - AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
1. I Responsabili del trattamento di cui al precedente art.10, sotto la propria responsabilità e nell’ambito del proprio assetto organizzativo, assegnano compiti e funzioni connessi alle attività di videosorveglianza a soggetti che operano sotto la loro autorità, debitamente istruiti su tali trattamenti, ai sensi degli artt. 32 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice.
2. Gli autorizzati al trattamento curano la manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti di videosorveglianza e la gestione e cancellazione di immagini e dati personali acquisiti attraverso i medesimi, attenendosi alle istruzioni operative impartite dal Titolare o da soggetti esterni eventualmente designati da quest'ultimo quali Responsabili del trattamento (art. 10).
ART. 12. – INFORMATIVA
1. ERDIS informa gli interessati in ordine alla presenza nelle proprie strutture di sistemi di videosorveglianza mediante l'affissione nelle zone interessate, in prossimità della videocamera, di un’informativa breve (cartello), indicante il Titolare del trattamento e le finalità perseguite.
2. L'informativa è collocata prima del raggio di azione della videocamera e deve avere un formato ed un posizionamento tali da essere chiaramente visibile anche in condizioni di scarsa o insufficiente illuminazione ambientale, ad esempio quando il sistema di videosorveglianza sia attivo in orario notturno.
3. In presenza di più videocamere e in relazione alla vastità delle aree oggetto di rilevamento, l'informativa è resa mediante affissione di una pluralità di cartelli.
4. ERDIS mette a disposizione degli interessati sul proprio sito istituzionale, un’inf ormativa estesa, contenente tutti gli elementi di cui all'art. 13 del GDPR.
ART. 13 - DIRITTI DELL'INTERESSATO
1. L’ERDIS garantisce a ciascun soggetto, i cui dati personali siano stati acquisiti mediante i sistemi di videosorveglianza di ERDIS, l'esercizio dei propri diritti, in conformità a quanto disposto dall'art. 7 del GDPR.
2. Sono, in particolare, garantiti il diritto di accedere ai propri dati, al solo fine di verificare le modalità di trattamento, e il diritto di ottenere la cancellazione o la limitazione dei dati trattati in violazione di legge.
3. L’interessato esercita i propri diritti presentando apposita istanza scritta a ERDIS, secondo le modalità indicate nell’informativa di cui al precedente art. 12.
ART. 14 - NORMA DI RINVIO
1. Per tutti gli aspetti non espressamente disciplinati dal presente Regolamento si rinvia alle normative comunitarie e nazionali vigenti, ai provvedimenti e atti interpretativi e di indirizzo in materia di trattamento dei dati personali e di videosorveglianza, nonché al Regolamento in materia di protezione dei dati personali di ERDIS.
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ALLEGATO 1
INFORMATIVA PER I TRATTAMENTI DEI DATI RELATIVI ALLA VIDEOSORVEGLIANZA
INFORMATIVA PER I TRATTAMENTI DEI DATI RELATIVI ALLA VIDEOSORVEGLIANZA Gentile interessato,
desideriamo informarla che il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016), (nel prosieguo denominato "GDPR"), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei Dati Personali, prevede la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale come diritto fondamentale.
Ai sensi dell'art. 13 del GDPR, si informa che i dati personali (nel prosieguo denominati
"Dati") forniti all'ERDIS MARCHE - Ente Regionale Diritto allo Studio (nel prosieguo
"ERDIS") saranno trattati per soli fini istituzionali.
Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione Dati
Il Titolare del trattamento è l’ERDIS MARCHE – Ente Regionale Diritto allo Studio nella figura del delegato del Legale rappresentante, il Direttore Generale.
Indirizzo: Via Tiziano n.44 – 61025 Ancona (AN) - Italy – Telefono: 0722 351970
I dati di contatto del Titolare sono: e-mail: angelo.brincivalli@erdis.it PEC:
erdis@emarche.it
Il Responsabile del trattamento dei dati è il Responsabile del Servizio ………….. di ERDIS Dott………..
Indirizzo: Via ……… – ………… (…………) - Italy - Telefono: ………
I dati di contatto del Responsabile sono: e-mail: ...@erdis.it PEC:
erdis@emarche.it
Il Responsabile della Protezione dei Dati – Data Protection Officer (RPD-DPO) è l’Ing.
Mauro Raimondi.
Indirizzo: Via V. Veneto, 43 – 61029 Urbino (PU) - Italy - Telefono: 0722 351970 I dati di contatto del RPD sono: e-mail: rpd@erdis.it PEC: erdis@emarche.it Finalità dei trattamenti e base giuridica
I dati raccolti dai sistemi di videosorveglianza vengono trattati nell’ambito delle finalità istituzionali dell’ERDIS, per assolvere alle seguenti finalità specifiche:
• ERDIS, per le proprie peculiarità macro organizzative, di dislocazione territoriale, caratteristiche strutturali degli edifici, intendendo la videosorveglianza come misura complementare volta a migliorare la sicurezza all’interno o all’esterni di edifici o impianti ove si svolgono le attività istituzionali, ritiene necessario l’impiego di un sistema di videosorveglianza posto in prossimità di accessi e all’interno delle strutture di ERDIS;
• ERDIS ha interesse ad utilizzare sistemi di videosorveglianza al fine di prevenire e contrastare eventi criminosi quali furti, atti vandalici, danni al patrimonio dell’ERDIS e assicurare la sicurezza dei lavoratori che utilizzano l’ambiente videosorvegliato;
Si evidenzia che, ai sensi dell’art. 4, Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), i sistemi impiegati non sono in alcun modo impiegati come strumento di controllo a distanza dell’attività lavorativa del personale e di tutti coloro che operano a vario titolo nell'ERDIS.
Destinatari dei dati personali ed eventuali trasferimenti di dati all’estero
Per gli scopi perseguiti, possono accedere ai dati raccolti tramite i sistemi di videosorveglianza, dipendenti e collaboratori di ERDIS espressamente autorizzati che, operando sotto la diretta autorità del Titolare del trattamento o del Responsabile, svolgono attività di trattamento, ognuno in relazione ai propri compiti, attraverso le credenziali di autenticazione loro assegnate.
I dati potranno essere comunicati a soggetti esterni legittimati alla richiesta, quali l’Autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza.
Non saranno, infine, trasferiti dati acquisiti dai sistemi di videosorveglianza verso Paesi terzi od organizzazioni internazionali.
Modalità di trattamento
La videosorveglianza è effettuata per mezzo di telecamere digitali, connesse alla rete di ERDIS, che consentono la registrazione delle immagini in modalità “Motion Detection”
24 ore su 24, 365 giorni all’anno.
La videosorveglianza è effettuata primariamente nelle aree interne ed esterne di stretta pertinenza di ERDIS; le immagini sono di norma riprese in campo lungo, fatta salva la possibilità di ingrandimenti in caso di comprovata necessità.
Le operazioni di trattamento avvengono prevalentemente con l’ausilio di strumenti informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque nel rispetto dei principi di liceità, correttezza trasparenza previsti dalla normativa privacy.
Le registrazioni sono conservate su supporti elettronici e storage server ubicati presso la sede del Titolare e possono essere trattate esclusivamente da personale appositamente autorizzato.
Le registrazioni video e i dati personali in esse contenuti possono essere messi a disposizione esclusivamente dell’Autorità Giudiziaria o di Polizia (su espressa richiesta delle stesse) per l’individuazione degli autori di eventuali fatti illeciti a danno del Titolare e di altri soggetti.
Il sistema di videosorveglianza non è collegato con Istituti di Vigilanza privata o forze di Polizia.
Tempo di conservazione dei dati personali
Il titolare informa che i dati acquisiti tramite i sistemi di videosorveglianza saranno conservati per i tempi stabiliti dalla normativa vigente o dai regolamenti di ERDIS e comunque non superiore ai 7 giorni di retention. Vengono cancellati quando non sono più necessari per la trasmissione della comunicazione, salvo diverse disposizioni di legge.
Diritti dell’interessato
Nella sua qualità di Interessato, ha il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, gode altresì dei diritti di cui alla sezione 2, 3 e 4 del capo III del GDPR (es.
chiedere al titolare del trattamento: l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi; la limitazione del trattamento che lo riguardano; di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati).
L’interessato ha diritto a:
- chiedere al titolare, ai sensi degli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20 e 21 del GDPR, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla
portabilità dei dati. La cancellazione non è consentita per i dati contenuti negli atti che devono obbligatoriamente essere conservati dall’Erdis;
- revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
- proporre reclamo a un’autorità di controllo, ovvero all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (http://www.garanteprivacy.it).
In merito all’esercizio di tali diritti, l’Interessato può rivolgersi al titolare del trattamento.
L’interessato prende atto che, in considerazione della natura intrinseca dei dati trattati (immagini raccolte in tempo reale), non è in concreto esercitabile il diritto di aggiornamento o integrazione, nonché il diritto di rettifica di cui all'articolo 16 del GDPR.
Non è altresì esercitabile il diritto alla portabilità dei dati di cui all'art. 20 del GDPR in quanto le immagini acquisite con il sistema di videosorveglianza non possono essere trasferite ad altri soggetti (salvo i casi di cui il punto “Destinatari dei dati personali ed eventuali trasferimenti di dati all’estero” della presente informativa).
L'interessato identificabile, potrà richiedere l'accesso alle registrazioni nelle quali ritiene di essere stato ripreso (allegando all'istanza idoneo documento di riconoscimento). La risposta a una richiesta di accesso non potrà tuttavia in alcun modo comprendere eventuali dati riferiti a soggetti terzi rispetto alla parte istante (a tal fine, è altresì esclusa la possibilità di applicare trattamenti di scomposizione o di mascheramento selettivo dei fotogrammi).
Modalità di esercizio dei diritti
Per l’esercizio dei soli diritti di accesso alle registrazioni video, nonché per ogni eventuale informazione, l’interessato può rivolgersi al Titolare. Nel caso di esercizio dei succitati diritti di opposizione, limitazione e cancellazione sul trattamento dei dati personali, l’interessato può rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati – Data Protection Officer inviando una e-mail al seguente indirizzo e-mail: rpd@erdis.it PEC:
erdis@emarche.it
Reclamo
Nella Sua qualità di interessato al trattamento, Lei ha diritto anche di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali ai sensi dell’art.77 del GDPR.
(versione 20.05.13)
