Il Portale fornitori di Piaggio SpA: gestione del processo di introduzione e sviluppo della reportistica

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F

ACOLTÀ DI

I

NGEGNERIA

RELAZIONE PER IL CONSEGUIMENTO DELLA LAUREA SPECIALISTICA IN INGEGNERIA GESTIONALE

Il Portale fornitori di Piaggio SpA:

gestione del processo di introduzione e

sviluppo della reportistica

RELATORI

CANDIDATO

Prof. Ing. Valeria Mininno Alessandro Rossi Dipartimento di Sistemi Elettrici e Automazione

Prof. Antonella Martini

Dipartimento di Sistemi Elettrici e Automazione

Ing. Adelio Antolini

Piaggio & Co. S.p.a.

Sessione di Laurea del 15/12/2010 Anno Accademico 2009-2010 Consultazione NON consentita

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“ Mettersi insieme è un inizio, rimanere insieme è un progresso, lavorare insieme è un successo. ”

“ Coming together is a beginning; keeping together is progress; working together is success. ”

Henry Ford (1863-1947)

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__A. Rossi Il portale fornitori di Piaggio SpA:gestione del processo di introduzione e sviluppo della reportistica__

S

OMMARIO

Il Portale fornitori di Piaggio SpA: gestione del processo di introduzione e sviluppo della reportistica.

Il lavoro di tesi si basa su un tirocinio della durata di 6 mesi svolto presso Piaggio SpA,nell’ambito della gestione del sistema Supplier Relationship Management (chiamato in azienda “Portale fornitori”) e del servizio di Help Desk ad esso connesso, nel periodo compreso tra i primi del mese di Maggio e la fine del mese di Ottobre del 2010.

Nel corso del tirocinio sono state affrontate attività che hanno portato a:

Creare una nuova procedura (POO-VA-01), ed altri documenti ad essa connessi, che comprendesse tutti i processi di gestione relativi al portale, ovvero relativi alle utenze (interne e fornitori), ai processi di acquisto per MD e M&S (contratti, ordini, entrate merci e fatturazione), chiusure programmate e servizio di help desk ; Predisporre la reportistica del servizio di help desk relativa alla gestione dei ticket

e introdurre miglioramenti che aiutassero il lavoro degli operatori del servizio; Lavorare con il team che si è occupato della fase di startup del global sourcing

(fornitori extra-europei), predisponendo la documentazione alla base del lavoro del gruppo e occupandomi della predisposizione e della realizzazione del monitoraggio delle attività a portale dei fornitori.

A

BSTRACT

The suppliers portal of Piaggio SpA: management of the introduction process and reporting development.

This thesis is based on a training of the duration of 6 months carried out in Piaggio SpA, in range of management of Supplier Relationship Management system (called in company “Suppliers Portal”) and the Help Desk service connected to it, in the period comprised between the beginning of the month of May at the end of the month of October of 2010.

During the training they have been tackled a series of activities that conduct me to: To create a new procedure (POO-VA-01), and other connected documents, that

comprise all the processes relative at the portal management, to be more precise relative to the users (internal and suppliers), to the purchase processes for MD and M&S (contracts, orders, goods entrances and invoicing), planned closing and help desk service;

To predispose reporting relative at the ticket management of the help desk service and introducing improvements that helped the job of the operators of the service;

To work with the group that was employed in the startup phase of startup of global sourcing (extra-UE suppliers); I have predisposed the documentation to the base of the job of the group and I have predisposed and realized the monitoring of the activities of the suppliers on the portal.

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I

NDICE

0. INTRODUZIONE ... 7

0.1. Il periodo del tirocinio: principali attività svolte ... 8

1. IL GRUPPO PIAGGIO&Co. S.p.a. ... 10

1.1. La mission del gruppo Piaggio... 12

1.2. l’impegno del gruppo Piaggio nel settore racing ... 13

1.3. Mercato ... 13

1.3.1. Mercato delle 2 ruote ... 14

1.3.2. Veicoli Commerciali ... 15

1.4. Storia del gruppo Piaggio ... 16

2. IL SISTEMA INFORMATIVO PIAGGIO ... 19

2.1. Il SAP-SRM la soluzione di Piaggio per la gestione della supply chain... 19

2.1.1. Principali funzionalità del SAP-SRM ... 20

2.1.2. SRM-SUS il portale d’accesso per i fornitori ... 23

2.2. L’organizzazione del sistema informativo... 23

2.3. Lo stato d’implementazione del SAP-SRM... 25

3. OBIETTIVI ... 27

3.1. Obiettivi del lavoro svolto ... 27

4. LA SITUAZIONE AS-IS ... 29

4.1. Situazione iniziale del servizio di Help Desk ... 29

4.2. Situazione iniziale di Global Sourcing (GS)... 30

5. ATTIVITA’ SVOLTE DURANTE IL TIROCINIO ... 32

5.1. La scrittura della POO-VA-01 “Gestione portale fornitori SRM”... 32

5.1.1. Acquisizione del modello e delle esigenze legate alla procedura ... 33

5.1.2. Acquisizione delle conoscenze base sul funzionamento e sulla gestione di SRM . 33 5.1.3. Creazione della struttura della procedura in base alle conoscenze acquisite ... 34

5.1.4. Prima stesura della procedura ... 34

5.1.5. Scorporo della procedura in più documenti ... 35

5.1.6. Analisi dei processi per il loro miglioramento ... 36

5.1.7. Stesura completa della procedura ... 36

5.1.8. Revisioni successive per l’introduzione di modifiche alla gestione del sistema... 37

5.2. La scrittura della ILQ-VA-02 “Portale fornitori SRM: Gestione utenze e Help Desk” 38 5.3. Attività relative al servizio di Help Desk ... 40

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5.3.1.1. Form per la registrazione dei ticket ... 43

5.3.2. Form per utenti interni per standardizzare le richieste d’intervento... 45

5.3.3. “Manuale di creazione utenze fornitori e personale interno su SRM” ... 46

5.4. La scrittura della ILQ-QUA-70 “Gestione ricezione materiali” ... 47

5.5. Il Global Sourcing ... 48

6. OBIETTIVI RAGGIUNTI ... 51

6.1. Sviluppi futuri ... 53

6.2. Conclusioni ... 54

7. Allegati ... 55

7.1. Allegato 1 - “Manuale di creazione utenze fornitori e personale interno su SRM” ... 55

7.2. Allegato 2 - ILQ-QUA-70 “Gestione ricezione materiali”... 57

7.3. Allegato 3 - ILQ-VA-02 “Portale fornitori SRM: Gestione utenze e Help Desk” ... 59

7.4. Allegato 4 - POO-VA-01 “Gestione portale fornitori SRM” ... 72

Bibliografia ... 89

Sitografia ... 89

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I

NDICE DELLE ILLUSTRAZIONI E DELLE TABELLE

Fig. 1 - Mappa siti produttivi e mercati della Piaggio. ... 11

Fig. 2 – Struttura societaria del gruppo Piaggio ... 12

Fig. 3 – Vendite veicoli Piaggio (Da sinistra: Totali e divise per marcati). ... 13

Fig. 4 – Stratificazione del Sistema Informativo Piaggio ... 24

Fig. 5 – Fasi del progetto d’implementazione del SAP-SRM ... 25

Fig. 6 – Organizzazione del servizi di Help Desk ... 30

Tab .1 – Tabella Riassuntiva situazione AS-IS ... 31

Fig. 7 – Schema seguito per la scrittura della procedura ... 33

Fig. 8 – Confronto indice iniziale, indice di prima stesura ... 35

Fig. 9 – Confronto indice di prima stesura e indice definitivo ... 37

Fig. 10 – Indice definitivo procedura POO-VA-01 ... 38

Fig. 11 – Indice ILQ-VA-02 ... 39

Fig. 12 – Report prima di agire sui dati di origine ... 41

Fig. 13 – Report di riepilogo del numero dei ticket aperti ... 41

Fig. 14 – Report dopo l’introduzione dei miglioramenti ... 43

Fig. 15 – Form excell originale per la registrazione dei ticket ... 43

Fig. 16 – Nuovo form excell per la registrazione dei ticket ... 44

Fig. 17 – Form per la standardizzazione delle richieste d’intervento ... 46

Fig. 18 – Attività di gestione del global sourcing ... 49

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L

EGENDA DELLE SIGLE E DELLE ABBREVIAZIONI RICORRENTI

ACQ → Acquisti

AMF → Amministrazione Fornitori

ASN → Advanced Shipping Notification (Avviso di consegna tramite portale)

CNIPA → Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione

EM → Entrata Merci

GS → Global Sourcing

HD → Help Desk

HD1 → Help Desk di 1° livello

HD2 → Help Desk di 2° livello

ILQ → Istruzione di Qualità Lavoro

IT → Information Tecnology

M&S → Mezzi & Servizi

MD → Materiali Diretti

POO → Procedura Organizzativa Operativa

Ric → Ricezione

SC → Supply Chain

SCM → Supply Chain Management

SI → Sistema Informativo

SRM → Supply Relationship Management

SUS → Supplier User Self-Service