Ufficio Acquisti ICT e Servizi Amministrativi
RELAZIONE
OGGETTO: Rettifica parziale alla Det. 349 del 18.10.2019. Procedura di adesione alla Convenzione Consip di Print & Copy managment 2 (P&CM”) Lotto 1 per la fornitura dei servizi di stampa in formato A3 per la Direzione Generale e le sedi territoriali del Lazio.
Importo Adesione a Convenzione € 1.059.784,00 Importo Incentivo Rup 1,8% € 19.076,11
Capitolo U.1.03.02.07.004 CUI 01165400589201900734 Trattazione
Con il provvedimento n. 349 del 18 ottobre 2019 è stata autorizzata per un valore di € 612.120,00 per una durata di 48 mesi, la procedura di attivazione delle modalità di adesione alla Convenzione Consip di Print & Copy managment 2 (P&CM”) Lotto 1 per la fornitura dei servizi di stampa in formato A3 per la Direzione Generale e le sedi territoriali del Lazio.
La suddetta Convenzione Consip di Print & Copy managment 2 (P&CM”) Lotto 1 è stata stipulata da Consip con la ditta Konica Minolta Business Solutions Italia S.p.A., la quale fornisce servizi specialistici di stampa e prodotti atti a realizzare quanto più richiesto dall’Istituto.
La ditta Konica Minolta Business Solutions Italia S.p.A., attraverso un servizio di assessment iniziale e di successiva proposta progettuale, definisce il fabbisogno relativo alla funzione di stampa prescelta, nel rispetto delle policy dell’Istituto e degli spazi e ambienti disponibili.
In conformità a quanto previsto dalle modalità di adesione alla Convenzione, l’Amministrazione ha inviato al Fornitore la richiesta di progetto preliminare non vincolante ai fini della sottoscrizione.
Con riferimento all’Ordine Inail ID Consip n.5206375 del 07 novembre 1019 la Direzione ha richiesto un’analisi preliminare come previsto dalla Convenzione Consip Print & Copy Management 2 Lotto 1 per l’affidamento dei servizi, nonché dei servizi connessi, compresi quelli di monitoraggio dei consumi e controllo della spesa, mediante l’uso di nuove tecnologie e soluzioni organizzative, attraverso strumenti di
“Information Technology”.
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Con la predetta richiesta, ai sensi di quanto disposto dall’art. 4 Oggetto della Convenzione, che richiama le modalità di attivazione regolate dal par. 3.5 del Capitolato Tecnico di Gara, il processo di fornitura si espleta attraverso due fasi distinte e sequenziali come di seguito descritto:
1. Una prima fase di valutazione preliminare, costituita dalla predisposizione da parte del fornitore di un progetto preliminare;
2. Una seconda fase di dimensionamento ed esecuzione che deriva dall’accettazione da parte dell’Amministrazione del risultato della fase di cui al punto 1, prende avvio con la richiesta da portale Consip di un progetto esecutivo e si conclude con l’emissione dell’Ordinativo di fornitura.
Con nota Protocollo interno n. 60016 del 16 gennaio 2020 n.0000019 il Dirigente dell’Ufficio XII Infrastrutture ICT e il Rup designato hanno comunicato che la fase di valutazione preliminare, avviata dall’Istituto con il citato Ordine 5206375 del 07.11.2019, si è conclusa con l’approvazione del progetto preliminare, per un valore di € 1.059,784,00 ed una durata di 60 mesi, presentato dal Fornitore Konica Minolta in data 18 dicembre 2019 (prot. E.INAIL.60016.08/01/2020.0001600).
In particolare il Fornitore ha effettuato un assessment condotto su tutte le sedi territoriali del Lazio e presso le unità della Direzione Generale, evidenziando la necessità di soddisfare i fabbisogni di stampa sulla base di tre parametri principali:
- Numerosità dei dipendenti;
- Caratteristiche logistiche dei siti visitati che comportano una distribuzione dei dipendenti sulle aree di lavoro delle singole unità, avulsa dalla possibilità di attuare una standardizzazione dei servizi legata esclusivamente alla numerosità del personale;
- Caratteristiche funzionali legate a determinati processi lavorativi per i quali sono stati riscontrati elevati volumi di stampa.
Nell’ottica di offrire un servizio di stampa che garantisca una continuità di servizio, il sistema proposto dall’analisi preliminare del Fornitore, garantirà, l’assorbimento dei volumi di stampa che l’Ente potrà sviluppare nei prossimi 5 anni su tutte le unità della regione Lazio.
Il progetto preliminare, pertanto, ha un valore pari a € 849.820,00 più IVA in 5 anni come da tabella:
Classe utenza
Sede Durata contratto Prezzo per click B/N
(14.000/ut.) Prezzo per click colore (2.000/ut.)
Totale costo B/N
Totale costo Colore
Costo complessivo
€1.350 ALTA ≥ 200 utenti 60 mesi 0,0199 0,0454 € 376.110,00 € € 122.580,00 € € 498.690,00
€ 650 MEDIA ≥ 200 utenti 60 mesi 0,0315 0,0496 € 286.650,00 € € 64.480,00 € € 351.130,00
Totale costi € 662.760,00 € 187.060,00 € € 849.820,00
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Oltre agli importi di cui sopra dovranno essere previsti l’eventuale conguaglio finale per extra click stimato in € 169.964,00 e maggiori spese per tutte le riparazioni che si renderanno necessarie in caso di danno procurato da parte degli utenti fruitori del servizio stimate in € 40.000,00, complessivamente quindi:
Classe utenza
Sede Durata contratto Prezzo per click B/N
(14.000/ut.) Prezzo per click colore (2.000/ut.)
Totale costo B/N
Totale costo Colore
Costo complessivo
€1.350 ALTA ≥ 200 utenti 60 mesi 0,0199 0,0454 € 376.110,00 € € 122.580,00 € € 498.690,00
€ 650 MEDIA ≥ 200 utenti 60 mesi 0,0315 0,0496 € 286.650,00 € € 64.480,00 € € 351.130,00
Totale costi € 662.760,00 € 187.060,00 € € 849.820,00
Eventuale conguaglio finale per extra click € 132.552,00 € €37.412,00 € 169.964,00
Eventuali maggiori spese per riparazioni € 40.000,00
Costo complessivo € 1.059.784,00
Rispetto alla spesa stimata prima dell’esecuzione dell’analisi preliminare (ovvero per un totale complessivo di € 612.120,00) la spesa di cui alla tabella precedente si configura su un periodo contrattuale di 60 mesi anziché 48 e prevede classi di produttività più confacenti ai reali fabbisogni di stampa rilevati sul territorio attraverso gli accessi e il riscontro dei volumi di stampa, per maggiore oneri di € 447.664,00 per il quale si rende necessario rettificare la precedente determina a contrarre n. 349/2019.
L’esigenza sarà imputabile al conto di bilancio U.1.03.02.07.004 nelle modalità e negli anni come indicato nella tabella sottostante:
Anno Trim Canone Conguaglio canone Riparazioni eventuali
2020 3 127.473,00 € 8.000,00 €
2021 4 169.964,00 € 8.000,00 €
2022 4 169.964,00 € 8.000,00 €
2023 4 169.964,00 € 8.000,00 €
2024 4 169.964,00 € 8.000,00 €
2025 1 42.491,00 € 169.964,00 €
Spesa prevista 849.820,00 € 169.964,00 € 40.000,00 €
Totale complessivo € 1.059.784,00
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Inoltre, essendosi venuto a perfezionare, in questa fase, l’iter per la definizione del valore contrattuale, è necessario assumere l’impegno per l’accantonamento delle risorse destinate all’incentivo ex art.113 codice dei contratti pubblici per un valore di € 19.076,11 sul cap. U.1.03.02.07.004. A tal fine si rappresenta che si è stato verificato, sulla base della documentazione pubblicata su sito Consip, che la Convenzione in esame è stata regolarmente affidata con bando di gara pubblica a procedura aperta.
Pertanto, considerato che i servizi saranno acquistati nel corso di vigenza della Convenzione con un ordinativo di durata quinquennale (60 mesi), si prevede una spesa complessiva valutabile in € 1.059.784,00 oneri fiscali esclusi sul cap.
U.1.03.02.07.004 e un importo pari a € 19.076,11 sul cap. U.1.03.02.07.004 quale fondo incentivo Rup.
L’iniziativa rientra nel piano della programmazione di questa struttura e trattasi di spesa non obbligatoria ma indifferibile, indilazionabile e infrazionabile, la cui mancata esecuzione potrebbe comportare un danno per l’Istituto, ovvero situazioni di disservizio o serie difficoltà gestionali e operative nella protezione di tutti i sistemi di questo Istituto.
CONCLUSIONI
In relazione a quanto sopra esposto, in riferimento alle “Norme sull’Ordinamento amministrativo/contabile in attuazione dell’articolo 43 del Regolamento di Organizzazione”, modificate e approvate dal Presidente con determinazioni n. 10 del 16 gennaio 2013 e s.m. e .i, si rende necessario autorizzare:
La procedura di adesione alla Convenzione Consip di Print & Copy managment 2 (P&CM”) Lotto 1 per la fornitura dei servizi di stampa in formato A3 per la Direzione Generale e le sedi territoriali del Lazio per un valore di € 1.059.784,00 più IVA per la durata di 5 anni.
L’emissione dell’ordine per la redazione del progetto esecutivo da portale Consip, preso atto dei differenti importi che saranno contrattualizzati con la successiva emissione dell’ordinativo di fornitura.
L’assunzione dell’impegno di spesa per un valore di € 19.076,11 pari all’1,8%
per cento dell’importo, quale accantonamento della quota da destinare ad apposito fondo, in osservanza alle disposizioni di cui all’art. 113 del D.Lgs.
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50/2016 e s.m.i. sul cap. U.1.03.02.07.004 del nuovo Piano dei Conti dell’Istituto nell’ambito dell’Esercizio provvisorio 2020
La sottoscrizione del contratto nonché il relativo impegno di spesa saranno assunti con il successivo provvedimento di adesione e la relativa operazione contabile sarà articolata secondo il sistema di classificazione del bilancio dello Stato per missioni e programmi.
Roma 29 gennaio 2020 Dirigente dell'Ufficio I dott. Pietro D. Perrone
