MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO DELLA FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD

(1)

FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD s.c. a r.l.

_______________________________________________________________________

Sede Legale: Via Po, 11 – 10034 - Chivasso (To) Sede Operativa: Via Botticelli,151 – 10154 - Torino

Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 – PEC [email protected]

C.C.I.A.A. di Torino N. REA 1158852 - C.F./P.IVA 10751100016 Cap.Sociale €. 120.000,00 i.v.

MANUALE

DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO DELLA FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2

TORINO NORD

(2)

Tel. 011/2402632 - Fax 011/2402629 - PEC [email protected]

SOMMARIO Presentazione

1. Principi generali 7

1.2 Ambito di applicazione del manuale 7

1.3 Definizioni e norme di riferimento 7

1.4 Modello organizzativo 8

1.5 La gestione informatica del protocollo 8

1.6 Gestione dei documenti informatici 8

2. Componente organizzativa della sicurezza 9

2.1 Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza 10

2.2 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici 11

2.3 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici all’interno della Federazione 11

2.4 Accesso ai documenti informatici 11

3. Utenti interni alla Federazione 11

3.1 Accesso al registro di protocollo per utenti interni alla Federazione 12

3.2 Utenti esterni alla Federazione – privati 12

4. Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti 12

4.1 Documento ricevuto 12

4.2 Documento inviato 13

4.3 Documento interno formale 13

4.4 Documento interno informale 13

4.5 Il documento informatico 13

4.6 Il documento analogico – cartaceo 14

4.7 Formazione dei documenti – aspetti operativi 14

4.8 Firma digitale 16

4.9 Requisiti degli strumenti informatici di scambio 16

(3)

4.10 Uso della posta elettronica certificata 16

5. Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti 18

5.1 Generalità 18

5.2 Flusso dei documenti ricevuti dalla Federazione 19

5.2.1 Provenienza esterna dei documenti 20

5.2.2 Provenienza di documenti interni formali 20

5.2.3 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale 20

5.2.4 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili 20

5.2.5 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale 21

5.2.6 Conservazione ed eliminazione delle buste 21

5.2.7 Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali 21

5.2.8 Errata ricezione di documenti digitali 22

5.2.9 Errata ricezione di documenti cartacei 22

5.2.10 Attività di protocollazione dei documenti 22

5.2.11 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici 22 5.2.12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei 22 5.2.13 Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei 23

5.2.14 Conservazione dei documenti nell’archivio corrente 23

5.3 Flusso dei documenti inviati dalla Federazione 24

5.3.1 Invio dei documenti 25

5.3.2 Verifica formale dei documenti 25

5.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura 25

5.3.4 Trasmissione di documenti informatici 25

5.3.5 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta 25

5.3.6 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax 26

5.3.7 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo 26

(4)

6. Regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti 26

6.1 Corrispondenza di particolare rilevanza 26

6.2 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale 27

6.3 Assegnazione dei documenti in formato cartaceo 27

6.4 Modifica delle assegnazioni 27

7. Documenti esclusi dalla protocollazione 27

8. Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione 27

8.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici 27

8.1.1 Generalità 27

8.1.2 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici 28

8.2 Titolario o piano di classificazione 28

8.2.1 Titolario 28

8.2.2 Classificazione dei documenti 29

8.3 Fascicoli 29

8.3.1 Fascicolazione dei documenti 29

8.3.2 Apertura del fascicolo 29

8.3.3 Chiusura del fascicolo 30

8.3.4 Apertura delle pratiche 30

8.4 Repertori e serie archivistiche 30

8.5 Scarto, selezione e riordino dei documenti 31

8.5.1 Operazione di scarto 31

8.6 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico 31

8.6.1 Principi generali 31

8.6.2 Consultazione ai fini giuridico-amministrativi 31

9. Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico 32

9.1 Unicità del protocollo informatico 33

(5)

9.2 Registro di protocollo 33

9.3 Registrazione di protocollo 33

9.3.1 Documenti informatici 34

9.3.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) 34

9.4 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo 34

9.5 Segnatura di protocollo dei documenti 34

9.5.1 Documenti cartacei 35

9.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo 35

9.7 Circolari e disposizioni generali 36

9.8 Documenti cartacei in partenza con più destinatari 36

9.8.1 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma 36

9.8.2 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telefax 36

9.8.3 Protocollazione di documenti inerenti a gare di appalto confezionati su supporti cartacei 37

9.8.4 Protocolli urgenti 38

9.8.5 Documenti non firmati 38

9.8.6 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale 38 9.8.7 Protocollo di documenti digitali e cartacei pervenuti erroneamente 38

9.8.8 Differimento delle registrazioni 39

9.8.9 Corrispondenza personale o riservata 39

9.8.10 Integrazioni documentarie 39

9.9 Gestione delle registrazioni di protocollo 40

9.10 Registrazione e attribuzione del protocollo 40

9.10.1 Attribuzione del protocollo 40

10. Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali 40

10.1 Generalità 40

11. Modalità di utilizzo del registro di emergenza 41

(6)

11.1 Il registro di emergenza 41

11.2 Modalità di apertura del registro di emergenza 42

11.3 Modalità di utilizzo del registro di emergenza 43

11.4 Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza 44

12. Approvazione e aggiornamento del manuale 44

13. Pubblicità del presente manuale 44

14. Operatività del presente manuale 44

15. Allegati 45

15.1 Definizioni 45

15.2 Normativa di riferimento 54

15.3 Organigramma 56

15.4 Carta intestata dell’Amministratore Unico 57

15.5 Carta intestata delle Funzioni 58

15.6 Modello organizzativo dell’Amministrazione e caratterizzazione di ciascuna Funzione 59 15.7 Elenco documenti esclusi dalla protocollazione, ai sensi dell’art. 53. c. 5 del DPR n. 445/2000 61

15.8 Titolario di classificazione 62

15.9 Piano di conservazione 93

15.10 FAQ - Frequently Asked Questions 100

15.11 Le “Raccomandazioni di Aurora” in pillole 103

Bibliografia 110

(7)

PRESENTAZIONE

1. PRINCIPI GENERALI

L’Obiettivo di questo Manuale è quello di descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione.

Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico- funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’amministrazione. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento.

Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.

Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’Amministrazione, in attuazione del principio di trasparenza dell’azione amministrativa.

1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE

Il presente Manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord.

Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell’Amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure.

1.3 DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO Ai fini del presente Manuale si intende:

per “Amministrazione”, la Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;

per “Amministratore Unico”, il Legale Rappresentante della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord.

per “Funzione”, le Strutture che afferiscono alla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord;

per “Testo Unico”, il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 -Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

per “Regole tecniche”, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428;

per “Codice”, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale.

Per le Definizioni, le Norme e i Regolamenti di riferimento vedasi l’elenco riportato negli allegati 15.1 e 15.2.

(8)

1.4 MODELLO ORGANIZZATIVO

Per la gestione dei documenti, l’Amministrazione ha adottato un modello organizzativo di tipo distribuito istituendo, all’interno di ogni Funzione che afferisce alla Federazione, delle postazioni abilitate alla protocollazione informatica. All’interno della Federazione il sistema di protocollazione è unico.

In ogni Funzione è disponibile l’accesso al protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

L’Organigramma, che schematicamente riporta il modello organizzativo della Federazione (allegato 15.3) è suscettibile di modifiche in caso di inserimento di nuove Funzioni o di riorganizzazione delle medesime. Tutte le modifiche e/o variazioni, dovranno essere validate dall’Amministratore Unico,

All’interno delle Funzioni è utilizzato il medesimo sistema di numerazione di protocollo. Gli operatori delegati all’attività di protocollazione sono autorizzati dai Direttori delle Funzioni cui afferiscono e vengono dotati di credenziali per accedere al sistema.

1.5 LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO È compito dello Staff dell’Amministrazione Unico:

− predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;

− provvedere alla pubblicazione del Manuale sul sito Internet dell’Amministrazione;

− attuare le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico;

− richiedere l’abilitazione, da attuare per mezzo della Funzione Sistemi Informativi Informatici, su iniziativa dei Direttori delle Funzioni, degli addetti dell’Amministrazione all’utilizzo del Protocollo Informatico. Per ogni dipendente, i Direttori di Funzione definiscono il tipo di funzioni disponibili (ad esempio consultazione, modifica ecc.);

− garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo;

− garantire la corretta produzione e conservazione del registro di protocollo;

− autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;

− aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza.

1.6 GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Il sistema operativo del server che ospita i files utilizzati come deposito dei documenti è configurato in modo tale da consentire:

- l’accesso esclusivamente al server del protocollo informatico in modo che, qualsiasi altro utente non autorizzato, non possa mai accedere ai documenti al di fuori del sistema di gestione documentale;

- la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.

(9)

Il sistema di gestione informatica dei documenti:

- garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;

- garantisce la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;

- fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale;

- consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

- consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di “privacy” con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili e giudiziari;

- garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

2. COMPONENTE ORGANIZZATIVA DELLA SICUREZZA

La componente organizzativa ed operativa della sicurezza legata alla gestione del protocollo e della documentazione è delegata alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione.

Il Direttore della Funzione Sistemi Informativi Informatici, in qualità di Responsabile del trattamento dati con funzioni di amministratore di sistema, valutata l’esperienza, la capacità e l’affidabilità e considerando che le prestazioni effettuate in via ordinaria forniscono idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza, con nota Prot. n. 2517 del 07/06/2013, a integrazione della nomina effettuata dall’ASLTO2, ha proceduto a nominare l’Ing. Andrea Piccoli di VECOMP, quale INCARICATO del trattamento dati con funzioni di“AMMINISTRATORE DI SISTEMA di data base”per i trattamenti svolti internamente nella Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord s.c.a.r.l., relativi alle procedure inerenti alla Gestione documentale Protocollo e atti della Federazione.

Specificatamente e limitatamente a tale contesto, i compiti individuati consistono in:

- sorvegliare il corretto funzionamento dei sistemi di database (RDBMS), delle varie istanze e delle utenze relative;

- gestire l’installazione dei RDBMS, in conformità ai requisiti ed alle politiche di sicurezza ed utilizzo necessari sulla base dell’organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali (policy informatiche), monitorarne e garantirne la continuità operativa;

- attuare le attività manutentive (ordinarie e straordinarie) dei database, necessarie per garantirne il corretto, sicuro ed efficiente funzionamento; attuare le azioni correttive necessarie per garantire il ripristino in caso di guasto o anomalie funzionali prevedendo qualora necessario il salvataggio ed il ripristino temporaneo dei dati;

- attuare e gestire le attività di salvataggio (back-up) dei RDBMS; sorvegliare e verificare periodicamente il buon esito dei back-up e la capacità di ripristino (data restore) in particolare a seguito di modifiche;

- segnalare al responsabile del trattamento dei dati con funzione di amministratore di sistema eventuali problematiche o situazioni anomale nell’installazione, funzionamento, manutenzione dei RDBMS che possano rappresentarne delle vulnerabilità e proporre le azioni correttive e migliorative da intraprendere;

- attuare, gestire e controllare i profili autorizzativi (account utenti) necessari per operare sui sistemi di database sulla base dell’organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali; sorvegliare la corretta attuazione delle politiche (policy informatiche) di autenticazione ai RDBMS;

(10)

- attuare la disattivazione dei codici identificativi (account utenti) di accesso ai database nei casi di perdita dei requisiti di idoneità o per il mancato utilizzo per un periodo superiore a sei mesi continuativi;

- cooperare con gli amministratori di software complessi e di rete per garantire la completa e corretta funzionalità dell’infrastruttura informatica nel suo complesso;

Alla luce di quanto sopra descritto, l’incaricato del trattamento garantisce di:

trattare tutti i dati personali di cui viene a conoscenza nell’ambito dello svolgimento delle proprie funzioni:

− in modo lecito e secondo correttezza;

− esclusivamente per lo svolgimento delle proprie funzioni e nel rispetto del principio di necessità;

rispettare tutte le misure di sicurezza così come previsto dalla vigente normativa, in particolare dagli artt. 31 a 36 e dall’allegato B del “Codice in materia di protezione dei dati personali”, con l’assoluto divieto di comunicare, diffondere, utilizzare i dati personali ai quali si accede per motivi di lavoro, in assenza dell’autorizzazione del Responsabile.

In adempimento a quanto previsto dal provvedimento del Garante del 27.11.2008, tutti gli accessi effettuati da parte dell’amministratore di sistema – incaricato - vengono registrati, e le registrazioni saranno conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi.

Ai sensi del provvedimento del Garante del 27.11.2008, così come modificato dal successivo del 25.06.2009 è previsto che, l’operato dell’amministratore di sistema sia oggetto di verifica almeno annuale in modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza rispetto ai trattamenti dei dati personali previsti dalle norme vigenti.

A tal fine, è previsto che, l’amministratore di sistema, riferisca periodicamente al Direttore della Funzione Sistemi Informativi Informatici, Responsabile del trattamento dati, sullo svolgimento dei Suoi compiti, producendo una relazione annuale riguardante l’attività svolta e le misure di sicurezza adottate.

Come previsto al punto 2, lettera c, del citato Provvedimento del Garante, gli estremi identificativi dell’amministratore di sistema vengono comunicati secondo quanto stabilito al comma 4.3 del medesimo Provvedimento.

2.1 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO E DI SICUREZZA

Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o transazioni) che è opportuno mantenere poiché possano essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza.

Le registrazioni di sicurezza sono costituite dai log di sistema generati dal sistema operativo e dai log gestiti dall’applicativo stesso.

(11)

2.2 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi, a qualsiasi titolo, informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che, per loro natura o per espressa indicazione del mittente, sono destinate ad essere rese pubbliche.

Come previsto dalla normativa vigente, i dati e i documenti trasmessi per via telematica sono di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati e i documenti trasmessi all’interno della Federazione o ad altre Pubbliche Amministrazioni, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali di cui è consentita la diffusione e che sono strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono trasmesse.

Il server di posta certificata di cui si avvale l’Amministrazione, svolge anche le seguenti operazioni:

- tracciamento delle attività nel file di log della posta;

- gestione automatica delle ricevute di ritorno.

2.3 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALL’INTERNO DELLA FEDERAZIONE

Gli Uffici della Federazione si scambiano documenti informatici attraverso l’utilizzo delle caselle di posta elettronica (eventualmente certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell’11 febbraio 2005) in attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per l’innovazione e le tecnologie concernente “l’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni”.

2.4 ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI

Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso e un sistema di autorizzazione basato sulla profilazione degli utenti in via preventiva.

La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere effettuate/rilasciate a un utente del servizio di protocollo e gestione documentale.

Il sistema adottato dalla Federazione:

- consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;

- assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.

Il sistema consente altresì di associare un livello differente di riservatezza per ogni tipo di documento trattato dall’Amministrazione. I documenti non vengono mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una ricerca generale nell’archivio.

3. UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE

I livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti sono attribuiti, dalla Funzione Sistemi Informativi e Informatici, su indicazione dei Direttori delle Funzioni . Tali livelli

(12)

si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all’inserimento, abilitazione alla cancellazione e alla modifica delle informazioni.

3.1 ACCESSO AL REGISTRO DI PROTOCOLLO PER UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE

La visibilità completa sul registro di protocollo è consentita solo all’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico e alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione.

Tutti gli altri utenti possono accedere solo ai dati di registrazione e consultazione degli atti destinati e prodotti dalla Funzione cui afferiscono.

3.2 UTENTI ESTERNI ALLA FEDERAZIONE- PRIVATI

Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti si rimanda a quanto stabilito nel regolamento per la

“Disciplina delle modalità d’esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso nei documenti amministrativi”

pubblicato nella Sezione Trasparenza – Regolamenti del sito della Federazione (www.fs2.torinonord.it)

4 MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI

Il presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno e all’esterno dell’Amministrazione.

Prima di entrare nel merito, occorre caratterizzare l’oggetto di scambio: il documento amministrativo.

Nell’ambito del processo di gestione documentale, il documento amministrativo, in termini operativi, è classificabile in:

- ricevuto;

- inviato;

- interno formale;

- interno informale.

Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in:

- informatico;

- analogico.

Secondo quanto previsto dall’art. 40 del decreto legislativo n. 82/2005 “ Le Pubbliche Amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71” e che “fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell’economicità”.

Pertanto, soprattutto nella fase transitoria di migrazione verso l’adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell’Amministrazione, il documento amministrativo può essere disponibile anche nella forma analogica.

4.1 DOCUMENTO RICEVUTO

La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla Federazione con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.

(13)

Un documento informatico può essere recapitato:

1) a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;

2) su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, tape, pen drive, etc, consegnato direttamente alla Federazione o inviato per posta convenzionale o corriere.

Un documento analogico può essere recapitato:

1) a mezzo posta convenzionale o corriere;

2) a mezzo posta raccomandata;

3) per telefax o telegramma;

4) con consegna diretta da parte dell’interessato o consegnato tramite una persona dallo stesso delegata alle Funzioni della Federazione.

4.2 DOCUMENTO INVIATO

I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo della posta elettronica convenzionale o certificata se la dimensione del documento non supera la dimensione massima prevista dal sistema di posta utilizzato dalla Federazione.

In caso contrario, il documento informatico viene riversato, su supporto digitale rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasposto al destinatario.

4.3 DOCUMENTO INTERNO FORMALE

I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche.

Lo scambio tra Funzioni di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria, avviene di norma per mezzo della posta elettronica convenzionale o di quella certificata.

Il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto e poi protocollato.

Nella fase transitoria di migrazione verso la completa gestione informatica dei documenti, all’interno della Federazione, il documento interno formale può essere di tipo analogico e lo scambio può anche aver luogo con i mezzi tradizionali all’interno della Federazione. In questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa sia sull’originale che sulla minuta e successivamente protocollato.

4.4 DOCUMENTO INTERNO INFORMALE

Per questa tipologia di corrispondenza vale quanto illustrato nel paragrafo precedente ad eccezione della obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.

4.5 IL DOCUMENTO INFORMATICO

Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; l’art. 20 del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell’amministrazione digitale” prevede che:

(14)

1) Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice e alle regole tecniche di cui all’articolo 71.

2) Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71 che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento.

3) Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi dell’articolo 71; la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.

4) Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico.

4.6 IL DOCUMENTO ANALOGICO - CARTACEO

Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale”. Di seguito verrà fatto riferimento a un documento amministrativo cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor) e poi stampata.

In quest’ultimo caso si definisce “originale” il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario, stampato su carta intestata e dotato di firma autografa.

4.7 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI – ASPETTI OPERATIVI

I documenti dell’Amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla vigente normativa.

Ogni documento formato per essere inoltrato all’esterno o all’interno in modo formale:

- tratta un unico argomento indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell’autore nello spazio riservato all’oggetto;

- è riferito a un solo protocollo;

- può far riferimento a più fascicoli.

Le firme (e le sigle) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione, pertanto deve contenere obbligatoriamente le seguenti informazioni:

- la denominazione e il logo della Federazione;

- l’indicazione completa della Funzione che ha prodotto il documento;

- l’indirizzo completo (via, numero, CAP, città, provincia);

- il numero di telefono e di fax della Funzione che ha prodotto il documento;

(15)

- il codice fiscale/P.IVA dell’Amministrazione.

A titolo esplicativo, si allega copia della carta intestata utilizzata dall’Amministratore Unico (allegato 15.4) e dalle Funzioni (allegato 15.5).

Il documento deve inoltre recare almeno le seguenti informazioni:

− luogo di redazione del documento;

− la data, (giorno, mese, anno);

− il numero di protocollo;

− il numero di repertorio (se disponibile);

− il numero degli allegati, se presenti;

− l’oggetto del documento;

− se trattasi di documento digitale, firma elettronica avanzata o qualificata da parte dell’istruttore del documento e sottoscrizione digitale del responsabile del provvedimento finale;

− se trattasi di documento cartaceo, sigla del Responsabile del procedimento amministrativo e/o del Responsabile del provvedimento finale.

Per quanto riguarda l’oggetto, è importante ricordare che questo è il principale campo di ricerca strutturata e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione.

Per ogni documento da registrare, bisogna quindi leggere con attenzione tutto il documento, evitando letture superficiali, ricordando che redigere l’oggetto è un’operazione intellettuale di analisi e sintesi.

Infatti, la redazione dell’oggetto non si limita alla mera trascrizione dell’oggetto presente nel documento, bensì deve evidenziare gli elementi giuridicamente rilevanti del documento, cercando di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze opposte di sintesi da una parte e, dall’altra, quella di dare le informazioni necessarie perché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento.

E’ consigliabile che la descrizione dell’oggetto sia di almeno trenta caratteri, poiché rappresentano una soglia minima di decoro linguistico, scegliendo forme verbali e lessici condivisi, preferendo il verbo nella forma diretta e attiva, ad eccezione delle registrazioni a repertorio dove si preferisce la forma sostantiva del

verbo. A riguardo, si rimanda al progetto “Aurora”, realizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi (Servizio III, poi II) in collaborazione con l’ANAI Nazionale, che mira a dettare alcune regole redazionali e descrittive, in modo da normalizzare le registrazioni del corrispondente (mittente/destinatario) e dell'oggetto nel protocollo.

“Le raccomandazioni di Aurora”, è la pubblicazione conclusiva del progetto promosso dall’Università degli Studi di Padova (allegato 15.11).

In caso di documenti in arrivo riportanti più argomenti, concretando il caso del cosiddetto “oggetto multiplo”, particolare attenzione va posta alla loro registrazione. Il documento viene registrato riportando compiutamente nell’oggetto tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale.

Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire, al tempo stesso, la trattazione automatica dei dati in essi contenuti, l’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico ha reso disponibili per via telematica, ai dipendenti assegnati funzionalmente alla Federazione, moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.

(16)

4.8 FIRMA DIGITALE

La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni dettate dalla normativa vigente.

I messaggi ricevuti, sottoscritti con firma digitale, sono sottoposti a verifica di validità. Tale processo si realizza in modo conforme a quanto prescritto dalla normativa vigente.

4.9 REQUISITI DEGLI STRUMENTI INFORMATICI DI SCAMBIO

Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia l’interoperabilità sia i requisiti minimi di sicurezza. All’interno della Federazione, tali strumenti garantiscono:

- l’integrità del messaggio;

- la riservatezza del messaggio;

- il non ripudio dei messaggi;

- la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione;

4.10 USO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

La posta elettronica certificata è un sistema di spedizione della posta attraverso il quale è possibile inviare mail con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

La Posta Elettronica Certificata:

a. ha lo stesso valore legale della raccomandata postale con la ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione, viene garantito il contenuto tramite i protocolli di sicurezza utilizzati, questi fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati;

b. garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna, i gestori certificano quindi con le proprie ricevute che il messaggio è stato spedito e che il messaggio è stato consegnato;

c. quando diventerà pienamente operativo il Domicilio digitale, sarà l’unico mezzo di comunicazione con i cittadini;

d. i gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo invio e consegna, in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Le ricevute di invio e ricezione saranno conservate dai gestori per 30 mesi, sarà possibile la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

e. ha valore legale l'invio di una mail certificata PEC, solo se inviata a un altro indirizzo e-mail certificato PEC;

qualora una mail venga inviata da indirizzo PEC a uno non PEC, questa sarà interpretata come mail tradizionale, ovvero come una raccomandata semplice.

Funzionamento della PEC

Per ogni mail PEC inviata a un destinatario mail PEC, il gestore invia due mail: la prima è una ricevuta di invio (o accettazione) della mail PEC (inviata dal gestore), la seconda è una ricevuta di consegna della PEC (inviata dal gestore del destinatario).

(17)

Le caselle PEC attivate dalla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord sono conformi al DPR 11/2/2005 n. 68, in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e sono:

Amministratore Unico [email protected]

Funzione Acquisizione Beni e Servizi [email protected]

Funzione Sistemi Informativi Informatici [email protected] Funzione Legale/Patrimoniale [email protected] Funzione Logistica [email protected]

Funzione Tecnologie Sanitarie [email protected]

Le funzioni per cui è stata attivato un indirizzo PEC devono utilizzare la propria PEC per qualsiasi comunicazione in entrata/uscita inerente la propria attività e pertanto segnalarla ai cittadini/fornitori/enti con cui intrattengono rapporti diretti.

La PEC della Federazione ([email protected]) deve essere utilizzata in entrata/uscita esclusivamente per comunicazioni istituzionali a firma dell’Amministratore Unico.

Obblighi conseguenti all’utilizzo della PEC in arrivo

a) Devono essere protocollate in arrivo le mail che giungeranno agli indirizzi PEC la cui data di ricezione necessiti di valore giuridico probatorio, non si protocollano le mail di carattere meramente informativo;

b) la lettura quotidiana della casella PEC è obbligatoria;

c) la lettura quotidiana della casella PEC viene effettuata dal personale abilitato alla protocollazione in arrivo, compatibilmente con gli orari d’ufficio.

Protocollazione delle PEC in arrivo/uscita

Tutte le caselle PEC sono collegate al sistema di protocollo informatico DocSuite e vengono automaticamente scaricate dal server gestore della posta elettronica al sistema di protocollo.

Il documento in arrivo deve essere registrato a protocollo dall’ufficio destinatario.

Il documento informatico in partenza deve essere registrato a protocollo dall’ufficio mittente.

Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento tramite posta certificata è necessario eseguire le seguenti operazioni:

− redigere il documento con un sistema di videoscrittura;

− inserire i dati del destinatario (almeno denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica- PEC);

− assegnare il numero di protocollo in uscita al documento;

− inviare il messaggio contenente il documento firmato e protocollato in uscita alla casella di posta istituzionale del destinatario.

(18)

Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato

5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti spediti e ricevuti, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.

5.1 GENERALITÀ

Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all’interno della Federazione si fa riferimento ai diagrammi di flussi riportati nelle pagine seguenti.

Essi si riferiscono ai documenti:

− inviati dalla Federazione, all’esterno o anche all’interno della Federazione in modo formale;

− ricevuti dalla Federazione, dall’esterno o anche dall’interno se destinati ad essere ritrasmessi in modo formale in seno alla Federazione

− ricevuti e inviati formalmente tra le Funzioni della Federazione.

Operativamente, si ritiene opportuno specificare che la procedura DocSuite prevede di individuare, durante la registrazione dei documenti, se trattasi di documenti in entrata (per i documenti ricevuti), in uscita (per i documenti spediti) e tra uffici, da utilizzare per le comunicazioni formali, inviate esclusivamente tra le Funzioni e che quindi non interessino contestualmente anche soggetti esterni alla Federazione.

Per comunicazione informale tra uffici si intende lo scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, delle quali è facoltativa la conservazione. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica interna e non interessano il sistema di protocollo.

I flussi documentali riportati nelle pagine seguenti hanno carattere puramente esemplificativo.

(19)

5.2 FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALLA FEDERAZIONE

Posta ricevuta

Assegnazione Annotazioni

dell’A.U.

Protocollazione della busta

Documento da protocollare

no

Apertura busta ed esame del contenuto

Timbro di arrivo sul documento

sì

Timbro di attivo sulla busta

Protocollazione del documento

Busta da aprire?

All’Amministratore Unico?

sì

no

Assegnazione originale e copie

Trattazione Archivi Funzioni Classificazione

(20)

5.2.1 PROVENIENZA ESTERNA DEI DOCUMENTI

I documenti che sono trasmessi da soggetti esterni all’Amministrazione sono, oltre quelli richiamati in precedenza, i telefax, i telegrammi e i supporti digitali rimovibili. Questi documenti sono recapitati allo Staff dell’Amministratore Unico o alla Funzione designata.

5.2.2 PROVENIENZA DI DOCUMENTI INTERNI FORMALI

Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque rappresentazione grafica inviata formalmente all’Amministratore Unico per essere a sua volta nuovamente trasmessa, nelle forme opportune, ad altra Funzione o Ente.

I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono la posta elettronica convenzionale o certificata.

Nel caso di trasmissione interna, se al documento sono associati allegati che superano la dimensione della casella di posta elettronica della Federazione, si procede ad un riversamento (nelle forme dovute), su supporto rimovibile da consegnare al destinatario del documento.

Nella fase transitoria verso la diffusione della digitalizzazione dell’amministrazione, i documenti interni possono essere anche di tipo analogico.

In questo caso il mezzo di recapito del documento può essere il servizio di posta interna o il telefax.

5.2.3 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SULLA CASELLA DI POSTA ISTITUZIONALE

Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale. L’Amministrazione ha provveduto ad attivare un indirizzo PEC per ogni Funzione afferente alla Federazione; tali indirizzi sono pubblicati sul sito della Federazione nella sezione – “Chi siamo”.

Quando i documenti informatici pervengono alle Funzioni, le stesse unità, previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità del documento procedono alla registrazione di protocollo.

Nel caso in cui venga recapitato per errore un documento indirizzato ad altro destinatario, lo stesso è restituito al mittente con le modalità che saranno successivamente illustrate.

Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente ovvero non siano dotati di firma elettronica, il messaggio è inserito nel sistema di gestione documentale con il formato di origine, protocollato, smistato, assegnato e gestito.

L’addetto a protocollare controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e verifica se sono da protocollare.

I Direttori delle Funzioni possono autorizzare l’abilitazione a uno o più collaboratori, all’utilizzo della PEC in uscita.

La responsabilità sull’utilizzo della PEC, per qualsiasi violazione, compete, comunque, al Direttore della Funzione, in quanto lo stesso deve vigilare costantemente sul corretto utilizzo della stessa da parte di coloro che ha autorizzato.

5.2.4 RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SU SUPPORTI RIMOVIBILI

I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta elettronica.

(21)

Considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, la Federazione si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione.

Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso.

5.2.5 RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE

I documenti pervenuti a mezzo posta o ritirati dal personale della Federazione, in generale, sono consegnati all’Ufficio di Staff dell’Amministratore Unico per la loro registrazione a protocollo. A riguardo si precisa che, la corrispondenza indirizzata all’Amministratore Unico o genericamente alla Federazione, deve essere protocollata dall’Ufficio di Staff mentre, tutta la corrispondenza indirizzata direttamente alle Funzioni afferenti all’Amministrazione può essere protocollata in entrata, indifferentemente dalla Funzione ricevente o dall’Ufficio di Staff. Tale possibilità di decentrare la registrazione in entrata per alcune tipologie di documenti è stata definita al fine di agevolare e snellire le procedure di un’Amministrazione, quale è la Federazione, che svolge la propria attività su una vasta area territoriale.

Operativamente, le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del destinatario sugli stessi apposti.

La corrispondenza relativa a bandi di gara, la cui registrazione, proprio per la tipologia dei documenti, compete esclusivamente all’Ufficio di Staff. Tale documentazione è registrata (protocollando esclusivamente le buste chiuse) e successivamente consegnata chiusa all’ufficio responsabile della gara.

La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax , per ciò che concerne la registrazione di protocollo, sono trattate come un documento cartaceo con le modalità descritte nel successivo capitolo 9.

Quando la corrispondenza non rientra nelle categorie da ultimo indicate, si procede all’apertura delle buste e si eseguono gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione.

La corrispondenza in arrivo è aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e contestualmente protocollata. La busta si allega al documento per la parte relativa ai timbri postali.

5.2.6 CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DELLE BUSTE

Le buste pervenute tramite posta raccomandata, celere e corriere o altra modalità per la quale si renda rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione, sono spillate assieme al documento e trasmesse alle competenti Funzioni.

Tutte le altre buste non ritenute utili per la registrazione a protocollo sono eliminate senza formalità.

5.2.7 DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE E TUTELA DEI DATI PERSONALI

Il personale preposto alla apertura della corrispondenza è stato, come tutto il personale assegnato alla Federazione, regolarmente autorizzato al trattamento dei dati personali. A riguardo, si rimanda al

“Regolamento Interno Privacy – Adempimenti di cui al D.Lgs 196/2003” pubblicato sul sito dell’Amministrazione, nella sezione Trasparenza – Regolamenti.

(22)

5.2.8 ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI DIGITALI

Nel caso in cui pervengano sulla casella di posta istituzionale della Federazione (certificata o meno), o in una casella non istituzionale messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l’operatore che li riceve, rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura “Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa Funzione”.

5.2.9 ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI

Tutta la corrispondenza in arrivo, che deve essere registrata a livello centrale, viene recapita presso l’Ufficio di Staff che procede a protocollarla e a smistarla alla Funzioni di competenza.

Nel caso in cui pervengano erroneamente alle Funzioni della Federazione documenti indirizzati ad altri soggetti, il ricevente provvede a inviarla alla Funzione corretta informando, via mail, l’Ufficio di Staff dell’errore di smistamento.

Nel caso pervengano buste indirizzate ad altra Amministrazione, possono verificarsi le seguenti possibilità:

a) si restituisce all’Ufficio Postale;

b) se la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita inserendo nel campo oggetto una nota del tipo “documento pervenuto per errore” e si invia al mittente apponendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore”.

5.2.10 ATTIVITÀ DI PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI

Superati tutti i controlli precedenti, i documenti, digitali o analogici, sono protocollati e “segnati” nel protocollo generale secondo gli standard e le modalità dettagliate nel capitolo 9.

5.2.11 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI

La ricezione di documenti comporta l’invio al mittente di ricevuta legata al servizio di posta certificata.

Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla Federazione con gli standard specifici.

5.2.12 RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI

I collaboratori della Federazione non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti a regolare protocollazione.

Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata ad una Funzione della Federazione ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, la Funzione che lo riceve è autorizzata a:

− fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento;

− apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la protocollazione;

− apporre sulla copia così realizzata il timbro dell’amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.

(23)

5.2.13 CONSERVAZIONE DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DI DOCUMENTI CARTACEI

I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione.

Il processo di scansione avviene in diverse fasi:

− acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file;

− verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite;

− collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile;

− memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile.

Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.

I documenti cartacei dopo l’operazione di riproduzione in formato immagine sono inviati alle Funzioni destinatarie per le operazioni di fascicolazione e conservazione.

5.2.14 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI NELL’ARCHIVIO CORRENTE

Durante l’ultima fase del flusso di lavorazione della corrispondenza in ingresso deve essere assegnata al documento la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato dalla Federazione

(24)

5.3 FLUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALLA FEDERAZIONE

Documenti predisposti e sottoscritti dall’Amministratore Unico e dai Direttori delle Funzioni

Addetti al Protocollo dello Staff e delle Funzioni

Verifica formale documenti

- mittente/destinatario - sottoscrizione digitale/autografa - allegati

- ^(minuta)

Superata la verifica?

no

sì

Registrazione di protocollo e segnatura Documento

digitale?

sì no

Posta Elettronica Certificata Trasmissione

Ufficio Postale Fax

Posta elettronica convenzione

Invio di documenti sottoscritti in originale per ogni destinatario

Archivio originali presso ciascuna Funzione

(25)

5.3.1 INVIO DEI DOCUMENTI

Per documenti in partenza si intendono quelli prodotti dal personale delle Funzioni nell’esercizio delle proprie funzioni avente rilevanza giuridico-probatoria e destinati ad essere trasmessi ad altra Amministrazione o altra Funzione della stessa Amministrazione.

Per la trasmissione della corrispondenza, sia rivolta all’interno della Federazione che verso l’esterno, si privilegia l’utilizzo della posta elettronica, sia convenzionale che certificata.

5.3.2 VERIFICA FORMALE DEI DOCUMENTI

Chi si occupa della Protocollazione in uscita provvede ad eseguire le verifiche di conformità della documentazione allo standard formale richiamato nel capitolo precedente, cioè verifica che siano indicati correttamente il mittente e il destinatario, verifica che il documento sia sottoscritto in modalità digitale o autografa, la presenza di allegati se dichiarati.

Se il documento è completo, esso è registrato nel protocollo e viene apposta la segnatura in base alla tipologia di documentazione da inviare.

5.3.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E SEGNATURA

La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia essa in formato digitale che in formato analogico, è effettuata direttamente dalle singole Funzioni, in quanto collegate al sistema di protocollo informatico della Federazione.

Di conseguenza tutti i documenti originali da spedire, siano essi informatici o analogici, sono direttamente protocollati e spediti dalle Funzioni afferenti alla Federazione, che provvedono ad eseguire al loro interno le verifiche di conformità della documentazione predisposta per essere trasmessi con le stesse modalità descritte nei punti precedenti.

5.3.4 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica (il destinatario può essere anche interno alla Federazione).

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni, anche in forma sintetica o per estratto, dell’esistenza o del contenuto della corrispondenza, delle comunicazioni o dei messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche.

5.3.5 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA

Nel caso in cui sia necessario procedere alla spedizione del documento a mezzo posta, le Funzioni provvedono direttamente alla trasmissione “fisica” del documento in partenza e alla spedizione dello stesso, di norma il giorno lavorativo in cui è stato protocollato.

(26)

5.3.6 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO TELEFAX

Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: “La trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale”. In tali casi, solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l’originale.

Le ricevute della avvenuta trasmissione sono trattenute dalle Funzioni che hanno effettuato la trasmissione.

5.3.7 INSERIMENTO DELLE RICEVUTE DI TRASMISSIONE NEL FASCICOLO

La minuta del documento cartaceo spedito, ovvero le ricevute dei messaggi telefax, ovvero le ricevute digitali del sistema di posta certificata utilizzata per lo scambio dei documenti digitali, sono conservate all’interno del relativo fascicolo.

Le Funzioni che effettuano la spedizione di documenti informatici o cartacei direttamente curano anche l’archiviazione delle ricevute di ritorno.

6. REGOLE DI SMISTAMENTO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI

Il presente capitolo riporta le regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti.

L’attività di smistamento consiste nell’operazione di inviare un documento protocollato e segnato alla Funzione competente.

Con l’assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento amministrativo ad un soggetto fisico e alla trasmissione del materiale documentario oggetto di lavorazione.

Effettuato lo smistamento e l’assegnazione, il Direttore della Funzione competente è incaricato della gestione del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il documento assegnato.

L’assegnazione può essere effettuata per conoscenza o per competenza.

I documenti che sono immediatamente riconducibili ad una specifica Funzione e/o materia, vengono inoltrati direttamente. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento, decorrono comunque dalla data di protocollazione.

Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione.

La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

Nell’allegato 15.6 è riportato in modello organizzativo delle Funzioni afferenti alla Federazione.

Nello stesso allegato, per ciascuna delle strutture in elenco, sono indicati:

− il nominativo del Direttore della Funzione;

− l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);

− l’indirizzo e i recapiti telefonici;

− le abilitazioni designate.

6.1 CORRISPONDENZA DI PARTICOLARE RILEVANZA

Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza, indipendentemente dal supporto utilizzato, è preventivamente inviato in visione all’Amministratore Unico che provvede a individuare il Direttore della Funzione competente a trattare il documento fornendo eventuali indicazioni per l’espletamento della pratica.