1 Caponago, novembre 2005
PROGETTO TELELAVORO - SCHEMA ORGANIZZATIVO
1. Definizione e scopo
Il telelavoro è una modalità di lavoro indipendente dal luogo in cui è posizionata l’azienda o l’ufficio.
La tipologia di telelavoro scelta da AstraZeneca è quella di “telelavoro domiciliare alternato”.
La decisione di introdurre il Telelavoro in azienda è nata dall’analisi dei risultati dell’indagine sulla soddisfazione dei dipendenti (employee satifaction) che AstraZeneca Plc, effettua ogni due anni su tutti i dipendenti a livello mondiale (circa 60.000 dipendenti).
Il progetto telelavoro andava infatti a soddisfare diverse esigenze/motivazioni emerse nell’ambito del “work-life bilance”. Era lo strumento che permetteva di dare risposte in merito a queste aspettative dei dipendenti:
• Riduzione dei disagi del pendolarismo
• Maggiore flessibilità della vita lavorativa
• Possibilità di un migliore bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata
• Maggiore soddisfazione derivante dal controllo per obiettivi
• Migliore inserimento di figure appartenenti a fasce deboli (lavoratori con figli in età prescolare, disabili, ecc.)
• Maggiore qualità della prestazione resa in telelavoro
E contemporaneamente offriva anche alcuni vantaggi per l’azienda:
• Migliore flessibilità organizzativa
• Riduzione del turn-over
• Riduzione dell’assenteismo
• Promozione immagine e valori aziendali del personale
• Maggiore qualità della prestazione resa in telelavoro
• Maggiore produttività
2 2. Applicabilità
Il Progetto Telelavoro è stato organizzato e predisposto sia per il personale di Basiglio che per il personale dello stabilimento di Caponago.
Nel rispetto di tale differenziazione, l’introduzione del telelavoro è avvenuta in due fasi:
• Progetto Pilota della durata di 6 mesi e con un gruppo limitato di telelavoristi,
• Messa a regime in cui agli addetti già coinvolti nel progetto pilota verranno definitivamente consolidati nella loro posizione, salvo recessioni e l’allargamento a ulteriori telelavoratori.
3. Progetto Pilota - Fasi del progetto
Il primo passo verso la realizzazione del progetto nei suoi aspetti organizzativi ed operativi è stato quello di costituire un Gruppo di Lavoro, formato da 3 rappresentanti delle Risorse Umane e supportato da due Consulenti esperti sociologi, per lo studio dei principali parametri di riferimento del progetto e precisamente:
• analisi ed individuazione dei bisogni
• analisi delle opportunità
• limiti contrattuali e legislativi
• definizione della scelta organizzativa più appropriata (lavoro domiciliare alternato).
• definizione dei criteri di telelavorabilità delle posizioni.
Sulla base dei risultati raggiunti e delle scelte effettuate dal GdL sono state individuate le fasi realizzative appresso descritte.
4. Individuazione ruoli telelavorabili
E’ stata predisposta a cura della HR una brochure di presentazione del progetto da consegnare al personale che potenzialmente poteva essere coinvolto, contenente un’esaustiva illustrazione del progetto (es. aspetti contrattuali, organizzativi, vantaggi e svantaggi del telelavoro, ecc.).
Si sono costituiti poi due gruppi di lavoro, uno per ogni sede, tra HR, i consulenti e un rappresentante delle diverse funzioni aziendali, con il seguente compito: per ciascun ruolo aziendale è stata effettuata un’accurata analisi qualitativa della mansione, per misurarne il relativo “indice di telelavorabilità”, secondo i seguenti parametri:
V A R I A B I L I M O D A L I T A ’ P U N T E G G I
O u t p u t l a v o r a t i v o
O u t p u t l a v o r a t i v o Non digitalizzabile
M i s t o
Digitalizzabile
1 2 3
I n p u t l a v o r a t i v o Non digitalizzabile
Misto
Digitalizzabile
1 2 3
M o d a l i tà (livello di relazionalità ) Alta relazionalità
M e d i a r e l a z i o n a l i t à B a s s a r e l a z i o n a l i tà
1 2 3
P u n t e g g i o livello telelavorabilità
fino a 5 b a s s o
d a 5 , 5 a 6 , 5 m e d i o
da 7 a l t o
3 Sono stati poi definiti telalavorabili i ruoli con punteggio medio o alto.
5. Selezione candidati per il telelavoro
Partendo dalle candidature su base volontaria dei dipendenti, che ricoprivano ruoli con telelavorabilità medio o alta, è stato definito il gruppo pilota, cercando di avere una rappresentanza di diverse funzioni e, visto che le richieste erano superiori al numero delle posizioni disponibili per il pilota, i criteri oggettivi di selezione sono stati:
• situazioni di disabilità psico-fisiche tali da rendere disagevole il raggiungimento del luogo di lavoro;
• esigenza di cura di figli minori di 8 anni;
• esigenza di cura nei confronti di familiari o conviventi, debitamente certificate;
• maggiore tempo di percorrenza dall’abitazione del lavoratore al luogo di lavoro.
Per Basiglio sono state attivate 11 posizioni pilota di telelavoro su 11 richieste presentate
Per Caponago sono state attivate 5 posizioni pilota di telelavoro su 11 richieste presentate.
6. Accordo sindacale
E’ stato quindi predisposto e sottoscritto con le rispettive Rappresentanze Sindacali Aziendali il relativo accordo sindacale sul progetto “Telelavoro di AstraZeneca” sul quale erano state definite le linee guida del progetto.
Facendo riferimento a questo accordo, sono stati poi sottoscritti degli accordi individuali con i telelavoratori, contenenti i seguenti elementi
• Durata: annuale, eventualmente rinnovabile.
• Sede di lavoro e dipendenza gerarchica: immutata
• Orario di lavoro: l’orario teorico è quello contrattuale. Il lavoratore ha la facoltà di distribuire a propria discrezione l’orario su base settimanale, ad eccezione di 2
fasce giornaliere indicativamente dalle 10 alle 12 e dalle 14 alle 16.
In riferimento a tale flessibilità, non si prevede il riconoscimento del lavoro straordinario, notturno e festivo.
• Il numero di giornate settimanali di telelavoro è variabile da 2 a 4.
• Rimborsi: verrà riconosciuta l’indennità di mancata mensa.
• Gli strumenti saranno forniti, installati e manutenuti a cura dall’azienda.
• Sicurezza e salute del lavoratore: i telelavoratori verranno considerati, ai fini della legge 626, videoterminalisti.
• Diritti:
o i telelavoratori possono accedere alla bacheca sindacale elettronica.
o in caso di assemblea, coincidente con il giorno del telelavoro,
o il tempo impiegato per raggiungere la sede viene computato nell’orario di lavoro.
• Formazione:.corso specifico iniziale sul telelavoro.
• Supervisione: il controllo verrà effettuato attraverso il monitoraggio del raggiungimento di obiettivi fissati e concordati con il proprio Responsabile.
• Criteri di recessione: è data facoltà all’azienda e al lavoratore di recedere dalla prestazione, previa i informazione 3 mesi prima della scadenza annuale
4 7. Formazione dei telelavoratori
Prima di iniziare il telelavoro sono stati programmati due serie di interventi formativi:
• Una sessione di training formativo per i telelavoristi in cui sono state fornite nel dettaglio informazioni strutturali ed organizzative del progetto, informazioni di tipo gestionale, pratico e tecnico, per un più corretto svolgimento della futura attività lavorativa.
• Una sessione di briefing con i relativi Responsabili, con contenuti analoghi a quelli previsti per i telelavoratori ma con l’aggiunta di una serie di informazioni relative alla corretta gestione delle proprie risorse impegnate nel telelavoro.
A questa fase hanno partecipato i telelavoristi, i loro rispettivi Responsabili, coordinati dal Consulente e la Responsabile delle HR di riferimento.
8. Predisposizione delle postazioni di lavoro
Contestualmente alla fase di training si è provveduto anche alla verifica e implementazione di ciascuna postazione di lavoro presso le rispettive abitazioni, sulla base dei seguenti requisiti strutturali, in linea con le norme contenute nella legge 626:
• Stanza ad uso non promiscuo (no cucina o bagno)
• Stanza in buone condizioni igieniche
• Presenza almeno di 1 finestra
• No piano interrato o seminterrato
• Impianto elettrico a norma 46/90: minimo la messa a terra
• Rumore esterno non superiore a 65 db
• Spazio per la postazione adeguato e, comunque, non inferiore a 1,5 m2 di superficie in locale non inferiore a 2,70 m di altezza.
E’ stata inoltre concordata con ciascun telelavorista la configurazione di ciascuna postazione di lavoro secondo i seguenti presupposti tecnologici
• Il telelavoro si basa sulla tecnologia delle comunicazioni per compensare la lontananza del lavoratore.
• La postazione di telelavoro deve essere compatibile, per potenza e funzionalità, a quella in dotazione in ufficio e deve quindi comprendere:
o PC
o Stampante o Linea telefonica o Mobile porta PC
o Eventuali altri strumenti necessari per lo svolgimento del lavoro.
Inoltre ogni postazione di telelavoro deve essere dotata dei seguenti arredi:
• Scrivania con eventuale laterale,
• Sedia,
• Cassettiera
• Lampada e poggiapiedi (ove richiesto).
Tale dotazioni vengono fornite, installate e manutenute a cura dell’azienda. E per l’attuazione di quanto sopra, sono stati effettuati i seguenti interventi:
• Sopralluogo di un Responsabile della Servizio Prevenzione e Protezione presso ciascuna abitazione, per il controllo dei requisiti di sicurezza ed ergonomici dei locali
• Sopralluogo dei tecnici del Provider telefonico per l’installazione delle linee di trasmissione voce/dati
5
• Controllo degli arredi occorrenti per ciascuna posizione di telelavoro da parte dei Servizi Generali dell’U.P. ed approntamento del materiale occorrente
• Controllo degli strumenti tecnologici (I.T. e I.S.) occorrenti per ciascuna posizione di telelavoro e setup dei macchinari
• Operazioni di consegna degli arredi presso l’abitazione
• Installazione e messa in funzione di tutti gli strumenti tecnologici, nonché controllo del corretto cablaggio delle connessioni voce/dati e dei cavi di alimentazione.
9. Monitoraggio
Durante lo svolgimento della fase Pilota sono stati effettuati due monitoraggi su tutta l’organizzazione e la gestione del progetto, uno giornaliero effettuato solo sui telelavoratori che hanno partecipato al pilota di Basiglio e uno alla fine della fase pilota effettuato sia a Basiglio, sia a Caponago, sia con i telelavoratori, sia con i relativi Responsabili.
Gli obiettivi principali del monitoraggio sono stati quelli di verificare:
• le implicazioni del telelavoro in termini personali (rapporto lavoro-vita privata e isolamento sociale);
• le implicazioni del telelavoro in termini organizzativi (rapporto con i colleghi e con i superiori; isolamento organizzativo; gestione dei telelavoratori; produttività;
vantaggi e svantaggi del telelavoro).
L’analisi puntuale e giornaliera del tempo-lavoro fatta sul gruppo pilota di Basiglio, ha potuto evidenziare quanto segue:
% su tempo Telelavoro Lavoro sino a 1 ora 11,59 2,58 2 ore 22,46 5,89 3 ore 21,01 13,63 4 ore 27,78 31,49 5 ore 14,01 33,52 6 ore 1,93 9,94 Oltre 6 ore 1,21 2,95
Totali 100 100
% su tempo Fascia oraria Telelavoro Lavoro
24-5 0,48 0,00
6-9 33,01 47,62 10-13 22,65 39,19 14-17 26,99 12,64 18-23 16,87 0,55
Totale 100,00 100,00
Gestione del tempo:
Lavoro continuativo
Gestione del tempo 2:
Fascia oraria di lavoro
6 Il giudizio complessivo sulla fase pilota, invece, è stato il seguente:
Vantaggi riscontrati
• valutazione sicuramente positiva
• positivo clima di interesse e collaborazione verso il telelavoro
• riduzione del pendolarismo (riduzione traffico e inquinamento sulle strade e più tempo per sé e la famiglia
• nessuna ‘controindicazione’: scelti ruoli effettivamente telelavorabili
• miglior bilanciamento casa - lavoro
• elevata flessibilità nella gestione dei giorni telelavorabili (capi e individui)
• autonomia degli individui nella gestione e organizzazione del lavoro
• aumentata la motivazione/soddisfazione verso il lavoro
• miglioramento qualitativo e quantitativo della prestazione lavorativa
• effetto positivo sul modo di vivere e lavorare degli individui
• lavoro secondo proprie disponibilità e bioritmi (pomeriggio) Punti di attenzione
• esigenza di dimostrare ai colleghi di non essere dei privilegiati; qualche caso di
“eccesso di lavoro”.
• qualche timore da isolamento (accresciuto uso dell’e-mail verso colleghi/capi)
• difficoltà tecnologiche hanno condizionato il modo di lavorare (distribuzione lavoro fra casa e ufficio)
• spese di gestione del telelavoro
10. Chiusura della fase pilota
I dati illustrati nella fase precedente sono stati analizzati ed elaborati dal solo Consulente, per garantirne l’assoluta oggettività.
L’organizzazione della giornata nel lavoro tradizionale
2%
69%
4%
10%
8%
7% 2%
69%
4%
10%
8%
7%
L’organizzazione della giornata nel telelavoro
Giornate in telelavoro
7%
14%
0 %
10%
11% 58%
Telelavoro Lavoro Famiglia Spostamenti Tempo libero Altro Telelavoro Lavoro Famiglia Spostamenti Tempo libero Altro Telelavoro
Lavoro Famiglia Spostamenti Tempo libero Altro Telelavoro Lavoro Famiglia Spostamenti Tempo libero Altro
7 E’ stato predisposto quindi un documento strutturato per la presentazione di tutto il Progetto Pilota alla Direzione di Site ed alle RSU.
Questa fase si è quindi chiusa con la preparazione dei contratti per la trasformazione delle posizioni di telelavoro da Pilota a Definitive.
11. Fasi successive
Ora che il telelavoro è a tutti gli effetti una modalità organizzativa, abbiamo dato seguito all’implementazione di nuove postazioni di telavoro, che ovviamente non passeranno più attraverso la “fase pilota” e che si basano su nuove candidature.
Le fasi di implementazione di tali postazioni di telelavoro saranno identiche per sequenza ed aspetti organizzativi alle precedenti, sfruttando la conoscenza sviluppata durante la fase pilota e con un ancora più facile accettazione da parte dell’organizzazione, alla luce degli ottimi risultati ottenuti con il pilota, con soddisfazione sia dei telelavoratori, sia dei responsabili.
Antonio Spataro
Site Service & Mobility Mgr.
