Indice
1. SCOPO ... 2
2. RIFERIMENTI ... 2
2.1DESCRIZIONE DEL POTENZIALE PROFILO DI RISCHIO EX D.LGS.231/2001 ... 2
3. DEFINIZIONI ... 2
4. RUOLI E RESPONSABILITÀ ... 3
5. MODALITÀ ESECUTIVE ... 4
5.1EROGAZIONI LIBERALI ... 4
LE RICHIESTE/PROPOSTE DI EROGAZIONI LIBERALI - RICEVUTE DA SOGGETTI TERZI OPPURE AVVIATE SU INIZIATIVA INTERNA DELLA SOCIETÀ - DEVONO ESSERE TRASMESSE ALL’AMMINISTRATORE DELEGATO. ... 4
5.2SPONSORIZZAZIONI /PUBBLICITÀ ... 4
Approvata Consiglio di Amministrazione
Data approvazione 26 novembre 2013 Data pubblicazione 12 febbraio 2014
1. Scopo
La presente procedura ha l’obiettivo di descrivere i ruoli, le responsabilità, le modalità operative e i principi cui il personale di Autostrada Pedemontana Lombarda (di seguito anche
“APL” o la “Società”) deve attenersi nella erogazione di liberalità e nella sottoscrizione di contratti di sponsorizzazione e pubblicitari.
2. Riferimenti
Il personale di APL, a qualsiasi titolo coinvolto nelle attività in oggetto, è tenuto al rigoroso rispetto di quanto previsto nella presente procedura, dei principi richiamati dal Codice Etico della Società e delle prescrizioni previste dalla legge ovvero da altri documenti aziendali, quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
- Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/01;
- PO 00 – Predisposizione, approvazione, aggiornamento e revoca delle procedure aziendali.
2.1 Descrizione del potenziale profilo di rischio ex D.Lgs. 231/2001
La gestione delle erogazioni liberali e delle sponsorizzazioni e delle spese pubblicitarie, potrebbe comportare la commissione dei seguenti reati:
- Corruzione; Istigazione alla corruzione; Indebita induzione a dare o promettere utilità (Art.
25 del D.Lgs. 231/2001) e Corruzione tra privati (Art. 25-ter del D.Lgs. 231/2001), attraverso la sponsorizzazione di iniziative sportive o culturali del tutto o in parte fittizie al fine di riconoscere a soggetti pubblici o incaricati di pubblico servizio ovvero a soggetti ad essi
“vicini” ovvero a soggetti privati somme di denaro in cambio di vantaggi e/o trattamenti di favore.
3. Definizioni Ai fini del presente documento:
a) per erogazione liberale si intende la somma erogata a favore di enti, istituzioni pubbliche, fondazioni e associazioni per il sostegno ad attività o progetti mirati di rilevanza sociale o culturale volti a creare un valore aggiunto per la Società anche in termini etici, civili e morali;
b) per sponsorizzazione si intende l’attività mediante la quale la Società promuove la propria immagine all’interno di un evento o manifestazione;
c) per spesa pubblicitaria si intende quella relativa all’acquisto di pagine/inserti pubblicitari su quotidiani/riviste, volto a garantire un ritorno di immagine per la Società.
Con riferimento alle erogazioni liberali si rimanda a quanto disposto dall’art. 100 D.P.R.
917/1968 e s.m.i. (T.U.I.R) per la loro deducibilità ai fini fiscali mentre per quanto riguarda i contratti di sponsorizzazione e di pubblicità si rinvia all’art. 108 del medesimo T.U.I.R..
Il processo prevede il coinvolgimento dei seguenti soggetti / Funzioni aziendali:
- Funzione Comunicazione: responsabile di:
o individuare le potenziali iniziative di sponsorizzazione/pubblicità, effettuare l’analisi delle stesse e comunicare le informazioni dell’iniziativa al Direttore Generale;
o predisporre l’accordo/contratto di sponsorizzazione, con il supporto della Direzione Legale;
o verificare la coerenza degli importi riportati in fattura con l’accordo/contratto in essere;
o predisporre il report delle sponsorizzazioni/pubblicità.
- Direzione Legale: responsabile di:
o supportare la Funzione Comunicazione nella predisposizione dell’accordo/contratto di sponsorizzazione/pubblicità.
- Direttore Generale: responsabile di:
o verificare le iniziative di sponsorizzazione/pubblicità e sottoporle all’Amministratore Delegato o al Consiglio di Amministrazione per la loro approvazione;
o sottoscrivere i contratti/accordi di sponsorizzazione/pubblicità, nei limiti dei poteri attribuiti dal Consiglio di Amministrazione;
o esaminare e istruire le richieste/proposte di erogazioni liberali.
- Amministratore Delegato: responsabile di:
o approvare le iniziative di sponsorizzazione/pubblicità, per importi inferiori a Euro 10.000, dandone comunicazione al Consiglio di Amministrazione;
o sottoscrivere i contratti/accordi di sponsorizzazione/pubblicità, nei limiti dei poteri attribuiti dal Consiglio di Amministrazione;
o esaminare le proposte/richieste di erogazioni liberali e predisporre l’elenco di quelle ritenute meritevoli, da sottoporre all’esame e approvazione del Consiglio di Amministrazione.
- Consiglio di Amministrazione: responsabile di:
o approvare le iniziative di sponsorizzazione/pubblicità per importi superiori a Euro 10.000;
o approvare le erogazioni a titolo di liberalità.
- Direzione Amministrazione: responsabile di:
o verificare preventivamente la correttezza e completezza della documentazione a supporto dell’iniziativa di sponsorizzazione/pubblicità e/o dell’erogazione liberale al fine della deducibilità fiscale disciplinata agli artt. 108 e 100 del TUIR.
Nota: In caso di assenza di un Responsabile di Funzione l’Amministratore Delegato nomina un sostituto qualora l’assenza si protragga per un periodo consistente.
5. Modalità esecutive 5.1 Erogazioni Liberali
Le richieste/proposte di erogazioni liberali - ricevute da soggetti terzi oppure avviate su iniziativa interna della Società - devono essere trasmesse all’Amministratore Delegato.
Dopo un primo esame da parte dell’Amministratore Delegato, le richieste/proposte ritenute di particolare interesse vengono trasmesse al Direttore Generale.
Il Direttore Generale, unitamente al Direttore Amministrativo per la verifica della deducibilità fiscale, vaglia ed esamina le richieste/proposte, controllando che rientrino nelle fattispecie previste dalla normativa di riferimento, e istruisce le pratiche erogando un parere di conformità e relazionando sulle attività e sulle finalità dei possibili beneficiari dell’erogazione.
L’Amministratore Delegato sottopone poi al Consiglio di Amministrazione le richieste/proposte ritenute meritevoli.
A seguito della delibera di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione, la Segreteria dell’Amministratore Delegato comunicherà al beneficiario, a mezzo lettera, la decisione di procedere all’erogazione liberale a suo favore.
Delle erogazioni liberali effettuate dovrà essere tenuto elenco aggiornato a cura della Direzione Amministrazione presso la quale sarà, altresì, archiviata tutta la documentazione di riferimento.
5.2 Sponsorizzazioni / Pubblicità
La gestione delle sponsorizzazioni è affidata alla Funzione Comunicazione che, dopo aver individuato una potenziale iniziativa pubblicitaria o di sponsorizzazione o aver ricevuto indicazioni da altri soggetti o Funzioni aziendali, effettua un’analisi preventiva di visibilità, ritorno di immagine, costi, ecc.
Il Responsabile della Funzione Comunicazione comunica, tramite e-mail, al Direttore Generale le informazioni relative all’iniziativa da sponsorizzazione/pubblicità.
Il Direttore Generale esaminate e verificate le iniziative di sponsorizzazione/pubblicità le sottopone all’Amministratore Delegato per la sua approvazione.
In caso di sponsorizzazioni/pubblicità superiori a Euro 10.000 è necessaria anche l’approvazione del Consiglio di Amministrazione.
Ottenuta l’approvazione la Funzione Comunicazione, con il supporto della Direzione Legale, si occupa della predisposizione dell’accordo/contratto.
I contratti/accordi sono sottoscritti dal Direttore Generale o dall’Amministratore Delegato, nei limiti dei poteri loro attribuiti dal Consiglio di Amministrazione.
La Funzione Comunicazione verifica:
- l’effettiva destinazione delle somme versate a titolo di sponsorizzazione/pubblicità;
- l’evidenza dell’utilizzo dell’importo erogato (brochure, tabelloni, magliette, ecc.);
- la coerenza degli importi riportati in fattura con l’accordo/contratto in essere.
che riporta le seguenti informazioni: iniziativa/sponsorizzazione/pubblicità, Funzione richiedente, beneficiari, importo e data.
Tutta la documentazione prodotta e ricevuta è archiviata presso la Funzione Comunicazione, mentre i relativi contratti sono detenuti dalla Direzione Legale.
