6 Standard e modelli di riferimento

6 Standard e modelli di riferimento

Il sistema per l’archiviazione e la conservazione dei documenti informatici è stato progettato tenendo conto non solo della normativa del CNIPA [LEX3][LEX4] e dello studio effettuato sui documenti ed i loro formati, ma prendendo anche come riferimento lo standard ISO OAIS [DOC10], Open Archive Information System. Tale standard è frutto di uno studio promosso dalla commissione CCSDS (Consultative Committee for Space Data System) che ha elaborato, nel 2002, un modello di sistema per la conservazione a lungo termine di documenti. In tale modello, applicabile ad ogni tipologia di archivio, compresi quelli cartacei, non viene proposta od obbligata un’implementazione precisa, ma vengono redatti degli schemi organizzativi che facilitano la strutturazione del sistema e la gestione delle problematiche che una archiviazione ed una conservazione a lungo termine comportano.

Lo standard OAIS è stato preso in considerazione sia da alcuni dei tavoli tecnici interministeriali, sia da alcune organizzazioni come la RGL (Research Library Group) e NARA (US National Archive and Records Administration) per la definizione di documenti riguardanti l’archiviazione digitale.

L’OAIS rappresenta sicuramente un trattato fondamentale per quanto riguarda la strutturazione di un sistema di archiviazione e conservazione digitale, tanto da diventare standard (ISO 14721).

All’OAIS fanno riferimento anche alcuni dei tavoli tecnici interministeriali [CNIPA2/11] organizzati dal CNIPA e svolti nel 2006. Lo scopo dei tavoli tecnici è stato quello di discutere la deliberazione CNIPA, porre in evidenza le problematiche che comporta la progettazione di un archivio digitale, dare soluzioni o idee per la strutturazione di un sistema per la conservazione a norma di documenti informatici. In particolare sono state evidenziate le fasi di costituzione e sviluppo di un archivio digitale, con riferimenti anche alle

Nei prossimi paragrafi vengono descritti sia lo standard OAIS, sia le fasi previste per la costituzione di un archivio digitale, fornite dai tavoli tecnici.

Porre come riferimento l’OAIS per la costituzione di un archivio digitale per la conservazione a lungo termine di documenti è stato necessario, visto che, come già detto, anche i tavoli tecnici fanno spesso riferimento a tale standard.

6.1 Open Archive Information System (OAIS)

Per capire a fondo la struttura di un sistema conforme allo standard OAIS, occorre per prima cosa valutare il modello che OAIS propone.

Il documento “Reference Model for an Open Archive System” [DOC10] dà per prima cosa una definizione dell’ambiente cui un sistema OAIS agisce, stabilendo le entità coinvolte; il documento dà poi una definizione di “informazione”e ne descrive un modello. Vengono in seguito proposte delle possibili “interazioni” tra le entità definite precedentemente che il sistema deve poter gestire ed un modello concettuale di una possibile architettura di un sistema OAIS. Vengono poi discusse alcune strategie utili alla conservazione dell’informazione nel tempo.

Nel documento inoltre vengono ben definiti gli obblighi a cui i sistemi conformi allo standard OAIS devono adempiere.

Di seguito vengono riportate più in dettaglio le definizioni elencate precedentemente e presentate in [DOC10]. I paragrafi che seguono riportano la stessa nomenclatura dei principali paragrafi presenti nel documento [DOC10].

6.1.1 OAIS Environment

La figura 6-1 schematizza nella maniera più semplice l’ambiente in cui opera un sistema OAIS.

figura 6-1: ambiente in cui opera un sistema OAIS (tratto dalla figura 2-1 di [DOC10])

Come si può osservare dalla figura, le entità che interagiscono con l’archivio OAIS sono il Producer, il Consumer, e il Management.

- il Producer è il ruolo svolto dalle entità che forniscono informazione che deve essere archiviata;

- Management è il ruolo svolto da chi gestisce il sistema OAIS e provvede quindi anche a fornire funzionalità per l’accesso al sistema e alla consultazione dell’archivio;

- il Consumer è il ruolo svolto dai client del sistema di archiviazione, che interagiscono con il sistema OAIS per acquisire informazioni in esso contenute.

Una speciale classe di Consumer è la cosiddetta Designated Community, cioè l’insieme di Consumer che interagiscono con il sistema di archiviazione e per i quali il sistema di archiviazione è stato progettato. La Designated Community deve conoscere a fondo la particolare tipologia di informazione contenuta nel sistema.

6.1.2 OAIS Information

Il documento [DOC10] dà un Information Definition e un relativo Information

Model piuttosto complicati. Nel documento viene specificato che tali definizioni sono puramente teoriche, e che non è necessario che un sistema conforme allo standard OAIS strutturi l’informazione in tale modo.

In questo paragrafo viene riassunto il modello dell’informazione descritto nel documento.

Secondo il modello proposto da OAIS, l’informazione può essere suddivisa in due componenti: Data Object e Representation Information.

- il Data Object è il dato puro contenuto nell’informazione, ad esempio una sequenza di bit di un file;

- Representation Information è l’informazione che accompagna il Data Object e che è necessaria per interpretare correttamente il dato puro. Senza Representation Information è molto complicato comprendere il dato contenuto nel Data Object.

Ad esempio se il Data Object è una sequenza di bit, la Representation Information è l’informazione che mappa correttamente i bit in caratteri, strutture dati ecc., e permette quindi di interpretare correttamente il Data Object.

L’Information Object è l’oggetto rappresentato dal Data Object e dal Representation Information. L’Information Object è quindi un oggetto ben definito e completamente interpretabile.

figura 6-2: Data Object, Representation Information e Information Object (tratto da figura 2-2 di [DOC10])

In generale l’informazione che un Producer invia al sistema OAIS, ma anche l’informazione che il sistema può dare ad un Consumer è detta Information

Package.

L’Information Package, che può essere costituito anche da più Information Object oltre che da altre info, può essere suddiviso in due parti:

- Content Information ovvero il dato vero e proprio che rappresenta l’obiettivo della conservazione (ad es. uno o più file); di solito il Content Information coincide con Data Object e il Representation Object;

- Preservation Descriptive Information (PDI) , ovvero informazioni aggiuntive relative al Content Information necessarie per una sua corretta archiviazione e conservazione. Di solito nel PDI vengono incluse informazioni riguardanti:

- la provenienza del Content Information;

- la descrizione del Content Information (es. tipologia di informazione che si desidera archiviare, relazione con altre infrmazioni già incluse nel sistema ecc.);

- i riferimenti del Content Information, ovvero identificativi (es. ISBN di un libro, set di attributi ecc.);

- info di sicurezza per preservare l’informazione da archiviare, come un check sum del Content Information.

Informazioni che legano il Content Information ed il Preservation Description Information sono contenute nel Packaging Information (figura 6-3).

figura 6-3: Information Package e Packaging Information (tratto da figura 2-3 di [DOC10])

Particolari tipologie di Information Package esistenti in fase di invio di informazione dal Producer al sistema OAIS sono il Submission Information Package e l’Archivial Information Package (figura 6-4):

- il Submission Information Package (SIP) è il pacchetto d’informazione che un Producer invia verso l’archivio OAIS. Il SIP deve avere determinate caratteristiche, tipicamente concordate tra il Producer ed il sistema. Un SIP è costituito (come l’Information Package) da una Content Information e dal relativo Preservation Description Information. È possibile che siano necessari molti SIP affinchè tutta l’informazione possa essere inviata da un Producer verso un sistema OAIS. L’intera informazione che il Producer invia al sistema è detta Archivial Information Package;

- l’Archivial Information Package (AIP) è la collezione completa dei Content Information e dei relativi Preservation Description Information che il Producer ha inviato verso il sistema OAIS e che il sistema conserva.

figura 6-4: invio di SIP da un Producer all’archivio

In fase di risposta, ovvero informazione che fluisce dall’archivio OAIS verso il Consumer, il sistema fornisce al client un pacchetto Archivial Information Package sottoforma di vari Dissemination Information Package (figura 6-5).

Un Dissemination Package (DIP) spesso è composto da uno o più Content Information con i relativi Preservation Description Information.

figura 6-6: scambio di pacchetti SIP e DIP (tratto da figura 2-4 di [DOC10])

6.1.3 Interactions

Il documento [DOC10] prevede alcune “interazioni” tra i Producer, i Consumer ed il sistema OAIS. Queste interazioni definiscono in un modo non particolareggiato lo scambio di messaggi, o protocollo, che avviene tra queste entità.

Producer Interaction

Il primo contatto che avviene tra il sistema OAIS ed un Producer è la richiesta, effettuata dal Producer all’OAIS, di archiviazione e conservazione di informazione.

Il Producer stabilisce un Submission Agreement, durante il quale il Producer prepara l’informazione da mandare al sistema, in conformità alle indicazioni fornite dal sistema stesso.

La Submission Agreement è composta da una o più Data Submission Session. Durante queste “sessioni” possono essere spediti messaggi SIP (definiti nel paragrafo precedente). Le varie Data Submission Session si basano su un modello di scambio dei dati (protocollo) concordato tra il sistema OAIS ed il Producer. In questo modello vengono ben specificati i vari componenti dei messaggi SIP (ovvero Content Information, PDI ecc.) e le modalià con cui tali messaggi devono essere inviati (ad esempio via web, oppure per mezzo di un CD-ROM ecc.).

Ogni messaggio SIP deve possedere almeno i requisiti minimi di completezza stabiliti dal sistema.

Durante le varie Data Submission Session, come detto, vengono inviati vari messaggi SIP. L’insieme di questi messaggi SIP va a formare, nel sistema OAIS, l’AIP (descritto nel paragrafo precedente).

Consumer Interaction

L’interazione che avviene tra un Consumer e il sistema OAIS si basa principalmente sui cosiddetti Order Agreement. Tramite un Order Agreement il Consumer identifica almeno un AIP (Archivial Information Package) di interesse. L’archivio OAIS può riservarsi di gestire la richiesta effettuata dal Consumer nell’immediato oppure nel futuro, a seconda della “stato” dell’informazione richiesta oppure in funzione della sua reperibilità. In particolare esistono due tipologie di Order Agreement: l’Event Based Order e l’Adhoc Order:

- con l’Adhoc Order il Consumer richiede un’informazione precisa presente nell’archivio, eventualmente avvalendosi di una Search Session durante la quale il Consumer utilizza strumenti di ricerca (Finding Aids, ad esempio Queries che restituiscono Result Set) messi a disposizione dal sistema e che operano sulle Descriptive Informations fornite dai Producer al momento dell’invio al sistema di un’informazione;

- tramite l’Event Based Order il Consumer richiede che gli vengano inviate determinate informazioni in base all’avvenire di un determinato evento. Un tipico esempio di un Event Based Order è il seguente: il Consumer richiede al sistema l’invio di AIP che trattano di un certo argomento, solo

quando un qualsiasi Producer archivia (evento) informazioni relative allo stesso argomento.

Ad un Order Agreement il sistema OAIS risponde tramite una o più Data

Dissemination Session. Durante una Data Dissemination Session il sistema OAIS invia al Consumer uno o più DIP (Dissemination Information Package) contenenti l’informazione (o parte di essa) richiesta.

6.1.4 Functional Model

figura 6-7: OAIS Functional Entities (tratto da figura 4-1 di [DOC10])

La figura 6-7 illustra un modello teorico di un’architettura di un sistema OAIS. Le entità riportate (in azzurro), sono entità concettuali, che in un’architettura reale possono non essere presenti oppure essere accorpate in un’unica più grande struttura. Invece, le funzionalità descritte devono essere presenti in un sistema di archiviazione conforme OAIS.

Di seguito vengono brevemente descritte le attività svolte dalle entità presenti nel modello.

Ingest: questa entità è l’interfaccia del sistema verso i Producer, ai quali fornisce il servizio e le funzionalità. L’Ingest riceve pacchetti SIP (Submission Information

genera, a partire dai pacchetti SIP, un pacchetto AIP (Archivial Information Package) dal quale viene estratta la Descriptive Information che viene memorizzata nel database dell’archivio presente nel Data Management. Il pacchetto AIP viene memorizzato nell’Archivial Storage.

Archivial Storage: questa entità fornisce funzionalità utili per la memorizzazione, il mantenimento ed il recupero degli AIP. Questa entità può coincidere con il sistema di storage, nel quale vengono fisicamente memorizzati gli AIP.

I compiti dell’Archivial Storage includono:

- la ricezione degli AIP inviati dall’Ingest ed il loro “permanent storage”; - la gestione delle politiche di storage;

- l’esecuzione di controlli di routine su eventuali errori presenti nel sistema di storage;

- l’esecuzione di procedure atte al “disaster recovery”;

- fornire all’Access i pacchetti AIP contenuti nel sistema di storage.

Data Management: questa entità fornisce funzioni per il mantenimento, l’aggiornamento e l’accesso delle Descriptive Information, tramite le quali è possibile recuperare informazioni o documenti dal sistema di storage degli AIP. Il Data Management deve possedere un database per il mantenimento delle Descriptive Information relative agli AIP presenti nel sistema di storage. Le funzionalità che il Data Management deve fornire includono la possibilità di amministrare e aggiornare il database dell’archivio, l’esecuzione di query sul database ecc..

Administration: questa entità provvede alla gestione del sistema di archiviazione OAIS, al suo mantenimento ed aggiornamento, ed eventualmente alla sua re-ingegnerizzazione. È questa entità inoltre che decide di effettuare operazioni mirate al mantenimento delle informazioni (migrazione o aggiornamento delle informazioni presenti sia nell’archivio che nel sistema di storage, adozione di differenti componenti hardware ecc.).

Preservation Planning: questa entità fornisce le funzionalità per monitoraggio dell’environment del sistema OAIS e descrive le regole e le funzioni per assicurare la conservazione nel tempo dei dati, che devono rimanere accessibili anche se l’ambiente OAIS adotta una tecnologia ormai obsoleta. Un compito di questa entità è proprio prevenire l’obsolescenza del sistema attraverso alcuni accorgimenti; ad esempio il Preservation Planning fornisce indicazioni per la corretta migrazione dell’informazione da un formato obsoleto ad uno aggiornato, lo sviluppo di software ad hoc per la gestione dell’informazione, ecc..

Access: questa entità fornisce i servizi e le funzionalità affinché i Consumer possano avere un pieno ma regolato accesso all’informazione contenuta nel sistema. Questa entità permette ai Consumer di effettuare query sull’archivio e sui pacchetti AIP che il sistema preserva. Fornisce direttamente ai Consumer l’informazione contenuta nei pacchetti AIP, tramite l’invio di DIP (Dissemination Information Package).

6.1.5 Information Preservation

Per permettere la conservazione di informazione in formato elettronico per un lungo periodo, il documento [DOC10] espone, in una sua sezione, le procedure e gli accorgimenti che dovrebbero essere adottati per prevenire la perdita di informazione.

Di seguito vengono riportati i concetti esposti nella sezione suddetta.

Digital Migration Motivators

Il fine di un archivio OAIS è quello di preservare l’informazione per un lungo periodo. Per permettere ciò, il sistema deve, in qualche modo, far fronte ai mutevoli cambiamenti che avvengono nel mondo dell’industria informatica.

obsolescenza, è possibile che si renda necessaria una migrazione della tecnologia hardware o software.

Al giorno d’oggi esistono supporti di memorizzazione che permettono di mantenere con sicurezza l’informazione in essi contenuta per svariati anni, ma nonostante ciò, è possibile che una migrazione si renda comunque necessaria, magari perché la tecnologia adottata si è rivelata essere eccessivamente costosa rispetto ad altre tecnologie che, nel tempo sono avanzate.

Esistono tre motivazioni principali per cui si può rivelare necessaria la cosiddetta

Digital Migration:

- costi: è possibile che, data la rapida evoluzione delle tecnologie hardware, avvenga, anche in tempi brevi, una diminuzione dei costi di storage, per una qualche tecnologia, parallelamente ad un sensibile aumento delle capacità di memorizzazione di questa. Se il rapporto costi benefici fosse davvero conveniente, una migrazione dell’hardware sarebbe necessaria, anche per prevenire l’obsolescenza delle tecnologie adottate che si stanno rivelando non convenienti. Eventualmente è possibile che avvenga un rapido sviluppo di tecnologie software che renda indispensabile che anche gli AIP (Archivial Information Package) subiscano delle modifiche nella loro struttura, al fine di poter intercettare a pieno i vantaggi che la nuova tecnologia propone;

- esigenze dei Consumer: il servizio che il sistema OAIS propone deve essere all’altezza delle aspettative dei Consumer che, nel tempo ed in ambienti diversi da quello del sistema OAIS, presumibilmente verificheranno i benefici derivanti da nuovi software o servizi informatici che questi altri sistemi propongono. Il sistema deve provvedere a fornire servizi simili, se necessari, eventualmente modificando la struttura dei DIP (Dissemination Information Package) e degli AIP (Archivial Information Package);

- deperimento dei supporti hardware o del formato dell’informazione: qualsiasi supporto hardware di memorizzazione, nel tempo, si degrada fino a diventare inutilizzabile. Per prevenire questo deperimento, con la conseguente perdita delle informazioni che esso comporta, vanno effettuate in tempo migrazioni delle informazioni da vecchi supporti a

nuovi, eventualmente aventi tecnologia differente dai predecessori. Analogamente il formato software adottato dall’informazione può nel tempo divenire illeggibile a causa della sua obsolescenza (potrebbero non esistere più software in grado di interpretare correttamente tale formato). Anche in questo caso si rende necessaria una migrazione da un formato software ad un altro, che preservi il contenuto dell’informazione da conservare.

Le Digital Migration sono costose ed espongono, durante la loro attuazione, il sistema OAIS ad un aumento di probabilità di perdita di informazione. Perciò le Digital Migration vanno ampiamente valutate prima di essere intraprese.

Migration Types

È possibile identificare quattro possibili tipologie di Data Migration:

- Refreshment: un Refreshment è un particolare tipo di migrazione durante la quale l’informazione su cui viene fatto il Refreshment viene in qualche modo sostituita e rimpiazzata da una sua esatta copia. Un esempio tipico è la sostituzione di un supporto di memorizzazione (ad esempio un CD), poiché pericolosamente corrotto, con un supporto analogo. L’informazione viene esattamente replicata sul secondo supporto, senza che venga apportata alcuna modifica ad essa.

Durante l’operazione di Refreshment i bit che compongono l’informazione non subiscono alcuna alterazione; il sistema quindi non richiede alcun aggiornamento;

- Replication: l’operazione di Replication è simile al Refreshment, tranne per il fatto che alcune modifiche al sistema di archivial storage, in questo caso, potrebbero essere necessarie. Un esempio di Replication consiste nello spostamento di un file da un supporto di memorizzazione ad un altro, che utilizza tecnologia differente. Questo passaggio richiede un aggiornamento del database affinché tale file possa essere correttamente

generale il suo Content Information e il relativo PDI – Preservation Description Information) però non subiscono alcuna modifica. L’operazione di Replication è più rischiosa (in termini di perdita di informazione) del Refreshment;

- Repaking:

- il Repacking senza alterazione del Content Information, consiste in una Digital Migration durante la quale vengono alterati i bit che compongono il Packaging Information (la struttura che relaziona il Content Information e il relativo PDI). Un esempio possibile di Repacking è il seguente: alcuni file contenuti in diverse directory (il Packing Information) vengono spostati su di un nuovo supporto a tecnologia diversa dal precedente. Le informazioni sulla struttura delle directory e dei file che esse contengono viene alterata, perché è stata modificata la tecnologia del supporto. Quindi si rende necessaria la modifica del Packaging Information per descrivere la struttura delle directory sul nuovo supporto; - Transformation: la Transformation è un particolare tipo di

Repacking che richiede l’alterazione non solo del Packaging Information, ma anche del Content Information e del relativo PDI. Nell’esempio descritto in precedenza se, oltre che il supporto di memorizzazione viene cambiato anche il formato dei file, si ha una modifica non solo del Packaging Information, ma anche del Content Information e del PDI.

6.1.6 OAIS Responsabilities

Oltre che a provvedere ad una strutturazione del sistema conforme ai punti descritti nei precedenti paragrafi ed ad implementare procedure di sicurezza per la conservazione nel tempo dei documenti, un’organizzazione, per poter strutturare un sistema conforme allo standard OAIS, deve farsi carico di alcuni obblighi.

Un sistema OAIS deve:

- accettare informazione appropriata a quelle che sono le finalità dell’archivio ed ammettere solo informazione completa e ben strutturata; - avere un controllo sufficientemente adeguato del sistema in modo tale da

poter assicurare una sufficiente sicurezza per quanto riguarda la corretta conservazione per lungo periodo dell’informazione;

- specificare il “pubblico” a cui è rivolto il sistema ed indicare la Designated Community in grado di comprendere l’informazione presente nel sistema OAIS;

- assicurarsi che l’informazione archiviata possa comunque essere ragionevolmente compresa anche da un pubblico diverso da quello della Designated Community;

- stabilire e documentare regole che assicurino la conservazione nel tempo dell’informazione contenuta nell’archivio OAIS, prevedendo eventuali situazioni critiche ;

- esibire copie dell’informazione conformi all’“originale” contenuta nell’archivio;

- permettere alla Designated Community di accedere all’informazione conservata nell’archivio.

6.2 Tavoli tecnici interministeriali: le fasi del processo di

conservazione

Successivamente alla pubblicazione della deliberazione del CNIPA, sono stati approntati alcuni tavoli tecnici interministeriali aventi il compito di chiarire, risolvere ed interpretare i punti non ben definiti dalla deliberazione CNIPA [CNIPA2/11].

In queste sedi sono stati redatti documenti utili per la definizione di regole per la corretta formazione e conservazione degli archivi digitali in base alla

Da questi documenti si evince che l’implementazione di un sistema informatico per la formazione e la conservazione della cosiddetta memoria digitale è un processo nel quale si possono distinguere quattro fasi [CNIPA2][CNIPA6]:

- fase preparatoria;

- fase della formazione della memoria digitale; - fase della conservazione digitale;

- fase dell’accesso e della fruizione.

La divisione in fasi del processo di creazione di un archivio digitale sottolinea come sia complicata la progettazione di un sistema a norma per la conservazione di documenti. La difficoltà deriva in parte dal valore che è necessario dare al documento informatico: esso infatti dovrebbe rappresentare in forma digitale il documento cartaceo tradizionale.

Le varie fasi sopra citate semplificano quindi il processo di creazione di un archivio elettronico e sono da considerarsi come un’indicazione sulla divisione concettuale delle varie fasi del processo.

Nelle fasi descritte è possibile individuare riferimenti al modello OAIS, anche se, in questo caso, non viene descritta una possibile architettura del sistema.

Nei seguenti paragrafi sono presentate dettagliatamente le varie fasi del processo di creazione e conservazione di un archivio digitale definite dai tavoli tecnici.

6.2.1 Fase preparatoria

La conservazione digitale non si realizza con una semplice memorizzazione dei dati su supporti informatici. Nella fase preparatoria bisogna predefinire gli strumenti archivistici tramite i quali strutturare l’archivio digitale, definendo le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema.

In questa fase, appunto preparatoria, il documento elettronico non esiste ancora, ma è questo il momento in cui predisporre il piano di conservazione

dell’archivio e studiare la regolamentazione di ogni attività connessa alla formazione, gestione ed accesso.

In fase preparatoria è molto importante lo studio dell’insieme dei metadati e attributi da associare al documento, in modo da poter rendere più semplice un’indicizzazione dell’archivio. I metadati vanno selezionati tenendo conto degli standard internazionali sulla descrizione dei fondi archivistici.

È inoltre fondamentale l’identificazione dei formati elettronici da utilizzare per la produzione dei documenti informatici conservabili, scelta di grande importanza poiché condiziona in modo sostanziale ogni processo legato all’archiviazione e alla conservazione. Certamente saranno da utilizzare formati aperti, standard e documentati poiché assicurano indipendenza dal produttore, interoperabilità e longevità.

Il formato scelto deve consentire la rappresentazione univoca del documento, la stessa rappresentazione cioè che è stata data dall’autore del documento (si pensi ad esempio ad una pagina HTML che viene visualizzata diversamente a seconda del browser che la interpreta).

Inoltre il formato elettronico scelto non deve poter contenere macro istruzioni (il legislatore italiano infatti nega la valenza giuridica ai documenti informatici che contengono macroistruzioni o codice eseguibile) o “collegamenti ipertestuali” a file o comunque oggetti informativi esterni. Bisogna che l’utente abbia la garanzia che il documento che legge risulti immodificabile.

Altro aspetto che bisogna prendere in considerazione nella fase preparatoria è il problema legato al formato dei file di log che devono essere conservati per dimostrare il corretto e regolare funzionamento del sistema di conservazione. Una qualsiasi forma di manomissione o malfunzionamento, così come gli accessi e le azioni eseguite sul sistema, devono poter essere documentati ed accertati.

Per ultimo sempre nella fase di preparazione è necessario definire le modalità e le procedure per il trasferimento dei dati da un formato all’altro e da un sistema

hardware o software utilizzati nel processo di archiviazione e conservazione diventino nel tempo obsoleti.

La fase appena descritta viene formalizzata tramite gli strumenti archivistici e gestionali del sistema ed in particolare dal manuale di gestione, dal titolario di classificazione, dal massimario di scarto e dal manuale della conservazione.

Manuale di gestione

Il manuale di gestione descrive il sistema documentale. In effetti la definizione di questo manuale è a carico del responsabile della gestione documentale, ma è qui che vengono definite le modalità di archiviazione dei documenti destinati poi alla conservazione e quindi il formato utilizzato per l’archivazione a lungo termine di un documento.

Nel manuale, fra l’altro, vengono descritte anche le regole per l’organizzazione degli archivi (classificazione/fascicolazione, formazione serie, relazioni flussi amministrativi) e le modalità per il trasferimento e conservazione.

Titolario di classificazione

Il titolario di classificazione descrive e organizza l’archiviazione dei documenti secondo l’ordinamento logico definito sulla base delle funzioni dell’Amministrazione, partizionando l’archivio in maniera gerarchica su livelli.

Per la pubblica amministrazione è possibile l’utilizzo di una partizione semplificata nei soli livelli titolo e classe. Anche questo strumento è a carico del responsabile della gestione documentale, ma in fase di conservazione occorrerà riprodurre la stessa organizzazione dei documenti.

Massimario di scarto

Il massimario di scarto, definito anche piano della conservazione, stabilisce la destinazione finale dei documenti, i tempi di conservazione o l’eventuale distruzione per quelli ritenuti inutili e l’eventuale formalizzazione del

trasferimento di responsabilità per quei documenti da trasferire in altri archivi (ad esempio gli Archivi di Stato).

Manuale della conservazione

Il manuale della conservazione non è richiesto dalla normativa, ma è fortemente consigliato. È lo strumento che descrive l’organizzazione e le procedure del servizio di conservazione. Con il manuale vengono individuati il Responsabile della Conservazione e/o i suoi delegati descrivendone le competenze, i compiti, e le responsabilità. Inoltre nel manuale viene descritto l’intero sistema di conservazione nei suoi aspetti tecnologici e operativi e le procedure di sicurezza fisica e logica adottate.

6.2.2 Fase della formazione della memoria digitale

È possibile descrivere la fase della formazione della memoria digitale facendo un confronto tra un sistema di conservazione tradizionale ed uno digitale.

La conservazione di documenti in un sistema tradizionale comporta la conservazione, oltre che dei documenti, anche delle relazioni che intercorrono tra i documenti stessi, delle unità archivistiche che li contengono, ecc.. Nel caso dei documenti informatici la conservazione deve essere eseguita mediante l’esecuzione delle operazioni di protocollazione, classificazione e fascicolazione, definite nel Codice dell’Amministrazione digitale, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. È mediante questo processo che viene creata la memoria digitale.

Questa fase non riguarda tanto il sistema in senso stretto, quanto il sistema di gestione documentale che avrà nella sua fase conclusiva la consegna del documento al sistema di conservazione dopo averlo preparato opportunamente (archiviazione, secondo la terminologia del legislatore).

6.2.3 Fase della conservazione

La fase della conservazione è la più critica e fondamentale. L’obiettivo di questa fase (e più in generale di tutto il sistema di conservazione) è quello di mantenere inalterati ed accessibili nel tempo i documenti conservati.

Le problematiche relative alla conservazione a lungo termine sono essenzialmente: obsolescenza dei supporti di memorizzazione, dei formati elettronici e dei sistemi hardware.

Altro problema è quello relativo alla verifica delle firme digitali causato dalla normale scadenza dei certificati digitali o di eventuali problemi di robustezza software causati dall’evoluzione tecnologica.

Dovranno quindi essere sviluppate delle procedure che consentano il controllo periodico dei documenti, come richiesto dalla normativa, e che garantiscano l’immutabilità dei documenti stessi prevedendo all’occorrenza il

riversamento diretto (operazione di “travaso” dei documenti informatici senza che essi subiscano modifiche dal punto di vista “digitale”) o il più complicato

riversamento sostitutivo a causa dell’obsolescenza del formato software dei documenti. Quest’ultima operazione potrebbe rendersi necessaria nel caso in cui il formato dei documenti risulti, ad un certo momento, inadeguato e quindi possa non essere più interpretato con il software al momento in uso. In tal caso si procede modificando il formato dei file usato per rappresentare i documenti che quindi devono essere nuovamente firmati da un pubblico ufficiale e archiviati.

6.2.4 Fase dell’accesso e della fruizione

Il sistema che realizza l’archiviazione e conservazione ditale, deve poter rendere disponibili funzionalità per l’accesso e la fruizione dei documenti memorizzati in base ai metadati e agli attributi descrittivi che sono stati definiti durante la fase preliminare. È necessario tenere traccia dell’utenza che utilizza l’archivio e dei

“movimenti” relativi ai documenti conservati (duplicazione, estratti, copie ecc.) con opportuni log.

Il sistema dovrà essere accessibile dai gestori (il responsabile della conservazione ed i suoi collaboratori) e dagli utenti, ovviamente con modalità diverse e per funzioni e diritti ad ognuno permessi. Il responsabile della conservazione dovrà disporre di interfacce per lo svolgimento delle operazioni descritte in precedenza per la conservazione del documento, ma anche per la sua verifica periodica e per gli eventuali riversamenti diretto o sostitutivo.

Gli utenti invece dovranno avere la possibilità di ricercare un documento conservato e poterne richiedere la visualizzazione ed eventualmente la stampa. L’esibizione dei documenti dovrà avvenire o presso il sistema (on site) o da remoto via Internet.

6.3 Considerazioni

Il documento OAIS fornisce indicazioni sulla strutturazione logica che deve possedere un sistema di archiviazione a lungo termine e sulle procedure necessaria affinché l’informazione che l’archivio contiene rimanga preservata.

Le indicazioni fornite, si adattano perfettamente alle deliberazioni CNIPA, ed è quindi ipotizzabile che il legislatore, al momento di redigere le regole tecniche, abbia fatto riferimento proprio al sistema descritto da OAIS. Alcune caratteristiche sulle procedure di conservazione dei documenti (Document Migration) sono pressoché identiche alle direttive fornite dal CNIPA sullo stesso ambito (riproduzione sostitutiva e riproduzione digitale). L’ipotesi che il legislatore abbia trovato spunto dalle indicazioni OAIS trova conferma in alcuni dei tavoli tecnici (promossi proprio dal CNIPA), dove esplicitamente viene citato il sistema OAIS come struttura necessaria di riferimento per la creazione di un

Il fatto che il documento OAIS non fornisca un’architettura di sistema esplicita, oppure non intervenga sui protocolli di comunicazione tra gli utenti e il sistema, ma dia alcune generali ma significative indicazioni, ha facilitato enormemente l’adozione delle direttive OAIS sul sistema di archiviazione progettato.