Codifico
Servizio di GTIN Management - generazione di codici a barre GS1/EAN
Manuale utente
Codifico 3.0, Ottobre 2020
Sommario
Avvertenza ... 3
Cos’è Codifico ... 4
Accesso all’area privata ... 5
Cruscotto - Home page ... 6
Prefissi ... 11
Prodotti ... 12
Aggiungi un prodotto ... 14
Funzione “Cestino” ... 23
Genera il barcode: scaricare il simbolo delle barre ... 24
Creare i codici UPC (GTIN-12) per gli Stati Uniti ... 25
Strumenti ... 30
Importazione ... 30
Codifica imballi ... 33
Esportazione massiva di barcode ... 41
Avvertenza
Per evitare possibili utilizzi impropri, tutti i numeri dei codici barcode GS1/EAN sono stati oscurati.
Cos’è Codifico
Codifico è una suite di strumenti online per consentirti in modo semplificato di:
Identificare prodotti, articoli da commercializzare.
Creare GTIN e le relative immagini grafiche.
Gestire e verificare i dati inseriti.
Registrare gli attributi di prodotto/GTIN per la pubblicazione sul registro di GS1, GS1 Registry Platform.
Codifico è un valido supporto ai tuoi processi aziendali per consentirti di commercializzare velocemente un prodotto:
Attribuzione univoca per ciascun GTIN: eviti di attribuire il medesimo codice a prodotti diversi.
Gestione accurata dei GTIN e delle informazioni di prodotto: la cifra di controllo è verificata e puoi esportare e condividere con i tuoi clienti le anagrafiche dei dati inseriti.
Generazione del barcode GS1/EAN per la stampa: garanzia di corretta lettura del codice a barre.
Registrazione del prodotto sulla piattaforma GS1: GTIN e prodotto saranno validati da GS1 e resi pubblici su GS1 Registry Platform.
Per approfondimenti, ti rimandiamo al sito web di GS1 Italy.
Accesso all’area privata
Per accedere all’area privata selezionare l’indirizzo: http://codifico.gs1it.org/
e utilizzare le credenziali di accesso che hai ricevuto.
Se non ricordi la password, clicca su “Password dimenticata”: riceverai un link per reimpostare la tua password.
Clicca su “Password dimenticata” per reimpostare
una nuova password
Cruscotto - Home page
La home page, Cruscotto, mostra le attività disponibili:
Sezione Prefissi: prefisso/i aziendale GS1 attivo/i.
Sezione Prodotti: prodotti inseriti in Codifico e identificati con i GTIN a disposizione.
Sezione Strumenti: importare ed esportare le anagrafiche dei prodotti.
Acceso rapido: per le FAQ e per scaricare la lista dei prodotti registrati in Codifico.
Risorse utili: riferimenti utili per contattare GS1 Italy.
Questa è la pagina principale così come appare all’utente che NON HA ANCORA INSERITO NESSUN PRODOTTO in Codifico e a cui è stato attribuito un solo prefisso aziendale GS1:
Nome dell’azienda di cui sei utente abilitato. Puoi essere
utente di più aziende.
Il tuo profilo In “Impostazione” puoi
definire come Codifico genera gli EAN
In “Prodotti” trovi l’elenco dei prodotti inseriti in Codifico
In “Strumenti” puoi importare ed esportare le
anagrafiche di prodotto In “Prefissi” trovi i prefissi aziendali
GS1 attivi. Sono le chiavi su cui sviluppare i GTIN-13
In “Aiuto” puoi scaricare materiali di
supporto
Questa invece è la pagina Cruscotto di un utente CHE HA GIA’ REGISTRATO DEI PRODOTTI e che ha a disposizione più di un prefisso aziendale GS1:
Accesso rapido ad alcune risorse
Riferimenti per contattare GS1
Pulsante per inserire un nuovo prodotto e generare il barcode
Prefissi aziendali GS1 attivi Elenco dei
prodotti inseriti
Prima di iniziare a identificare i tuoi prodotti, è necessario impostare Codifico per il tipo di modalità di generazione dei barcode vuoi utilizzare.
Codifico ti consente di scegliere come gestire i numeri a tua disposizione. Per ogni prefisso aziendale GS1, l’azienda ha un numero di combinazioni numeriche, senza la cifra di controllo, che consentono di creare i codici a barre GS1/EAN.
Nella sezione “Impostazioni”, puoi scegliere fra due modalità:
Automatica.
Manuale.
Se non selezioni nulla, Codifico ti presenterà la prima combinazione numerica libera.
Modalità “Automatica/primo libero”
Codifico ti presenterà la prima combinazione numerica disponibile per la creazione del GTIN-13 o dello UPC-12.
Modalità “Manuale”
Codifico sceglierà comunque la prima combinazione numerica disponibile, ma puoi indicare nel campo “Parti dal Rif. Articolo” il valore da cui vuoi iniziare a creare i barcode GS1/EAN.
Inserisci solo le cifre mancanti senza check digit.
Codifico ti proporrà i codici articolo a partire dalle cifre indicate. Potrai comunque modificare la combinazione numerica.
Prefissi
In questa sezione puoi vedere il/i prefisso/i aziendale GS1 assegnati alla tua azienda.
Filtrare per lunghezza prefisso aziendale
Aggiungere etichetta
(esempio per brand) Verificare quanti GTIN usati/liberi
Visualizzare per ogni prefisso i prodotti inseriti Creare un nuovo
GTIN/prodotto
Ricerca per Prefisso aziendale GS1
Prodotti
In questa sezione puoi visualizzare i prodotti già inseriti e già identificati tramite Codifico con un barcode GS1/EAN.
Se non hai ancora inserito nessun prodotto, la sezione apparirà così:
Puoi trovare lo stesso pulsante
anche in Cruscotto. Inserire i prodotti da identificare è molto semplice e intuitivo.
Aggiungi un prodotto
Pulsante per inserire prodotti da identificare
Questa invece è la sezione di un utente Codifico, che ha già registrato dei prodotti:
NB: Codifico NON GENERA codici GTIN/EAN-8.
Questi vengono attribuiti da GS1 Italy su richiesta dell’azienda.
Pulsante per inserire prodotti da identificare Filtro per selezionare i GTIN per
lunghezza: GTIN-8, UPC-12, GTIN-13
Se il prodotto non è stato confermato (finalizzato) puoi sempre modificare le
informazioni
Clicca qui per:
- Scaricare il barcode per la stampa -Creare una variante di prodotto
Aggiungi un prodotto
Aggiungere un prodotto per creare un GTIN e generare il barcode è molto semplice.
La scheda prodotto è divisa in sezioni:
Codice
Dettagli
Peso
Dimensioni
Contenuto
Mercati di riferimento (Target market)
I campi che hanno un asterisco * sono obbligatori. Significa che deve essere presente l’informazione, altrimenti Codifico non consente il salvataggio della scheda, né di scaricare il barcode GS1/EAN.
CODICE
Salva in bozza per riprendere il lavoro, oppure confermi per generare il GTIN e scaricare il barcode
Codifico calcola automaticamente la cifra
di controllo Codifico controlla che non
venga usato lo stesso codice per prodotti diversi
Global Product Classification è la
classificazione
Inserisci qui l’immagine del tuo prodotto Le cifre da usare dipendono dalla lunghezza del prefisso .
Prefisso da 7 cifre = codice articolo da 5 cifre Prefisso da 9 cifre = codice articolo da 3 cifre
DETTAGLI
Se hai un prodotto con etichette di lingue diverse, qui puoi visualizzare le lingue inserite, Marca/brand del prodotto. Può
essere anche un nome di fantasia. Esempio: Nutella, Coca-Cola, Ace, Activia
Uno specifico prodotto di quella linea/marca. Esempio: Ace gentile, Coca- Cola Light, Mix&go
La caratteristica distintiva del prodotto. Esempio: yogurt ai frutti di bosco, yogurt alla vaniglia. Maglietta rossa, maglietta verde, maglietta gialla
PESO
DIMENSIONI
Indicare il peso netto lordo e l’unità di misura per il sistema decimale:
grammi, kilogrammi
Indicare il peso netto lordo e l’unità di misura per il sistema imperiale:
once, libbre
Indicare le dimensioni e l’unità di misura per il sistema decimale:
metri, centimetri, millimetri
Indicare le dimensioni e l’unità di misura per il sistema imperiale:
pollici, piedi, iarde
CONTENUTO
Una volta inserite le informazioni di prodotto, seleziona il pulsante
Codifico ti proporrà la pagina di riepilogo dei dati inseriti. A quel punto puoi:
Modificare i dati o aggiungere una lingua diversa
Creare una variante di prodotto (maglietta rossa, maglietta gialla)
Condividere i dati sul registro di GS1, GS1 Registry Platform
Indicare il contenuto e la relativa unità di misura: pezzi, grammi, kilogrammi, once, ecc.
Pagina di riepilogo dei dati di prodotto inseriti. Puoi modificare le informazioni, oppure creare la variante di prodotto
Se le informazioni sono corrette e i campi obbligatori sono compilati, puoi condividere i dati di prodotto sul registro internazionale di GS1: GS1 Registry Platform
Dopo aver selezionato il pulsante
Aggiungi le descrizioni in un’altra lingua, esempio in inglese
Clicca sul pulsante + per aggiungere la descrizione del nome e della descrizione prodotto in un’altra lingua
Le descrizioni inserite nelle varie lingue sono visibili aprendo la tendina e selezionando la lingua corrispondente
Se inserite, sotto i campi obbligatori puoi vedere le descrizioni salvate nelle lingue precedentemente selezionate
Una volta finalizzato, cioè quando tutti i dati sono confermati per la validazione, è possibile scaricare l’immagine del barcode per la stampa in etichetta. Oppure creare la variante di prodotto.
Scarica sul tuo pc il barcode per la stampa in etichetta
Crea la variante del prodotto finalizzato
Funzione “Cestino”
I prodotti ancora in bozza possono essere spostati in un’area chiamata “Cestino”.
Questo non significa che i prodotti, e i relativi GTIN assegnati, vengano cancellati da Codifico.
Infatti, le bozze di prodotto possono essere sempre modificate, aggiornate e quindi finalizzate.
Puoi sempre ripristinare il prodotto cestinato.
Seleziona la voce “Sposta nel cestino” dal menu a tendina del prodotto interessato
Genera il barcode: scaricare il simbolo delle barre
Codifico ti consente di selezionare fra due formati per la generazione del codice a barre:
Formato EPS: usato prevalentemente dai grafici
Formato PDF: estensione più familiare
Puoi scaricare il barcode su desktop tutte le volte che vuoi.
I file generati da Codifico garantiscono le dimensioni secondo le specifiche tecniche GS1.
Per la stampa ricordati di rispettare le raccomandazioni GS1 per avere sempre codici EAN sempre leggibili da tutti i tuoi clienti. Consulta le nostre raccomandazioni nella sezione “Help”.
Ricordati di non usare la codifica interna.
I codici GS1/EAN non sono parlanti e le cifre non devono mai avere alcun significato.
Creare i codici UPC (GTIN-12) per gli Stati Uniti
La generazione del codice a 12 cifre UPC è simile in tutto e per tutto al GTIN/EAN-13. Le uniche cose che cambiano sono: il prefisso da usare e la lunghezza del codice.
Codifico calcola la cifra di controllo anche per i codici UPC, garantendo che siano di 12 cifre.
Naturalmente l’azienda utente deve avere in dotazione un prefisso aziendale UPC, viceversa non sarà possibile assegnare alcun codice.
Se l’azienda utente ha a disposizione un prefisso aziendale UPC, questo verrà indicato nella sezione
“Prefissi”
L’azienda ha in dotazione un prefisso aziendale UPC per la creazione di codici UPC- 12/GTIN-12
La compilazione dei campi sarà la medesima per i codici GTIN/EAN-13: i campi obbligatori sono quelli indicati con [ * ], facoltativi invece tutti gli altri.
In questo caso sono 12 le cifre generate per costruire un codice UPC-12/GTIN-12
Al termine è possibile: modificare i dati, oppure creare una variante di prodotto.
Puoi modificare le informazioni oppure creare una variante di prodotto
Una volta confermati i dati (prodotto finalizzato) puoi scaricare il codice a barre.
Puoi scegliere se scaricare l’immagine in formato EPS oppure PDF.
I file generati da Codifico garantiscono le dimensioni secondo le specifiche tecniche GS1.
Per la stampa ricordati di rispettare le raccomandazioni GS1 per avere sempre codici EAN sempre leggibili da tutti i tuoi clienti.
Consulta le nostre raccomandazioni nella sezione “Help”
Strumenti
In questa sezione puoi:
Importare in Codifico le anagrafiche di prodotto, purché abbiano già un GTIN e abbiano le informazioni obbligatorie per Codifico.
Esportare la lista dei prodotti inseriti in Codifico.
Importazione
Per importare i dati hai la possibilità di scegliere di usare uno dei due template (file excel) a disposizione.
1. Scarica il template, scegliendo fra due modalità:
Template semplice: un solo foglio di Excel con tutte le colonne, in cui puoi inserire, per ciascuna riga, un singolo GTIN, le informazioni obbligatorie, la lingua (sezione dettagli della scheda prodotto), una colonna per l'unità di misura dei contenuti. Non è possibile cancellare una riga di dettagli o una riga di contenuti.
N.B.: Questo formato è indicato per l'importazione di GTIN con semplici descrizioni di prodotto:
una sola lingua e un solo mercato di vendita
Template esteso: il file Excel è composto da tre fogli:
o Il primo foglio è uguale al template semplice.
o Il secondo foglio è per i dettagli relativi a target market e lingua. Ci saranno più righe per lo stesso GTIN, se lo stesso prodotto è destinato a mercati (target market) diversi.
Una colonna è dedicata alla lingua usata in etichetta. Una riga vuota con solo lingua e codice provocherà la cancellazione di tale dettaglio. In caso di conflitti tra dettagli del primo sheet e dettagli dello sheet aggiuntivo, il file non verrà importato
o Il terzo foglio è per i dettagli dei contenuti (dimensione, peso). Ci saranno più righe per lo stesso GTIN per indicare dimensioni e contenuto. Una riga vuota con solo unità di misura e codice provocherà la cancellazione di tale contenuto. In caso di conflitti tra contenuti del primo sheet e contenuti dello sheet aggiuntivo, il file non verrà importato 2. Verifica e correggi eventuali errori
3. Completa la procedura
Cosa succede se l’importazione non va a buon fine?
Codifico indica quali sono i campi/informazioni mancanti che impediscono il caricamento del file excel.
Occorre quindi verificare che siano presenti le informazioni obbligatorie, in caso contrario Codifico non permette di caricare e salvare la lista dei prodotti.
Non è possibile caricare GTIN/EAN-13 senza informazioni descrittive: Codifico lo considera un errore e il file viene scartato.
Correggi gli errori e ripeti l’importazione dei dati.
Cosa succede se l’importazione va a buon fine?
Codifico riepiloga i dati da caricare.
Una volta confermata l’operazione, i dati verranno caricati in Codifico.
Codifica imballi
L’unità imballo (detto anche cartone, scatola) è un raggruppamento di molteplici unità consumatore (a quantità fissa o a quantità variabile) impiegato per la spedizione dal produttore al distributore, ed adeguato al trasporto, all'immagazzinamento, ecc.
Le unità imballo possono essere di due tipi: omogenee, composte da prodotti uguali, identificati dallo stesso codice GTIN. Le unità imballo miste, invece, sono composte da prodotti diversi fra loro e identificati con GTIN differenti.
Con Codifico puoi identificare gli imballi partendo da un prodotto finalizzato, oppure ancora in bozza. In questo caso dovrai prima finalizzare il prodotto per procedere con il download del codice imballo.
Codifico identifica gli imballi di prodotto a peso fisso/prederminato.
Entrare nella sezione
“Prodotti” per creare il tuo codice imballo
Oppure selezionare direttamente il
prodotto che comporrà il contenuto
Se parti dalla sezione “Prodotti”
Seleziona la voce di menu “Imballi”
Se parti direttamente da uno dei prodotti
Apri la tendina accanto al prodotto e
seleziona “Crea imballo”
Questi sono gli imballi già creati: alcuni per prodotti già finalizzati.
Altri ancora in bozza
Seleziona questo pulsante per iniziare a
creare l’unità imballo/cartone
Seleziona che tipo di imballo vuoi creare
Per la codifica degli imballi omogenei, Codifico genera:
Codice EAN-13
Codice ITF-14 (GTIN-14)
Per la codifica degli imballi misti, Codifico genera:
Codice EAN-13
In questo caso il codice EAN-13 E’ DIVERSO DAL GTIN-13 DEI PRODOTTI CONTENUTI
Vediamo come identificare le unità imballo per i prodotti a peso fisso/predeterminato.
Per l’imballo omogeneo devi indicare quale prodotto
usare fra quelli censiti
Specifica quanti articoli contiene l’imballo
Scegli quale tipo di codice imballo vuoi creare con
Codifico
Se il prodotto è finalizzato, puoi procedere alla generazione del codice imballo. Viceversa, ricordati di finalizzare prima il prodotto.
Per i codici ITF-14 (GTIN- 14) Codifico ti propone tutte
le varianti con la cifra di estensione 1-8
Esportazione massiva di barcode
Nella sezione “Strumenti” trovi una voce “Esporta” per generare massivamente tutti i codici a barre generati da Codifico.
Cliccando viene chiesta conferma dell'operazione:
Alla conferma viene generata una prima notifica che avvisa dell'esecuzione in corso:
Una volta completata la generazione del file, ricevi una segnalazione per email che la cartella compressa (zip) è pronta per essere scaricata.
Il medesimo messaggio viene riportato anche nella sezione “Notifiche”:
Cliccando sul pulsante arancione della notifica, oppure attraverso il menù, si accede all'area di scarico file:
Questa è l'area di scarico file:
Cliccando sui file viene ovviamente eseguito il download:
GS1 ITALY
Via Pietro Paleocapa, 7 20121 Milano – MI Tel. 02 777212400 Fax 02 76317280 C.F. 80140330152 P.Iva 06758670969 info@gs1it.org www.gs1it.org
