CAPITOLO 3
La logistica degli Acquisti in MagneTek
3.1 La gestione degli ordini multiplant in MagneTek
L’area acquisti dell’azienda MagneTek S.p.A si occupa della gestione degli ordini del sistema Multiplant, comprendente i tre stabilimenti di Valdarno, di Budapest e di Shen- Zen, in maniera centralizzata.
Infatti il cervello dell’area acquisti-logistica è tutto concentrato nello stabilimento di Valdarno, in cui il responsabile degli acquisti si occupa di coordinare ogni singola fase del processo.
Tale processo si compone di diverse fasi, schematizzate in figura 9, che si possono ricondurre in linea di massima a questo elenco:
Vendor evaluation e vendor rating per determinare il parco fornitori
Stipula di accordi logistici e determinazione dei prezzi, stabiliti da Valdarno ma validi per i tre stabilimenti
Prelievo delle informazioni relative alla pianificazione dei fabbisogni di materie prime prodotti dall’ MRP che gira ogni settimana.
Simulazione dell’andamento delle scorte delle materie prime, effettuata tramite software di simulazione installato in azienda (Cyberplan), il quale, prelevando i dati dal sistema gestionale COPICS, simula l’andamento delle scorte in magazzino in base agli ordini dei clienti confermati e alle materie prime presenti già ordinate ai fornitori
Rilascio degli ordini ai fornitori tramite “Richiesta di Ordine” inviata generalmente via e-mail e attesa della conferma
Inserimento dei dati relativi all’ordine confermato dal fornitore sul sistema gestionale COPICS
Gestione di eventuali modifiche (posticipi, annullamenti o solleciti) di ordini tramite il software Schedule Manager
Gestione delle scorte a magazzino materie prime, tenuta sotto controllo degli
indici di rotazione, smistamento della merce tra i tre stabilimenti.
Figura 9: Schema delle attività gestite dall’area acquisti di MagneTek
L’area acquisti di Valdarno possiede un parco fornitori ben definito, le cui prestazioni vengono periodicamente monitorate in modo da ridurre tendenzialmente ordini verso fornitori con performance scadenti.
Attualmente il parco fornitori di MagneTek si compone di più di 400 fornitori, con i quali l’ufficio acquisti stabilisce in maniera precisa i prezzi per ciascun codice; è importante notare che i prezzi fissati dagli accordi valgono per i tre stabilimenti in ogni caso.
Oltre ai prezzi vengono fissati anche i cosiddetti “accordi logistici”, che stabiliscono, a causa della estrema dinamicità del mercato, precisi lassi di tempo all’interno dei quali ciascun fornitore non assicura di poter accettare eventuali richieste di posticipo, annullamento o sollecito di ordine già confermato per una determinata data. Inoltre con alcuni fornitori, gli accordi logistici stabiliscono alcuni vantaggiosi contratti di fornitura quali :
ordini aperti
1consignment stock, o conto deposito
2Una volta a settimana, in particolare il giovedì notte, il software gestionale effettua l’MRP, che produce la pianificazione del fabbisogno dei materiali, in base alla pianificazione della produzione, dipendente dalle previsioni di vendita.
1 Ordine aperto: si tratta di singoli ordini globali, definiti a inizio anno e calcolati in base al previsto fabbisogno futuro, che prevedono la possibilità di consegne scaglionate nei mesi a venire, a seconda delle esigenze di produzione dell’azienda acquirente. La fatturazione della merce avviene al 31 dicembre di ogni anno.
2 Conto deposito: si definiscono materiali in “conto deposito” articoli di proprietà del fornitore ma immagazzinati presso il cliente. Questi materiali non sono registrati nei libri contabili del cliente finché non viene registrata l’uscita degli stessi dal magazzino. In questo modo l’azienda riesce mantenere una stessa scorta di sicurezza, con la differenza che il fornitore mantiene la proprietà dello stock fino a che il cliente non avrà venduto o usato tali materiali.
Dalla pianificazione vengono effettuate le opportune simulazioni dell’andamento delle scorte a magazzino, nelle settimane successive, e, qualora il sistema mostrasse eventuali rotture di stock, si procede alla consultazione dell’acquisitore interessato al codice critico. Si veda l’Allegato 1.
Gli acquisitori, attualmente sette nella sede di Valdarno, si occupano di gestire gli ordini suddivisi per famiglie di materiale, in modo da instaurare con i fornitori dei propri codici, un rapporto più stretto e di maggiore fiducia. Qualora l’acquisitore ritenga necessario piazzare un ordine al fornitore per evitare successive rotture di stock, viene immediatamente inviata la richiesta d’ordine, secondo gli accordi precedentemente stabiliti dal responsabile degli acquisti.
Una volta ricevuta la conferma da parte del fornitore, questa viene inserita nel sistema gestionale.
Oltre al caso di necessità di piazzamenti di ordine ai fornitori, dopo l’MRP si presentano anche casi diversi:
in cui è necessario sollecitare il fornitore per far arrivare a magazzino la merce precedentemente ordinata, in anticipo rispetto alla data confermata o il prima possibile in caso di ritardo nella consegna
in cui è necessario posticipare alcuni ordini rispetto alla data confermata, a causa di eventuali modifiche nella pianificazione della produzione,
in cui è necessario annullare gli ordini ai fornitori, in caso di annullamenti di domande da parte del cliente, o nel caso in cui sia presente una eccessiva quantità di determinati codici, magari con indice di rotazione notevolmente basso, sintomo di un scorretta gestione degli ordini.
In questi casi subentra il sollecitatore, anch’esso responsabile di determinate famiglie di codici, come il relativo acquisitore, responsabile di interfacciarsi con il fornitore qualora si presenti uno di questi tre casi per codici da lui gestiti.
A supporto di tale attività entra in gioco il software Schedule Manager, il quale presenta direttamente al sollecitatore, le richieste da inviare al fornitore in questi tre casi, prelevando dalle simulazioni le proposte di modifiche da richiedere.
In tutto ciò è presente un ulteriore operatore, con il compito di filtrare tali proposte in modo da renderle coerenti con gli accordi logistici stabiliti, oltre a smistarle verso i vari sollecitatori.
I filtri applicati da tale operatore alle proposte prodotte dal sistema è uno degli oggetti
di interesse del presente lavoro di tesi, con l’obiettivo di renderlo il più possibile
automatico, nell’ottica di apportare intelligenti modifiche all’interazione tra il sistema che produce le simulazioni, acquistato dall’azienda presso una software house, e il sistema che produce le proposte di rischedulo d’ordine, realizzato internamente da programmatori esperti.
Riguardo gli altri due stabilimenti collegati, la gestione degli ordini va dunque analizzata nel dettaglio, per comprendere quali siano i confini oltre i quali entra il gioco il “cervello acquisti” di MagneTek Valdarno.
3.1.1 La gestione degli ordini nello stabilimento Ungherese
Nello stabilimento di Budapest non è presente un vero e proprio ufficio acquisti, che si occupi di fare richieste di offerta e emettere ordini direttamente ai fornitori, ad eccezione dei componenti meccanici che vengono acquistati da MagneTek Ungheria senza il tramite italiano.
Del ciclo d’ordine si occupano soltanto della logistica dell’approvvigionamento, o meglio modalità di consegna, lead time, ecc., una volta emesso l’ordine da Valdarno per conto di Budapest.
Questo tipo di gestione è possibile tramite il sistema informativo ERP gestionale COPICS, attraverso il quale è possibile monitorare, modificare e aggiornare, le informazioni relative ai fabbisogni dei materiali dello stabilimento ungherese, direttamente da Valdarno.
Logicamente, oltre all’emissione degli ordini per conto di Budapest, da Valdarno si occupano anche di tenere sotto controllo l’andamento dei magazzini materie prime, la rotazione delle scorte, nonché di effettuare le simulazioni sull’andamento futuro delle scorte, e gestire eventuali richieste di sollecito, annullamento o posticipo d’ordine ai fornitori.
Importante aspetto da tenere conto nella valutazione della gestione delle scorte dello stabilimento ungherese, è quello degli accordi logistici relativi alla merce loro destinata; infatti nessun fornitore stipula contratti di consignment stock, ma tutte le materie prime sono fornite con semplici contratti di conto vendita
3.
Generalmente, quindi, la politica MagneTek prevede di ordinare materie prime per soddisfare sia le esigenze produttive dello stabilimento d Valdarno che di quello di
3 Conto vendita: accordo logistico tradizionale che stabilisce lo spostamento della proprietà della merce dal fornitore al cliente non appena questa è stata consegnata. In questo modo il materiale viene registrato nei libri contabili del magazzino, non appena ricevuto e fatturato.
Budapest, e di accordarsi con i fornitori per consegnare tutto il materiale al magazzino di Valdarno, per poi essere successivamente smistato e spedito alla sede ungherese a proprie spese.
Questa politica, apparentemente più complessa e dispendiosa, risulta essere, invece, la più conveniente, in quanto, tramite questa gestione, è possibile usufruire della possibilità di ottenere appetibili sconti di volume effettuando un unico ordine per i due stabilimenti.
Questo è uno degli aspetti che contribuisce a confermare il forte potere contrattuale che l’azienda esercita sui propri fornitori, tale da riuscire ad ottenere i prezzi più competitivi di tutte le aziende europee del settore.
3.1.2 La gestione degli ordini nello stabilimento Cinese
Nello stabilimento cinese, nella norma, l’ufficio acquisti si occupa personalmente, senza intermediarsi con l’Italia, degli ordini per il proprio stabilimento, a meno di particolari situazioni di sottoscorta o fabbisogni anticipati, in cui fanno richiesta dell’intermediazione italiana con i fornitori.
Oltre al supporto relativo alle gestione delle richieste di rischedulazione d’ordine ai fornitori, Valdarno si occupa, per conto di Shen-Zen, anche delle fasi correlate all’evasione degli ordini (vendor evaluation, determinazione dei prezzi e degli accordi logistici) nonché del controllo dell’andamento delle giacenze a magazzino.
Riguardo il parco fornitori dello stabilimento cinese, è interessante considerare il fatto che molti di essi utilizzano dei distributori docker
4intermedi, a loro spese, con cui la MagneTek Cina si interfaccia per ogni singola fase del ciclo d’ordine, anche nei casi di richieste di solleciti, o di modifiche d’ordine, nonché per la fatturazione.
La scelta dell’utilizzo di questi intermediari sta nel fatto che molti fornitori non hanno un opportuno customer service tramite il quale possa essere gestito il cliente MagneTek, per cui preferiscono affidare in outsourcing la distribuzione.
Secondo quanto già detto in precedenza, i prezzi per ogni codice acquistato all’esterno dai fornitori qualificati, sono stabiliti dall’ufficio acquisti di Valdarno e sono gli stessi applicati agli altri due stabilimenti; importante notare che in questo modo vi è
4 Docker: piattaforme di coordinamento della distribuzione, dotati di ampi magazzini in cui i beni arrivano direttamente dagli impianti di produzione dei fornitori e vengono trasferiti su veicoli che riforniscono i clienti al più presto dal momento di ricevimento dell’ordine. La loro efficienza varia in funzione delle potenzialità dei sistemi informatici di collegamento e dei mezzi di distribuzione.
l’impossibilità da parte dei fornitori di speculare sul prezzo a seconda dello stabilimento o praticare un prezzo più alto a causa dell’utilizzo di un distributore intermediario (generalmente a carico del fornitore).
Figura 10: Schema riguardante il supporto dell’ufficio Acquisti di MagneTek Valdarno nei confronti degli altri stabilimenti del Multiplant.
3.2 La gestione delle scorte nel Multiplant MagneTek
Dato il forte coordinamento alla base di tre stabilimenti, la gestione delle scorte è attuata nell’ottica di una completa condivisione delle risorse, garantendo il flusso continuo di materie prime alle linee produttive, in modo da evitare sconvenienti rotture di stock.
Ciò significa che, qualora si verifichi il caso di sottoscorta, evidenziato dalle frequenti simulazioni effettuate dal personale acquisti, indice di una scorretta pianificazione del fabbisogno di materiali, o si presenti un fabbisogno anticipato a causa di un eventuale sollecito da parte di un cliente o di una richiesta con lead time ridotto, i tre stabilimenti possono, attraverso il sistema informativo gestionale COPICS, controllare le giacenze presenti nei magazzini del Multiplant prima di ricorrere all’invio di solleciti al fornitore, o, con maggiore dispendio di risorse, ricorrere a brocker
5.
5 Brocker: Intermediario sui mercati finanziari, la cui funzione è solo quella di trasferire gli ordini; non opera per proprio conto. Viene fatto ricorso a B. particolarmente nei casi in cui si presenti il fabbisogno di
Questa condivisione viene messa in pratica tramite i frequenti spostamenti effettuati tra i tre stabilimenti, nei limiti della complessità generata dalla distanza, dalle vie di comunicazione, e dai fattori politici ed economici.
Con lo stabilimento ungherese, data la non eccessiva distanza geografica, è previsto un corriere via terra dedicato allo spostamento di materie prime e semilavorati che effettui il percorso Valdarno-Budapest e ritorno, quattro volte a settimana. È comprensibile, quindi, la notevole facilità con la quale è possibile gestire lo scambio di materiale qualora si presenti la necessità, oltre al normale trasporto di codici ordinati da Valdarno direttamente per conto di Budapest.
Riguardo lo scambio fra Valdarno e Shen-Zen e viceversa, risulta comprensibilmente più complesso, data la notevole distanza geografica. Ad ogni modo è previsto il ricorso ad un corriere via mare, che impiega circa sei settimane nell’effettuare il tragitto, per lo scambio ordinario di materie prime e semilavorati, o meglio in tutti i casi in cui il fabbisogno sia stato pianificato anticipatamente, mentre si ricorre all’utilizzo di un corriere aereo (decisamente più dispendioso) in tutti i casi in cui il fabbisogno sia urgente e non pianificato.
La tendenza è quella, nell’ottica di mantenimento dei costi logistici, di riuscire a pianificare in lungo periodo gli interscambi all’interno del Multiplant, in particolare con la Cina, ma tutto ciò risulta sempre più difficile data la notevole turbolenza a cui è attualmente esposto il mercato dell’elettronica più di altri.
3.3 Strumenti di supporto alla gestione delle scorte: Cyberplan
Secondo quanto già citato in precedenza, si è visto che l’azienda è dotata di un software acquistato all’esterno presso la software house Cybertec, dalle notevoli potenzialità.
Cyberplan, appunto, è un Advanced Planning System
6progettato per migliorare il livello di servizio ai clienti e allo stesso tempo ridurre tutti i costi di produzione.
materie prime in intervalli di tempo più stringenti rispetto ai lead time del fornitore. I prezzi praticati sono ovviamente più speculativi.
6 Advanced Planning System, APS : sistema grafico-interattivo che consente di programmare gli approvvigionamenti e la produzione, verificare la coerenza tra fabbisogni e disponibilità di risorse, effettuare verifiche di affidabilità delle consegne, creare piani di lavoro fattibili e ottimali per le risorse, individuare gli effetti di ritardi di fornitura, fermi machina, etc.
Figura 11: Schematizzazione della logica delle relazioni tra i tre sistemi informativi a supporto della pianificazione dei fabbisogni.
Questo sistema simula il comportamento futuro di un reparto, di una fabbrica o di una intera catena logistica con affidabilità e completezza. Le simulazioni sono molto veloci grazie all’utilizzo di una tecnologia avanzata, e garantisce un’efficace interattività anche in presenza di elevati volumi di dati.
L’output di Cyberplan è un piano di alta qualità che può essere esaminato anche nei minimi dettagli attraverso la potente interfaccia grafica. Tutte le criticità del piano vengono individuate automaticamente da funzioni di allarme ed è possibile modificare il piano con semplici funzioni di riprogrammazione.
Il risultato finale è un piano sincronizzato che ottimizza contemporaneamente le esigenze dei clienti, dell’azienda e dei suoi fornitori.
L’aspetto che è stato oggetto di maggiori osservazioni è quello riguardante il fabbisogno di materie prime e il conseguente andamento della rotazione delle scorte a magazzino.
Questa applicazione, infatti, offre l’opportunità di osservare l’andamento futuro a breve termine di numerosi aspetti legati agli ordini di materie prime, grazie alle funzionalità che permettono di far girare un MRP (vedi § 2.3) simulato. Il compito fondamentale del sistema di calcolo dei fabbisogni di materiale (MRP) è quello di determinare cosa e quando produrre/acquistare per far fronte alle richieste del mercato.
Il sistema deve determinare le quantità ottimali e garantire contemporaneamente un
adeguato livello di servizio.
Impostando infatti le date relative all’intervallo di tempo all’interno del quale si vuole effettuare la simulazione, il software produce l’andamento previsto dell’aspetto oggetto della simulazione.
MRP
Piano Rilasciato Situazione
Magazzini
Domanda Indipendente
Struttura Prodotto Ordini Pianificati
Messaggi MRP
Legami ordine- domanda Domanda
dipendente
Figura 12: Schema del funzionamento del MRP su Cyberplan
Come si nota dalla figura 12 i dati in ingresso alla procedura MRP sono costituiti da:
Struttura prodotto (anagrafica materiali, politica MRP, distinte basi, cicli standard)
Situazione magazzini (Inventory Level, giacenza dei codici a magazino) Piano rilasciato, non pianificato, di acquisti e di produzione
Fabbisogno indipendente (ordini dei clienti, previsioni, obiettivi di livello di scorte)
Fabbisogno dipendente (ordini rilasciati, ordini intraplant e interplant) I dati in uscita dalla procedura, utilizzati dai sistemi a valle sono:
Ordini pianificati (proposte di acquisto, proposte di produzione, carico delle risorse, disponibilità pianificata)
Proposte di rischedulazione (consigli su ordini di acquisto e produzione) Relazioni fra fabbisogni e disponibilità (relazioni tra ordini, relazioni ordini-
commesse, relazioni lotti-domande)
In seguito, una volta fatto girare l’MRP, viene illustrata una simulazione
dell’andamento delle scorte a magazzino sulla base degli ordini confermati a sistema, e
mostra semplici grafici, estremamente visuali e user-friendly che permettono anche ad
occhio di notare eventuali situazioni di sottoscorta o di surplus di materiale. Vedi figura 13.
Figura 13
:
Esempio di simulazione di due codici di materia primaCome è possibile osservare dalla figura 13, questi grafici sono divisi per codice, e per ogni riga vengono indicati:
la marchiatura interna del codice (DIM) la divisione a cui verrà consegnato l’ordine il reparto
la descrizione del codice
IDIM1, cioè la giacenza iniziale al momento in cui viene effettuata la simulazione
il delta fra il fabbisogno e la giacenza iniziale.
Per ogni codice, in questo modo è possibile notare quali siano codici da sollecitare,
qualora sia prevista la consegna di materiale di cui si è presentata la necessità
anticipata o eventuali situazioni di sottoscorta, (vedi figura 13), o al contrario, in caso
di surplus, è possibile osservare quali siano eventuali ordini di codici di cui richiedere
il posticipo o l’annullamento al fornitore, in modo da evitare un aumento ingiustificato delle giacenze a magazzino.
Per maggiore chiarezza, si veda l’Allegato 2, output di un’intera simulazione Cyberplan, di fabbisogno di materie prime per un determinato prodotto finito.
Figura 14: Esempio di simulazione con codici che sono bilanciati a zero in seguito alla correzione della scorta.
Il sistema Cyberplan è usato anche dagli altri due stabilimenti del multiplant (ungherese e cinese) ma solo in Valdarno viene sfruttata la possibilità di integrarlo con il software di creazione interna all’azienda, necessario all’invio automatico delle richieste di sollecito, posticipo o annullamento d’ordine ai fornitori, in maniera tale da non rendere fini a loro stesse le simulazioni effettuate, relative all’andamento delle giacenze e poter osservare un bilanciamento a zero a seguito delle modifiche degli ordini. (Vedi figura 14).
Verranno illustrate in seguito le modalità con le quali i due sistemi si interfacciano, e si integrano nella gestione dell’invio delle richieste di rischedulazione d’ordine ai fornitori.
3.4 Strumenti di supporto alla gestione delle scorte: Schedule Manager
Questa semplice ma funzionale applicazione, è stata ideata e implementata interamente
da MagneTek Valdarno, da tecnici programmatori specializzati il cui know-how è
tutt’oggi parte integrante dell’azienda.
Figura 15: Schermata iniziale di apertura dell’applicazione Schedule Manager
Il sistema, prelevando i dati prodotti da Cyberplan in seguito alle simulazioni relative all’andamento futuro delle giacenze di materie prime a magazzino, presenta automaticamente all’operatore, le proposte di invio di richieste di solleciti, posticipi o annullamenti d’ordine da inoltrare ai fornitori, con lo scopo di evitare che accadano situazioni di rottura di stock o di surplus di giacenze a magazzino.
Le proposte presentate mostrano nello specifico le modifiche consigliate sia di quantità che di scadenze temporali, sulla base di ciò che è stato suggerito dalle simulazioni precedenti, lasciando la libertà all’utente di modificarli o confermarli prima dell’invio via e-mail al fornitore.
Vediamo nel dettaglio quali sono le funzionalità offerte dalla applicazione.
Il programma è diviso in due macro funzioni : Posticipi/Annullamenti
Solleciti
3.4.1 Posticipi e annullamenti di ordini
Per quanto riguarda le funzionalità di supporto all’invio delle richieste di posticipo/annullamento d’ordine, si può accedere alla schermata relativa attraverso l’icona “rischeduli” direttamente dalla schermata iniziale all’avvio del programma.
In questa schermata ci sono una serie di parametri da impostare per avviare la ricerca, come è possibile osservare dalla figura 16 .
Innanzitutto è necessario scegliere il sollecitatore, questo perché i 14000 codici
acquistati dall’azienda sono divisi per famiglie, e ogni sollecitatore si occupa di un
certo gruppo di famiglie di codici, per cui impostando un determinato sollecitatore
piuttosto che un altro permette di analizzare solo le proposte relative ai codici appartenenti alle famiglie di cui si occupa.
Figura 16: Schermata di impostazione parametri per il caricamento delle proposte di rischeduli.
Successivamente è necessario specificare il limite superiore oltre il quale non proporre l’invio di richieste di posticipo, in modo da non caricare eccessivamente le richieste da inviare al fornitore, concentrandosi maggiormente sulle richieste più urgenti. In genere si sceglie di visualizzare solo posticipi non oltre 4/5 mesi.
Subito dopo è necessario specificare il limite inferiore, in modo da non visualizzare richieste di posticipo o annullamento d’ordine all’interno di una finestra troppo ristretta rispetto alla data attuale, i cosiddetti ordini scaduti
7, con buona probabilità rifiutate dal fornitore avvalendosi degli accordi logistici prestabiliti.
Riguardo a tali ordini, sia il Cyberplan che lo Schedule manager non sono in grado di accorgersi dei vincoli stabiliti dagli accordi logistici, per cui presentano modifiche di ordini impossibili da mettere in pratica. In questi casi, dato il potere contrattuale
7 Ordini scaduti: ordini sotto lead time di approvvigionamento, cioè per i quali ci si trova già all’interno della finestra temporale prevista per l’eventuale modifica dell’ordine.
dell’azienda, è possibile procedere telefonicamente ad una richiesta di modifica in via eccezionale, o, nel caso di necessità di anticipo, si può ricorrere a brocker, avvertendo il cliente di un eventuale rincaro del prodotto finale a causa del sovrapprezzo pagato al brocker, nonché la successiva giacenza di merce inutilizzabile al momento dell’arrivo dell’ordine precedentemente schedulato.
Tornando al limite inferiore, accennato sopra, va definito in maniera differente a seconda della gestione dei codici. Infatti, in questa schermata, viene considerata la differenza fra ordini gestiti con modalità conto vendita e quelli gestiti con modalità
consignment stock.Gli ordini “X” sono relativi a codici forniti con modalità consignment stock per cui generalmente lo spostamento minimo può essere anche di 7 giorni, dato che la merce ricevuta a magazzino non è comunque contabilizzata, per cui si può scegliere di non posticipare ordini non strettamente necessari nella data prevista ma che saranno necessari entro una settimana.
Gli ordini “M” sono i codici forniti in conto vendita, per cui lo spostamento è diverso a seconda della classe di appartenenza (circa 5 giorni per la classe A, codici di maggiore valore, circa 10 per classe B e 15 per la classe C).
Dopo aver settato alcuni parametri (sollecitatore, valore, finestra temporale, ecc.) è possibile attivare la procedura che preleva i dati dalle simulazioni, generate del sistema Cyberplan, l’operazione richiede qualche secondo, a seconda del numero di dati da prelevare. Una volta ricevuto il messaggio di conferma della generazione dei dati, è possibile visualizzare il dettaglio dei rischeduli proposti dal sistema, divisi per fornitore, per ognuno dei quali è indicato il valore della fornitura da rischedulare.
A questo punto, a causa delle numerose eccezioni da tenere in considerazione, nonché le lacune del software, è necessario procedere manualmente al controllo dei rischeduli proposti, aprendo uno per uno i file .xls generati dal sistema, suddivisi per fornitore.
Il software offre anche la possibilità dell’invio automatico delle richieste, fornitore per
fornitore, semplicemente inserendo nel database relativo ai dati sui fornitori un
riferimento e-mail a cui inviare la richiesta. Tale funzionalità, non è sfruttata per sei
sollecitatori su sette, ma si procede in questi casi all’invio manuale, che permette di
ispezionare la consistenza delle richieste da inviare.
Figura 17: Schermata intermedia di riassunto delle proposte di rischeduli divise per fornitore, ordinate per valore
L’unico sollecitatore che utilizza la funzionalità dell’invio automatico, è quello che si occupa di tutti i codici riguardanti le parti meccaniche, a causa della loro natura
custom. Il proprio acquisitore, infatti, non ha stabilito accordi logistici relativamentealla possibilità di accettare eventuali richieste di rischedulo d’ordine; dato il forte potere contrattuale che MagneTek ha instaurato sui fornitori di questo genere di codici, e la vicinanza geografica delle loro sedi produttive, questo sollecitatore invia ogni proposta di rischedulo d’ordine proposta dal sistema, senza controllare ciò che vi è all’interno, con la speranza che, a causa di ritardi o imprevisti, i fornitori possano accettare richieste di posticipi o annullamenti d’ordine anche all’interno di una finestra temporale notevolmente ristretta.
Tornando all’invio manuale, l’operatore ha la possibilità di aprire i file .xls generati dall’applicazione, in cui i rischeduli proposti per ciascun fornitore, relativi al sollecitatore impostato nella schermata principale, sono presentati sotto forma di tabella contenente le seguenti informazioni:
codice del prodotto
part number (codice del prodotto in casa del fornitore)
codice dell’ordine (gli ordini che iniziano per M sono in conto vendita, mentre quelli che iniziano per X sono in consignment stock)
descrizione del codice quantità ordinata data dell’ordine
data proposta da Cyberplan per il posticipo o annullamento.
Importante notare che in questa schermata non è più possibile vedere il valore della fornitura da rischedulare.
Nella figura seguente è mostrata l’anteprima del file .xls prodotto dal sistema.
Figura 18: Schermata di anteprima delle proposte di rischeduli per fornitore selezionato
Attualmente, le funzionalità offerte dal software vengono integrate con l’esperienza
dell’operatore, che ha il compito di analizzare in maniera rapida ogni singolo file,
corrispondente ad una serie di richieste di ordini da modificare per ciascun fornitore,
preliminarmente divisi per sollecitatore. Tale analisi viene condotta servendosi anche
del sistema gestionale COPICS, attraverso il quale, a campione, l’operatore verifica la
consistenza della proposta in base agli ordini futuri confermati dai clienti, ai fabbisogni di materie prime pianificati, e alle giacenze a magazzino. Al momento di tale verifiche, l’operatore apporta le dovute modifiche e inoltra via e-mail il nuovo file con le richieste aggiornate di posticipo/annullamento d’ordine. Generalmente la richiesta che viene effettivamente avanzata al fornitore è scremata in base ai vincoli degli accordi logistici prestabiliti, al lead time di approvvigionamento, notevolmente variabili a seconda della sede geografica del fornitore, e al buon senso dell’operatore.
Dopo l’invio della richiesta, si attende che ciascun fornitore verifichi la fattibilità della modifica d’ordine, e si appresti a inviarne risposta all’ufficio acquisti MagneTek, in maniera tempestiva. Infatti, ogni richiesta a cui non viene data risposta entro quattro giorni lavorativi dalla data di invio, verrà considerata confermata dal fornitore; qualora il fornitore prendesse la briga di inviare comunque la merce nella data inizialmente prevista dall’ordine prima della modifica, il magazzino di MagneTek sarebbe autorizzato a non accettarla e rispedirla indietro a spese del fornitore.
Una volta ricevuta la conferma o rifiuto dal fornitore nei tempi previsti, l’operatore procede manualmente alla modifica dei dati sul COPICS. La necessità di una risposta tempestiva da parte del fornitore è legata all’urgenza di inserire i dati nel sistema gestionale prima che venga effettuato il nuovo giro dell’MRP della settimana successiva, programmato, come già detto, ogni giovedì notte.
Contrariamente alla procedura appena illustrata, avvalendosi delle funzionalità offerte dall’invio automatico, le richieste ai fornitori vengono inviate direttamente, senza la possibilità per l’operatore di ricontrollare i dati, ma ricevendole soltanto in copia al momento dell’invio, senza la possibilità di modificarne eventuali incongruenze.
3.4.2 Solleciti di ordini
Per quanto riguarda i solleciti, è possibile effettuare l’accesso alla schermata corrispondente tramite il tasto relativo dalla schermata principale.
A questo punto è necessario impostare il sollecitatore di interesse nell’apposito spazio, e definire l’orizzonte d’interesse del sollecito, in genere circa due settimane.
Attraverso la generazione dei dati viene attivata la procedura di caricamento delle
proposte del Cyberplan, di cui è possibile visualizzare il dettaglio, diviso per fornitore,
nella schermata di invio.
Figura 19
:
Schermata di impostazione parametri per il caricamento delle proposto dei sollecitiAnalogamente a ciò che abbiamo visto nel caso delle richieste di posticipo/annullamento, viene sfruttata la funzionalità dell’invio manuale da sei sollecitatori su sette; l’unico a sfruttare tale funzionalità è ancora il sollecitatore che si occupa dei componenti meccanici.
La funzionalità manuale procede alla creazione dei file .xls, il cui dettaglio è composto dalle seguenti informazioni:
codici di cui richiedere il sollecito
part number (codice del prodotto in casa del fornitore)
codice dell’ordine (gli ordini che iniziano per M sono in conto vendita, mentre quelli che iniziano per X sono in consignment stock)
descrizione del codice quantità ordinata data dell’ordine
data proposta da Cyberplan per l’anticipo.
Nell’ultima colonna, quella della data proposta da Cyberplan come anticipo, oltre alla data proposta, il sistema produce anche il messaggio di top urgent , nel caso in cui il materiale sia necessario immediatamente, per cui si rende noto al fornitore la necessità di velocizzare la procedura di consegna, o il messaggio di critical, nel caso in cui il materiale sia necessario al più presto possibile.
Nella figura seguente è mostrata un anteprima della richiesta di sollecito da inviare al fornitore.
Figura 20: Schermata di anteprima delle proposte di sollecito per fornitore selezionato
A questo punto la procedura di gestione dell’invio delle richieste di sollecito segue la stessa trafila vista per il caso dei posticipi/annullamenti, compreso il bisogno di conferma entro quattro giorni lavorativi.
Nel caso dei solleciti c’è però un altro aspetto di cui tenere conto, gli ordini S.
Sul gestionale COPICS, infatti, oltre agli ordini classificati con R, cioè rilasciati (cioè già confermati dal fornitore, oggetto di eventuali richieste di sollecito o posticipo/annullamento proposta da Cyberplan), sono presenti anche ordini S, cioè schedulati
8, in attesa di conferma.
A causa della presenza di situazioni di attesa di conferma degli ordini S, le simulazioni effettuate con Cyberplan e le proposte di rischedulo di Schedule Manager, potrebbero
8 Ordini schedulati: sono ordini per i quali l’ufficio Acquisti ha già inviato la richiesta d’ordine al fornitore, ma non ne ha ancora ricevuta conferma. A sistema si considera il fabbisogno dei codici oggetto dell’ordine come scoperto, o meglio, le simulazioni del Cyberplan, non considerano l’attesa della conferma, ma vedono sottoscorta nel caso in cui siano presenti ordini S di quei codici.
