Auto aziendale: può guidarla solo il dipendente?
Autore: Noemi Secci | 14/08/2020
Veicolo fornito dall’azienda al lavoratore ad uso strumentale, promiscuo o privato: chi può guidarlo?
Il dipendente può beneficiare dell’assegnazione di un veicolo da parte dell’azienda.
Il veicolo può essere strumentale, cioè assegnato solo per finalità lavorative,
oppure in uso promiscuo, quando può essere utilizzato sia per finalità lavorative che privatamente; infine, il veicolo può essere assegnato per l’utilizzo esclusivamente privato e non lavorativo.
Le tre modalità di assegnazione sono assoggettate a dei regimi di tassazione diversi: mentre l’utilizzo strumentale non è tassato in capo al dipendente, in quanto l’uso del veicolo avviene esclusivamente per lavoro, l’utilizzo promiscuo è parzialmente imponibile in quanto costituisce un beneficio, un fringe benefit per l’esattezza. Infine, l’utilizzo esclusivamente privato costituisce un beneficio interamente imponibile.
Ma chi può guidare il veicolo dato in uso al lavoratore? L’auto aziendale può guidarla solo il dipendente?
E, anche se può guidarla solo il dipendente, è necessario comunicare qualcosa, eseguire delle annotazioni sul libretto, se il veicolo è intestato all’azienda?
Procediamo con ordine e vediamo, dopo aver ricordato i benefici fiscali relativi, chi può guidare l’auto aziendale e quali sono gli adempimenti necessari per evitare di commettere violazioni.
Com’è tassata l’assegnazione dell’auto aziendale?
In base al Testo unico delle imposte sui redditi [1], gli autoveicoli dati in uso a dipendenti e collaboratori (in quanto i cococo risultano fiscalmente percettori di reddito di lavoro dipendente) non concorrono, in tutto o in parte, a formare i redditi di lavoro dipendente. In pratica, a meno che il veicolo non sia assegnato al lavoratore per utilizzo privato, l’assegnazione dell’auto non è tassata o è tassata solo parzialmente.
Più nel dettaglio, il veicolo aziendale strumentale in uso al dipendente o al collaboratore non è imponibile, in quanto l’utilizzo è esclusivamente lavorativo.
Il veicolo aziendale strumentale dato in uso promiscuo al dipendente o al collaboratore è invece parzialmente imponibile.
Per la precisione, per quanto riguarda i contratti stipulati entro il 30 giugno 2020, è
imponibile il 30% dell’importo corrispondente ad una percorrenza annua convenzionale di 15.000 Km, calcolato sulla base del costo chilometrico di esercizio indicato nelle tabelle Aci. Che cosa significa? Significa che il 30% dell’importo calcolato secondo i criteri indicati costituisce un beneficio per il dipendente ed è tassato.
Per i contratti stipulati a decorrere dal 1° luglio 2020 è invece imponibile, cioè soggetto a tassazione, il:
25% dell’importo calcolato secondo i criteri indicati, per i veicoli con valori di emissione di CO2 fino a 60g/km;
30% dell’importo calcolato secondo i criteri indicati, per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiori a 60g/km ma non a 160g/km;
40% dell’importo calcolato secondo i criteri indicati, per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiori a 160g/km ma non a 190g/km;
50% dell’importo calcolato secondo i criteri indicati, per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiore a 190g/km.
Ferme restando le percentuali sopra indicate per i veicoli con emissioni di CO2 sino a 160g/km, le regole cambieranno ancora a decorrere dal 2021. Sarà assoggettato a tassazione il:
50% dell’importo calcolato secondo i criteri indicati, per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiori a 160g/km ma non a 190g/km;
60% dell’importo calcolato secondo i criteri indicati, per i veicoli con valori di emissione di CO2 superiore a 190g/km.
Chi può guidare l’auto aziendale strumentale assegnata al dipendente?
Se al dipendente è assegnata un’auto aziendale ad utilizzo strumentale, è solo il dipendente a cui l’auto è assegnata a poterla guidare, non essendo contemplato l’utilizzo promiscuo.
Se il veicolo è un autocarro, bisogna ricordare che sussistono dei precisi limiti riguardo la presenza a bordo, quindi relativi anche ai passeggeri. In particolare, per quanto riguarda gli autocarri per il trasporto di merci, possono salire a bordo solo le persone esclusivamente appartenenti alla società. In altri termini, può
essere presente soltanto il personale addetto al trasporto o al montaggio e allo smontaggio della merce trasportata.
Limiti particolari sono poi previsti nell’ipotesi i cui la conduzione del veicolo sia dietro compenso.
Chi può guidare l’auto aziendale ad uso promiscuo assegnata al dipendente?
Se l’auto è assegnata ad uso promiscuo, salvo espresso divieto contrattuale (cioè presente negli accordi firmati con l’azienda o previsto da regolamento aziendale), può essere guidata anche dai familiari del lavoratore assegnatario.
Tuttavia, se l’auto è intestata alla società, bisogna tener presente che potrebbero sussistere dei problemi riguardanti la polizza auto, in quanto non tutte le compagnie di assicurazione, in un caso simile, coprono tutti i possibili guidatori, restringendo la tutela a coloro che sono indicati o autorizzati.
Bisogna inoltre tener presente, in tutti i casi in cui il dipendente non risulti proprietario dell’auto, l’obbligo di comunicare il suo nominativo, nonché il nominativo di chiunque abbia la disponibilità del veicolo per oltre 30 giorni.
Richiesta di annotazione del nominativo del dipendente
Se al dipendente è data in uso l’auto aziendale e la disponibilità del veicolo è superiore a 30 giorni, occorre comunicare il suo nome alla Motorizzazione, in quanto persona non intestataria del veicolo. Se la comunicazione non è inviata, viene applicata una sanzione amministrativa pari a 705 euro, con ritiro della carta di circolazione.
Ma come si procede alla comunicazione dell’utilizzatore sul libretto di circolazione?
Questa comunicazione non è obbligatoria soltanto per il dipendente che dispone dell’auto aziendale, ma per tutti coloro che non sono intestatari di un veicolo ma ne hanno piena disponibilità per più di 30 giorni. In questi casi, è obbligatorio
richiedere alla motorizzazione l’annotazione del nominativo sulla carta di circolazione del veicolo e nell’archivio nazionale dei veicoli. Nello specifico, è necessario richiedere l’annotazione del nome della persona diversa dall’intestatario che ha la disponibilità dell’auto per oltre 30 giorni.
Come si fa la comunicazione dell’utilizzatore auto aziendale?
La comunicazione alla Motorizzazione, con la richiesta di trasmettere il nominativo del dipendente e di trascriverlo negli archivi nazionali dei veicoli, deve essere effettuata, normalmente, dal dipendente, in quanto è la persona alla quale è dato in uso o comodato il veicolo.
La comunicazione va inviata anche nelle ipotesi di veicoli a disposizione di aziende o di enti pubblici e privati, regolarmente acquistati, anche con patto di riservato dominio, oppure in usufrutto, leasing o locazione senza conducente, qualora concessi al dipendente a titolo gratuito per più di 30 giorni.
Più nel dettaglio, se il veicolo aziendale è concesso in uso al dipendente bisogna inviare:
una comunicazione del nominativo dell’utilizzatore alla Motorizzazione, con contestuale domanda di trascrizione nel libretto e negli archivi nazionali, da inoltrare attraverso un apposito modello;
alla domanda va allegata la delega del comodatario (cioè dell’azienda) ed una ricevuta di pagamento con la quale è assolta l’imposta di bollo, pari a 16 euro; il pagamento deve essere effettuato sul conto corrente postale numero 4028;
la ricevuta di pagamento dei diritti di motorizzazione, da versare sul conto corrente postale numero 900, di importo pari a 9 euro.
Se vi sono più veicoli aziendali concessi in uso ai dipendenti, è possibile presentare una domanda unica comprensiva di tutti i nominativi e di tutti i veicoli; è comunque previsto il pagamento dell’imposta di bollo pari a 16 euro oltre al pagamento dei diritti di motorizzazione pari a 9 euro per ciascun veicolo.
Una volta presentata la domanda, la Motorizzazione verificata la documentazione, viene eseguita l’annotazione nell’archivio nazionale dei veicoli e viene rilasciata
l’attestazione relativa, da tenere a bordo del veicolo insieme al libretto di circolazione.
Se manca l’attestazione a bordo, si applica una sanzione pari a 705 euro ed il ritiro della carta di circolazione, ma bisogna tener presente che l’omissione non costituisce una violazione delle norme del Codice della strada.
Familiari conviventi del lavoratore alla guida dell’auto
Se a guidare l’auto sono i familiari conviventi dell’intestatario, non è necessario eseguire l’annotazione. Attenzione, però: se l’auto è concessa in uso al dipendente, significa che questi non è l’intestatario del veicolo, ma lo è l’azienda. Se, dunque, i familiari del dipendente hanno l’auto in uso per più di 30 giorni, la comunicazione andrà sempre eseguita.
Peraltro, bisogna considerare che l’uso promiscuo implica un utilizzo del veicolo sia lavorativo che privato, non esclusivamente privato. La disponibilità del veicolo a un familiare del dipendente per oltre 30 giorni appare difficilmente compatibile con l’utilizzo promiscuo.
Il lavoratore deve in ogni caso prestare particolare attenzione agli accordi con l’azienda ed al regolamento, per non incorrere in sanzioni disciplinari relative all’utilizzo improprio del veicolo. Senza dimenticare gli aspetti relativi alla polizza auto che, come abbiamo già osservato, possono di fatto impedire la guida a terzi estranei, come i parenti del lavoratore, restringendo la copertura assicurativa a coloro che sono indicati o autorizzati.
Note
[1] Art. 51 Co. 4 lett. a) del TUIR.
