ART.1 STAZIONE APPALTANTE
AEM CREMONA SPA, Viale Trento e Trieste n. 38, 26100 CREMONA CF 00110040193 e P.IVA 01070830193
ART. 2 INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE
Il personale interessato dal servizio è attualmente il seguente:
N. 37 Dipendenti inquadrati nel CCNL per il lavoratori addetti al settore elettrico N. 1 Dirigente inquadrato nel CCNL Elettrico
Attualmente non vi sono amministratori per cui è richiesta la produzione del cedolino.
ART. 3 FORMA DELL’APPALTO
Il presente appalto avrà la forma dell’Accordo Quadro, così come definito dall’art. 54 comma 3 del D. Lgs. 50/2016 e s.m.i.
Il presente capitolato stabilisce le condizioni che resteranno in vigore per il periodo di validità dell’accordo quadro e che regoleranno i successivi contratti applicativi del presente accordo.
Con la conclusione dell’accordo quadro, l’impresa aggiudicataria si impegna ad assumere le prestazioni che successivamente saranno richieste ai sensi del presente accordo quadro, entro il limite massimo di importo previsto ed entro il periodo di validità dell’accordo stesso. La conclusione dell’accordo quadro non impegna in alcun modo AEM Cremona s.p.a. ad appaltare servizi nei limiti di importo definiti dall’accordo stesso.
Le prestazioni derivanti dall’accordo quadro saranno commissionate attraverso contratti applicativi nella forma disciplinata nel seguito del presente capitolato.
La sottoscrizione del presente capitolato di accordo quadro da parte della ditta equivale a dichiarazione di perfetta conoscenza e incondizionata accettazione anche dei suoi allegati, della legge, dei regolamenti e di tutte le norme vigenti in materia di appalti pubblici, nonché alla completa accettazione di tutte le norme che regolano l’accordo quadro.
ART. 4 AMMONTARE DELL’ACCORDO
L'importo complessivo presunto dell’Accordo Quadro ammonta a € 100.000,00 iva esclusa e omnicomprensivi.
La Stazione Appaltante si riserva di procedere alla proroga di un anno ai sensi dell’art. 106 comma 11 del D. Lgs. n° 50/2016 e s.m.i..
Ai fini dell’art. 35 comma 4 del D. Lgs. n° 50/2016 e s.m.i., il valore massimo stimato dell'appalto ammonta ad € 125.000,00, IVA esclusa.
I costi della sicurezza interferenziali sono pari a € 0 (zero), in quanto non si ravvisano rischi di interferenza e non si rende, altresì, necessaria la predisposizione del Documento unico di valutazione dei rischi interferenziali (DUVRI).
Il corrispettivo dovuto dalla Stazione Appaltante verrà stabilito, alla luce dell’attività eseguita sulla scorta dei singoli contratti d’appalto, con applicazione del ribasso offerto dall’Appaltatore in sede di gara di accordo quadro sull’Elenco Prezzi.
I valori sopra indicati indicano gli importi presunti complessivi, al lordo del ribasso d’asta e dell’IVA di Legge, che possono essere affidati attraverso uno o più contratti applicativi, sino alla loro concorrenza, ulteriormente soggetti a variazioni nelle rispettive quantità nei limiti consentiti dalle vigenti disposizioni e delle prescrizioni del presente capitolato prestazionale, senza che l’esecutore
possa trarne argomenti per chiedere compensi non previsti dal presente capitolato o prezzi diversi dal medesimo.
Con la partecipazione alla gara gli elenchi prezzi ed i listini posti a base del presente accordo quadro vengono riconosciuti tutti remunerativi dall’aggiudicatario per cui le prestazioni complessivamente oggetto dell’Accordo Quadro saranno affidate con uno o più contratti applicativi secondo i prezzi di gara diminuiti del ribasso d’asta ed in conformità alle modalità contenute nel presente accordo.
Non possono in nessun caso essere apportate nei contratti applicativi modifiche alle condizioni fissate nel presente accordo quadro.
La Stazione Appaltante si riserva la facoltà di non stipulare alcun contratto applicativo, ovvero un numero di contratti applicativi e per un importo complessivamente inferiore a quello dell’accordo quadro, senza che il contraente abbia nulla a pretendere.
Parimenti, qualora straordinarie esigenze legate, per esempio, alle disponibilità finanziarie, nel corso della durata dell’accordo quadro, rendano non integralmente fruibili le risorse economiche rispetto agli importi annuali presunti come indicativamente individuati, la Stazione Appaltante si riserva la facoltà di aumentare o diminuire gli importi dei successivi eventuali contratti applicativi al fine di affidare all’esecutore l’intero importo complessivo al netto del ribasso d’asta offerto dall’aggiudicatario, o parte di esso, anche con decorrenze e termini temporali diversi da quelli preventivati senza che l’esecutore medesimo possa pretendere alcun indennizzo o maggiorazione, salvo che tale diversa programmazione non comporti un differimento del termine finale del contratto applicativo.
Trattandosi di Accordo Quadro (non essendo predeterminabile il numero di cedolini che dovranno essere prodotti) gli importi dovuti dalla Stazione Appaltante potranno variare in funzione delle specifiche necessità dell’Ente.
La fatturazione deve avvenire con cadenza trimestrale. Si precisa che tutte le spese relative al corretto svolgimento del servizio come prescritto dal presente capitolato sono a carico della ditta aggiudicataria.
ART. 5 OGGETTO DELL’APPALTO
L’aggiudicatario dovrà provvedere al disbrigo degli adempimenti previsti dalle Leggi vigenti in materia di Amministrazione del Personale dipendente e lavoratori assimilati di una società a totale partecipazione pubblica in house secondo i vigenti contratti di categoria. Tali adempimenti si riassumono come segue precisando che si tratta di un elencazione indicativa e non tassativa.
L’attività di produzione dei cedolini comprende:
1-PRESTAZIONI A CARATTERE GENERALE
Produzione dei cedolini paga mensili comprensivi di 13^, 14^ mensilità, premi di risultato ed eventuali altre mensilità aggiuntive per tutti i dipendenti
Produzione dei cedolini dei lavoratori parasubordinati (collaborazioni coordinate e continuative).
Gestione, attuazione e controllo derivanti dall’applicazione del contratto di lavoro, dai relativi rinnovi e dagli accordi di secondo livello sottoscritti
Gestione della normativa fiscale e previdenziale, aggiornamento della procedura di elaborazione delle paghe in base ai cambiamenti normative
Elaborazione ed eventuali simulazioni degli importi dovuti ai dipendenti (anche cessati) a seguito di vertenza/conciliazione, con relativo ricalcolo del TFR e di tutta la documentazione finalizzata alla regolarizzazione
Predisposizione degli elaborati e della modulistica relativa agli adempimenti mensili ed annuali, fiscali e previdenziali
Supporto ed assistenza su procedure e normativa fiscale e previdenziale
Gestione amministrativa dei procedimenti di assunzione e risoluzione del rapporto di lavoro
Acquisizione del file per la rilevazione delle presenze
Supporto, assistenza, aggiornamento, formazione, ai componenti dell’Ufficio Personale, sui cambiamenti normativi e su altre tematiche di interesse attinenti al servizio
Accesso alla banca dati per estrazione e consultazione dei dati (non modifica)
Simulazioni del costo del lavoro e simulazioni importi lordo/netto retribuzioni dipendenti 2-TRATTAMENTO DATI RETRIBUTIVI
Determinazione e calcolo delle competenze fisse e variabili mensili Liquidazione dei rimborsi spese
Determinazione calcolo e gestione delle situazione debitorie dei dipendenti (trattenute rateali-rate mutui –cessioni quinto-pignoramenti etc.)
Trattamento economico degli istituti relativi a ferie, permessi, indennità fisse e/o ricorrenti, ecc.
Trattamento economico degli eventi protetti (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: malattia, maternità, 104 etc…) con conseguente determinazione e calcolo delle anticipazioni a carico INPS ed integrazioni lordizzate a carico dell’azienda
Determinazione e calcolo anticipazioni INAIL ed integrazioni lordizzate a carico dell’azienda ex art 70 del T.U. n. 1124 del 1965.
Determinazione e calcolo dell’assegno nucleo familiare spettante
Applicazione della normativa in materia di decontribuzione e defiscalizzazione
Determinazione e calcolo delle spettanze relative al TFR, alle anticipazioni dello stesso Determinazione e calcolo delle quote TFR e dei contributi da trasferire ai Fondi di Previdenza complementare
Gestione dei dipendenti a tempo parziale
Applicazione dei rinnovi del CCNL e degli accordi di II livello e dei relativi arretrati
Trattamento fiscale e previdenziale dei premi/contributi pagati per le polizze/coperture assicurative Gestione dei fringe benefit
Gestione dei conguagli fiscali e previdenziali
3-ADEMPIMENTI PREVIDENZIALI ED ASSICURATIVI
Calcolo dei contributi previdenziali, a carico del dipendente e dell’azienda, e predisposizione dei relativi versamenti e di tutta la relativa modulistica
Predisposizione dei dati necessari al versamento dei premi INAIL (autoliquidazione) Predisposizione ed invio telematico del flusso UNIEMENS
Calcolo immediato (entro il giorno di richiesta) dei dati necessari per le denunce di infortunio e di malattia professionale
Predisposizione compilazione e controllo dichiarazioni ed integrazioni per sistemazione posizioni previdenziali
Verifica con cadenza mensile della situazione rilevabile del cassetto previdenziale e predisposizione delle eventuali azioni correttive in caso di rilevazione di inadempienze
Predisposizione e invio dichiarativi DMA2 per personale ex-inpdap 4-ADEMPIMENTI FISCALI
Calcolo delle ritenute di legge
Predisposizione dei relativi versamenti
Emissione delle denunce e dei modelli fiscali previsti Predisposizione, compilazione ed invio del modello CU
Predisposizione dei dati per l’elaborazione del modello 770 relativo al personale dipendente e autonomi ed invio telematico
Predisposizione autoliquidazione premio INAIL
Acquisizione telematica dei dati concernenti i modelli 730 e liquidazione del risultato contabile e del trattamento fiscale anche in presenza di rateizzazione, rettifiche ed integrazioni
Gestione conguagli 730-4 per il personale cessato
Trattamento delle detrazioni di imposta
Calcolo e rateizzazione delle addizionali regionali e comunali
Produzione ed invio modelli F24 per il versamento delle ritenute fiscali e previdenziali tramite i sistemi dell’Agenzia delle Entrate
5-FONDI DI PREVIDENZA COMPLEMENTARE
Gestione fondi e calcolo dei contributi di previdenza complementare Predisposizione dei file per il relativi versamenti
Predisposizione report lista di contribuzione 6-TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO Calcolo mensile
Calcolo annuale e rivalutazione
Gestione delle quote da versare al fondo tesoreria INPS e di quelle da versare al fondo di previdenza
Gestione degli anticipi Gestione della liquidazione
Elaborazione del prospetto di liquidazione 7-LIBRI OBBLIGATORI
Gestione e tenuta del libro obbligatorio in formato digitale ( LUL ) Trasmissione copia del LUL in formato digitale
Accesso e Consultazione alle banche dati 8-ELABORATI E REPORTISTICA MENSILE
Cedolini mensili e relative pubblicazione su aree digitali disponibili ai singoli dipendenti Cedolini riepilogativi mensili (cedolone)
Prospetto distinte di pagamento e gestione dei netti negativi
File bonifico bancario netti stipendi per Banca in formato xml (bonifico SEPA)
Elaborazione costi retribuzioni lorde mensili secondo tracciato record fornito dall’azienda
File elenco disposizioni stipendi dipendenti distinti tra bonifici e assegni circolari in formato Excel File elenco disposizioni per invio disposizioni bonifici bancari compenso collaboratori
File pdf delle deleghe F24
Prospetto contabile riportante l'imputazione ai conti di contabilità di tutti gli importi contabilizzati nel mese
Modelli previdenziali e ricevute di trasmissione telematica
File tracciato mensile per importazione e imputazione contabile contabilità dipendenti
Elaborazione compilazione ed invio telematico all'Agenzia delle Entrate relativi ad adempimenti obbligatori quali:
□ Certificazione Unica relativa ai redditi da lavoro autonomo
□ Elaborazione compilazione ed invio telematico del Mod. 770 dipendenti
□ Gestione delle attività legati al Mod. 730 dipendenti Riepilogo contributi Irpef e dati contabili
File per calcolo costo del lavoro per dipendente File per calcolo costo del lavoro per centri di costo Elenco malattie/infortunio e maternità aperti
Modello UNIEMENS, validazione flusso per invio telematico e ricevuta dell’invio telematico
Prospetto accantonamenti mensili con versamento al fondo di tesoreria INPS e/o fondi di previdenza complementare
Report cessione del credito
Report distinta fondi previdenza complementare Elenco indennità erogate
Elenco pignoramenti Elenco prestiti/mutui
Estrazione deleghe sindacali Report costo orario dipendenti 9-ELABORATI ANNUALI
Predisposizione report cuneo fiscale/IRAP in occasione del bilancio Scheda di ricostruzione del TFR
Cedolini riepilogativi annuali azienda e dipendenti
Prospetto contabile riportante l'imputazione ai conti di contabilità di tutti gli importi erogati e contabilizzati nell‘anno
Modello 770 Report di quadratura
Predisposizione e controllo autoliquidazione INAIL
Predisposizione e stampa dei Modelli CU, nel rispetto della normativa vigente e delle relative scadenze di legge
Modello CU per dipendenti cessati Conguaglio dati 730-4 CAF
Elaborazione e trasmissione denuncia annuale disabili
Predisposizione annuale report cuneo fiscale/IRAP in occasione del bilancio annuale Report riepilogativi annuali ai fini dei controlli dei revisori dei conti sulla gestione payroll:
□ ratei ferie
□ movimentazione TFR e determinazione della rivalutazione
□ allineamento e controllo dei saldi contabili dei conti patrimoniali al 31/12 10-ELABORATI DA PREDISPORRE OCCASIONALMENTE
Cedolini di dipendenti cessati per regolarizzazioni varie ( a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
Vertenze, arretrati, premi, eredi, etc..) TFR cessati e CU provvisorio
A tali attività si affiancano le attività di consulenza:
Consulenza in materia di diritto del lavoro
Consulenza in materia di gestione ed amministrazione del personale Assistenza in occasione di visite ispettive o accertamenti
Consulenza e assistenza nelle controversie in materia di lavoro (sia giudiziale che extragiudiziale) Consulenza e assistenza per contrattazione di lavoro privata
Assistenza e affiancamento in fase di trattativa sindacale
Costituirà titolo preferenziale la gestione pratiche di pensione attraverso l’applicativo Nuova PassWeb INPS e redazione fascicoli previdenziali lavoratori ex INPDAP nella banca dati INPS gestione dipendenti pubblici e l’espletamento dell’attività di sportello per assistenza ai dipendenti in materia previdenziale e del lavoro presso gli uffici AEM.
ART. 6 MODALITÀ DI SVOLGIMENTO DEL SERVIZIO
L’aggiudicatario riceverà i dati di presenza derivanti dalle timbrature automatiche ed acquisirà anche tramite l’Ufficio Personale della Società i dati relativi alle variazioni retributive e la documentazione relativa alle detrazioni fiscali, o ad altre voci della busta paga, nei tempi utili per il rispetto delle scadenze.
L’aggiudicatario si farà carico di organizzare il ritiro e il recapito tutta la documentazione necessaria per la elaborazione e liquidazione degli stipendi e dei contributi, nel rispetto delle scadenze.
Quanto sopra dovrà tenere conto delle seguenti tempistiche:
• pagamento stipendi al 26 del mese valuta fissa al beneficiario, se festivo, il primo giorno lavorativo precedente;
• pagamento tredicesima al 13 dicembre valuta fissa al beneficiario, se festivo, primo giorno lavorativo precedente;
• pagamento quattordicesima unitamente allo stipendio di giugno in data 26 con le regole di cui sopra;
• pagamento premi di risultato come da accordi sindacali.
L’aggiudicatario dovrà essere in grado di fornire su supporto informatico i tracciati per effettuare i bonifici bancari sulle coordinate bancarie dei singoli dipendenti, al fine di predisporre in automatico il pagamento degli stipendi.
L’aggiudicatario dovrà provvedere all’invio degli F24 tramite sistema dell’Agenzia delle Entrate.
ART. 7 TEMPI DI ESECUZIONE
L’elaborazione dei cedolini paga avverrà seguendo le fasi di seguito descritte, nel rispetto dei tempi stabiliti per ciascuna fase:
a) trasmissione all’Aggiudicatario dei dati di presenza e le variabili stipendiali riferiti al mese precedente rispetto quello di elaborazione del cedolino, con procedura da concordarsi, presumibilmente entro la fine della prima settimana mese successivo a quello di riferimento.
b) trasmissione dei cedolini in bozza da parte dell’Aggiudicatario, almeno 6 giorni lavorativi prima della scadenza per la verifica da parte dei competenti uffici di AEM;
c) verifica da parte del Committente e richiesta di eventuali correzioni entro 5 giorni dalla ricezione dei cedolini in bozza;
d) elaborazione e emissione della distinta di riepilogo dell’accredito stipendi (elenco netti e file XML) da parte dell’Aggiudicatario almeno 3 giorni lavorativi prima della scadenza.
e) pubblicazione definitiva dei cedolini da parte dell’aggiudicataria dovrà avvenire, contestualmente alla data di accredito dello stipendio, sull’area dedicata;
f) entro i 5 giorni lavorativi successivi dovranno essere trasmesse le informazioni necessarie al rispetto delle altre scadenze relativi (versamenti a fondi pensione, trattenute sindacali, cessioni del quinto, pignoramenti ecc.).
I restanti servizi dovranno essere svolti nel rispetto dei seguenti termini che decorreranno dall’invio delle richieste effettuate a mezzo mail:
• Quesiti 7 gg lavorativi;
• Simulazioni 2 gg lavorativi;
• Dati relativi a denuncia infortunio e malattia professionale entro lo stesso giorno della richiesta;
• Dati aggregati per compilazione di questionari statistici (ISTAT, MEF, etc.) 5 gg lavorativi
• Report 7 gg lavorativi
Tutte le attività normate da scadenze di legge dovranno essere consegnate entro e non oltre i termini previsti dalle norme.
ART. 8 PENALI
Fatto salvo il risarcimento di eventuali ulteriori danni, AEM si riserva di applicare le seguenti penalità:
• Ritardo nell’emissione dei cedolini e nell’assolvimento dei relativi adempimenti, rispetto alle tempistiche previste AEM potrà applicare la penalità pari a € 300,00 per ogni giornata di ritardo;
• Ritardo nella pubblicazione dei cedolini, rispetto alle tempistiche previste AEM potrà applicare la penalità pari a € 100,00 per ogni giornata di ritardo;
• Ritardo nell’assolvimento di adempimenti dovuti e diversi da quelli relativi all’emissione del cedolino AEM potrà applicare la penalità pari € 200,00 per ogni giornata di ritardo;
• Mancata consegna del file xml nei tempi utili per il rispetto della data di valuta di accredito degli stipendi € 10,00 per ogni accredito;
• Ritardo nell’esecuzione degli altri servizi rispetto alle tempistiche previste AEM potrà applicare la penalità pari a € 100,00 per ogni giornata di ritardo.
ART. 9 DURATA
L’affidamento del servizio ha una durata di quattro anni, decorrenti dalla data di affidamento. La ditta aggiudicataria, alla scadenza del termine contrattuale, dovrà garantire il passaggio dei dati elaborati e dei relativi archivi tramite supporto informatico, munito di caratteristiche che consentano la migrazione dei dati al sistema in dotazione in AEM Cremona e dell’eventuale subentrante al momento della scadenza contrattuale. Il contratto potrà essere rinnovato per un periodo massimo di ulteriori 12 mesi. E’ escluso il tacito rinnovo.
AEM si riserva il diritto di interruzione del rapporto dopo 12 mesi dall’avvio dello stesso, senza necessità di motivazione della scelta. Tale interruzione non darà diritto ad alcuna pretesa da parte dell’aggiudicatario.
ART. 10 MESSA A DISPOSIZIONE DEI DATI
AEM è titolare esclusiva dei dati inerenti le attività di cui all’art.3 del presente Capitolato.
L’Aggiudicatario è tenuto a darne completa visione ad AEM, qualora la stessa ne faccia richiesta.
Inoltre, l’aggiudicatario, alla scadenza del contratto, è tenuto a consegnare una copia consultabile dei dati su supporto informatico.
ART. 11 IMPORTO A BASE DI GARA E CRITERIO DI AGGIUDICAZIONE
La quantità delle buste paga da elaborare mensilmente non è nota a priori in quanto è legata alla dinamica delle eventuali assunzioni nel periodo.
L’aggiudicazione sarà effettuata col criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.
OFFERTA TECNICA MAX 70 PUNTI
Il partecipante alla gara dovrà predisporre una relazione di massimo 15 pagine che tocchi i seguenti punti:
Metodologia di svolgimento del servizio cedolini e paghe
- Avvio del servizio;
- Migrazione dei dati;
- Gestione operativa del servizio;
- Servizio di assistenza. 15 punti
Attività di aggiornamento e formazione del personale dell’Ufficio Risorse Umane della
Stazione appaltante. 10 punti
Attività di consulenza in materia di personale e assistenza e affiancamento in fase di trattativa
sindacale 15 punti
Gruppo di lavoro dedicato (comprensivo di CV
dei componenti). 10 punti
Interoperabilità con il gestionale Ad Hoc Infinity
utilizzato da AEM e allineamento reportistiche 5 punti
Gestione pratiche di pensione attraverso l’applicativo Nuova PassWeb INPS e redazione fascicoli previdenziali lavoratori ex INPDAP nella banca dati INPS gestione dipendenti
pubblici 5 punti
Attività di sportello per assistenza ai dipendenti in materia previdenziale e del lavoro da
prestarsi presso gli uffici AEM 5 punti
Esperienze pregresse con società di almeno 30
dipendenti applicanti il CCNL Elettrico 5 punti
OFFERTA ECONOMICA MAX 30 PUNTI
L’offerta dovrà essere suddivisa per le seguenti voci:
Prezzo per cedolino 20 punti
Prezzo ora di consulenza e di affiancamento 8 punti Prezzo attività di sportello per assistenza ai
dipendenti in materia previdenziale e del lavoro
da prestarsi presso gli uffici AEM 2 punti
Non sono previsti rimborsi delle spese sostenute dall’Aggiudicatario.
