GUIDE
SUPERARE IL PROBLEMA
DEI DATI DELLA CATENA DI APPROVVIGIONAMENTO
Perché una piattaforma come soluzione
è l’approccio giusto
SUPERARE IL PROBLEMA DEI DATI DELLA CATENA DI APPROVVIGIONAMENTO
In uno scenario normativo in evoluzione, la gestione dei dati della catena di approvvigionamento richiede un programma che possa adattarsi ai nuovi requisiti in continuo cambiamento. Mentre le aziende adottano approcci diversi per la gestione dei dati della catena di approvvigionamento, la mag- gioranza incontra una serie di sfide simili:
§ Barriere nella comunicazione.
§ Mancanza di un accesso a dati affidabili e puliti.
§ Conoscenze normative inadeguate.
§ Difficoltà nel segnalare l’avanzamento.
§ Programmi diversi di altre unità o team aziendali.
§ Una struttura aziendale che non tiene in considerazione gli obiettivi di conformità.
A causa di questo, per le aziende è quasi impossibile essere agili e reattive ai cambiamenti normativi e alle aspettative dei clienti o degli investitori.
Nell’affrontare tali questioni, molti team cadono nella trappola dello spreco di risorse: acquistano più sistemi per la gestione di molteplici tipi di dati della catena di approvvigionamento e delle relative procedure. Fortunata- mente, grazie all’evoluzione della tecnologia e dei software, è emerso un nuovo modo di procedere. Combinando centralizzazione, automazione, dati semplificati e competenza, le piattaforme stanno cambiando il modo in cui le aziende applicano la diligenza richiesta e raggiungono la conformità agli standard normativi.
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LA CONFORMITÀ OGGI
Ricerche recenti sulle modalità di gestione dei dati della catena di approvvi- gionamento da parte delle aziende hanno evidenziato una serie di inefficienze e ostacoli comuni:1
Il volume di richieste di informazioni sui prodotti da parte dei clienti e delle autorità di regolamentazione è in aumento, tanto che le aziende faticano a tenere il passo.
Le aziende si affidano a raccolte di dati e procedure di verifica manuali che consumano risorse e sono soggette a errori.
Manca una formazione normativa, sia interna che lungo la catena di approvvigionamento.
I budget annuali per la conformità spesso non coprono il costo effettivo per l’uso dei programmi anno dopo anno.
Le aziende spesso utilizzano una combinazione di metodi (es. soluzi- oni puntuali e manuali, sviluppate sia internamente che esternamente, piattaforme come soluzioni) per gestire diverse serie di dati.
1 Picot, N. (2019, maggio 16). State of Compliance 2019. The State of Compliance. www.thestateofcompliance.com
SOLUZIONI PUNTUALI E INTERNE
Molte aziende provano ad affrontare le sfide di gestione dei dati della catena di ap- provvigionamento usando soluzioni puntuali o sviluppate internamente, progettate per rispondere a una sola specifica esigenza. Tuttavia, questi tipi di programmi sono inefficienti e richiedono molte risorse.
Un motivo di inefficienza è il fatto che con questi approcci ogni attore del processo di gestione dei dati della catena di approvvigionamento si deve rivolgere allo stesso gruppo di fornitori per chiedere informazioni diverse. Questo può portare a carico eccessivo sul fornitore, perché la mole di richieste nei punti di contatto chiave aumenta notevolmente. Soluzioni puntuali o sviluppate internamente possono anche condurre a un’incompletezza e un’inesattezza dei dati del fornitore, e persino a una mancanza di reattività dello stesso (un’interruzione costosa e una causa comune di fallimento del programma).
PIATTAFORME COME SOLUZIONI
Le piattaforme sono progettate per offrire un approccio integrato per la raccolta, la gestione e la reportistica dei dati.
Una piattaforma affronta questi problemi facendo sì che il personale possa:
§ Programmare, inviare e monitorare tutte le campagne dei fornitori da un’unica postazione centrale.
§ Raccogliere contemporaneamente più dichiarazioni dei fornitori.
§ Sfruttare le informazioni dei fornitori in tutti i programmi di dati della catena di approvvigionamento, eliminando la necessità di cercare ripetutamente dati esistenti.
§ Accedere ai dati in qualunque luogo e in qualsiasi momento.
§ Espandere i programmi per rispondere all’ambiente normativo in evoluzione.
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MODELLI DI SOFTWARE
ORIENTATO AL CLIENTE VS. ORIENTATO AL FORNITORE
ORIENTATO AL CLIENTE
Nel modello orientato al cliente, le aziende pagano una piattaforma software per gestire i processi. Può esserci una combinazione di costi di licenza, costi di configurazione e, se si acquista una soluzione ospitata e non basata su cloud, anche dei costi per l’hardware. Solitamente, queste soluzioni avranno più moduli per diversi elenchi di sostanze soggette a restrizioni, normative sociali e requisiti di conformità. Per l’approvvigionamento dei dati dei fornitori, vengono messi in atto degli scambi di dati dei fornitori tramite un portale o un wizard, che per i fornitori è gratuito.
ORIENTATO AL FORNITORE
Con questo modello, le aziende acquistano una piattaforma che può essere più economica del modello orientato al cliente. Tuttavia, esso richiede ai fornitori di pagare un fornitore terzo per inviare i dati alla piattaforma. Questo modello è generalmente adatto solo per aziende da Fortune 500 che hanno un uso e un controllo immensi sui fornitori. In questo modello, la piattaforma è solitamente valida per un solo regolamento.
SOLUZIONI BASATE SU CLOUD VS. SOLUZIONI OSPITATE
SOLUZIONI BASATE SU CLOUD
Solitamente questa è una soluzione più economica che offre licenze con un numero illimitato di utenti a una quota mensile fissa e un addebito di configurazione una tantum. Le soluzioni basate su cloud stanno diventando il metodo preferito dalla maggioranza delle aziende, perché sono facili da implementare e non prevedono costi di installazione dell’hardware.
SOLUZIONI OSPITATE
Le soluzioni ospitate richiedono l’acquisto di server, mentre ogni computer installa un software in locale. Su ogni singolo computer vanno poi installati gli aggiornamenti del software ogni qual volta è necessario.
INSIDIE COMUNI DELLE SOLUZIONI INTERNE E PUNTUALI
I modelli di pagamento orientati al fornitore esigono che le aziende che acquistano il prodotto o la piattaforma, solitamente organizzazioni da Fortune 500, chiedano ai loro fornitori di pagare fornitori terzi per inviare i dati. Questo concetto non è unico per i dati della catena di approvvigionamento: molti rivenditori chiedono ai fornitori di soddisfare le richieste, tra cui il pagamento di un fornitore EDI (Electronic Data Interchange).
Sebbene questo modello possa essere efficace per determinati settori (come il retail), altri mostrano dei rapporti molto più sensibili con la loro catena di approvvigiona- mento. Per le aziende in questi settori, possono esistere svantaggi significativi nell’uso del modello di pagamento orientato al fornitore.
Ad esempio, quando è stata approvato la clausola sui minerali dei conflitti del Dodd- Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act, alcuni fornitori hanno tentato di adattare alla conformità dei minerali dei conflitti il modello orientato al fornitore, ed è accaduto quanto segue:
CONFLITTI DI INTERESSE
Quando un’azienda chiede ai fornitori di pagare una terza parte, allora il fornitore diventa il cliente di quella terza parte, creando un conflitto di interesse tra i fornitori.
Oltre a dover rappresentare l’azienda ed essere responsabili dei dati, dei fornitori e, in alcuni casi, della qualità, hanno anche un motivo a mantenere i fornitori soddisfatti.
Ciò può portare a processi di diligenza richiesta scadenti.
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CONSENSO DEI FORNITORI INSUFFICIENTE
Spesso, le aziende che chiedono ai fornitori di pagare fornitori di servizi di terza parte non ottengono una percentuale di consenso elevata, in particolare da quei fornitori che offrono un volume dei prodotti minore.
COMPLESSITÀ
Un’ampia adozione di questo modello in varie solu- zioni puntuali richiederebbe l’abbonamento a tre o più fornitori e ciò può non essere realistico. I fornitori potrebbero mostrare una forte resistenza e rifiutarsi di usare il fornitore di parte terza. Ecco perché non si tratta di una best practice di gestione della catena di approvvigionamento.
MANCANZA DI SCALABILITÀ
Negli ultimi dieci anni si è assistito a un aumento es- ponenziale dei regolamenti relativi alla governance e alla conformità. Poiché non è più scalabile acquistare soluzioni per ogni singolo regolamento, i fornitori di soluzioni puntuali non sono pratici, perché incontrano difficoltà nell’aggiungere funzioni ai sistemi dalla parte del fornitore.
ESEMPI DI INSIDIE
Ad esempio, se l’azienda X fa pagare ai fornitori €500 all’anno per accedere al portale di trasmissione dei dati per un regolamento A, quando entrano in vigore i regolamenti B, C, D ed E, l’azienda ha solo due opzioni:
§ Finanziare lo sviluppo da parte del cliente che impone l’obbligo al fornitore.
§ Far pagare di più ai fornitori.
I fornitori non possono e non vor- ranno pagare grosse somme per finanziare piattaforme software da cui non trarranno vantaggi.
PIATTAFORMA
1. La soluzione è utilizzabile anche per i regolamenti futuri? Come si adatta alle modifiche normative?
2. Verrai in sede per una dimostrazione e/o una presentazione?
3. Puoi dimostrare in che modo la tua soluzione gestisce serie di dati specifici (come i dati sui minerali dei conflitti) end-to-end?
4. Puoi dimostrare l’esperienza di caricamento dei dati del fornitore?
5. Puoi mostrare in che modo la soluzione gestisce i tempi di lavoro e l’analisi dei dati dei fornitori?
6. La tua soluzione può essere integrata con sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e di gestione del ciclo di vita dei prodotti (PLM), come PTC Windchill?
7. Come sarebbe un piano di implementazione per un’azienda di dimensioni simili alla nostra?
8. La tua azienda come gestisce i fornitori non reattivi?
DOMANDE DA PORRE QUANDO SI CERCA UNA SOLUZIONE
Quando si cerca una soluzione, è importante chiedere ai potenziali fornitori qual è la loro capacità di gestione delle proprie esigenze specifiche, per essere sicuri che la soluzione scelta risponda alle aspettative e consenta di usare nel modo più efficace i dati della catena di approvvigionamento.
Le aziende che cercano una soluzione per la gestione dei dati della catena di approv- vigionamento dovrebbero porsi le seguenti domande quando selezionano un fornitore:
APPROVAZIONE DELL’UTENTE FINALE
Assicurati che gli utenti avanzati del sistema diano la loro approvazione.
In molti casi, la direzione procura un sistema, ma poi gli utenti effettivi non condividono la scelta. Assicurati che la scelta sia condivisa internamente dai principali utenti della piattaforma.
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DATI
1. Quanti contatti precedenti hai?
2. Con quanti fornitori collabori attualmente?
3. Che tipo di dati gestisce la tua soluzione?
4. In che modo gestisci i tipi di dati che non hanno un modulo pronto all’uso esistente?
COMPETENZA
1. Il fornitore ha esperienza nel suo settore?
2. Sei in grado di esternalizzare al fornitore l’analisi dei dati e il lavoro della catena di approvvigionamento se garantito?
3. Quale tipo di formazione normativa è disponi- bile e chi sono i tuoi esperti in materia?
4. A quali organismi e/o associazioni standard sono affiliati questi esperti in materia?
5. Che supporto in lingua hai per la mia azienda e i miei fornitori?
CHE COSA CONTRADDISTINGUE ASSENT
Assent Compliance Platform risponde direttamente alle tue esigenze di conformità, poiché ti dà la possibilità di raccogliere, coordinare e segnalare i dati di conformità in modo efficiente da una soluzione software facile da usare e completa.
DATI CENTRALIZZATI
Assent Compliance Platform permette agli utenti (compresi quelli di molteplici unità e/o dipartimenti aziendali) di raccogliere e gestire i dati da un’unica postazione centrale.
CONOSCENZE NORMATIVE
Complessivamente, gli esperti di regolamenti di As- sent possiedono più di 100 anni di esperienza, oltre ad appartenere ad associazioni come MedTech Europe, International Aerospace Environment Group (IAEG) e IEC. Gli esperti di Assent guidano lo sviluppo dei programmi e attuano programmi di gestione dei dati della catena di approvvigionamento che si adattano alla crescita dell’azienda e alle modifiche normative.
I programmi di Assent sono condotti da un team di manager per il successo dei clienti i quali garantiscono l’efficienza dei programmi, permettendo ai clienti di concentrarsi sui dati e non sulla tecnologia.
AUTOMAZIONE
Assent Compliance Platform elimina la necessità di processi manuali e ripetitivi, come il coinvolgimento dei fornitori e la convalida dei dati.
CONTENIMENTO DEI COSTI
Grazie alla gestione dei dati per centinaia di clienti, Assent è in grado di investire le risorse adeguate per gestire le normative in evoluzione. Sfruttando Assent Compliance Platform, i clienti Assent hanno migliorato l’efficacia e l’efficienza complessive dei programmi. I rischi associati ai cambiamenti norma- tivi si riducono grazie alla diligenza di Assent, mentre gli aggiornamenti del software senza intoppi fanno sì che i programmi avanzino con successo in base ai nuovi requisiti.
CONTINUITÀ DEI PROGRAMMI
Un’unica fonte di informazione sulla conformità rap- presenta un rischio aziendale per qualsiasi azienda o organizzazione. Con dati centralizzati accessibili da tutta la società, il rischio dato dai cambiamenti orga-
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ASSENT COMPLIANCE PLATFORM
Supportata da un team di esperti in materia e di normativa, strumenti di coinvolgimento dei fornitori completi e professionisti dedicati del successo dei clienti, Assent Compliance Platform offre una soluzione completa per la gestione dei dati della catena di approvvigionamento.
Assent Compliance Platform comprende soluzioni per raccogliere più di 40 serie di dati pronti all’uso, mentre la raccolta dati configurabile consente flessibilità. Le suite includono:
§ Conformità dei prodotti (es. il regolamento di registrazione, valutazione, autorizzazione e restrizione delle sostanze chimiche, la direttiva sulla restrizione delle sostanze pericolose e il California Safe Drinking Water and Toxic Enforcement Act).
§ Responsabilità sociale d’impresa (es. minerali dei conflitti, cobalto, traffico di essere umani e schiavitù).
§ Gestione dei fornitori (es. conformità commerciale, diversità dei fornitori).
Le aziende e le organizzazioni che sfruttano Assent Compliance Platform nei loro programmi di gestione dei dati della catena di approvvigionamento beneficiano di una maggiore efficienza di raccolta dei dati, costi complessivi ridotti e una maggiore riduzione dei rischi.
Contatta Assent all’indirizzo info@assentcompliance.com per saperne di più su Assent Compliance Platform e sul motivo per cui Assent è il leader mondiale nella gestione dei dati della catena di approvvigionamento.
525 Coventry Road Ottawa ON K1K 2C5 Canada 1 866 964 6931 info@assentcompliance.com
