REGOLE DI PROCEDURA DELLA RETE EUROPEA DI FORMAZIONE GIUDIZIARIA
modificate ed approvate dall’Assemblea generale riunita a Riga il 15 e 16 giugno 2015
Preambolo
Al fine di assicurare il buon funzionamento della Rete Europea di Formazione Giudiziaria, l’Assemblea generale ha deciso di adottare le Regole di procedura seguenti per regolare le proprie attività. Queste Regole garantiscono l’indipendenza di ogni Membro. Essi si basano sulla reciproca fiducia e riflettono l’esperienza acquisita sino ad oggi.
Regola 1 - Principi generali
(1) Le presenti Regole di procedura si applicano a tutti gli organi della Rete.
(2) Al fine di evitare ogni ambiguità, quando nelle presenti Regole, si fa riferimento alla necessità di trasmettere o di inviare un documento od ogni altra comunicazione ad una persona, un Membro o un organo, questo obbligo può ugualmente essere soddisfatto pubblicando questo documento o questa comunicazione sul sito web della Rete, a condizione che, in qualunque caso, un messaggio venga inviato via posta elettronica ai destinatari interessati al fine di informarli dell’esistenza di questo documento e di indicare la sua posizione.
Regola 2 – Supremazia dell’Assemblea generale
Nonostante le disposizioni delle presenti Regole facciano riferimento alla determinazione della politica ed alla presa di decisioni da parte del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro, l’Assemblea generale avrà sempre l’ultima parola con riferimento alla politica della Rete e le suddette disposizioni saranno interpretate di conseguenza.
Regola 3 – Preparazione delle Assemblee generali
(1) Il Segretario generale e il Presidente dell’Assemblea generale prepareranno congiuntamente un ordine del giorno che sarà sottoposto al Comitato direttivo.
(2) Il Segretario generale invierà, almeno un mese prima della data fissata dell’Assemblea generale, ai Membri ed agli osservatori una lettera di invito ad assistere all’Assemblea, oltre ad una copia dell’ordine del giorno iniziale così come stabilito dal Comitato direttivo e delle informazioni relative alla prenotazione alberghiera.
(3) I Membri potranno sottomettere delle proposte di modifica alla versione finale dell’ordine del giorno e presentare delle proposte di risoluzione fino a due settimane prima dell’Assemblea generale. A tal fine, sarà sufficiente inviare al Segretario generale una copia scritta di queste proposte, che dovrà essere ricevuta a Bruxelles prima delle ore 17.00, ora locale di Bruxelles.
(4) La versione finale dell’ordine del giorno sarà stabilita dal Segretario generale, previa consultazione con il Presidente, partendo dall’ordine del giorno iniziale stabilito dal
Comitato direttivo e tenendo conto delle proposte e delle risoluzioni ricevute in conformità al paragrafo 11 (3) di cui sopra. La versione definitiva dell’ordine del giorno e di tutti gli altri documenti, di cui una copia dovrà essere trasmessa al Segretariato al fine di essere utilizzata nel corso dell’Assemblea, saranno pubblicati sul sito web della Rete dal Segretario generale, o da un suo rappresentante, entro una settimana prima dell’Assemblea.
Regola 4 – Segretario generale
(1) I Membri della Rete dovranno garantire pieno sostegno al Segretario generale al fine che egli possa espletare al meglio il proprio mandato.
(2) Il Segretario generale assiste e consiglia l’Assemblea generale e intraprende tutte le misure necessarie al fine del perseguimento degli obiettivi e degli scopi per i quali la Rete è stata creata.
(3) Il Segretario generale promuove ed incoraggia buone relazioni con tutte le altre Istituzioni europee oltre che con le organizzazioni ed organismi che operano nello stesso ambito di attività.
(4) Il Segretario generale consiglia e supporta il Comitato direttivo ed i gruppi di lavoro al fine di svolgere al meglio il lavoro che è stato loro conferito dall’Assemblea generale.
(5) Il Segretario generale assicura la diffusione delle necessarie informazioni presso i Membri, soprattutto quelle relative alla preparazione e all’organizzazione delle riunioni.
(6) Il Segretario generale è responsabile della gestione del sito web della Rete.
(7) Il Segretariato, sotto l’autorità del Segretario generale, è il punto di contatto e di informazione per tutti i Membri della Rete ed i terzi.
(8) Il Segretario generale rappresenta la Rete nei confronti dei terzi.
(9) Il Segretario generale redigerà ogni sei mesi un rapporto al Comitato direttivo sull’andamento del suo piano di azione.
(10) Salvo decisione contraria dell’Assemblea generale, il Segretario generale esercita le sue funzioni a tempo pieno.
Regola 5 – Vice Segretario generale
Il Vice Segretario generale assolverà i compiti che gli saranno delegati dal Segretario generale, su consiglio del Comitato direttivo.
Regola 6 – Elezione alla carica di Segretario generale
(1) Il Segretario generale dovrà notificare ai Membri della Rete in merito allo svolgimento di una regolare elezione che avrà luogo nel corso della successiva Assemblea generale al fine di designare il successivo Segretario generale. Questa notifica deve pervenire almeno sei mesi prima della data fissata dell’Assemblea generale.
(2) Almeno sei settimane prima della data fissata dell’Assemblea generale, il Segretario generale inviterà i Membri a presentare il loro candidato alla carica di Segretario generale. Queste candidature, che dovranno essere inviate al Segretario generale, saranno:
a) indirizzate per iscritto;
b) limitate ad un candidato per Membro; e
c) accompagnate da un “piano di azione del candidato”, nel quale lo stesso enuncia nel dettaglio i suoi progetti per il futuro della Rete nel caso in cui la sua candidatura venisse accettata. Questo documento dovrà essere redatto in inglese e in francese. Al fine di evitare ogni ambiguità, il “piano di azione” del candidato prescelto sarà, come peraltro tutte le altre attività della Rete, oggetto di esame e di discussione in seno al Comitato direttivo,
(3) Le candidature alla carica di Segretario generale dovranno essere depositate entro mezzogiorno, ora locale di Bruxelles, del mercoledì precedente la data fissata dell’Assemblea generale.
(4) Nel caso in cui diversi candidati siano interessati alla carica di Segretario generale, il Presidente dell’Assemblea generale indirà una votazione a scrutinio segreto nel corso dell’Assemblea generale.
(5) Prima del voto, ciascun candidato disporrà di dieci minuti per rivolgersi all’Assemblea generale, che successivamente sarà autorizzata ad interrogare il candidato.
(6) Il candidato prescelto sarà colui che avrà ottenuto più della metà dei voti espressi.
(7) Nel caso in cui, all’esito del voto dei Membri, nessun candidato ottenga più della metà dei voti, il candidato che abbia ottenuto il minor numero di voti sarà eliminato dall’elezione e la votazione a scrutinio segreto sarà reiterata.
(8) L’iter descritto nel sottoparagrafo (7) di cui sopra sarà reiterato fino a che un candidato ottenga più della metà dei voti espressi. Questa persona sarà quindi eletta nuovo Segretario generale della Rete.
(9) Nel caso in cui un solo candidato si presenti, il Presidente chiederà a quest’ultimo, dopo avergli concesso l’opportunità di illustrare il suo “piano di azione” per dieci minuti, di lasciare l’Assemblea durante la votazione che avverrà per alzata di mano. Se più della metà dei Membri presenti vota in favore di un unico candidato, questa persona verrà eletta dal Segretario generale. Nell’ipotesi in cui il candidato unico non ottenga la metà dei suffragi, l’Assemblea generale dovrà intraprendere le misure che si rendono necessarie in queste circostanze (ivi compreso ricorrere al Comitato direttivo per la questione del successore).
(10) Il voto per procura non è autorizzato nell’ambito dell’elezione di un nuovo Segretario generale.
(11) Dal momento dell’istituzione da parte dell’Assemblea generale della carica del Vice Segretario generale, tali Regole si applicheranno mutatis mutandis. Tuttavia, i candidati a questa carica non saranno tenuti a presentare un “piano di azione”.
Regola 7 – Elezione in qualità di coordinatore di un gruppo di lavoro
(1) Almeno sei mesi prima della data fissata dell’Assemblea generale, il Segretario generale inviterà i Membri a presentare il loro candidato alla carica di coordinatore di uno dei gruppi di lavoro. Queste candidature, che dovranno essere inviate per iscritto al Segretario generale, dovranno includere il “piano di azione” del candidato.
(2) Le candidature dovranno essere depositate entro mezzogiorno, ora locale di Bruxelles, del mercoledì precedente la data fissata dell’Assemblea generale.
(3) Nel caso in cui più candidati siano interessati alla carica di coordinatore di uno dei gruppi di lavoro, il Presidente dell’Assemblea generale indirà una votazione a scrutinio segreto durante l’Assemblea generale.
(4) Prima del voto, ogni candidato disporrà di dieci minuti per rivolgersi all’Assemblea generale, che sarà successivamente autorizzata ad interrogare il candidato.
(5) Il candidato prescelto sarà quello che avrà ottenuto più della metà dei voti dei Membri presenti.
(6) Nel caso in cui all’esito del voto dei Membri nessun candidato abbia ottenuto più della metà dei suffragi, il candidato che ha ottenuto meno voti sarà eliminato dall’elezione e la votazione a scrutinio segreto sarà reiterata.
(7) L’iter descritto al sottoparagrafo (6) di cui sopra sarà reiterato finché un candidato ottenga più della metà dei voti espressi. Questa persona sarà quindi eletta in qualità di nuovo coordinatore del gruppo di lavoro interessato.
(8) Nel caso in cui un solo candidato si presenti, il Presidente chiederà a quest’ultimo, dopo avergli concesso l’opportunità di rivolgersi all’Assemblea generale per dieci minuti, di lasciare l’Assemblea durante la votazione che avverrà per alzata di mano. Se più della metà dei Membri presenti votino in favore del candidato unico, questa persona sarà debitamente eletta coordinatore del gruppo di lavoro. Nell’ipotesi in cui il candidato non ottenga la maggioranza, l’Assemblea generale dovrà intraprendere le misure che si rendono necessarie in queste circostanze (compreso ricorrere al Comitato direttivo per la questione del successore).
(9) Quando l’Assemblea generale decide l’istituzione di un nuovo gruppo di lavoro, essa procede all’elezione del coordinatore del suddetto gruppo senza tenere conto delle formalità enunciate nella presente Regola.
Regola 8 – Elezione dei Membri del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro
(1) Almeno sei mesi prima della data fissata dell’Assemblea generale, il Segretario generale inviterà i Membri a presentare i loro candidati per l’elezione dei Membri del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro. Queste candidature dovranno essere indirizzate al Segretario generale per iscritto.
(2) Nessuna candidatura all’elezione del Comitato direttivo sarà autorizzata da parte del Membro della Rete dal quale proviene il Segretario generale.
(3) Le candidature per l’elezione dei Membri del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro dovranno essere depositate entro le ore 10.00 del giorno in cui si terranno le elezioni.
(4) Nel caso in cui più di nove candidati siano interessati alla carica di Membro del Comitato direttivo, il Presidente dell’Assemblea generale indirà una votazione a scrutinio segreto.
(5) I Membri del nuovo Comitato direttivo saranno i nove Membri che avranno ottenuto il maggior numero di voti espressi nel corso della votazione.
(6) Quando l’Assemblea generale decide l’istituzione di un nuovo gruppo di lavoro, essa procede all’elezione dei Membri del suddetto gruppo senza tener conto delle formalità enunciate nella presente Regola.
Regola 9 – Durata del mandato del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro
(1) Salvo decisione contraria dell’Assemblea generale, la durata del mandato è di tre anni rinnovabili per i Membri del Comitato direttivo e di ciascuno dei gruppi di lavoro.
Tale mandato inizia il 1° gennaio dell’anno successivo a quello dello svolgimento di regolari elezioni. Ogni Membro eletto a far parte del Comitato direttivo o di un gruppo di lavoro nell’intervallo di tempo intercorrente, sarà eletto per il periodo restante del mandato in corso.
(2) I Membri della REFG rappresentanti gli Stati Membri dell’Unione europea che occupano od occuperanno la presidenza dell’Unione sono autorizzati a partecipare alle riunioni del Comitato direttivo senza diritto di voto durante il periodo corrispondente, salvo il caso in cui siano Membri eletti del Comitato direttivo.
Regola 10 – Presidente del Comitato direttivo
(1) Durante la prima riunione del Comitato direttivo recentemente costituito, i Membri del Comitato eleggono tra di loro colui che rivestirà la carica di Presidente del Comitato.
(2) I Membri del Comitato direttivo che intendono candidarsi alla carica di Presidente presenteranno istanza scritta al Segretario generale entro 14 giorni dall’inizio della riunione del Comitato.
(3) I candidati alla carica di Presidente del Comitato direttivo potranno spiegare le ragioni della loro candidatura prima della votazione durante la riunione del Comitato nel corso della quale si terrà l’elezione.
(4) Tutte le riunioni del Comitato direttivo saranno presiedute dal Membro eletto in conformità alla Regola 6 (1). Nell’ipotesi in cui il suddetto Membro non fosse in grado di assistere ad una qualsiasi riunione, la presidenza sarà assicurata dal rappresentante del Paese dove è organizzata la riunione o, in caso di assenza, da una persona che sarà designata a titolo eccezionale dal Comitato ed individuata tra i propri Membri.
Regola 11 – Compiti del Presidente del Comitato direttivo Il Presidente del Comitato direttivo deve:
(a) congiuntamente con il Segretario generale, vigilare affinché il Comitato si riunisca ad intervalli regolari durante l’anno;
(b) congiuntamente con il Segretario generale, elaborare l’ordine del giorno del Comitato direttivo e vigilare affinché vi siano iscritti tutti i punti importanti;
(c) presiedere tutte le riunioni del Comitato alle quali assiste;
(d) approvare una copia del verbale della riunione precedente al fine che sia distribuita ai Membri del Comitato direttivo insieme ai documenti per la riunione successiva e, nel corso di questa riunione, firmare una copia del verbale della riunione precedente così approvata e vigilare affinché le copie firmate siano conservate dal Segretariato;
(e) consigliare ed assistere il Segretario generale, anche consultando i Membri del Comitato direttivo (al di fuori del Comitato se necessario), al fine di vigilare affinché il Segretario generale sia al corrente dell’opinione dei Membri del Comitato direttivo su tutte le questioni nell’ambito delle quali potrebbe essere richiesto il loro parere;
(f) in caso di disaccordo in seno al Comitato relativamente alla politica da adottare, formulare la/le proposta(e) che sarà/saranno sottoposta(e) al voto in seno al Comitato e, in seguito, orientare il(i) voto(i). In caso di parità, il Presidente voterà una seconda volta e questo voto sarà preponderante. Il Presidente vigilerà affinché tutte queste decisioni siano debitamente e correttamente registrate dallo stenografo prima della fine della riunione;
(g) presentare un resoconto all’Assemblea generale annuale relativamente alle attività del Comitato direttivo dall’ultima Assemblea.
Regola 12 – Coordinatori dei gruppi e dei sottogruppi di lavoro
(1) L’Assemblea generale elegge i coordinatori dei gruppi di lavoro sulla base del loro
“piano d’azione”.
(2) Tutte le riunioni dei gruppi e dei sottogruppi di lavoro saranno presiedute dal coordinatore. Nell’ipotesi in cui il suddetto Membro non sia in grado di assistere ad una qualsiasi riunione, quest’ultima sarà presieduta dal rappresentante dell’istituzione ospite o, in caso di assenza, da una persona designata a titolo eccezionale dal gruppo ed individuata tra i propri Membri.
Regola 13 – Compiti dei coordinatori dei gruppi e dei sottogruppi di lavoro Il coordinatore di ciascun gruppo e sottogruppo di lavoro deve:
(a) coordinare le attività del gruppo, tenendo debitamente conto del piano strategico della REFG e, in particolare, delle politiche della Rete e delle risorse a disposizione;
(b) congiuntamente con il Segretario generale, vigilare affinché i gruppi si riuniscano ad intervalli regolari durante il corso dell’anno;
(c) congiuntamente con il Segretario generale e, se del caso, il coordinatore del gruppo, elaborare l’ordine del giorno del gruppo e vigilare affinché vi siano iscritti tutti i punti importanti;
(d) approvare il verbale della riunione precedente affinché venga distribuito ai Membri del gruppo contemporaneamente ai documenti per la riunione successiva, firmare il verbale della riunione precedente così approvato e vigilare affinché i verbali firmati siano conservati dal Segretariato;
(e) consigliare ed assistere il Segretario generale consultando i Membri del gruppo di lavoro (al di fuori delle riunioni se necessario), al fine di vigilare affinché il Segretario generale sia al corrente dell’opinione dei Membri del gruppo su tutte le questioni nell’ambito delle quali potrebbe essere richiesto il loro parere;
(f) in caso di disaccordo in seno al gruppo relativamente alla politica da adottare, formulare la/le proposta(e) che sarà/saranno sottoposta(e) al voto in seno al gruppo e, in seguito, orientare il(i) voto(i). In caso di parità, il coordinatore voterà una seconda volta e questo voto sarà preponderante. Il coordinatore vigilerà affinché tutte queste decisioni siano debitamente e correttamente registrate dallo stenografo prima della fine della riunione;
(g) presentare un resoconto all’Assemblea generale annuale relativamente alle attività del gruppo dall’ultima Assemblea, includendo dei dettagli sulla consulenza professionale o tecnica utilizzata così come sui costi sostenuti;
(h) presentare, alla fine del suo mandato, un resoconto all’Assemblea generale comprendente un sommario di tutte le attività realizzate dal gruppo durante il suo mandato nonché delle proposte per il prosieguo dei lavori del gruppo.
Regola 14 – Organizzazione dei gruppi di lavoro
(1) Durante la sua prima riunione e su proposta del coordinatore, il gruppo elabora la sua strategia di lavoro, determinando principalmente il numero di sottogruppi che intende istituire, il suo ruolo specifico e la sua composizione.
(2) Ogni sottogruppo elegge il suo coordinatore in linea di principio sulla base dei “piani di azione” presentati dai candidati.
Regola 15 – Votazioni in seno al Comitato direttivo, ai gruppi di lavoro e ai sottogruppi (1) Il quorum del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro è raggiunto se sono presenti la
metà dei Membri dell’organo in questione.
(2) Salvo quanto diversamente stabilito nello Statuto, le decisioni sono prese a maggioranza semplice dei voti espressi. Ogni Membro ha diritto ad un voto.
(3) Nel periodo di tempo intercorrente tra le riunioni plenarie del Comitato direttivo, può accadere che delle decisioni urgenti vengano assunte a maggioranza dei voti espressi, in seguito ad una discussione durante la quale ciascun Membro dovrà avere avuto l’opportunità di partecipare a seguito di un ragionevole preavviso. La suddetta discussione avrà luogo per posta elettronica o per altro mezzo stabilito dal Segretario generale previa consultazione con il Presidente del Comitato direttivo. La suddetta decisione verrà notificata per iscritto a tutti i Membri del Comitato direttivo.
(4) Al fine di evitare ogni ambiguità, nessun quorum è richiesto per le decisioni prese dal Comitato direttivo nell’ambito di questa procedura.
(5) Non sono ammesse votazioni per delega in seno al Comitato direttivo o in seno ad ogni gruppo di lavoro o sottogruppo.
Regola 16 – Preparazione delle riunioni del Comitato direttivo e dei gruppi
(1) Il Comitato direttivo sarà convocato almeno un mese prima dell’inizio della riunione.
Nel caso in cui si renda necessario riunire d’urgenza il Comitato direttivo, il Presidente può ridurre questo termine ad almeno una settimana.
(2) Le riunioni dei gruppi saranno convocate dal loro rispettivo coordinatore, previa consultazione con il Segretario generale.
(3) L’ordine del giorno delle riunioni dei gruppi di lavoro e dei sottogruppi sarà determinato dal coordinatore, previa consultazione con il Segretario generale.
(4) Le riunioni del Comitato direttivo o dei gruppi di lavoro saranno organizzate sia da un Membro nominato dal Comitato che dal Segretariato. Potranno essere previsti delle indennità giornaliere e/o degli altri aiuti finanziari, il cui importo sarà determinato previa consultazione con il Segretario generale.
(5) Il Segretario generale invierà la convocazione ai Membri del Comitato direttivo o dei gruppi di lavoro il più presto possibile e comunque entro quattro settimane prima dell’inizio della riunione.
(6) A meno che presentino un carattere puramente informativo, tutti i punti iscritti all’ordine del giorno oggetto di una discussione o di una decisione sono accompagnati da un documento esplicativo della questione in esame e proponente delle soluzioni e delle alternative, precisando le loro implicazioni ed il loro costo. Questo documento è redatto dal Segretario generale o dal Membro proponente l’iscrizione di tale punto all’ordine del giorno. Tutti i documenti relativi alla riunione dovranno essere inviati ai Membri del Comitato direttivo o del gruppo il più presto possibile e comunque almeno 14 giorni prima dell’inizio della riunione.
(7) Il Comitato direttivo e i gruppi possono designare un relatore o un gruppo ad hoc che sarà incaricato di trattare ogni punto iscritto all’ordine del giorno e di preparare una proposta di risoluzione che dovrà essere diffusa due settimane prima della riunione.
Durante la riunione, il relatore o il gruppo ad hoc comunicherà ai partecipanti tutti le
osservazioni ricevute. Il Presidente può decidere, previa consultazione con il Segretario generale e con riserva di obiezione da parte dei Membri, di invitare dei rappresentanti di altre organizzazioni a partecipare alla riunione o a svolgere il ruolo di Relatore.
(8) I Membri della Rete possono assistere alle riunioni del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro, a condizione che ne informino il Membro ospitante almeno sette giorni prima e che sostengano direttamente le spese legate alla loro partecipazione.
(9) Le persone non appartenenti alla Rete potranno partecipare alle riunioni della Rete su invito del coordinatore o del Segretario generale ed a condizione che esse sostengano direttamente le spese legate alla loro partecipazione.
Regola 17 - Organizzazione delle riunioni e rimborso delle spese sostenute dai Membri
(1) La versione finale dell’ordine del giorno di una riunione del Comitato direttivo o di un gruppo è approvata all’apertura di ogni riunione.
(2) Le lingue di lavoro sono l’inglese ed il francese. I documenti di lavoro possono essere redatti in una di queste due lingue. I membri presenti possono decidere, all’unanimità, di adottare altre lingue di lavoro.
(3) Il servizio di traduzione simultanea è fornito per le riunioni dell’Assemblea Generale, del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro (tranne il caso in cui il gruppo reputi che il servizio di interpretariato non sia necessario). Nel caso in cui i Membri richiedano o il Presidente decida di utilizzare altre lingue, sarà fornito il servizio di traduzione simultanea verso le lingue di lavoro.
(4) Nei limiti di bilancio, il Segretariato rimborserà le spese di viaggio e di presenza di un delegato per Membro della REFG partecipante a delle riunioni della Rete, conformemente alle Regole stabilite dalla Commissione europea in questo ambito. Per ciò che concerne la partecipazione a delle riunione dell’Assemblea generale, la Rete può finanziare fino a due delegati per Membro, salvo che un Paese sia rappresentato da diversi Membri o organizzazioni, nel qual caso la Rete finanzierà un solo delegato per Membro.
Regola 18 – Punti d’intervento e verbali
(1) I punti di intervento saranno diffusi dal Segretariato nel termine di 14 giorni dopo la fine di ogni riunione del Comitato direttivo e dei gruppi di lavoro. Essi comprenderanno una lista di azioni da mettere in atto da parte dei Membri ed indicheranno chi sarà incaricato dell’esecuzione.
(2) Per ogni riunione della Rete un verbale sarà predisposto dal Membro del Segretariato che sarà stato incaricato ad adempiere a questa funzione e sotto la supervisione del Segretario generale.
(3) Il Presidente dell’Assemblea generale o il Presidente del Comitato direttivo o del gruppo approverà la bozza di verbale di ogni riunione prima della distribuzione ai Membri.
(4) La bozza di verbale di ogni riunione sarà distribuita a tutti i Membri della Rete entro un mese dopo la riunione alla quale si riferisce. I Membri dovranno formulare il loro eventuale disaccordo concernente il contenuto del verbale così distribuito entro otto settimane dalla data della riunione.
(5) Il verbale così distribuito sarà approvato nel corso della riunione del Comitato successiva a quella alla quale il verbale si riferisce. Esso sarà successivamente firmato dal Presidente della riunione in quanto costituisce un rendiconto fedele della riunione precedente.
(6) Il Segretario generale terrà un registro contenente tutti i verbali relativi a tutte le riunioni della Rete. Questo registro sarà conservato nei locali del Segretariato ed in formato elettronico e potrà essere consultato da ogni Membro della Rete che ne faccia richiesta.
Regola 19 – Mancato pagamento delle quote associative
(1) Ogni Membro che non abbia provveduto al pagamento della quota associativa durante due anni consecutivi senza aver ricevuto l’accordo preventivo del Comitato direttivo verrà automaticamente sospeso a partire dall’inizio del terzo anno.
(2) Questa sospensione sarà esaminata durante l’Assemblea generale successiva, che potrà adottare le misure che si intendono necessarie in queste circostanze (compresa l’esclusione del Membro in questione).
(3) Prima di pronunciarsi, l’Assemblea generale esaminerà la raccomandazione di azione che sarà formulata dal Comitato direttivo.
Regola 20 – Esclusione di un Membro dall’Associazione
Il Membro del quale è stata proposta l’esclusione trasmetterà una dichiarazione scritta al Segretario generale entro una settimana dall’inizio dell’Assemblea generale incaricata di pronunciarsi sulla suddetta proposta. Il Segretario generale trasmetterà questo documento a tutti i Membri. Nel corso della votazione relativa a questa proposta si applicheranno gli articoli 11 (4) e 12 (4) dello Statuto.
Regola 21 – Procedura interna di ricorso
(1) Ogni Membro può appellarsi contro una decisione assunta da un organo della REFG se considera che questa decisione leda i suoi diritti in modo abusivo, ingiusto o illegale. Questa procedura non riguarda le decisioni del Segretario generale.
(2) Per essere ammissibile, il ricorso deve essere presentato per iscritto e ricevuto dal Segretariato nel limite di un mese a partire dalla notifica della decisione contestata.
Nella domanda, il Membro deve precisare la natura della sua richiesta ed i motivi del ricorso. Egli deve spiegare nel dettaglio perché considera che la decisione leda i suoi diritti in maniera abusiva, ingiusta o illegale.
(3) Il ricorso sarà esaminato da un organo specifico comprendente:
(a) una persona designata dal Membro che ha formulato il ricorso;
(b) una persona designata dall’organo che ha preso la decisione oggetto del ricorso;
(c) una persona designata dal Presidente del Comitato direttivo;
(d) una persona designata dal Membro che occupa la Presidenza della Rete al momento del deposito del ricorso;
(e) il Segretario generale.
(4) Dopo avere accertato l’ammissibilità del ricorso secondo quanto stabilito al paragrafo (2), il Segretario generale trasmette immediatamente il fascicolo agli organi ed ai Membri interessati, domandando loro di designare, entro un mese, la persona che li rappresenterà in seno all’organo del ricorso. Allo stesso tempo, il Segretario generale invita l’organo la cui decisione rappresenta l’oggetto del ricorso a riesaminare questa decisione, domandandogli di revocarla, o di spiegare per iscritto, entro un mese, il motivo per il quale decide di mantenerla.
(5) L’organo del ricorso è presieduto dalla persona designata dal Membro che detiene la presidenza della Rete. Il Presidente vigila affinché la procedura venga seguita in maniera giusta ed equa, nei limiti di tempo opportuni.
(6) Le decisioni dell’organo di ricorso sono prese a maggioranza dei voti. Il quorum è raggiunto se almeno quattro Membri, di cui il Presidente, sono presenti. Se nessuna maggioranza è raggiunta, il voto del Presidente è preponderante. La decisione sarà comunicata sulla pagina del sito web della REFG riservata ai Membri.
(7) A meno che l’organo di ricorso non ritenga che il fascicolo presenti un’importanza minore e non decida, per questa ragione, di operare esclusivamente per iscritto, esso indice un’audizione alla presenza delle due parti. L’organo di ricorso rimette la sua decisione entro un mese dalla fine dell’audizione.
(8) Nessun altro ricorso è possibile contro questa decisione.
(9) Le spese sostenute nell’ambito della procedura (spese di viaggio ed indennità giornaliere) sono rimborsate ai Membri dell’organo di ricorso ed alle parti in conformità alla politica finanziaria generale della Rete.
(10) Durante ogni grado della procedura, le parti coinvolte si impegnano al raggiungimento di una soluzione amichevole.
Regola 22 – Reclutamento degli esperti e dei Membri del Segretariato
(1) Al fine di selezionare un giudice od un procuratore distaccato che sarà incaricato di realizzare alcuni lavori per la Rete sarà costituita una giuria. Questa giuria sarà composta dal Segretario generale, dal Presidente del Comitato direttivo e dal coordinatore del gruppo di lavoro in seno al quale la persona distaccata dovrà operare.
(2) Il Segretario generale dovrà richiedere l’approvazione del Comitato direttivo prima di nominare delle persone a delle cariche recentemente create in seno al Segretariato e dovrà dimostrare che questa(e) carica(che) è/sono veramente necessaria(e) basandosi su documenti finanziari ed amministrativi dettagliati.
Regola 23 – Conti
(1) I conti sono amministrati dal Segretario generale che può nominare un contabile tra il personale del Segretariato, nel caso al suo interno esista un Membro sufficientemente qualificato per esercitare tale funzione. In caso contrario, potrà avvalersi di un contabile esterno.
(2) Le transazioni nell’ambito del bilancio approvato dall’Assemblea generale possono essere effettuate dal Segretario generale sotto la propria responsabilità. Le altre transazioni devono essere approvate dal Comitato direttivo.
(3) I fondi ricevuti dall’Unione europea per l’amministrazione generale della Rete o per le attività di formazione non possono essere trasferiti ai Membri se non in maniera individuale sotto forma di acconti durante tutta la durata dell’evento se (a) un accordo vertente su tali pagamenti è stato concluso prima dell’inizio dell’evento tra il Segretario generale, che agisce in nome della Rete, ed il Membro che organizza questo evento; e (b) un numero sufficiente di documenti è stato trasmesso al fine di provare la consistenza della richiesta.
(4) Il pagamento finale sarà effettuato unicamente dietro presentazione delle fatture in originale e di ogni giustificativo che dimostri la proporzione della propria contribuzione e una volta che il rapporto finale sia approvato dalla Commissione. I Membri devono trasmettere questi documenti al più presto possibile al Segretariato.
(5) Ogni sei mesi, il Segretario generale presenterà un rapporto al Comitato direttivo concernente lo stato delle finanze della Rete. Questo rapporto sarà presentato nel corso delle riunioni in prossimità dei mesi di marzo e settembre. Il rapporto presentato in prossimità del mese di marzo comprenderà la stesura di un primo bilancio dell’esercizio chiuso il 31 dicembre dell’anno precedente, mentre il rapporto presentato in prossimità del mese di settembre comprenderà un riepilogo della situazione finanziaria al 30 giugno dell’anno in corso.
(6) L’Assemblea generale elegge due revisori interni per procedere alla revisione dei conti della Rete nel termine di quattro mesi dalla fine di ogni esercizio. L’elezione dei revisori si svolge secondo la stessa procedura di quella descritta nei paragrafi da 2 a 90 della Regola 6, a condizione che i candidati non abbiano bisogno di presentare un
piano di azione. I revisori presentano un rapporto dell’anno seguente l’esercizio corrispondente all’Assemblea generale. La durata del mandato di ogni revisore è fissato in tre anni.
(7) I revisori saranno invitati ad assistere alle riunioni del Comitato direttivo nel corso delle quali il Segretario generale presenterà il suo rapporto secondo le modalità descritte al sottoparagrafo (5) di cui sopra.
(8) Entro un mese prima dell’Assemblea generale, il Segretario generale trasmette i conti ai Membri della REFG. Egli deve presentare i conti in maniera formale all’Assemblea generale per la discussione.
Regola 24 – Osservatori
(1) Le Istituzioni dell’Unione europea e del Consiglio d’Europa sono autorizzate d’ufficio a partecipare alle riunioni dell’Assemblea generale e dei gruppi di lavoro della Rete in qualità di osservatori.
(2) Le Istituzioni nazionali incaricate della formazione giudiziaria nei Paesi negozianti la loro adesione all’Unione europea sono autorizzate ad essere ammesse in qualità di osservatori secondo le condizioni previste all’articolo 7, paragrafo 1, prima frase dello Statuto.
(3) Le Istituzioni nazionali incaricate della formazione giudiziaria nei Paesi europei e negli altri Paesi possono essere ammesse in qualità di osservatori secondo le condizioni previste all’articolo 7, paragrafo 1, prima frase dello Statuto.
(4) Gli osservatori sono autorizzati a partecipare alle riunioni dell’Assemblea generale e dei gruppi di lavoro della Rete senza diritto di voto. Essi non possono ricevere alcuna assistenza finanziaria per facilitare la loro partecipazione.
Regola 25 – Entrata in vigore
Le Regole di procedura di cui al presente documento entreranno in vigore una volta approvate dall’Assemblea generale.
