LA CONSERVAZIONE DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI
A cura di Annalisa De Vivo
NUOVA CONSERVAZIONE
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NUOVA CONSERVAZIONE
L’obbligo di conservazione ha ad oggetto tutti i documenti, i dati e le
informazioni “utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a consentire lo svolgimento delle analisi effettuate, nell’ambito delle rispettive attribuzioni, dalla UIF o da altra Autorità competente”.
È una formulazione ampia e indeterminata (la norma previgente delimitava il perimetro applicativo dell’obbligo ai documenti riguardanti l’adeguata
verifica e le operazioni compiute dai clienti).
CONTENUTO DELL’OBBLIGO
(ART. 31 DLGS. 231/2007)
NUOVA CONSERVAZIONE
Conservazione di copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela e l’originale ovvero la copia avente efficacia
probatoria delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni, in modo da poter ricostruire:
data instaurazione rapporto o conferimento incarico professionale;
dati identificativi cliente, titolare effettivo, esecuzione, informazioni relative a scopo e natura del rapporto o prestazione;
data, importo e causale operazione;
mezzi di pagamento utilizzati.
CONTENUTO DELL’OBBLIGO
(ART. 31 DLGS. 231/2007)
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NUOVA CONSERVAZIONE
I documenti, i dati e le informazioni acquisiti sono conservati per un periodo di 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della
prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale (da notare che la direttiva 2015/849/UE richiede la conservazione per un periodo di 5 anni dalla cessazione del rapporto con il cliente o dalla data dell’operazione occasionale, estendibili di altri 5 anni).
DURATA DELL’OBBLIGO
(ART. 31 DLGS. 231/2007)
NUOVA CONSERVAZIONE
Esternalizzazione - I soggetti obbligati possono avvalersi, per la
conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni, di un autonomo centro di servizi, ferma restando la responsabilità del soggetto obbligato e purché sia assicurato a quest'ultimo l’accesso diretto e immediato al
sistema di conservazione.
Privacy - I soggetti obbligati adottano sistemi di conservazione idonei a garantire:
il rispetto delle norme dettate dal codice privacy;
il trattamento dei dati esclusivamente per le finalità di cui al DLgs.
231/2007.
ESTERNALIZZAZIONE – PRIVACY
(ART. 32 DLGS. 231/2007)
MODALITÀ DI CONSERVAZIONE
MODALITÀ DI CONSERVAZIONE
Le modalità di conservazione adottate devono:
prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni;
garantire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente;
contenere l’indicazione esplicita dei soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e accedere ai dati e alle informazioni ivi
conservati;
assicurare l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle
informazioni da parte del MEF, delle Autorità di vigilanza di settore, dell’UIF, della DIA e della GdF attraverso il NSPV.
FINALITÀ (ART. 32 DLGS. 231/2007)
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MODALITÀ DI CONSERVAZIONE
La conservazione dovrà avvenire con modalità idonee ad assicurare:
l’integrità dei dati e delle informazioni;
la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione
la trasparenza, la completezza e la chiarezza;
il mantenimento della storicità dei medesimi;
la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei
documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data.
MODALITÀ (ART. 32 DLGS. 231/2007)
MODALITÀ DI CONSERVAZIONE
È considerata tempestiva l’acquisizione delle informazioni e dei dati conclusa entro trenta giorni:
dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico per lo svolgimento della prestazione professionale;
dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale;
dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale.
TEMPESTIVITÀ (ART. 32 DLGS. 231/2007)
FASCICOLO CARTACEO
FASCICOLO CARTACEO
Il fascicolo del cliente, conforme a quanto prescritto dagli artt. 31 e 32, e la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio, nonché la tenuta dei repertori notarili secondo la normativa di settore costituiscono idonea modalità di conservazione dei dati e delle
informazioni.
La relazione illustrativa al DLgs. 90/2017 precisa che sono stati eliminati dalla fonte di rango primario tutti i riferimenti agli obblighi di registrazione con specifiche modalità tecniche “a vantaggio di norme più snelle, quali quelle declinate nell’articolo 31”.
AMMISSIBILITÀ
(ART. 34 DLGS. 231/2007)
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FASCICOLO CARTACEO
Il dettato della quarta direttiva e le indicazioni di semplificazione
contenute nella relazione illustrativa al DLgs. 90/2017 inducono a ritenere che la conservazione a mezzo fascicolo cartaceo sia pacificamente
ammissibile, secondo modalità che dovranno essere individuate con particolare attenzione in sede di elaborazione delle apposite regole tecniche da parte degli organismi di autoregolamentazione ai sensi dell’art. 11, co. 2, del decreto.
AMMISSIBILITÀ
(ART. 34 DLGS. 231/2007)
FASCICOLO CARTACEO
Il primo comma dell’art. 34 riproduce la disposizione in materia di utilizzabilità, a fini fiscali, dei dati e delle informazioni conservate per
finalità di prevenzione del riciclaggio/FDT, già contenuta nell’art. 36 co. 6 del testo previgente.
La relazione illustrativa spiega che la stessa si pone “in piena sintonia”
con le più recenti tendenze degli standard setter internazionali (OCSE) in materia di integrazione e mutua utilizzabilità delle informazioni per finalità contigue, quali quelle inerenti alla trasparenza degli assetti proprietari e di contrasto all’evasione fiscale.
