Capitolo 7
Descrivere le attuali modalità di comunicazione
Lo scopo dell’attività “Descrivere le attuali modalità di comunicazione” è quello di creare una mappa delle comunicazioni interne che permetta, per ogni tipologia, di individuare: gli input, gli output, le risorse e i vincoli necessari a portare a termine il processo di comunicazione. Dove per input, output, risorse e vincoli si intende:
• Input: sono le informazioni, i documenti o gli oggetti che vengono inviati ad una attività, la quale li trasforma per generare un output.
• Output: sono le informazioni, i documenti o gli oggetti prodotti da una attività.
• Risorse: sono i mezzi e le risorse impiegati per trasformare l'Input nell'Output corrispondente (personale, applicativi software, macchinari, ambienti, attrezzature, ecc.).
• Vincoli: Sono tutte quelle entità, ad esempio documenti come istruzioni e procedure, che in qualche modo guidano l'esecuzione dell’attività.
Per motivi di carico di lavoro, questa attività non è stata effettuata per tutte le tipologie di comunicazione, ma solo su alcune scelte sia in base ai risultati delle attività precedenti, sia sulla base delle esigenze esplicitamente espresse dal Comune.
La scelta delle comunicazioni da analizzare e ricaduta: su quattro tipologie necessarie per effettuare il processo di mobilità interna; sulla rubrica dipendenti. Le comunicazioni che si incontrano nella mobilità interna sono (in ordine cronologico):
• Informazioni sui servizi interni. • Mobilità interna.
• Determina senza impegno di spesa. • Presa di servizio.
7.1 La mobilità interna
Nel processo di mobilità interna si possono individuare tre grandi flussi comunicativi: il primo riguarda le comunicazioni necessarie ad informare il dipendente sulle modalità di esecuzione del processo; il secondo sulle comunicazioni necessarie alla realizzazione del provvedimento di trasferimento; il terzo sulla comunicazione degli effetti del provvedimento agli attori interessati.
Questo ultimo flusso è particolarmente importante, in quanto, la mobilità, come anche il collocamento in pensione e le nuove assunzioni, ha influenza, su quattro classi di informazioni:
1. Anagrafica dipendente. Fanno parte di questa categoria informazioni relative al: nome; posizione economica; categoria giuridica.
2. Rubrica dipendenti/uffici. Fanno parte di questa categoria le informazioni che permettono ad un dipendente di contattare un collega, quindi ad esempio numeri di telefono, fax, caselle di posta elettronica.
3. Ruolo nell’accesso ai software utilizzati dal Comune per svolgere le attività operative. Ad esempio scrivanie accessibili da IRIDE e ruolo con cui si accede alla scrivania stessa.
4. ID degli oggetti assegnati al dipendente. Fanno parte di questa categoria informazioni relative a: ID del PC, della stampante, dello scanner e di altro materiale assegnato al dipendente.
La gestione di questo processo all’interno del Comune di Pisa è affidato all’Ufficio Politiche del Personale facente parte della direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali. Direzione che, dopo l’affidamento al dirigente dell’incarico di Vicesegretario e delle sole responsabilità sulle attività di Segreteria degli Organi Istituzionali, ha visto rimanere senza dirigente le materie riguardanti l’organizzazione e il personale.
Solo nel mese di giugno 2006 è prevista la sua nomina, in concomitanza con l’entrata in vigore delle nuova struttura organizzativa.
Questo ha comportato che alcuni provvedimenti di mobilità siano stati effettuati non dalla direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali ma dal Segretario/Direttore Generale stesso.
Nella parte successiva del capitolo viene analizzato il processo di mobilità interna volontaria, con le attuali modalità comunicative.
7.1.1 Processo di Mobilità interna
Il processo di mobilità interna è stato suddiviso in 27 attività, le quali necessitano, per la loro esecuzione, delle seguenti risorse:
• IRIDE. In quanto è il software utilizzato per la gestione del protocollo informatico e degli atti amministrativi.
• Intranet Documentale. In quanto è lo strumento utilizzato per diffondere l’archivio delle richieste di mobilità interna.
• Moduli cartacei. In quanto attualmente è prevista la doppia circolazione degli atti amministrativi e dei documenti protocollati.
• Telefono e posta elettronica. In quanto strumenti utilizzati per contattare dirigenti e dipendenti.
• Risorse umane coinvolte nel processo:
o Il dipendente che richiede il provvedimento di mobilità.
o Il personale della direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali, in particolare l’Ufficio Politiche del Personale, in quanto organo deputato alla gestione del personale. o Il Dirigente della direzione di appartenenza del dipendente, in quanto attuale beneficiario delle prestazioni lavorative del dipendente.
o Il Dirigente della direzione di destinazione, in quanto futuro beneficiario delle prestazioni lavorative del dipendente
o Il Segretario/Direttore Generale, perché attualmente l’area Organizzazione e Personale è senza Dirigente.
Le attività individuate, vengono inizialmente analizzate singolarmente, e poi rappresentate mediante un diagramma di flusso. Nello schema di dettaglio realizzato, le attività sono disposte: dall’alto in basso in ordine sequenziale e nelle colonne verticali in base a quello che è il soggetto (dipendente, ufficio, direzione) che ha la responsabilità di eseguire la specifica attività che compone il processo.
Quando il diagramma di flusso presenta punti di decisione che comportano il salto di una parte consistente del flusso, sono stati inseriti appositi riferimenti (RIF. x) che indicano da dove deve ricominciare la lettura del flusso.
ELENCO ATTIVITA’:
1. Conosce le modalità per effettuare il processo?
Il dipendente che vuole effettuare il processo di mobilità interna, si domanda se conosce le attività necessarie, e come queste devono essere svolte, per portare a compimento l’iter.
INPUT: Dipendente che vuole effettuare la mobilità interna.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Lista delle richieste da effettuare all’Ufficio Politiche del Personale, direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali. L’iter riprende dall’attività numero 2. Se risposta affermativa (SI): Il dipendente accede all’attività numero 3. VINCOLI: Conoscenze del dipendente.
2. Fornire info sulle modalità di svolgimento del processo
L’Ufficio Politiche del Personale, fornisce al dipendente spiegazioni e chiarimenti sulle modalità di svolgimento dell’iter di mobilità interna. INPUT: Domande del dipendente.
OUTPUT: Risposta alle domande del dipendente.
VINCOLI: Regolamenti e consuetudini che definiscono le modalità di svolgimento del processo di mobilità interna.
3. Richiedere un incontro con il proprio dirigente
Il dipendente, consapevole delle attività da svolgere per l’esecuzione del processo di mobilità interna, richiede un incontro con il proprio dirigente, per illustrargli la sua intenzione di intraprendere una mobilità interna. INPUT: Agenda del dipendente.
OUTPUT: Data, ora e luogo dell’incontro.
VINCOLI: Impegni stabiliti in precedenza dal dipendente e dal dirigente. 4. E’ disposto ad accettare il trasferimento?
Il dirigente ascolta le motivazioni che hanno portato il dipendente a voler intraprendere una mobilità interna e valuta la possibilità o meno di assecondarne la positiva conclusione.
INPUT: Esigenze e motivazioni del dipendente.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Rifiuto del dirigente a concedere la mobilità interna e fine dell’iter.
Se risposta affermativa (SI): Assenso del dirigente a concedere la mobilità interna ed eventuali vincoli imposti al dipendente per la prosecuzione dell’iter.
VINCOLI: Piano economico di gestione (PEG). 5. Ha desiderio di trasferirsi in una o più direzioni?
Il dipendente valuta, in base alle proprie esigenze, alle direzioni presenti all’interno del Comune e alle richieste fatte dal proprio dirigente, quali direzioni contattare per completare il processo di mobilità interna.
INPUT: Elenco delle direzioni che compongono la struttura organizzativa del Comune.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Il dipendente accede all’attività numero 7.
Se risposta affermativa (SI): Lista delle direzioni da contattare per completare l’iter della mobilità interna.
VINCOLI: Esigenze e aspirazioni lavorative del dipendente; PEG; eventuali vincoli imposti dal proprio dirigente.
6. Richiedere un incontro con il dirigente della direzione di destinazione
Il dipendente richiede un incontro con i dirigenti delle direzioni selezionate nell’attività precedente. Questa attività deve essere ripetuta per ogni direzione selezionata.
INPUT: Agenda del dipendente.
OUTPUT: Data, ora e luogo dell’incontro. L’iter riprende dall’attività numero 17.
VINCOLI: Lista delle direzioni da contattare, impegni stabiliti in precedenza dal dipendente e dal dirigente.
7. Analizzare l’archivio Richieste di mobilità interna
Il dipendete, non avendo direzioni preferenziali in cui trasferirsi, analizza l’archivio delle richieste di mobilità interna effettuate dagli altri dipendenti del Comune. L’archivio è presente nella Intranet Documentale all’indirizzo: Intranet nuova struttura Direzioni Organizzazione Personale e Segreteria Personale n – Le progressioni, la mobilità, le selezioni Mobilità interna.
INPUT: Lista dei nominativi che hanno richiesto la mobilità interna.
OUTPUT: Selezione dei nominativi con cui prendere contatto per valutare la possibilità di effettuare uno scambio.
VINCOLI: Preferenze lavorative personali; eventuali vincoli imposti dal proprio dirigente.
8. Ci sono dipendenti disposti ad effettuare uno scambio?
Il dipendente valuta se uno dei colleghi individuati nella fase precedente è disposto ad effettuare un processo di mobilità inverso al suo.
INPUT: Nominativi dei dipendenti selezionati nella fase precedente. OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Il dipendente accede all’attività numero 9.
Se risposta affermativa (SI): Il dipendente accede all’attività numero 17 con i nominativi delle direzioni di appartenenza dei colleghi disposti ad effettuare lo scambio.
VINCOLI: Preferenze lavorative, categoria giuridica, e posizione economica dei dipendenti; eventuali vincoli imposti dal proprio dirigente. 9. Altre direzioni hanno comunicato carenza di personale?
Il dipendente si rivolge all’Ufficio Politiche del Personale che effettua un controllo per verificare se, per motivi diversi: trasferimento di servizi, collocamento in pensione di dipendenti, mobilità, ecc.; alcune direzioni hanno fatto domanda dichiarando carenza di personale.
INPUT: Richieste del dipendente.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Il dipendente accede all’attività numero 10 senza aver scelto la direzione di destinazione.
Se risposta affermativa (SI): Lista delle direzioni che hanno comunicato carenza di personale e passaggio all’attività numero 14.
VINCOLI: Domande di carenza di personale effettuate dalle direzioni. 10. Compilare la domanda
L’attività consiste nella compilazione e consegna all’Ufficio Politiche del Personale della domanda di richiesta di trasferimento all’interno dell’Ente. Questo per essere inscritto nella tabella: Richieste mobilità
interna presente nella Intranet Documentale.
INPUT: Aspirazioni e volontà personali del dipendente; eventuale domanda compilata con errori.
OUTPUT: Domanda compilata.
VINCOLI: Apertura sportello Ufficio Politiche del Personale; risposte ricevute dalle direzioni contattate.
11. La domanda è corretta?
L’Ufficio Politiche del Personale prende in esame la domanda pervenuta e valuta se il dipendente l’ha compilata correttamente.
INPUT: Domanda del dipendente.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Correzioni da apportare alla domanda. L’iter riprende dalla attività numero 10.
Se risposta affermativa (SI): Passaggio all’attività numero 12. VINCOLI: Modalità di compilazione della domanda.
12. Protocollo della domanda
L’Ufficio Politiche del Personale avvia l’iter per protocollare la domanda ricevuta.
INPUT: Domanda compilata correttamente dal dipendente. OUTPUT: Domanda con numero di protocollo.
VINCOLI: Manuale di gestione dei documenti.
13. Inserire nella Intranet il nominativo del dipendente
L’Ufficio Politiche del Personale inserisce nell’archivio: Richieste mobilità
interna, presente nell’area della Intranet Documentale: Intranet nuova struttura Direzioni Organizzazione Personale e Segreteria Personale n – Le progressioni, la mobilità, le selezioni Mobilità interna; il nominativo del dipendente. Si ha il termine dell’iter.
INPUT: Domanda con numero di protocollo.
OUTPUT: Archivio Richieste di mobilità aggiornato. VINCOLI: Modalità di inserimento dati nella Intranet.
14. Il dipendente ha un profilo compatibile con le richieste?
L’Ufficio Politiche del Personale, sulla base del curriculum del dipendente e sulla lista delle direzioni che hanno comunicato carenza di personale, valuta se il dipendente ha un profilo richiesto dalle altre direzioni.
INPUT: Lista delle direzioni che hanno comunicato carenza di personale OUTPUT: Se risposta negativa (NO): L’iter riprende dall’attività numero 10.
Se risposta affermativa (SI): Proposte di mobilità e passaggio all’attività numero 15.
VINCOLI: Curriculum del dipendente; PEG. 15. Accetta le proposte ricevute?
Il dipendente valuta le proposte di mobilità formulate dall’Ufficio Politiche del Personale.
INPUT: Proposte di mobilità.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Le proposte non vengono accettate e l’iter riprende dalla attività numero 10.
Se risposta affermativa (SI): Lista delle proposte accettate dal dipendente e passaggio all’attività numero 16.
VINCOLI: Preferenze lavorative personali; eventuali vincoli imposti dal proprio dirigente.
16. Organizzare il colloquio con le direzioni di destinazione
L’Ufficio Politiche del Personale organizza i colloqui tra i dirigenti responsabili delle direzioni selezionate nell’attività precedente e il dipendente.
INPUT: Agenda del dipendente.
OUTPUT: Data, ora e luogo degli incontri.
VINCOLI: Impegni del dipendente; impegni del dirigente; lista delle proposte accettate dal dipendente
17. Colloquio con il dipendente
Il dirigente contattato per la mobilità, effettua un colloquio con il dipendente interessato a trasferirsi nella sua direzione.
Questa attività deve essere ripetuta con tutti i dirigenti responsabili delle direzioni selezionate.
INPUT: Esigenze e motivazioni del dipendente. OUTPUT: Valutazione del dipendente.
VINCOLI: Curriculum del dipendente. 18. Formula una proposta di trasferimento?
Il dirigente sulla base del curriculum, delle richieste avanzate dal dipendente e delle esigenze in campo di fabbisogno di personale, decide se formulare una proposta di mobilità.
Questa attività viene ripetuta per tutti i colloqui effettuati. INPUT: Valutazione del dipendente.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Non vengono formulate proposte e l’iter riprende dalla attività numero 10.
Se risposta affermativa (SI): Proposta di mobilità e passaggio all’attività numero 19.
VINCOLI: Richieste avanzate dal dipendente; esigenze di fabbisogno di personale; PEG.
19. Gradisce una proposta ricevuta?
Il dipendente effettua una valutazione sulle proposte ricevute e quindi la scelta della direzione di destinazione del processo di mobilità interna. INPUT: Proposte di mobilità ricevute.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Non vengono accettate le proposte ricevute e l’iter riprende dalla attività numero 10.
Se risposta affermativa (SI): Nome della direzione da inserire nella domanda di mobilità e passaggio all’attività numero 20.
VINCOLI: Esigenze e motivazioni del dipendente. 20. Compilare la domanda
L’attività consiste nella compilazione e consegna all’Ufficio Politiche del Personale della domanda di richiesta di trasferimento all’interno dell’Ente. Questo per avviare l’iter necessario a formalizzare la mobilità interna.
INPUT: Nominativo della direzione scelta; eventuale domanda compilata con errori.
OUTPUT: Domanda compilata.
VINCOLI: Apertura sportello Ufficio Politiche del Personale. 21. La domanda è corretta?
L’Ufficio Politiche del Personale prende in esame la domanda pervenuta e valuta se il dipendente l’ha compilata correttamente.
INPUT: Domanda del dipendente.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Correzioni da apportare alla domanda. L’iter riprende dalla attività numero 20.
Se risposta affermativa (SI): Passaggio all’attività numero 22. VINCOLI: Modalità di compilazione della domanda.
22. Protocollo della domanda
L’Ufficio Politiche del Personale avvia l’iter per protocollare la domanda ricevuta.
INPUT: Domanda compilata correttamente dal dipendente. OUTPUT: Domanda con numero di protocollo.
VINCOLI: Manuale di gestione dei documenti. 23. E’ favorevole alla mobilità?
Il documento protocollato arriva alla direzione dove attualmente il dipendente presta servizio per avere il parere favorevole del dirigente al processo di mobilità.
INPUT: Documento di mobilità interna.
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Rifiuto del dirigente a concedere la mobilità interna. L’iter riprende dalla attività numero 13.
Se risposta affermativa (SI): Assenso del dirigente a concedere la mobilità interna. Passaggio all’attività numero 24.
VINCOLI: Manuale di gestione dei documenti; PEG; esigenze di fabbisogno di personale.
24. E’ favorevole alla mobilità?
Il documento protocollato arriva alla direzione dove il dipendente ha fatto domanda di mobilità per avere il parere favorevole del dirigente alla prosecuzione dell’iter.
INPUT: Documento di mobilità interna
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Rifiuto del dirigente a concedere la mobilità interna. L’iter riprende dalla attività numero 13.
Se risposta affermativa (SI): Assenso del dirigente a concedere la mobilità interna. Passaggio all’attività numero 25.
VINCOLI: Manuale di gestione dei documenti; PEG; esigenze di fabbisogno di personale.
25. E’ favorevole alla mobilità?
Il documento protocollato arriva alla direzione generale, in quanto attualmente la direzione Organizzazione e Personale è senza dirigente, per avere il visto del Direttore Generale.
INPUT: Documento di mobilità interna
OUTPUT: Se risposta negativa (NO): Rifiuto del Direttore Generale a concedere la mobilità interna. L’iter riprende dalla attività numero 13. Se risposta affermativa (SI): Assenso del Direttore Generale a concedere la mobilità interna. Passaggio all’attività numero 26.
VINCOLI: Manuale di gestione dei documenti; PEG. 26. Provvedimento di trasferimento
La direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali effettua il provvedimento di mobilità e lo comunica agli attori interessati. INPUT: Domanda di mobilità interna; parere del dirigente attuale; parere del futuro dirigente; parere del Direttore Generale.
OUTPUT: Determina senza impegno presente nella scrivania degli attori interessati.
VINCOLI: Manuale di Gestione dei documenti; lista degli attori da informare quando si effettua un determina riguardante la mobilità interna. Ovvero:
• Dirigente della direzione di provenienza. • Dirigente della direzione di destinazione. • Direzione Prevenzione e Sicurezza. • Ufficio Relazioni con il Pubblico. • Assessore alle Risorse Umane. • Cassa Economale.
• Ufficio Controlli della Direzione Generale. • Ufficio Trattamento Economico.
27. Comunicare la Presa di Servizio
Il Dirigente della direzione di destinazione, il primo giorno che il dipendente si presenta nella nuova direzione, attesta che il dipendente a preso servizio presso la sua direzione.
INPUT: Cambiamenti da comunicare.
OUTPUT: Modulo per la segnalazione Presa di Servizio compilato. Fine dell’iter.
ITER PROCESSO (Schema 7.1, 7.2, 7.3, 7.4)
7.1.2 Conclusioni sulle comunicazioni nel processo di mobilità
La prima comunicazione, preliminare all’inizio del processo di mobilità interna, è quella classificata come “Informazioni sui servizi interni”.
Attualmente tale comunicazione non viene supportata dallo strumento “Rete Civica” (strumento utilizzato dall’Ente per diffondere le attività e i servizi svolti da ogni singolo ufficio) in quanto l’Ufficio Politiche del Personale non ha sviluppato un proprio sito sulla Rete Civica. Questa lacuna non è compensata dalla Intranet Documentale, in quanto risultano assenti documenti o riferimenti riguardanti lo svolgimento della mobilità (ad esempio non è previsto nessun richiamo al paragrafo “Disciplina della mobilità interna” dell’allegato “1 D – Disciplina della microstruttura e della mobilità interna” approvato con atto di GM. 242 del 19/12/2004). L’unico riferimento alla mobilità interna è una tabella riportante i nominativi dei dipendenti che ne hanno fatto richiesta.
Quindi l’unica modalità per poter ottenere informazioni è rivolgersi direttamente allo sportello dell’Ufficio Politiche del Personale e parlare con la responsabile, una unità appartenente alla categoria giuridica D.
Questa assenza di informazioni formalizzate porta il dipendente che richiede la mobilità ad intraprendere nelle fasi iniziali contatti con colleghi e dirigenti e nelle fasi successive, ad effettuare operazioni superflue per l’esecuzione del processo. La più frequente è quella di comunicare l’interesse della mobilità all’Assessore al personale.
La seconda comunicazione classificata come “Mobilità interna” è il passo formale che permette di iniziare il processo di mobilità interna.
Anche questa comunicazione, come la precedente, non viene supportata dagli strumenti informatici, ma la domanda viene consegnata direttamente dall’interessato alla mobilità, su “carta bianca”.
Questo comporta quindi: il controllo della domanda da parte dell’Ufficio Politiche del Personale, la richiesta di informazioni mancanti necessarie a portare ad una efficace conclusione la mobilità e la disomogeneità dei campi informativi contenuti nella domanda.
La terza comunicazione classificata come “Determina senza impegno di spesa”, viene effettuata dal dirigente competente in materia di personale utilizzando due strumenti di supporto: quello cartaceo e IRIDE.
La doppia circolazione, che crea quindi una ridondanza di comunicazioni, è indispensabile in quanto attualmente non essendo estesa a tutte le direzioni la firma digitale, il documento cartaceo rimane l’atto con valore legale e non può essere abbandonato.
L’ultima tipologia di comunicazione che troviamo nel processo di mobilità interna è la “Presa di Servizio”.
Questa comunicazione viene effettuata dal Dirigente responsabile della direzione di destinazione, ovvero quella in cui il dipendente si è trasferito, il primo giorno in cui il dipendente si presenta nella nuova direzione.
Lo scopo è quello di informare la direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali che il dipendente ha preso regolarmente servizio così come definito nella Determina senza impegno di spesa.
La “Presa di Servizio” è una comunicazione che non necessità di un atto amministrativo. Per creare uniformità la direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali, ha predisposto un apposito modulo, scaricabile dalla Intranet Documentale all’indirizzo: Intranet nuova struttura Direzioni
Organizzazione Personale e Segreteria Personale l – La modulistica presa di servizio.
In questo modulo sono contenute solamente informazioni di interesse della Direzione Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali, ovvero:
• il nominativo del dipendente;
• l’identificativo della Determina che rende operativo il trasferimento; • l’orario svolto dal dipendente.
7.2 Rubrica Dipendenti
All’interno del Comune di Pisa le informazioni riguardanti la rubrica dipendenti vengono fornite agli interessati utilizzando lo strumento Rete Civica. Ulteriori informazioni sui singoli dipendenti si possono ricavare anche consultando la Intranet Documentale. Qui le informazioni sono curate dalla direzione: Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali. Tale direzione infatti, nella propria sezione, raggiungibile seguendo il percorso: Intranet nuova
struttura Direzioni Organizzazione Personale e Segreteria Personale m – I Dipendenti dell’Ente; gestisce una tabella excel (aggiornata
mensilmente) che contiene: il nominativo dei dipendenti in ordine alfabetico; il numero di matricola; la categoria giuridica; la posizione economica; il profilo professionale; la direzione/struttura di appartenenza.
Un ulteriore canale, la mailing-list, viene utilizzato come cassa di risonanza per mettere in evidenza la realizzazione di cambiamenti apportati alla struttura o micro-struttura organizzativa stessa.
Le informazioni sui singoli dipendenti sono raggiungibili dal percorso: • Home > organizzazione comunale > rubrica dipendenti.
La rubrica dipendenti contiene i numeri telefonici interni e le mail personali di tutti i dipendenti. A ciascun dipendente, inoltre, è associato un ulteriore campo che ne indica il settore o l’ufficio di appartenenza. Un motore di ricerca consente di individuare il numero di telefono e la mail, a partire sia dal nome o cognome del destinatario, che dal settore di appartenenza.
La foto 7.1 illustra la pagina web utilizzata come interfaccia per la rubrica dipendenti.
Foto 7.1: Pagina web della rubrica dipendenti
7.2.1 Processo di gestione della rubrica
Il processo di gestione della rubrica dipendenti, ha attualmente come unico input le comunicazioni volontarie dei dipendenti che, tramite la posta elettronica, informano l’Ufficio Sistema Informativo, in particolare una figura professionale temporanea, ovvero una unità che svolge un tirocinio orientativo presso l’ufficio, eventuali modifiche da apportare alla rubrica.
L’Ufficio Sistema Informativo richiede periodicamente la collaborazione dei dipendenti, utilizzando le mailing – list istituzionali (lo stesso messaggio viene mandato in tutte e tre le mailing – list) per verificare la correttezza dei dati contenuti e mantenere la rubrica aggiornata.
I destinatari della comunicazione possono essere individuati nel solo personale interno all’amministrazione.
Utilizzando la tecnica IDEFF0 la comunicazione della rubrica dipendenti può essere rappresentata mediante lo schema proposto alla pagina seguente (Schema 7.5).
Schema 7.5: Gestione della Rubrica Dipendenti.
