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Capitolo 3
Il caso studio: Registrazione verbali
d’esame
Le operazioni di registrazione degli esami all’interno delle università implicano larealizzazione e la manutenzione di complessi sistemi in quanto, da una parte si tratta di gestire dati molto sensibili mentre dall’altra è necessario che le operazioni si svolgano nel minor tempo possibile in modo da offrire un immediato riscontro utile tanto ai docenti quanto agli studenti. Tale attività, proprio per le sue caratteristiche intrinseche,
normalmente richiede una notevole quantità di personale, impiegato nelle varie fasi della gestione e manutenzione delle informazioni.
La realtà attuale: statino cartaceo
Il sistema in uso al momento all’interno dell’Università di Pisa si avvale di una serie di componenti:
Il docente verbalizza la prova d’esame utilizzando uno statino cartaceo (fig 9), realizzato su carta speciale (chimica), dove riporta le informazioni sulla tipologia dell’esame (codice e nome dell’insegnamento, corso di laurea), sul candidato (matricola ed iniziali del cognome) e sull’esito della prova.
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Fig 9 Statino cartaceo
Gli statini compilati dai docenti vengono quindi raccolti in buste e consegnati al personale della segreteria studenti, all’interno di ogni dipartimento.
Periodicamente un incaricato delle segreterie centrali ha il compito di raccogliere tutte le buste dai vari dipartimenti e di recapitarle presso l’ufficio “Studenti e laureati”
Il personale tecnico provvede all’inserimento dei dati all’interno del sistema informativo di ateneo, utilizzando dei lettori ottici che permettono di recuperare le informazioni dai singoli verbali.
Solo a questo punto, dopo aver attraversato una serie di ulteriori controlli sulla correttezza e validità dei dati, le informazioni riportate nel verbale cartaceo sono effettivamente inserite nella base dati e quindi risultano presenti a tutti gli effetti nella carriera dello studente.
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Necessità di innovazione
Ogni anno il sistema sopra indicato prende in gestione circa 200.000 nuovi verbali d’esame, dei quali circa il 10% viene rifiutato dal sistema stesso perché presenta errori o anomalie. La complessità e soprattutto il numero considerevole di componenti che entrano in relazione col fine di gestire il meccanismo di registrazione, ha provocato e provoca tuttora, una serie di ritardi considerevoli nell’aggiornamento della carriera degli studenti; tale fatto determina una serie di conseguenze negative sia per lo studente, che per l’amministrazione.
Analizzando i dati presenti nel servizio informativo di ateneo Esse3[14] si nota che, nello stato attuale, i tempi di decorrenza fra la data in cui l’esame viene sostenuto e quella in cui è inserito a tutti gli effetti nell’archivio informatico, decorre un periodo che varia dai due ai sei mesi (Fonte dei dati: Ufficio Studenti e Laureati dell’Università di Pisa).
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Soluzione proposta
La soluzione proposta consiste nel fornire ai docenti, come alternativa al metodo
cartaceo, un sistema basato sull’utilizzo della messaggistica SMS per la verbalizzazione degli esami, unitamente ad una serie di interfacce web per consentire l’accesso, da PC o PDA, al servizio di gestione delle registrazioni.
Statini Service, questo il nome della soluzione proposta, espone una interfaccia XML Web Service che permette di interfacciarsi con il gateway SMS; quest’ultimo è stato sviluppato secondo le specifiche Perlay X e all’arrivo di un SMS contenente i dati per una registrazione, invoca il Web Method esposto dal servizio.
Dall’altra parte Statini Service sfrutta l’interfaccia XML Web Service esposta dal gateway stesso per inviare messaggi ai docenti, tipicamente richieste di conferme o segnalazioni di servizio.
Il gateway quindi è in grado di gestire contemporaneamente più operazioni:
• La ricezioni dei messaggi SMS dal provider telefonico (MAM server) • La ricezione delle richiesta HTTP, tra cui quelle per l’invio degli SMS
Il sistema espone una ulteriore interfaccia web per l’amministrazione del servizio
consentendo l’aggiunta, modifica o rimozione dei docenti, la produzione di reports, log e statistiche, la gestione di comunicazioni con i docenti abilitati, oltre che l’accesso
personalizzato per i docenti stessi al fine di monitorare lo stato delle registrazioni eseguite e consentire la verbalizzazione on-line con un sistema misto Web/SMS.
