Tiziana Rosa
VENT’ANNI DI ARIANNA
Selettivi,
ma datevi una regola
ARCHIVIO I B R I D O
Ibrido... che brivido!
L’aneddoto raccontato nell’episodio 4 apre uno scenario interessantissimo e tremendo, soprattutto per enti pubblici, ma anche privati, che spesso si trova- no per davvero di fronte alla situazione di questo video-racconto: l’avvocato Agnelli, durante un sopralluogo presso uno dei vecchi stabilimenti della Fiat, nella fantastica zona Mirafiori, va alla ricerca di un capannone, perché è là che inizierà la produzione del mitico cinquino ibrido di seconda generazione. Con grande stupore e con sgomento, aprendo la porta, ritrova inaspettatamente un
archivio di deposito
dimenticato, e ahimé non si tratta di finzione cinema- tografica, né di confusione onirica, ma è realtà nuda e cruda: un magazzino in cui, sono stati raccolti strumenti e oggetti obsoleti impolverati e di ogni tipo, vecchi pc e hardware di ogni specie contenenti ancora al loro interno documen- tazione; documenti smembrati e frammentati, un tempo archivi di importante e preziosa consultazione - ad esempio pratiche, progetti che narrano attività fon- damentali del soggetto che li ha prodotti, ma anche registri vuoti, modulistica in bianco e addirittura scatole, dove qualcuno in fretta e furia ha riversato alla rinfusa il contenuto di un’intera scrivania.Vi mettereste le mani nei capelli al solo pensiero di cercare un documento e gri- dereste: “Oh cielo datemi i sali”… Cosa fare allora? La questione è complessa e articolata: quanti documenti, quanta storia, quanti segreti e che caos!
Andiamo per gradi, keep calm, partiamo dalle basi... è possibile prevenire un tale caos e/o rimediare con operazioni, strumenti appropriati e regole precise da seguire, soprattutto nel caso in cui un archivio possieda, come questo, la notifica di notevole interesse storico da parte della Soprintendenza Archivistica, che dovrà supervisionare il tutto.
ARCHIVIO I B R I D O
Concentriamoci!
La selezione della documentazione analogica, in genere, andrà effettuata secon- do tre modalità differenti di intervento, che si realizzano con tempi diversi:
•
scarto in itinere
: viene effettuato dagli Uffici quando le carte di affari con- clusi vengono collocate nell’archivio di deposito. Si tratta in questo caso prin- cipalmente di eliminazione di fotocopie, stampe, appunti, buste, normativa, insomma documentazione strumentale e comunque documenti non protocol- lati;•
scarto preordinato
: in relazione alle scadenze previste dal massimario di selezione e scarto;•
scarto differito
: effettuato al momento del passaggio dall’archivio di de- posito a quello storico, trascorso il quarantennio, con schedatura e salva- guardia finale dei documenti selezionati (questo sarà il caso dell’archivio del video-racconto).Ma quali sono le armi e le difese in un’operazione del genere?
La prima arma è il Piano di conservazione e massimario di scarto: uno stru- mento archivistico (anzi 2) utile ad enti pubblici e privati, che permette di gestire correttamente il ciclo di vita dei documenti; esso indica per ciascuna tipologia documentaria i tempi di conservazione, cioè se sono tempi limitati (con l’indica- zione degli anni) o illimitati, stabiliti secondo motivazioni peculiari, in riferimento al core dell’ente stesso. Per i documenti con tempi limitati, trascorso il periodo indicato, sarà possibile attuare lo scarto, per i secondi il soggetto avrà cura di conservarli, ed essi seguiranno il ciclo di vita naturale di un archivio.
Quindi possiamo decidere lo scarto seguendo le indicazioni di quanto è sta- to detto finora, mentre il passo successivo sarà quello della redazione della proposta di scarto, un documento che riporterà, in linea di massima, i seguenti dati: l’azienda che propone lo scarto, le pagine di cui si compone il documento della proposta; il numero delle unità documentarie da scartare, la descrizione degli atti, l’indicazione degli estremi cronologici, il peso, il motivo dell’elimina- zione; infine l’indicazione di qualifica e responsabilità di chi firma il documento.
La Soprintendenza (nel caso in cui essa sia coinvolta come nel nostro caso), entro 60 giorni dalla richiesta, si riserverà di autorizzare o meno lo scarto, nel primo caso invierà l’autorizzazione alla distruzione dei documenti all’ente in- teressato, nel secondo la mancata autorizzazione.
Ditte specializzate e anche la Croce Rossa Italiana possono essere incaricate del-
lo scarto e dovranno restituire un certificato/verbale di avvenuta distruzione che dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza entro 60 giorni.
Certo direte “Che pizza”, ma teniamo di conto che lo scarto è un’attività irreversibile e quindi è giusto avere strumenti adeguati per realizzarlo e rispet- tare con diligenza tutte le fasi di cui abbiamo parlato sopra!
È sempre l’assenza di un progetto archivistico adeguato, strutturato che con il passare del tempo, trasforma qualsiasi patrimonio documentario in un accumulo indistinto di documenti - in vari formati, analogici, digitali - di oggetti vari. Un nucleo documentario in tale condizioni rischierà davvero di essere abbandona- to, di diventare inaccessibile anche per la riduzione degli spazi; fino a quando un fortuito sopralluogo o un’urgente e importante verifica amministrativa, giuridica o fiscale che sia, ne riveleranno l’esistenza e l’importanza e di conseguenza la necessità urgente della messa in atto di un piano archivistico di recupero. Insom- ma direi che l’episodio del video racconto è verosimile!
Aggiungerei a questo punto che proprio quando l’unica soluzione potrebbe sembrare quella di seguire il consiglio del conte Mascetti, di “dare fo’o alla montagna di carte”, ecco che entra in gioco l’archivista, l’unico che possieda la professionalità adeguata per ridare un senso o meglio un vincolo a ciò che può sembrare semplicemente un insieme di faldoni impolverati o di noiosi documen- ti senza apparente interesse e valore, ma che, invece, sottoposti ad un riordino accurato evidenzieranno, con sorpresa, la preziosa Storia di un Ente e lo tutele- ranno nel profondo in sede civile o tributaria.
Tutto questo può essere applicato anche per gli
archivi digitali
, in particolare ci riferiamo a quei documenti nativi digitali memorizzati in un pc, in un hard disk o in un account di una posta istituzionale di un personaggio politico o illustre che sia, o di un’azienda/impresa privata o pubblica, come accade nel video.Pensate, ad esempio, ad alcuni reiterati comportamenti non proprio adeguati in ambito digitale (che poi, a pensarci bene, sono gli stessi in campo analogico):
l’abitudine a duplicare, raccogliere documenti spesso senza uno specifico crite- rio e in più copie, senza che se ne registri il versionamento e senza avere più la possibilità di risalire all’originale; icone di cartelle con denominazioni improbabili e poco chiare; la falsa consapevolezza che un file non occupi poi tanto spazio e che la sua conservazione sia eterna e soprattutto che non abbia nessun costo;
l’illusione, appunto, che un hard-disk sia il luogo più sicuro dove conservare un documento, per poi trovarsi di fronte all’avviso “File corrotto” (argh!!!) e non avere più la possibilità di recuperarlo, leggerlo, consultarlo, utilizzarlo.
In merito non esiste una una grande letteratura, ma possiamo applicare un pre-
zioso buon senso archivistico e documentale e possiamo usare le consuetudini già valide per il cartaceo.
Gli archivisti da guerra, come simpaticamente li definisce in sogno il Bonaini, sa- ranno in grado di agire e ricreare un archivio dove c’era un accumulo di carte e - poiché essi sono anche al passo con i tempi - saranno preparati e capaci nell’i- dentificare, selezionare/scartare, inventariare, archiviare e provvedere alla conser- vazione di tutti i tipi di formati documentari che, ad esempio, si sono presentati in questo archivio di deposito del video-racconto: un archivio ibrido, appunto, nella delicata fase di deposito, quella fase in cui - dopo le operazioni di selezione e scarto di cui abbiamo parlato - andremo a costituire l’archivio storico dell’ente.
Perdonerete l’autocelebrazione, ma un po’ di pathos in questa sorta di riscatto professionale ci stava, altrimenti non avreste letto fin qui! Perché avete letto vero?
E ora finalmente mi sembra proprio arrivato il momento di gridare: “Brrr, Ibrido che brivido”!
Diamo qualche esempio di riordino di un archivio ibrido di questo tipo.
Per il riordino e la descrizione di un archivio ibrido nella sua fase di passaggio dal deposito allo storico non esiste una grande letteratura, come già diceva- mo. È auspicabile, quindi, prima di tutto prevedere un progetto di riordino e inventariazione peculiare, ad hoc. Facciamo un esempio: è possibile iniziare col gestire la documentazione cartacea e digitale in 2 sub-fondi distinti, in linea con la diversa natura e le diverse esigenze di conservazione delle due tipologie documentarie.
Potremmo dividere il progetto in 2 parti: la prima parte dedicata al riordino dell’archivio cartaceo che avrà come scopo quello di ricostruirne l’integrità, cer- cando di ripercorrere il vincolo delle carte e mantenerne il più possibile la fisio- nomia originaria, seguendo l’iter archivistico classico; la seconda parte, quella dedicata al riordino dei documenti digitali (per essa varranno tutti gli spunti che offre la prima parte), per la quale sarà indispensabile, in questo caso specifico, mettere in atto una ricognizione iniziale davvero molto puntuale della docu- mentazione, perché non è stata certo gestita con un documentale, e per questo disseminata in più versioni in computers, hard disk, cd, altri repository, in clouds, negli account di posta istituzionale... (per esempio file di testo, audio, video, im- magini...). Questa ricognizione ci darà una visione complessiva e completa tale da poter determinare con certezza cosa andrà scartato e cosa andrà descritto e conservato in maniera permanente. Voi direte che vale lo stesso ragionamento per i documenti analogici: si è vero, ma qui il rischio di perdersi qualcosa è an- cora più elevato!
Alla fine di queste operazioni per entrambi le parti si passerà alla descrizione archivistica informatizzata.
State attenti: questa parte di documentazione digitale dopo essere stata se- lezionata, adeguatamente scartata, dovrà essere predisposta per la conserva- zione a norma se desideriamo che le generazioni future riescano a reperirla e, ancora, in un formato che sia leggibile.
Qualora si tratti di un archivio di notevole interesse storico anche per questa do- cumentazione digitale andrà inviata una proposta di scarto alla Soprintendenza archivistica.
Quali sono gli spunti che possiamo trarre da tutto questo:
• Che uno scarto, con tutte le sue peculiarità, analogico o digitale che sia è un’operazione essenziale per la vita di un archivio.
• Che non bisogna aspettare, come nel sogno, avvenimenti fortuiti, ma che un progetto archivistico si cura dalla nascita del primo documento!
• Che un archivio così costituito e formato sarà funzionale alle esigenze prati- che, burocratiche e giuridiche di aziende pubbliche e private e che le porterà in maniera naturale anche alla costituzione del proprio archivio storico, che darà loro legittimazione e credibilità.
• Che lo scarto, però, è una procedura delicata e irreversibile: richiede espe- rienza e in alcuni casi la vigilanza di enti preposti alla tutela del patrimonio documentario.
• Che solo la scelta della migliore consulenza potrà gettare le basi per realiz- zare tutto questo e portarlo avanti nel tempo. E’, quindi, fondamentale affi- darsi a consulenti esperti - ad esempio come quelli di Hyperborea che hanno un’esperienza ventennale in questo campo, che hanno visto davvero archivi di ogni genere e tipo - e che soprattutto sono in un continuo evolvere per essere al passo con i tempi e raggiungere sempre i risultati migliori anche, ad esempio, in questa fase delicata di transizione dall’analogico al digitale.
Qualche riferimento normativo:
- Piano di conservazione: previsto dal DPR 1409/1963 è una sorta di elenco di massima, indicativo e non tassativo, di tipologie documentarie da eliminare a scadenze prefissate.
- Massimario di scarto: previsto dal DPR 445/2000 (art. 68) è lo strumento archivistico che, integrato nel Titolario di classificazione, deve contenere le strategie e i tempi di conservazione dei documenti.
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