COMUNE DI JESI

Originale

COMUNE DI JESI

DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE Atto n. 204 del 29 Dicembre 2009

OGGETTO: APPROVAZIONE MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E PROTOCOLLO INFORMATICO

Il giorno 29 Dicembre 2009 alle ore 13:00 nella Sede Municipale di Jesi, convocata nei modi di legge, si è riunita la Giunta Comunale.

Alla discussione del presente punto all’ordine del giorno, risultano presenti i signori:

N. COMPONENTE QUALIFICA PRESENTE

1 BELCECCHI FABIANO Sindaco S

2 AGUZZI BRUNA Assessore S

3 CONTI VALENTINA Assessore N

4 MAIOLATESI GILBERTO Assessore S

5 OLIVI DANIELE Assessore S

6 ROMAGNOLI SIMONA Assessore N

7 SORANA VINCENZO Assessore S

8 TONELLI STEFANO Assessore S

Partecipa alla seduta il SEGRETARIO GENERALE Dott.ssa MANCINI LAURA.

IRIDE Doc.ID 1141898 G.C. n. 204 del 29/12/2009

OGGETTO: APPROVAZIONE MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

LA GIUNTA COMUNALE

VISTO il documento istruttorio, riportato in calce alla seguente deliberazione, predisposto dal SERVIZIO SEGRETERIA GENERALE da cui risulta la necessità di “APPROVARE IL MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO” comprensivo degli allegati, tra cui il Titolario per la classificazione degli atti e il piano di conservazione dell’archivio;

RITENUTO per i motivi riportati nel predetto documento istruttorio e che vengono condivisi, deliberare in merito;

RITENUTO che la presente deliberazione costituisce, ai sensi dell'art. 107 - comma 1 e 2 - del D.Lgs. 18.08.2000, n. 267, atto amministrativo contenente indirizzi, programmi ed obiettivi e precisamente: “APPROVARE IL MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO” comprensivo degli allegati, tra cui il Titolario per la classificazione degli atti e il piano di conservazione dell’archivio e che al competente SERVIZIO SEGRETERIA GENERALE, ai sensi dell'art. 107 - comma 1 del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267 sono attribuite le conseguenti procedure esecutive e gestionali;

RITENUTO di dover provvedere in merito;

VISTO l'art. 48 del 18.08.2000;

VISTO il PARERE FAVOREVOLE del RESPONSABILE del SERVIZIO SEGRETERIA GENERALE, per la regolarità tecnica espresso sulla proposta della presente deliberazione ai sensi dell’art. 49, comma 1, del D.Lgs. 18.08.2000, n. 267 ed inserito all'originale del presente atto;

CON VOTAZIONE UNANIME E FAVOREVOLE, resa nei modi e forme di Legge;

D E L I B E R A

1.la premessa narrativa forma parte integrante e sostanziale del presente atto e si intende qui richiamata;

2.di approvare, per le ragioni esposte in premessa, il Manuale di Gestione dei flussi documentali e

del Protocollo Informatico e gli allegati, tra cui il Titolario per la classificazione degli atti e il Piano

di conservazione dell’archivio, tutti allegati al presente atto a formarne parte integrante e

sostanziale;

3.di dare atto che la presente deliberazione costituisce, ai sensi dell'art. 107 - comma 1 e 2 - del D.Lgs. 18.08.2000, n. 267, atto amministrativo contenente indirizzi, programmi ed obiettivi e precisamente: “APPROVARE IL MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO” comprensivo degli allegati, tra cui il Titolario per la classificazione degli atti e il piano di conservazione dell’archivio e che al competente SERVIZIO SEGRETERIA GENERALE, ai sensi dell'art. 107 del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267 sono attribuite le conseguenti procedure esecutive e gestionali;

4.di dare atto che, ai sensi della L. 241/90, il responsabile del procedimento è la Dott.ssa Rosa Minervi della U.O.C. Affari Generali;

5.di dare atto che la presente deliberazione diventerà esecutiva dopo il 10° giorno di pubblicazione

all'Albo ai sensi dell'art.134, comma 3° del T.U.E.L. n.267 del 18.08.2000 e che della stessa sarà

data comunicazione ai capigruppo ai sensi dell'art. 125 del TUEL n. 267 del 18.08.2000.

DOCUMENTO ISTRUTTORIO

SERVIZIO SEGRETERIA GENERALE – U.O.C. AFFARI GENERALI

OGGETTO: APPROVAZIONE MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

VISTO il capo IV del D.P.R. 28/12/2000 n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e

razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa;

RILEVATO che, nel quadro complessivo della semplificazione delle procedure adottate dalla Pubblica Amministrazione e nell’ottica dell’attuazione dei principi della riforma, appare ormai improcrastinabile un percorso di rinnovamento che porti alla realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali, con la conseguente messa in opera di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro;

DATO ATTO che il Comune di Jesi, con determinazione del Dirigente della Segreteria Generale n.

658 del 29.04.2009, ha costituito un gruppo di lavoro per dare concreto avvio al progetto di gestione informatica dei flussi documentali;

CONSIDERATO che tale progetto comporta una radicale innovazione nelle procedure di formazione, protocollazione, gestione, archiviazione e conservazione dei documenti dell’Ente, sia cartacei che digitali, con un forte coinvolgimento in particolare dei responsabili di procedimento;

VISTO il D.P.C.M. 31 Ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico” che all’art. 5 prescrive che ogni pubblica Amministrazione adotti un proprio “Manuale di gestione del protocollo informatico” nel quale, citando la norma, venga descritto “il sistema di gestione e conservazione dei documenti” e vengano fornite le “istruzioni per il corretto funzionamento del servizio”;

ATTESO che, tra gli allegati al Manuale è presente anche il nuovo Titolario per la classificazione degli atti che il Comune di Jesi intende adottare;

PRESO ATTO della deliberazione della Giunta Comunale n. 95 del 18.05.2004 con cui:

-è stato istituito, ai sensi dell’art. 61 comma 1 del DPR 445/2000, il Servizio Archivistico Comunale, prevedendone l’inserimento all’interno dell’Area Affari Generali;

-è stata individuata, ai sensi dell’art. 50 comma 4 del DPR 445/2000, un’unica Area Organizzativa Omogenea;

-è stato individuato nel Dirigente pro-tempore agli Affari Generali, il responsabile del Servizio

Archivistico Comunale;

ESAMINATO il Manuale di Gestione predisposto nel rispetto delle prescrizioni legislative sopra descritte con gli allegati che lo compongono, che si allegano al presente atto come parte integrante e sostanziale;

TENUTO CONTO che il testo del Manuale fa riferimento alla situazione attuale e che pertanto potrà essere periodicamente aggiornato e rivisto, in particolare in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie, nonché sulla base dell’organizzazione del Servizio;

VISTO il DPR 445/2000;

VISTO il DPCM 31.12.2000;

VISTA la Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 9 Dicembre 2002 di definizione degli indirizzi per l’adozione delle norme in materia di protocollo informatico e di trattamento elettronico dei procedimenti amministrativi;

VISTO il Decreto del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie del 14 Ottobre 2003, con il quale sono state approvate le linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi;

VISTO il D.Lgs. 7 Marzo 2005 n. 82 “Codice dell’Amministrazione digitale”;

VISTI gli artt. 32/33/34 della legge 18 giugno 2009 n. 69 recanti disposizioni in materia di sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea e modifiche al Codice dell’Amministrazione Digitale;

PRESO ATTO che la presente deliberazione non comporta impegno di spesa;

VISTA la deliberazione della Giunta Comunale n. 98 del 30.06.2009 con la quale sono stati assegnati gli obiettivi ai dirigenti per l’anno 2009;

QUANTO SOPRA PREMESSO, SI PROPONE DI APPROVARE IL SEGUENTE DELIBERATO 1)la premessa narrativa forma parte integrante e sostanziale del presente atto e si intende qui richiamata;

2)di approvare, ai sensi dell’art. 50 del DPR 445/2000 e dell’art. 5 del DPCM 31.12.2000, il Manuale di gestione del protocollo informatico del Comune di Jesi con gli allegati che lo compongono, tra cui il Titolario di classificazione e Piano di conservazione dell’archivio, che vengono allegati alla presente deliberazione quale parte integrante e sostanziale;

3)di dare mandato al responsabile del Servizio Archivistico Comunale (SAC) a provvedere all’aggiornamento del manuale e dei suoi allegati, in occasione di modifiche normative, di acquisizione di nuove tecnologie o di variazioni nella organizzazione del Servizio.

IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO

Dott.ssa Rosa Minervi

DELIBERAZIONE GIUNTA COMUNALE N. 204 DEL 29.12.2 Deliberazione avente per oggetto:

APPROVAZIONE MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

UFFICIO PROPONENTE: U.O.C. AFFARI GENERALI RESP. PROCEDIMENTO (Firma) Dott.ssa Rosa Minervi

PARERE DI REGOLARITA’ TECNICA

Il sottoscritto Dott.ssa LAURA MANCINI, nella sua qualità di Dirigente del Servizio Segreteria Generale, ai sensi dell’art. 49, comma 1, del T.U.E.L. n.267 del 18.08.2000, esprime il proprio parere FAVOREVOLE in ordine alla regolarità tecnica della deliberazione

Jesi, lì 28.12.2009

IL DIRIGENTE DEL SERVIZIO Dott.ssa Laura Mancini

PARERE DI REGOLARITA’ CONTABILE

Il sottoscritto _________________________/________________________________ Responsabile del Servizio Finanziario ai sensi dell’art. 49, comma 1°, del T.U.E.L. 267 del 18.08.2000, esprime il proprio parere FAVOREVOLE in ordine alla regolarità contabile

Jesi, lì _______/___________

IL DIRIGENTE SERVIZIO FINANZIARIO

____________________/_________________

Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto.

IL PRESIDENTE IL SEGRETARIO GENERALE

BELCECCHI FABIANO Dott.ssa MANCINI LAURA

PUBBLICAZIONE N.______________ Registro di Pubblicazione.

La presente deliberazione viene pubblicata oggi all’Albo Pretorio del Comune di Jesi e vi rimarrà affissa per 15 giorni consecutivi.

IL SEGRETARIO GENERALE

Jesi, lì 05/03/2010 Dott.ssa MANCINI LAURA

La stessa è pubblicata sul sito del Comune:

ESEGUIBILITA’ – ESECUTIVITA’

- La presente deliberazione è stata dichiarata immediatamente eseguibile dall’Organo deliberante.

IL SEGRETARIO GENERALE Dott.ssa MANCINI LAURA

- La presente deliberazione è divenuta esecutiva dal in quanto:

Decorsi 10 giorni dalla pubblicazione all’Albo Pretorio

Decorsi, senza esito, 15 giorni dalla richiesta di esame al Difensore Civico Confermata dal Consiglio Comunale con atto n____ del_____________

IL SEGRETARIO GENERALE

Jesi, lì ______________ Dott.ssa MANCINI LAURA

Manuale di gestione dei flussi documentali e protocollo informatico

redatto ai sensi del DPCM 31 ottobre 2000

INDICE

INTRODUZIONE

SEZIONE I

DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 1 - Definizioni

Articolo 2 - Ambito di applicazione Articolo 3 - Aree organizzative omogenee

Articolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

Articolo 5 - Sistema di gestione informatica dei documenti Articolo 6 - Eliminazione dei protocolli interni

SEZIONE II

PRODUZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 7 - Regole generali e contenuti minimi

Articolo 8 - Produzione dei documenti informatici SEZIONE III

RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 9 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Articolo10 - Ricezione dei documenti informatici

SEZIONE IV

REGISTRAZIONE, CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 11 - Registrazione di protocollo

Articolo 12 - Registrazione di protocollo dei documenti informatici Articolo 13 - Segnatura di protocollo

Articolo 14 - Segnatura di protocollo dei documenti informatici Articolo 15 - Riservatezza delle registrazioni di protocollo

Articolo 16 - Annullamento o modifica delle registrazioni di protocollo Articolo 17 - Registro giornaliero di protocollo

Articolo 18 - Registro di emergenza

Articolo 19 - Differimento dei termini di registrazione

Articolo 20 - Documenti soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo Articolo 21 - Documenti non soggetti all'obbligo della registrazione di protocollo Articolo 22 - Titolario di classificazione e piano di conservazione dell'archivio Articolo 23 - Classificazione dei documenti

Articolo 24 - Formazione e identificazione dei fascicoli

SEZIONE V

GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA IN ENTRATA Articolo 25 - Ricezione

Articolo 26 - Apertura della corrispondenza

Articolo 27 - Registrazione di protocollo e classificazione Articolo 28 - Assegnazione

Articolo 29 - Scansione

Articolo 30 - Recapito e presa in carico della corrispondenza Articolo 31 - Assegnazione interna

Articolo 32 - Fascicolazione

SEZIONE VI

GESTIONE DEI DOCUMENTI INTERNI, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

Articolo 33 - Produzione dei documenti interni

Articolo 34 - Gestione dei flussi documentali tra gli uffici dell'AOO Articolo 35 - Gestione dei procedimenti amministrativi

SEZIONE VII

GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA IN USCITA Articolo 36 - Spedizione dei documenti su supporto cartaceo

Articolo 37 - Spedizione dei documenti informatici SEZIONE VIII

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 38 - L'archivio dell'Amministrazione

Articolo 39 - Archivio corrente Articolo 40 - Archivio di deposito Articolo 41 - Archivio storico

SEZIONE IX NORME TRANSITORIE Articolo 42 - Norme transitorie

Allegati:

N. 1 - Area Organizzativa Omogenea - Dati identificativi del Servizio Archivistico - Organigramma N. 2 - Abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti N. 3 - Formati abilitati

N. 4 - Titolario di classificazione, schema riassuntivo e prontuario di classificazione, piano di conservazione dell'archivio.

N. 5 - Centro di conservazione digitale e manuale di conservazione.

N. 6 - Sedi di conservazione dell'archivio storico e dell'archivio di deposito

INTRODUZIONE

La gestione integrata dei documenti, dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi, con modalità conformi al DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, e al codice dell'amministrazione digitale, contenuto nel D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni e integrazioni, richiede non soltanto l'impiego di tecnologie avanzate, ma anche la revisione delle procedure inerenti alla tenuta del protocollo e alla formazione dell'archivio.

Con l'introduzione del documento informatico, gli uffici delle Pubbliche Amministrazioni dovranno utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti per svolgere ogni attività inerente all'ordinamento, alla ricerca e all'accesso al patrimonio documentario. Pertanto è necessario promuovere un cambiamento radicale della mentalità e dei modelli organizzativi, coinvolgendo in questo processo di ammodernamento tutto il personale dell'ente, a partire dai livelli meramente operativi a quelli dirigenziali e di governo.

Il coinvolgimento di tutte le unità organizzative del Comune nella gestione dei documenti richiede una preliminare e dettagliata regolamentazione delle attività; ogni operatore deve avere le istruzioni necessarie per svolgere correttamente, per qualsiasi tipo di documento, le operazioni di registrazione, fascicolazione e archiviazione. Solo così la formazione dell’archivio potrà avvenire in modo uniforme.

Il legislatore, consapevole di questa necessità, con il DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico, ha attribuito al Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, di cui all'art. 61 del DPR n. 445/2000, di seguito denominato Servizio Archivistico, il compito di predisporre un manuale di gestione dei documenti, che deve essere adottato dall'ente con atto formale, reso pubblico e comunicato a tutto il personale il qual è tenuto ad applicare le regole ivi contenute sotto il controllo e la supervisione del Responsabile del Servizio Archivistico.

Si tratta di un documento piuttosto complesso che descrive il modello organizzativo scelto dall’ente e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio archivistico, ma nello stesso tempo vuole essere un vero e proprio strumento di lavoro quotidiano che costituisca un punto di riferimento per chiunque operi all'interno dell'Amministrazione.

Il presente manuale di gestione dei documenti contiene disposizioni di carattere generale, che presumibilmente rimarranno inalterate nel tempo, e specificazioni di natura operativa e di dettaglio, che invece richiederanno un continuo adeguamento al contesto organizzativo, normativo e tecnologico dell'ente, la sua struttura è articolata in due parti: un documento principale e una serie di allegati, quest'ultimi continuamente aggiornati a cura del Responsabile del Servizio Archivistico.

In particolare, nella sezione IX Disposizioni finali, sono riportate le norme transitorie che

disciplinano l’applicazione delle disposizioni contenute nel manuale in rapporto all’effettiva

disponibilità delle tecnologie e dei servizi propedeutici.

SEZIONE I

DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 1 - Definizioni

Ai fini del presente manuale si intende per:

Amministrazione il Comune di Jesi

Archiviazione digitale il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione

Archivio il complesso di documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione nel corso della sua attività istituzionale.

Archivio corrente la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente

Archivio di deposito la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico

Archivio storico il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico

Area Organizzativa Omogenea (AOO)

un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato.

L’AOO è composta dall’insieme di tutte le Unità Organizzative (UO) istituite dall’Amministrazione comunale ed articolate in Aree e Servizi.

Casella istituzionale di posta elettronica

la casella di posta elettronica certificata, istituita da una AOO, per la ricezione dall’esterno e la spedizione all’esterno dei messaggi da registrare a protocollo

Conservazione digitale

il processo di conservazione dei documenti digitali effettuato con le modalità degli articoli 3 e 4 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11

Documento informatico

la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

Fascicolo l’unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; insieme organico di documenti relativi alla medesima persona fisica o giuridica; aggregazione organizzata di documenti prodotti o ricevuti dalle unità organizzative dell’Amministrazione

Firma digitale un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti

Firma elettronica l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica Firma elettronica qualificata la firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro

Flusso documentale il movimento dei documenti sia all’interno dell’archivio che tra le unità

organizzative che compongono una AOO

Gestione dei documenti

l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati

Impronta del documento informatico

una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicura l’univocità del risultato

Indice alfabetico di classificazione

lo strumento, associato necessariamente al titolario di classificazione, che indica in ordine alfabetico le voci dalle quali si rinvia alle ripartizioni del titolario

Inserto la partizione, comprendente uno o più documenti, di un sottofascicolo a sua volta appartenente a un fascicolo

Interoperabilità la possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività ed i procedimenti amministrativi conseguenti

Lista Controllo Accesso (ACL)

Una lista di utenti o gruppi di utenti utilizzata per restringere l’accesso a un documento o ad un fascicolo

Piano di conservazione di un archivio

il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

Registrazione di protocollo

l’operazione di registrazione quotidiana dei documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione, assegnando contestualmente a ciascuno di essi un numero progressivo, che comincia da 1 all’inizio di ogni anno solare. La registrazione a protocollo attesta in modo inoppugnabile l’esistenza all’interno dell’archivio e la data archivistica del singolo documento, che viene identificato in modo univoco dal numero progressivo assegnatogli

Registro di protocollo il registro su cui si annotano quotidianamente i documenti ricevuti o spediti dall’Amministrazione; è un atto pubblico di fede privilegiata

Repertorio il registro su cui si trascrivono e nel quale si inseriscono in sequenza determinata (in genere cronologica) documenti ai quali si attribuisce un numero identificativo progressivo con valenza probatoria

Repertorio dei fascicoli

il registro sul quale si annotano i fascicoli secondo l’ordine con cui si formano all’interno delle classi archivistiche. Si utilizza per la ricerca delle pratiche in corso di trattazione.

Scarto la eliminazione fisica e irreversibile di documenti Segnatura di protocollo

l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso

Serie ciascun raggruppamento, operato dall’Amministrazione stessa, di documenti o fascicoli con

caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione

all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’Amministrazione

Servizio archivistico comunale (SAC)

l’ambito organizzativo preposto alla tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Sistema di gestione informatica dei documenti l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti

Supporto ottico di memorizzazione

il mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l’impiego della tecnologia laser

Testo unico

il DPR 28 dicembre 2000, n° 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

Titolario di classificazione

un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta

Unità Organizzativa(UO)

La struttura operativa (Area / Servizio) individuata dall’Amministrazione alla quale fanno capo specifiche competenze e procedimenti

Articolo 2 - Ambito di applicazione

1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi del Comune di Jesi.

Articolo 3 - Aree Organizzative Omogenee

1.Ai fini della gestione dei documenti, l’Amministrazione ha individuato una sola Area Organizzativa Omogenea (AOO) composta dall’insieme dei Servizi che sono articolati in Unità Organizzative.

2. Nell’allegato n.1 sono riportati i dati identificativi dell’AOO e la sua articolazione gerarchica.

3. L'Amministrazione attiva per l'AOO istituita, una casella di posta elettronica istituzionale e comunica al CNIPA le informazioni necessarie per l'iscrizione all'indice nazionale della Pubblica Amministrazione. Tali informazioni sono riportate nell'allegato1.

Articolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

1. Nell’ambito dell’AOO di cui all’articolo 3, comma 1, è istituito un Servizio per la tenuta del

protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, denominato Servizio

archivistico comunale (SAC), i cui estremi identificativi sono riportati nell'allegato n.1.

2. Al SAC sono assegnati i seguenti compiti:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti;

e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione dell’archivio;

f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

g) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale dell’Amministrazione interessato;

h) ha competenza sull’intera documentazione dell'Archivio corrente e di deposito;

i) mantiene costantemente aggiornato il manuale di gestione dei documenti, provvedendo anche alla sua pubblicazione, comunicazione e diffusione negli Uffici utente.

3. Il nominativo del Responsabile del SAC e quello del suo vicario, nei casi di vacanza, assenza, impedimento, sono riportati nell'allegato n.1.

Articolo 5 - Sistema di gestione informatica dei documenti

1. Nell'ambito dell'AOO di cui all'articolo 3 comma , del presente manuale, è attivato un sistema di gestione informatica dei documenti, detto anche sistema di protocollo informatico, conforme alla normativa vigente.

2. Il sistema di cui al comma 1 è reso disponibile su tutte le stazioni di lavoro degli uffici afferenti all'AOO. Le abilitazioni all'utilizzo delle sue funzionalità da parte del personale di detti uffici sono specificate nell'allegato n.2.

3. Il controllo degli accessi al sistema di gestione informatica dei documenti è ottenuto assegnando a ciascun utente la credenziali di autenticazione (user- ID E Password) la cui gestione riservata è garantita dal Responsabile del Servizio sistemi informativi dell'Amministrazione.

4. L'accesso per via telematica al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni all'AOO, è consentito con strumenti tecnologici che permettono di identificare in modo certo il soggetto richiedente, a questo scopo si utilizzano la carta d'identità elettronica (CIE) e la carta nazionale dei servizi (CNS).

5. Il sistema operativo dell'elaboratore su cui è realizzato il sistema di gestione informatica dei documenti assicura:

a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti

b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati

d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale

da garantire l'dentificabilità dell'utente stesso. Tali registrazioni sono protette da modifiche non

autorizzate ed archiviate.

6. Il sistema di gestione informatica dei documenti assicura:

a) il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti b) il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l'individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate ed archiviate.

7. La conformità del sistema operativo alle specifiche di cui al comma 5 e il possesso dei requisiti minimi di sicurezza per quanto attiene la specifica applicazione del protocollo informatico, sono attestate dal fornitore con idonea documentazione inclusa nella fornitura.

8. L'accesso in lettura e scrittura al repository documentale costituito sul sistema di gestione informatica dei documenti è effettuato solo dal processo server dell'applicativo di protocollo informatico, mai dalle stazioni di lavoro.

9. Il Responsabile del Servizio sistemi informativi dell'Amministrazione garantisce la puntuale esecuzione, da parte del personale appositamente autorizzato, delle operazioni di backup dei dati dei documenti memorizzati sul sistema di protocollo informatico, conservando le copie in locali sicuri e differenti.

10. Ogni operazione di manutenzione o di backup/restore effettuata sul sistema di gestione informatica dei documenti è tracciata su un file di log periodicamente controllato ed archiviato.

11. Qualora i dati delle registrazioni effettuate sul sistema di gestione informatica dei documenti siano necessari per l'aggiornamento di altre banche dati o, viceversa, ci sia la necessità di registrare su di esso i documenti prodotti e gestiti con altri sistemi dell'Amministrazione, si ricorre di norma alle tecniche dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa, che permettono l'interscambio automatico di dati e documenti tra software di produttori diversi.

Articolo 6 - Eliminazione dei protocolli interni

1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico.

SEZIONE II

PRODUZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 7 - Regole generali e contenuti minimi

1. I documenti dell’Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’articolo 3 del D. Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni ed integrazioni.

2. I documenti prodotti dall’Amministrazione devono riportare, al minimo, le seguenti informazioni:

a) denominazione e stemma dell'Amministrazione

b) indicazione dell'AOO e dell'ufficio che produce il documento c) indirizzo completo con numero di telefono e di fax

d) data completa, luogo, giorno, mese, anno e) indice di classificazionee numero del fascicolo f) numero e data di protocollo

g) numero degli allegati se presenti h) oggetto del documento

i) riferimenti ad eventuali precedenti

j) sottoscrizione del responsabile e dei responsabili, quando prescritta

k) soggetto che redige il documento (soggetto scrittore)

3. Al fine di garantire la riservatezza dei dati sensibili o giudiziari di cui all'art. 4, c. 1 , lettere d) ed e), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il codice in materia di protezione dei dati personali, i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni per via telematica possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o regolamento e indispensabili per il perseguimento delle finalità per le quali sono acquisite. In ogni caso, sono osservate le disposizioni contenute nei regolamenti adottati dall'Amministrazione per il trattamento dei dati personali, sensibili e giudiziari anche con strumenti elettronici.

Articolo 8 - Produzione dei documenti informatici

1. In ogni documento informatico, al minimo, sono presenti le informazioni di cui al precedente articolo 7.

2. Il numero e la data di protocollo assegnati ai documenti informatici sottoscritti con firma digitale non sono riportati all'interno dei rispettivi testi ma associati ad essi.

3. Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire al tempo stesso la trattazione automatica dei dati in essi contenuti, l’Amministrazione rende disponibili, via rete, moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.

4. Al fine di tutelare la riservatezza dei documenti ai sensi del codice in materia di protezione dei dati personali, i certificati e gli atti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.

5. Per la produzione dei documenti informatici da archiviare e conservare si adottano formati elettronici:

a) aperti, standard e documentati b) affidabili, accurabili e usabili

c) indipendenti dall'ambiente tecnologico utilizzato per la rappresentazione a livello utente

d) che non possono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da modificarne il contenuto o la struttura, o per i quali sono disponibili strumenti che permettono di rilevarne la presenza con sufficiente certezza

e) conformi alle disposizioni emanate dalle Autorità competenti in materia di archiviazione e conservazione digitale.

Nello specifico, si adottano i formati elettronici elencati nell'allegato 3.

6. La sottoscrizione dei documenti informatici è eseguita con una firma elettronica qualificata, basata su un certificato rilasciato da un Certificatore accreditato e generata con un dispositivo sicuro.

7. Per attribuire una data certa ad un documento informatico, l’Amministrazione si avvale del

servizio di marcatura temporale fornito da un Certificatore accreditato. In alternativa, la data di

produzione è considerata coincidente con la data di protocollo assegnata dal sistema di gestione

informatica dei documenti.

SEZIONE III

RICEZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 9 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:

a) il servizio postale;

b) la consegna diretta agli Uffici utente;

c) gli apparecchi telefax.

2. La corrispondenza ricevuta attraverso il servizio postale (posta ordinaria, raccomandate con ricevuta di ritorno, plichi recapitati tramite corrieri ,etc.) è recapitata al Servizio archivistico comunale (SAC).

3. I documenti consegnati direttamente agli uffici dell' AOO che non sono abilitati alla protocollazione in arrivo, se soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell'arco della stessa giornata al Servizio Archivistico Comunale.

4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, in assenza di un sistema informatico che ne consente l'acquisizione in formato elettronico (fax management system), sono trattati come gli altri documenti cartacei in arrivo. Con la disponibilità di un fax management system che rende disponibile una copia digitale dei documenti ricevuti del tutto equivalente alla riproduzione su carta eseguita da un apparecchio telefax tradizionale, le immagini acquisite sono collegate alle relative registrazioni di protocollo.

5. Qualora un documento cartaceo venga consegnato personalmente dal mittente, o da altra persona incaricata, e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, in assenza di moduli predisposti di ricevuta, gli uffici abilitati possono rilasciare una fotocopia del primo foglio dopo avervi apposto il timbro con la data di arrivo e la sigla dell’operatore.

In alternativa, l'ufficio ricevente, se abilitato, può eseguire la registrazione di protocollo in arrivo e rilasciare fotocopia del primo foglio del documento dopo avervi apposto il timbro con i dati di protocollo, oppure una ricevuta prodotta automaticamente dal sistema di gestione informatica dei documenti.

Articolo 10 - Ricezione di documenti informatici

1. La ricezione dei documenti informatici indirizzati all’Area Organizzativa Omogenea è assicurata tramite:

a) la casella di posta elettronica certificata, dichiarata istituzionale e pubblicata sull’Indice nazionale della Pubblica Amministrazione (Indice PA);

b) altre eventuali caselle di posta elettronica certificata , appositamente attivate per la ricezione di determinate tipologie di documenti indicate per le singole Unità Organizzative cui compete la loro trattazione e pubblicate sull’indice PA.

2. Le caselle di posta elettronica certificata di cui al precedente comma 1 lettera b) sono elencate nell'allegato n. 1 e comunicate al CNIPA.

3. Caratteristiche ed uso della posta elettronica certificata sono conformi alla normativa vigente.

4. L'acquisizione dei documenti informatici indirizzati alle caselle di cui al precedente comma 1 è effettuata automaticamente dal sistema di gestione informatica dei documenti dell'Amministrazione che provvede a costituire, per ogni casella, una coda della “corrispondenza informatica in arrivo”.

5. I documenti informatici che pervengono agli Uffici dell'AOO attraverso indirizzi di posta

elettronica diversi dalle caselle di cui al comma 1, sono da questi valutati e, se soggetti a

registrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati, con apposita funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, al Servizio Archivistico dell' AOO o alle unità organizzative competenti per la loro trattazione se abilitate alla protocollazione in arrivo.

6. I documenti informatici provenienti da un indirizzo di posta elettronica certificata sono trattati come documenti di cui si ha la certezza della provenienza e dell'integrità. La notifica al mittente dell'avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata di cui si avvale l'Amministrazione.

7. L’individuazione e l’archiviazione delle ricevute di ritorno rilasciate dal gestore del servizio di posta elettronica certificata a fronte di spedizioni di documenti informatici, nonché dei messaggi di ritorno generati dal sistema di protocollo informatico del destinatario, sono operazioni che il sistema esegue in modo automatico.

8. L’operazione di ricezione dei documenti informatici comprende anche il processo di verifica della loro integrità e, in generale, dell’ammissibilità alla registrazione.

9. In presenza di situazioni anomale, se:

a) l’anomalia non è sanabile, viene notificata al mittente la condizione di eccezione e il documento non viene ammesso alla registrazione di protocollo, ma comunque archiviato per un tempo sufficiente a provare la correttezza delle operazioni eseguite;

b) l’anomalia è sanabile, il documento viene ammesso alla registrazione di protocollo.

10. I documenti informatici ricevuti attraverso canali web appositamente disegnati per la redazione e l'inoltro di determinate istanze, sono resi disponibili al sistema di gestione informatica dei documenti, unitamente ai dati immessi da chi li ha prodotti, ad opera del software che realizza l'interazione con l'utenza,utilizzando i meccanismi standard dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa tra sistemi.

SEZIONE IV

REGISTRAZIONE,CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 11 - Registrazione di protocollo

1. La registrazione di protocollo dei documenti è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.

2. La numerazione delle registrazioni di protocollo dei documenti di un' AOO è unica e progressiva.

Essa si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all'inizio dell'anno successivo.

3. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche

4. Nella visualizzazione del numero di protocollo le posizioni più significative mancanti vengono riempite con gli “0” (zero).

5. Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante l'assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema di protocollo informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro.

6. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori.

I dati obbligatori sono:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema;

c) mittente per i documenti ricevuti, o Ufficio utente che ha prodotto il documento per quelli interni, o destinatario per i documenti spediti;

d) oggetto del documento;

e) data e numero di protocollo del documento in entrata, se disponibili.

I dati opzionali o accessori sono:

f) data di arrivo (per i documenti in entrata);

g) luogo di provenienza o di destinazione (per quelli in arrivo o in partenza);

h) numero degli allegati;

i) descrizione sintetica degli allegati;

j) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;

k) mezzo di ricezione o mezzo di spedizione (per i documenti in arrivo o in partenza);

l) ufficio utente di destinazione, se diverso dall’ufficio che ha prodotto il documento (per i documenti interni).

m) ufficio utente di competenza (per i documenti in entrata);

n) tipo di supporto: cartaceo o informatico o) copie per conoscenza;

p) tipo documento.

7. In particolare, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo tutti i documenti informatici.

Articolo 12 - Registrazione di protocollo dei documenti informatici

1. La registrazione di protocollo dei documenti informatici è eseguita dopo aver accertato che sono leggibili con i sistemi in possesso dell'Amministrazione.

2. Se l'accertamento di cui al precedente comma si conclude con esito negativo, viene notificata al mittente la condizione di eccezione, il documento ricevuto viene registrato con una funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e mantenuto per eventuali successivi controlli.

3. Per i documenti informatici si registrano le stesse informazioni indicate nel precedente articolo 11, comma 6, con l'aggiunta, tra i dati obbligatori, della loro impronta digitale, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto .

4. Al termine dell'operazione di registrazione di protocollo, i documenti informatici sono memorizzati nel sistema di gestione informatica dei documenti in modo immodificabile e collegati logicamente ai rispettivi dati identificativi.

5. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati.

Articolo 13 - Segnatura di protocollo

1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo del documento stesso. La registrazione e la segnatura di protocollo costituiscono un’operazione unica e contestuale.

2. La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.

3. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni:

a) denominazione dell’Area Organizzativa Omogenea;

b) codice identificativo dell’AOO;

c) data e numero di protocollo del documento;

d) indice di classificazione e numero del fascicolo (se disponibili);

e) l’Unità Organizzativa (UO) assegnataria per competenza in quanto titolare della responsabilità procedimentale.

Eventuali altri soggetti cointeressati ricevono copia del documento per conoscenza (p.c.) e sono

indicati a mano o evidenziati.

4. Gli operatori che effettuano le operazioni di classificazione e fascicolazione di un documento protocollato, provvedono a riportare l’indice di classificazione e il numero del fascicolo nell’apposito spazio previsto nella segnatura di protocollo.

5. In alternativa al timbro di protocollo, sul documento può essere apposta un'etichetta adesiva, non modificabile e non staccabile, prodotta dal sistema di gestione informatica dei documenti con l'operazione di registrazione di protocollo, sulla quale sono riportati i dati di cui al comma 2, sia in chiaro che in codice a barre per facilitare l'eventuale successivo processo di scansione batch.

Articolo 14 - Segnatura di protocollo dei documenti informatici

1. L'operazione di segnatura di protocollo dei documenti informatici è effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo. La struttura e i contenuti del file di segnatura informatica di protocollo sono conformi alla normativa vigente ( art. 18 DPCM 31 ottobre 2000 – circolare AIPA n. 28 /2001).

2. Le informazioni minime incluse nella segnatura informatica de protocollo sono:

a) codice identificativo dell'Amministrazione b) codice identificativo dell'AOO

c) data e numero di protocollo

d) indice di classificazione e numero del fascicolo (se disponibili) e) oggetto del documento

f) mittente g) destinatario/i

Nel caso di documenti informatici in uscita, si possono specificare le informazioni relative alla persona o ufficio destinatario, le informazioni sul procedimento e sul trattamento.

Articolo 15 - Riservatezza delle registrazioni di protocollo

1. Ad ogni documento, all'atto della registrazione nel sistema di gestione informatica dei documenti è assegnato un livello di riservatezza, un'Access Control List, che consente di stabilire quali utenti o gruppi di utenti possono avere accesso ad esso.

2. Per default, il sistema segue la logica dell'organizzazione e dei ruoli, nel senso che ciascun utente può accedere solamente ai documenti che ha prodotto o che gli sono stati assegnati direttamente o indirettamente.

3. I documenti cui è stato assegnato un certo livello di riservatezza non vengono mai visualizzati agli utenti non autorizzati, neanche a fronte di una ricerca globale nell'archivio o una ricerca full text. Il sistema filtra l'accesso non soltanto al contenuto del documento ma anche ai dati della registrazione.

4. Il responsabile della privacy, ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati

personali, collabora con il Responsabile del Servizio Archivistico nella individuazione delle

tipologie documentarie riservate e nella definizione delle relative modalità di trattamento.

Articolo 16 - Annullamento o modifica delle registrazioni di protocollo

Le registrazioni di protocollo possono essere annullate su autorizzazione del Responsabile del SAC.

1. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura. Nel sistema sono annotati anche gli estremi del provvedimento di autorizzazione all’annullamento

2. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le seguenti modalità:

a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;

b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, all’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato.

c) le informazioni originarie, successivamente annullate, devono rimanere memorizzate nella base dati. Per indicare l’annullamento si riporta, a seconda dei casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Articolo 17 - Registro giornaliero di protocollo

1. Il Responsabile del SAC provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

2. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili che sono conservati a cura del Responsabile del CED.

Articolo 18 - Registro di emergenza

1. Il Responsabile del Servizio Archivistico autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti.

2. In condizione di emergenza si applicano le seguenti modalità di registrazione e di recupero dei dati:

a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio Archivistico può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.

Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione

c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero

totale di operazioni registrate;

d) la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve essere unica per ciascun anno e deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea;

e) le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Articolo 19 - Differimento dei termini di registrazione

1. Eccezionalmente, il Responsabile del Servizio Archivistico può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al data di arrivo.

2. Gli estremi dell'autorizzazione al differimento sono riportati in tutte le registrazioni effettuate in tale condizione.

Articolo 20 - Documenti soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo

1. Sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo i documenti ricevuti e quelli spediti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo art. 21.

2. Sono altresì soggetti a registrazione obbligatoria tutti i documenti informatici prodotti dagli uffici dell'AOO che sono da archiviare e conservare.

Articolo 21 - Documenti non soggetti all'obbligo della registrazione di protocollo

1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni,i materiali statistici,gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni.

2. Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'Amministrazione, cioè quei documenti che per obbligo di legge sono registrati in repertori o registri diversi dal registro di protocollo generale ( ad es.: atti deliberativi, contratti, fatture ricevute).

I documenti esclusi dalla registrazione di protocollo devono comunque essere classificati per la corretta tenuta dell'archivio.

Articolo 22 - Titolario di classificazione e piano di conservazione dell'archivio

1. Il titolario di classificazione è un sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente

ordinate, individuato sulla base dell'analisi delle funzioni dell'Amministrazione, al quale deve

ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentire la sedimentazione secondo un

ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell'attività svolta. Esso rappresenta, pertanto

una visione astratta, sintetica, chiara, delle funzioni dell'Amministrazione.

2. Il titolario di classificazione adottato dal Comune di Jesi è riportato nell'allegato n. 4., nello stesso allegato è riportato il piano di conservazione dell'archivio, che è il piano, integrato con il piano di classificazione, contenete i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

3.L'aggiornamento del titolario di classificazione e del piano di conservazione dell'archivio compete al Responsabile del Servizio Archivistico ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel rispetto della normativa vigente.

4. E' garantita la storicizzazione delle variazioni del titolario di classificazione e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i collegamenti tra le unità archivistiche, le unità documentarie e la struttura del titolario vigente al momento della loro produzione.

5. La sostituzione delle voci del titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane possibile, invece, registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi

Articolo 23 - Classificazione dei documenti

1. La classificazione consiste nell'attività di organizzazione logica in base alla quale ciascun documento, prodotto e conservato su qualsiasi tipo di supporto, protocollato e non (spediti, ricevuti, interni) viene ricondotto, alla voce del titolario che individua la funzione cui si riferisce.

2. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli Uffici utente dell’AOO, sono classificati in base al titolario riportato nell’allegato n. 4.

Articolo 24 - Formazione e identificazione dei fascicoli

1. Il fascicolo è l’unità archivistica di base indivisibile di un archivio, deve essere inteso come la raccolta ordinata della documentazione che si è prodotta durante la trattazione di un affare, inserita nel complesso documentario costituente l'archivio, sulla scorta del sistema di classificazione previsto dal titolario.

2. L'operazione di fascicolazione attiene all'inserimento di un documento nell'unità archivistica relativa all'oggetto, procedimento amministrativo, persona fisica o giuridica, a cui si riferisce.

3. Tutti i documenti registrati nel sistema di gestione informatica dei documenti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli con l'operazione di fascicolazione.

4. La formazione di un nuovo fascicolo comporta la registrazione sul sistema di gestione informatica dei documenti, al minimo, delle seguenti informazioni:

a. data di apertura

b. indice di classificazione c. numero del fascicolo d. oggetto del fascicolo e. AOO e ufficio produttore

5. I fascicoli possono essere organizzati in sottofascicoli e inserti, i quali sono numerati progressivamente nell'ambito delle unità archivistiche che li compongono.

6. Sul frontespizio di un fascicolo cartaceo devono essere riportate le informazioni di cui al comma

4

7. La formazione dei fascicoli avviene nell'ambito degli uffici di competenza, a cura dei responsabili dei procedimenti amministrativi.

8. Ad ogni fascicolo, sottofascicolo o inserto, può essere assegnato un livello di riservatezza, una sorta di Access Control List, che consente di stabilire quali utenti o gruppi di utenti possono avere accesso ad esso. E' possibile che un utente abbia accesso ad un fascicolo ma non possa vedere tutti i documenti in esso contenuti perchè ad alcuni di questi è attribuito un livello di riservatezza superiore.

SEZIONE V

GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA IN ENTRATA Articolo 25 - Ricezione

1. La ricezione della corrispondenza in entrata avviene con modalità descritte nella sezione III del presente manuale.

Articolo 26 - Apertura della corrispondenza

1. La corrispondenza in entrata su supporto cartaceo riportante la dicitura “riservato”, “personale”,

“confidenziale”, “S.P.M.” o altre similari, non è aperta, ma consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che il documento ricevuto non è riservato ai sensi della normativa vigente in materia di privacy, è tenuto a trasmetterlo con la massima celerità all'ufficio preposto alla registrazione di protocollo in arrivo.

2. La corrispondenza cartacea in entrata riportante l'indicazione “offerta”, “gara d'appalto” o dalla cui confezione si evince la partecipazione a una procedura similare, non viene aperta, ma protocollata in base agli elementi rilevabili sul plico o dal bando dell'Amministrazione, con l'apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta. Dopo l'apertura delle buste, l'ufficio dell'AOO cui compete lo svolgimento della procedura di gara, riporta gli estremi di protocollo presenti sulle buste su tutti i documenti in esse contenute.

3. Qualora pervenga all'AOO un documento di competenza di un altro ente, altra persona fisica o giuridica, altra AOO, lo stesso è trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti è restituito al mittente. Nel caso in cui un documento della fattispecie sia erroneamente registrato al protocollo, questi sarà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente con una lettera di trasmissione protocollata.

Articolo 27 - Registrazione di protocollo e classificazione

1. La registrazione di protocollo e la classificazione della corrispondenza in entrata è eseguita con le regole specificate nella sezione IV del presente manuale.

2. Le lettere anonime cartacee sono registrate al protocollo generale indicando nel campo “mittente”

la dicitura “anonimo”. Fanno eccezione quelle lettere anonime e quelle comunicazioni elettroniche il cui contenuto è riconducibile a scherzi, spam o similari,e che non riguardano le funzioni dell'Amministrazione e sono irrilevanti dal punto di vista amministrativo e giuridico,così come sono totalmente irrilevanti per la comunità in genere.

3. I documenti cartacei ricevuti non firmati sono di norma registrati al protocollo generale,

indicando nel campo note la dicitura “documento non firmato”.

4. Le fatture ricevute dall'Amministrazione non vengono protocollate, ma marcate con il timbro di arrivo e inviate al Servizio Finanze che provvede alla registrazione contabile.

5. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo generale. Qualora in seguito pervengano gli originali, a essi sono attribuiti il numero e la data di protocollo assegnati ai fax. L'individuazione dei fax protocollati che corrispondono agli originali ricevuti successivamente è facilitata dal sistema di gestione informatica dei documenti.

Articolo 28 - Assegnazione

1. Per assegnazione di un documento s'intende l'operazione volta all'individuazione dell'ufficio dell'AOO cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo, e di altri eventuali uffici interessati per conoscenza.

2. La registrazione sul sistema di gestione informatica dei documenti dei dati relativi alle assegnazioni è di solito contestuale alla registrazione di protocollo. Tuttavia, in caso di dubbi sull'individuazione degli uffici cui trasmettere un documento ricevuto, essa può essere eseguita anche in un momento successivo.

Articolo 29 - Scansione

1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione classificazione e assegnazione, possono essere digitalizzati mediante un processo di scansione di tipo interattivo o batch.

Normalmente i processi di scansione batch sono preferiti a quelli di tipo interattivo quando si devono trattare giornalmente una grande quantità di documenti o si dispone di soluzioni tecnologiche avanzate come quelle che eseguono la lettura automatica del codice a barre trascritto nella segnatura di protocollo( art.13, comma 5 del presente manuale).

2. Un processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file di formato standard abilitato alla conservazione;

b) verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle immagini acquisite;

c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo;

d) memorizzazione delle immagini nel sistema di gestione informatica dei documenti, in modo non modificabile.

3. I documenti ricevuti da soggetti esterni che usano abitualmente sistemi informatici, sono acquisiti e archiviati direttamente in un formato elettronico conforme ai requisiti specificati nella sezione II del presente manuale. L'operazione di scansione, pertanto, è eseguita solo nei casi in cui non c'è possibilità di acquisire i documenti direttamente in formato elettronico.

4. L’Amministrazione adotta tutti i possibili accorgimenti volti a favorire l'acquisizione dei documenti anche, o soltanto, in formato elettronico, eventualmente sottoscritti con firma digitale visto che l'operazione di scansione è piuttosto onerosa in termini di risorse umane e tempo di esecuzione.

5. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti con l’ausilio

di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e

assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici di competenza per essere fascicolati e

conservati insieme ai precedenti e susseguenti.