Capitolo Quattro
Integrazione con SAP ERP
4.1) Time Management
Personnel Time Management (PT) è il componente di SAP ERP che dà supporto nei processi di gestione delle risorse umane, che comprendono la pianificazione, la registrazione e la valutazione delle ore lavorate o di assenza da parte di personale interno ed esterno.
Esso fa parte degli strumenti di base del modulo Personnel Administration, ed è un elemento del componente Human Resource e fornisce informazioni ad altri processi di business, ad esempio quelli riguardanti la determinazione dei costi del personale o la fatturazione.
I dati possono essere immessi centralmente dal personale del reparto risorse umane, o dagli specifici reparti, sia da personale addetto che dai dipendenti stessi ai quali le informazioni si riferiscono.
Time Management permette di inserire ed elaborare i dati online o usando delle applicazioni specificamente sviluppate dalle imprese, che vanno dai classici sistemi desktop di inserimento ore ad applicazioni Web, fino ad applicazioni mobile. I dipendenti possono usare queste applicazioni per richiedere permessi, registrare le ore lavorate e visualizzare resoconti sulle attività svolte.
All’interno di Personnel Time Management è possibile determinare le specifiche funzioni che interessano, utilizzandolo solo per alcuni scopi e non sfruttando tutte le funzionalità messe a disposizione. Tra esse sono presenti la gestione dei permessi e dei periodi di malattia, la pianificazione delle esigenze di personale, la valutazione delle presenze, utile per amministrare straordinari o bonus salariali.
PT può essere integrato con componenti SAP facenti parte della gestione delle risorse umane (SAP HR), con altri componenti del sistema SAP o con componenti esterni. Per esempio, nel caso di componenti interni si integra con il modulo Payroll per calcolare salari e buste paga e con Training and Event Management in modo da utilizzare le informazioni su presenze e assenze per organizzare degli eventi. Nel caso di componenti SAP esterni, si integra con Logistics per pianificare la capacità lavorativa necessaria, o con Business Information Warehouse (SAP BW) per analizzare i dati relativi a ore lavorate e costi del personale.
Nella figura seguente vediamo lo scherma del sistema Time Management, le attività che lo compongono, e come esse si interfacciano con differenti funzioni dell’ERP.
Time Management, funzionalità e interazioni
4.1.1) Funzionalità
Di seguito l’analisi delle varie funzionalità messe a disposizione, indicate in figura nella parte in giallo.
4.1.1.1) Pianificare il tempo lavorativo dei dipendenti
Il modulo Shift Planning consente di pianificare le ore lavorative, quindi turni e permessi. Permette di risolvere una grande quantità di problemi dei responsabili del personale, che solitamente comportano un grande spreco di tempo e costi elevati se non gestiti con strumenti adeguati.
È possibile visualizzare le qualifiche dei dipendenti, le preferenze sulle ore lavorative, leggi e linee guida in materia. Si può verificare che per ogni attività ci sia un numero sufficiente di personale qualificato e, se necessario, attuare delle modifiche mettendo il personale a disposizione di altri dipartimenti. Si possono effettuare simulazioni dei turni e valutare in anticipo la quantità di straordinari che potrebbero essere necessari. Infine è possibile fornire a impiegati e supervisori delle anteprime e schemi riassuntivi in merito alla ripartizione delle risorse umane e sull’organizzazione dei turni lavorativi.
4.1.1.2) Registrazione e amministrazione dei dati
Esistono vari metodi per registrare le ore lavorative, che dipendono da requisiti tecnici, necessità elaborative sui dati che devono essere registrati, e dalle attività svolte dal personale che si occupa di realizzare quest’attività. Il componente principale per effettuare l’operazione è Time Recording and Administration, ma esistono altre possibilità che prevedono:
- sottosistemi esterni di registrazione delle ore (nell’immagine precedente, rappresentati da time recording subsystems)
- lo strumento Cross-Application Time Sheet (CATS), dal quale è possibile utilizzare i dati di differenti processi di business relativi, oltre che alle risorse umane, alla logistica o alle attività di controllo delle performance
- applicazioni Web per registrare le ore e ricevere informazioni sulle attività pianificate - lo strumento Time Manager's Workplace utilizzato dai supervisori
- lo strumento Maintain Time Data, utilizzato dai responsabili del dipartimento risorse umane per verificare e completare informazioni relative alle ore lavorative dei dipendenti.
A seconda del metodo scelto, i dati sono soggetti a un certo numero di verifiche di consistenza e, successivamente, saranno disponibili per l’analisi. Non ci sono limitazioni sul tipo di informazioni registrate, che vanno dall’inserimento delle ore effettivamente lavorate (positive recording), alla registrazione delle deviazioni rispetto ai turni programmati (negative recording). Nel primo caso, sono riportate tutte le informazioni che riguardano il dipendente, dalle presenze a qualsiasi variazione sui turni. Nel secondo caso, saranno riportati solamente periodi di malattia, sostituzioni sui turni e ferie.
4.1.1.2.1) Time Recording and Administration
Time Recording and Administration è il componente che permette di gestire i dati relativi alle ore lavorative. Fornisce processi per effettuare la registrazione manuale o automatica delle ore del personale, permettendo l’inserimento di informazioni su ore lavorative, ferie, viaggi di lavoro e sostituzioni. I dati possono essere inseriti indicando il numero di ore o tramite l’orario di inizio e fine dell’attività. Questi sono utilizzati e integrati con altri componenti, come riportato nell’immagine.
Time Recording - Integrazione
Integrando i dati con altre funzioni, varie divisioni dell’azienda possono avere accesso immediato a queste informazioni, allo stesso modo in cui Time Management accede alle informazioni dai reparti Controlling e Logistica.
È possibile inserire differenti sistemi di pagamento. Ad esempio nel caso in cui un dipendente sia assegnato temporaneamente a un area diversa, svolgendo nuove mansioni rispetto a quelle che realizza normalmente, il dipendente potrà ricevere differenti tipi di remunerazione o di premi, in relazione all’attività svolta.
4.1.1.2.2) Time Manager’s Workplace
Time Manager’s Workplace è un interfaccia utente che raccoglie le attività sull’amministrazione dei dati lavorativi di impiegati e manodopera. È specificamente disegnato per incontrare le esigenze degli amministratori che operano in dipartimenti decentralizzati.
I ruoli sono spesso coperti da supervisori che operano sul luogo, specialisti, segretari o amministratori delle proprie divisioni. Queste persone generalmente sono responsabili della gestione delle informazioni di un ristretto numero di dipendenti, generalmente non superiore ai venti o trenta.
Tramite questo strumento è possibile inserire, correggere e manipolare dati relativi ai dipendenti, immediatamente visibili in una schermata che ne riporta la lista.
I dati possono essere gestiti con viste differenti, come semplici liste, o tramite calendari interattivi. L’interfaccia utente è costituita da diverse aree indipendenti, che possono essere personalizzate sotto un elevato numero di aspetti, in modo che ogni utente possa avere un ambiente differente organizzato secondo i propri bisogni (ad esempio utilizzando campi differenti per memorizzare i dati).
4.1.1.3) Analisi dei dati
Tramite lo strumento Time Evaluation è possibile analizzare i dati e, ad esempio, assegnare bonus e pagamenti delle trasferte, utili per il modulo SAP HR Payroll o per un sistema di generazione delle buste paga di terze parti. È uno strumento flessibile, in grado di gestire anche le regolamentazioni legali più complesse. Il controllo automatico dei valori minimizza lo sforzo nell’amministrazione e permette il monitoraggio dei dati. Le simulazioni permettono di valutare il lavoro futuro e le ferie maturate.
È possibile modificare le regole di analisi in base ai specifici bisogni dell’azienda, e i risultati possono essere mostrati a differenti livelli di dettaglio. Nel caso vengano modificati dei dati successivamente all’operazione di analisi, avviene un ricalcolo automatico del periodo già valutato.
4.1.1.4) Calcolo degli incentivi
È possibile realizzare forme di remunerazione basate su incentivi, e valutare dati relativi alle buste paga dei dipendenti che hanno ricevuto incentivi o premi.
Possono essere implementati incentivi individuali o di gruppo. In quelli individuali, la quantità di remunerazione dipende solamente dalle performance personali del dipendente, mentre in quelle di gruppo si considerano i risultati dell’intero team di lavoro. Tutto questo viene realizzato con il modulo Incentive Wages.
4.1.1.5) Informazioni sui dipendenti
Il sistema Time management fornisce differenti opzioni per valutare i dati lavorativi, da semplici report standard, fino a panoramiche sui periodi di ferie o presenze. Possono essere analizzati differenti set di dati da fornire agli analisti del dipartimento risorse umane, che offrono specifiche viste sulle presenze, sulle assenze e sui tipi di retribuzione.
L’applicazione di data warehouse Business Information Warehouse fornisce dati trasversali a tutti i dipartimenti e a tutti i componenti, in modo da analizzare i dati sui dipendenti e il costo del personale, e valutare produttività e costi generali. Informazioni e report sui dipendenti sono fornite dal modulo Information System. Ad esempio esso permette a un impiegato di inviare una richiesta per avere delle giornate libere e verificare i giorni di ferie rimanenti. Un supervisore della produzione potrebbe voler sapere quali dipendenti non sono in attività in quel momento, un capo dipartimento conoscere il numero di permessi per malattia richiesti all’interno della propria area di competenza, o il personale di controllo verificare la percentuale di assenze per l’intera compagnia. Information System fornisce molteplici opzioni e possibilità di interazione per ciascuno degli utenti aziendali.
I dati possono essere visitati da più sistemi, ognuno dei quali permette delle viste differenti dei dati, personalizzate sulle esigenze dell’utente:
- SAP ERP: fornisce report standard per analisti, amministratori e supervisori. Gli utenti selezionano le opzioni sulla base delle loro esigenze. Gli analisti possono utilizzare il modulo SAP Query per creare dei report personalizzati.
- mySAP Workplace: interfaccia che si adatta a tutti gli utenti che vogliono informazioni in tempo reale, organizzati in modo da evidenziare quelle chiave. I dipendenti possono utilizzarla per verificare, anche in mobilità, i propri turni.
- SAP Business Information Warehouse: utilizzati da analisti che vogliono creare i propri report o utilizzare le query standard. È uno strumento avanzato per analizzare orari lavorativi, costi e produttività del personale.
4.2) Integrazione con altri componenti
I dati inseriti in altri sistemi possono essere trasferiti all’interno del componente Time Management. Come detto precedentemente esistono vari metodi per registrare i dati delle ore lavorative, come l’utilizzo dell’interfaccia Cross-Application Time Sheet, lo strumento Time Manager's Workplace, o sistemi di inserimento esterni a SAP.
Il componente che permette di effettuare l’integrazione è chiamato Integrating Time
Management with Other Components (PT-IN), il quale permette tra le varie funzioni di:
- assegnare i costi del personale ai vari centri di costo - allocare le attività nel modulo Controlling1
- trasferire i dati dal Time Sheet (CATS)
- calcolare le ore lavorative per un servizio esterno - trasferire i dati da un time management esterno - trasferire i dati da un sistema di registrazione delle ore
4.2.1) Integrazione con un servizio esterno
È possibile gestire le ore lavorative dei dipendenti di una compagnia esterna. Questo avviene tramite il componente External Services, che fornisce, attraverso l’integrazione con Time Management, le funzioni per registrare e analizzare le informazioni relative ai dipendenti. I dati registrati sono processati dal componente Time Evaluation, il quale contiene dei processi disegnati appositamente per analizzare dati provenienti da servizi esterni. Esso identifica le ore lavorative più significative, rappresentate da ore di straordinario, ore notturne e festivi.
4.2.2) Connessione con un time management esterno
Questa funzione permette di trasferire i dati da un sistema esterno di gestione all’interno del Time Management SAP. Per fare questo esistono due opzioni. La prima, consiste nel fornire SAP Time Management dei dati memorizzati nel sistema esterno,
1 Permette di realizzare il controllo di gestione, cioè quell’insieme di processi volti all’analisi del
conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione operativa, rilevando, attraverso la misurazione di appositi indicatori, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti e informando di tali scostamenti gli organi responsabili, affinché possano decidere e attuare le opportune azioni correttive. Fornisce informazioni al management per permettergli di prendere decisioni, facilitando il coordinamento, il monitoraggio e l’ottimizzazione dei processi di una organizzazione.
che verranno salvati negli infotype2 2002 Attendances e 2001 Absences. La seconda opzione, prevede di inserire nel componente Time Management i tipi di dato in cui vengono memorizzate le informazioni relative ai pagamenti nel sistema esterno che, dopo essere state trasferite, verranno salvate sotto forma dell’infotype 2010 EE
Remuneration Info.
4.2.3) Connessione con un sistema esterno di registrazione
Questa funzione permette di effettuare il caricamento delle ore lavorative registrate con un sistema esterno, all’interno del Time Management. Le informazioni possono essere processate, in modo da essere valutate monetariamente dal componente Payroll, che si occupa delle buste paga, traducendole in salari e stipendi dei dipendenti.
I sistemi esterni sono connessi al Time Management tramite l’interfaccia Employee
Times and Expenditures (HR-PDC). La connessione si basa sull’utilizzo delle BAPI (vedi
box n°1).
Il processo di acquisizione dei dati prevede, dopo che essi siano stati caricati all’interno del Time Management, una fase di approvazione ed eventualmente di correzione, dopo la quale possono essere utilizzati all’interno del sistema, per esempio dal modulo di analisi Time Evaluation. Il processo è mostrato dalla figura seguente.
Sistema esterno di registrazione dati – Processo di acquisizione
2 Un infotype è una struttura che permette di registrare delle informazioni che sono collegate tra loro.
Sono utilizzati per definire attributi e caratteristiche dei business object, e possono essere riutilizzati per differenti oggetti.
L’interfaccia permette di registrare sia le ore lavorative, indicando eventualmente differenti metodi di retribuzione e assegnazioni dei costi, sia le spese sostenute dai dipendenti nelle trasferte.
Il processo di inserimento delle informazioni relative alle ore lavorate prevede che il sistema di registrazione possa a sua volta ottenere delle informazioni da PT, per esempio provenienti dal modulo Controlling (CO) o da modulo Project System, dal quale è possibile sapere quali sono i progetti sui quali inserire i dati. Una volta caricati, i dati sono memorizzati nella tabella CC1TEV, e quindi memorizzati nell’infotype 2011
Personnel Time Events.
4.2.4) Cross-Application Time Sheet (CATS)
Il Cross-Application Time Sheet è uno strumento che supporta la registrazione delle ore lavorative da differenti sistemi, e permette di controllare i processi di business relativi alle attività dei dipendenti. Consente, anche agli stessi dipendenti, di registrare i propri dati, facilitando il lavoro del personale deputato al caricamento di queste informazioni. I dati inseriti non riguardano solamente ore e attività lavorative ma, poiché essi dovranno essere successivamente trasferiti ai vari componenti target che effettivamente li utilizzano, sono costituiti anche dai “working time attributes”. Sono informazioni necessarie per determinare l’applicazione SAP per la quale i dati inseriti costituiscono informazioni rilevanti, applicazione dalla quale verranno utilizzati.
Essendo trasversale a più sistemi, CATS fornisce una serie di interfacce che permettono l’inserimento delle informazioni da fonti differenti. Sebbene le varie interfacce siano realizzate per molteplici, esse usano la stessa logica applicativa e memorizzano i dati nelle stesse tabelle in maniera unificata.
Interfacce CATS
CATS Classic
È l’interfaccia originale utilizzata in tutti i sistemi SAP che prevedono la registrazione delle ore lavorative. Particolarmente adatta agli utenti che effettuano l’inserimento ore come attività complementare nello svolgimento delle proprie attività.
CATS Regular
Offre delle funzionalità simili all’interfaccia CATS classic, ma è ottimizzata per l’accesso e l’utilizzo tramite browser Web.
CATS Notebook
Quest’interfaccia è chiamata anche Mobile Time Sheet (MTS), ed è accessibile anch’essa tramite browser Web. È disegnata per l’utilizzo tramite computer portatile, per dipendenti in movimento che non dispongono continuamente di una connessione al sistema SAP. Le informazioni vengono memorizzate localmente e, una volta che il dispositivo è connesso, le ore vengono sincronizzate con il database CATS. È possibile modificare i dati inseriti sia all’interno di MTS che nel sistema centrale SAP.
CATS for Service Providers
Quest’interfaccia costituisce un’ulteriore alternativa, ottimizzata per la registrazione delle informazioni da utilizzare in un sistema di fatturazione. Ha una grafica differente dalle altre interfacce. Permette di specificare dati che riguardano più di una singola giornata lavorativa e di registrare informazioni aggiuntive sull’attività svolta (ad esempio chilometri percorsi, dettagli sugli straordinari).
4.2.4.1) Processo di approvazione dei dati
Prima di effettuare il trasferimento ai sistemi target, può essere stabilito un processo di approvazioni dei dati da parte di responsabili di progetto o manager di vario tipo che controllano e acconsentono l’invio. Questo perché molti dati contengono informazioni importanti relative ai pagamenti o all’avanzamento dei progetti.
Per effettuare quest’operazione deve essere specificato per quali dati è necessario il processo di approvazione e da quali passi deve essere costituito. Inoltre, è possibile indicare chi deve occuparsi dell’approvazione e a che livello e quale applicazione deve essere utilizzata per svolgere questa funzione.
I dati interessati da questo processo attraversano così vari stati che possono portare all’approvazione o meno. Gli stati possibili sono i seguenti:
- stato 10 (In process): il dato è stato registrato ed è in attesa di essere processato prima di essere trasferito al sistema target
- stato 20 (Released for approval): il dato è stato elaborato ed è pronto per essere sottoposto al processo di approvazione
- stato 30 (Approved): il dato è approvato ed è pronto per essere trasferito al sistema target
- stato 40 (Approval denied): il dato è stato rifiutato e non può essere trasferito al sistema target
- stato 50 (Changed after approval): un dato approvato è stato modificato, quindi necessita di una nuova approvazione. Viene tenuta traccia di tutte le modifiche in modo di ripristinare i valori precedentemente assegnati. Nel caso il nuovo dato venga approvato, i record originali sono cancellati
- stato 60 (Cancelled): il dato è stato cancellato in seguito all’approvazione delle modifiche.
Una volta che un dato viene approvato viene posto in una nuova tabella, dalla quale può essere trasferito al sistema target. I dati approvati possono essere cambiati dalla persona che li ha inseriti, anche una volta che sono stati inviati al sistema target al quale viene comunicato di cancellare il dato precedente.
4.2.4.2) Trasferimento dei dati al componente target
I dati inseriti tramite CATS possono essere utilizzati da più componenti. Per esempio, possono essere inserite delle informazioni necessarie al sistema che gestisce le risorse umane (HR), a quello che si occupa del controllo di gestione (CO), ai sistemi relativi alla gestione dei progetti (PS) o alla gestione dei materiali (MM).
Il trasferimento avviene in modi differenti a seconda del sistema al quale devono essere inviati i dati, che principalmente prevedono l’utilizzo dei report di trasferimento o l’utilizzo di una transazione specifica. Un report è un insieme di funzionalità specifiche per l’analisi e manipolazione dei dati. Oltre a quelli messi a disposizione, possono esserne creati altri dall’utente tramite un’interfaccia apposita.
Nella figura sottostante è riportato quanto appena spiegato. I report sono indicati da una sigla, e sono posti tra le tabelle di appoggio dei dati approvati dal Time Sheet e il sistema target al quale vengono inviati.
Box n° 1
Business Application Programming Interface (BAPI)
Una Business Application Programming Interface è un’interfaccia di programmazione standardizzata che facilita l’accesso interno ed esterno ai processi di business e ai dati del sistema SAP. Le BAPI sono definite all’interno del Business Object Repository, dal quale possono essere visualizzate come metodi dei business object, che permettono delle viste orientate agli oggetti dei dati del sistema.
Un business object è la rappresentazione di un’entità nel sistema SAP. Ogni oggetto ha degli attributi e dei metodi, rappresentati proprio dalle BAPI, che permettono l’accesso alle funzionalità del business object nascondendo all’utente come essi siano implementati. I business Object permettono di organizzare il sistema in maniera modulare, riducendo la complessità e permettendo il riuso dei componenti. Corrispondono al concetto di classe nella programmazione orientata agli oggetti. L’immagine successiva mostra come sono concettualmente collegati tra loro il BOR, i BO e le BAPI.
Business Object Repository, Business Object e BAPI
Le BAPI hanno un ruolo importante nell’integrazione tecnica e nello scambio dei dati, sia tra componenti SAP sia tra quest’ultimi e dei componenti esterni, all’interno di una rete locale o attraverso Internet.
Le BAPI possono essere utilizzate per vari scopi tra cui collegare processi di business all’interno del sistema, collegare i sistemi SAP a Internet, creare dei sistemi distribuiti, e connettere sistemi esterni, come nel caso di nostro interesse.