Dal documento digitale alla fattura elettronica: il Ruolo del Responsabile della conservazione negli Studi
Professionali
Dott. Andrea Onori
Dottore commercialista e revisore legale in Vicenza
Sede dell’Ordine Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili – Comune di Bergamo (BG)
09 luglio 2015
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La normativa
Anno 1994
Introduzione nel nostro ordinamento della possibilità di conservare scritture e documenti contabili «sotto forma di registrazioni su supporti di
immagini» estendendo tale disposizione anche a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, rinviando a un decreto del Ministero delle Finanze per la determinazione delle modalità
operative.
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La normativa
Art. 7 bis del D.L. 10 giugno 1997 n. 357
Aggiunge all’art. 2220 c.c. il comma 3
«Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazione su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere resi leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti».
Documenti e scritture a cui fa riferimento l’art. 2220 c.c.:
• Libro giornale e libro inventari
• Altre scritture contabili richiesta dalla natura e dimensione dell’impresa;
• Lettere, telegrammi e fatture inviate e ricevute
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La normativa
Art. 7-bis, comma 9, D.L. 10 giugno 1997 n. 357
disponeva che l’estensione della norma a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fine delle disposizioni tributarie era subordinata dall’emanazione di un decreto del Ministero delle finanze.
D.M. 23 gennaio 2004 è stato predisposto per completare il disegno del D.L. 10 giugno 1994 n. 357 dando la possibilità di conservare in forma elettronica, con efficacia anche ai fini tributari, tutti i documenti civilistici e fiscali.
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La normativa
D.M. 23 gennaio 2004
Abrogato dal
D.M. 17 GIUGNO 2014
Disciplina tutta la materia indicando le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici a alla loro riproduzione in
diversi tipi di supporto.
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La normativa
1° gennaio 2006 – Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) Dlgs n. 82 del 07/03/2005
Conferma e rafforzamento dei principi cardine della dematerializzazione dei documenti. In particolare
Art. 39, comma 1 – Codice dell’amministrazione digitale
Facoltà per Pubbliche Amministrazioni e privati di formare e conservare su supporti informatici libri, repertori e scritture di cui sia obbligatoria la tenuta
«i libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alla disposizioni del presente codice e secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71».
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La normativa
1° gennaio 2006 – Codice dell’Amministrazione digitale (CAD)
Art. 43, comma 1 - Codice dell’amministrazione digitale
Facoltà per Pubbliche Amministrazioni e privati di sostituire i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, a corrispondenza e gli altri atti con la loro produzione su supporti informatici:
«i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o per regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la produzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali,
nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71» 7
La normativa
1° gennaio 2006 – Codice dell’Amministrazione digitale (CAD)
Art. 21, comma 2 - Codice dell’amministrazione digitale
Efficacia probatoria e pieno valore legale del documento informatico sottoscritto con firma digitale:
«il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 20, comma 3, che garantiscono l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c.. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.»
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La normativa
1° gennaio 2006 – Codice dell’Amministrazione digitale (CAD)
Art. 21, comma 5 - Codice dell’amministrazione digitale
Rinvio a uno o più decreti del Ministero dell’economia e delle finanze per la definizione delle modalità inerenti agli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto:
«Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie».
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La normativa
Art. 21, comma 1, secondo capoverso, del D.P.R. n. 633 del 1972 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che, recependo il contenuto degli art. 217 e 232 della citata direttiva, dispone che
«per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico».
L’ultimo capoverso della predetta disposizione
«La fattura cartacea, o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.
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La normativa
SCRIMINANTE PER INDIVIDUAZIONE DELLA MODALITA’ ELETTRONICA OVVERO CARTACEA della fatturazione non deve essere individuata al momento della creazione del documento quanto al successivo momento della sua trasmissione.
A prescindere dal tipo di formato originario elettronico o cartaceo utilizzato per la sua creazione, la fattura elettronica è tale quando in tale formato viene trasmessa o messa a disposizione, ricevuta ed accettata dal destinatario.
La disposizione revisionata all’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972 prevede che
«il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario».
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La normativa
Come indicato nelle note esplicative alla Direttiva 2010/45/UE , la fattura generata e trasmessa in via elettronica deve avere i seguenti requisiti:
• Autenticità dell’origine
• Integrità del contenuto
• leggibilità
dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
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Il Documento analogico
Il documento analogico è tipicamente il documento CARTACEO
Il documento analogico viene poi comunemente distinto in
“ORIGINALE”
e
“COPIA”
È una distinzione che sia la delibera del CNIPA che il DM 17.06.2014 riprendono operando una successiva e determinante classificazione
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Il Documento analogico
Il documento analogico viene distinto in documento analogico
“UNICO”
e
“NON UNICO”
Tale distinzione viene fatta in base alla possibilità di risalire o meno al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione.
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Il Documento analogico
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DOCUMENTI ANALOGICI CARATTERISTICHE
Documenti analogici:
Originali e copie
Documenti formati su supporto cartaceo, magnetizzazioni su nastro, immagini su film
Documenti analogici originali UNICI
Non è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui obbligatoria la conservazione Documenti analogici originali
NON UNICI
È possibile risalire al loro
contenuto attraverso altre
scritture o documenti di cui
obbligatoria la conservazione
Il Documento analogico
ESEMPI
DOCUMENTO ORIGINALE NON UNICO FATTURA, LIBRO GIORNALE
FATTURA IN FORMATO CARTACEO DEVE ESSERE EMESSA IN DUPLICE ESEMPLARE. L’ORIGINALE VIENE SPEDITO AL CLIENTE E UNA COPIA VIENE CONSERVATA DALL’EMITTENTE. L’ADEMPIMENTO OBBLIGATORIO DELLA REGISTRAZIONE CONTABILE E’ A CARICO DI ENTRAMBE LE PARTI E NE CONSENTE UN EVENTUALE RISCONTRO.
DOCUMENTO ORIGINALE UNICO UN LIBRO VERBALI, UN CONTRATTO NON C’E’ MODO DI RISALIRE AL SUO CONTENUTO ATTRAVERSO ALTRE
SCRITTURE O DOCUMENTI 16
Il Documento informatico
IL DOCUMENTO INFORMATICO PER LA SUA STESSA NATURA FATTA DI BIT NON E’ SOGGETTO AD UNA
DISTINZIONE TRA COPIA ED ORIGINALE, IL CONCETTO DI COPIA, NEL MONDO DIGITALE,
SCOMPARE.
UNA DETERMINATA SEQUENZA DI BIT SI REPLICA SEMPRE UGUALE A SE STESSA
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Il Documento informatico
DPCM 13.11.2014
REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI FORMAZIONE, TRASMISSIONE, DUPLICAZIONE, RIPRODUZIONE E VALIDAZIONE TEMPORALE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI NONCHE’ DI FORMAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
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Il Documento informatico
FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO
a) REDAZIONE TRAMITE UTILIZZO DI APPOSITI STRUMENTI SOFTWARE b) ACQUISIZIONE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO PER VIA
TELEMATICA O SU SUPPORTO INFORMATICO, ACQUISIZIONE DELLA COPIA PER IMMAGINE SU SUPPORTO INFORMATICO DI UN
DOCUMENTO ANALOGICO
c) REGISTRAZIONE INFORMATICA DELLE INFORMAZIONI RISULTANTI DA TRANSAZIONI O PROCESSI INFORMATICI
d) GENERAZIONE O RAGGRUPPAMENTO DI UN INSIEME DI DATI O
REGISTRAZIONI […] SECONDO UNA STRUTTURA LOGICA PREDETERMINATA E MEMORIZZATA IN FORMA STATICA
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Il Documento informatico
ASSUME LA CARATTERISTICA DI IMMODIFICABILITA’
QUANDO FORMA E CONTENUTO NON SIANO ALTERABILI DURANTE LA FASI DI TENUTA ED ACCESSO E NE SIA GARANTITA LA STATICITA’ NELLA FASE DI CONSERVAZIONE
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Il Documento informatico
NEL CASO DI FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO SECONDO LA LETTERA A)
IMMODIFICABILITA’ E INTEGRITA’SONO DETERMINATE DA UNA O PIU’
DELLE SEGUENTI OPERAZIONI:
1. SOTTOSCRIZIONE CON FIRMA DIGITALE
2. APPOSIZIONE DI UNA VALIDAZIONE TEMPORALE
3. TRASFERIMENTO A SOGGETTI TERZI CON POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA CON RICEVUTA COMPLETA
4. LA MEMORIZZAZIONE SU SISTEMI DI GESTIONE DOCUMENTALE 5. IL VERSAMENTO AD UN SISTEMA DI CONSERVAZIONE
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Il Documento informatico
NEL CASO DI FORMAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO SECONDO LA LETTERA B)
IMMODIFICABILITA’ E INTEGRITA’SONO DETERMINATE DA
OPERAZIONE DI MEMORIZZAZIONE IN UN SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI CHE GARANTISCA L’INALTERABILITA’
DEL DOCUMENTO O IN UN SISTEMA DI CONSERVAZIONE
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Il Documento informatico
AL DOCUMENTO INFORMATICO IMMODIFICABILE VENGONO ASSOCIATI I METADATI CHE SONO STATI GENERATI DURANTE LA SUA
FORMAZIONE.
L’INSIEME MINIMO DEI METADATI E’ COSTITUITO DA:
1. IDENTIFICATIVO UNIVOCO E PERSISTENTE 2. RIFERIMENTO TEMPORALE
3. L’OGGETTO
4. IL SOGGETTO CHE HA FORMATO IL DOCUMENTO 5. L’EVENTUALE DESTINATARIO
6. L’IMPRONTA DEL DOCUMENTO INFORMATICO 23
Il Documento
Amministrativo informatico
Il documento amministrativo informatico è formato mediante una delle modalità indicate per il documento informatico
È identificato e trattato nel sistema di gestione automatica dei documenti dell’Ente Pubblico, comprensivo del registro di protocollo, dei
repertori, nonché degli albi, degli elenchi e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle
amministrazioni su supporto informatico
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Il Documento
Amministrativo informatico
Il documento amministrativo informatico assume le
caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che con le modalità previste per il documento
informatico, anche con la sua registrazione nel registro di protocollo, nei repertori, negli albi, negli elenchi o nelle raccolte di dati contenute nel sistema di gestione informatica dei documenti.
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La normativa
Archiviazione e conservazione
Processi di conservazione sostitutiva applicabili:
•Sia ai documenti che nascono digitali
•Sia ai documenti che nascono analogici, che possono essere dematerializzati e successivamente conservati in un archivio digitale.
ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE
Un ARCHIVIO è un insieme di documenti conservati secondo determinate procedure e criteri e può essere oggetto di conservazione. Obiettivo:
permettere una facile e razionale accesso al documento archiviato.
La CONSERVAZIONE può avere come oggetto anche singoli documenti che non costituiscono un archivio in senso proprio. Obiettivo: rendere un documento non deteriorabile e disponibile nel tempo integro e autentico.
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La normativa
Art. 1 Delibera CNIPA n. 11/2004 – definizioni
Memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione , di documenti analogici o informatici
Archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nel precedente punto, univocamente identificati mediate un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione.
Documento archiviato: documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processi di archiviazione elettronica
Documento conservato: documento sottoposto al processo di
conservazione sostitutiva 27
La normativa
La conservazione sostitutiva consente di sostituire a tutti gli effetti di legge i documenti che sono oggetto di obblighi di conservazione con corrispondenti documenti informatici aventi determinate proprietà, i quali, dopo il procedimento in questione, diventano conservati a norma di legge.
In caso di sostituzione di un archivio cartaceo con uno digitale, SOLO al termine del processo di conservazione l’archivio cartaceo potrà essere distrutto, o comunque, per esso non rileverà più alcuna disposizione in materia di conservazione o esibizione.
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Il documento informatico
I documenti oggetto di conservazione possono essere:
Documenti informatici Documenti analogici
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Il documento informatico
I DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI
Le disposizione del D.M. 17.06.2014 si applicano alle scritture contabili, ai libri, ai registri, e, in generale, a ogni documento rilevante ai fini tributari.
Scritture, libri e registri elencati dal D.P.R. 600/1973 e dal D.P.R. 633/1972:
•Il libro giornale e il libro degli inventari;
•Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
•Le scritture ausiliarie di magazzino;
•Il registro dei beni ammortizzabili;
•Il bilancio d’esercizio, composta da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
•I registri prescritti ai fini iva.
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Il documento informatico
I DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI (segue)
Le disposizioni del decreto si applicano, inoltre, a tutte le dichiarazioni fiscali, alla modulistica relativa ai pagamenti, alla fatture e ai documenti simili.
Possono essere ricompresi tra i libri e registri rilevanti ai fini tributari anche i libri sociali:
•Il libro dei soci;
•Il libro delle obbligazioni;
•Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del CDA;
•Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
•Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ;
•Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
•Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti.
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Il documento informatico
I documenti informatici devono rispettare determinati requisiti:
•Formazione: essere documenti statici non modificabili. Per statico si intende privo di elementi che ne possono modificare la rappresentazione dopo la generazione della firma
•Emissione: essere emessi con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale onde garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità.
•Memorizzazione: essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non via sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.
•Esibizione: devono essere esibiti secondo particolari modalità
•Conservazione: essere conservati secondo le regole stabilite dalla delibera CNIPA n. 11/2004
IL MANCATO RISPETTO ANCHE SOLAMENTE DI UNA DEI REQUISITI SOPRA ELENCATI RENDE IL DOCUMENTO INFORMATICO NON EMESSO AI FINI
TRIBUTARI 32
LA FATTURA ELETTRONICA
La fattura è il principale strumento di rappresentazione di un’operazione commerciale, nonché il documento fondamentale al fine del funzionamento pratico della disciplina IVA, basata sul principio della rivalsa e della detrazione.
Direttiva n. 2001/115/CE del 20 dicembre 2001 ha stabilito nuove regole per la redazione, l’emissione e la conservazione delle fatture.
Obiettivo della direttiva:
•Adeguamento della regolamentazione in materia di IVA all’evoluzione consentita dall’adozione delle nuove tecnologie informatiche
Attraverso:
•La possibilità di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture con modalità esclusivamente informatiche;
•La fatturazione, elettronica o cartacea, «per conto», ovvero affidata al cliente o a soggetti terzi;
•Possibilità di conservazione elettronica delle fatture.
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LA FATTURA ELETTRONICA
I PRESUPPOSTI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
La possibilità per il soggetto passivo d’imposta di emettere una fattura elettronica, ovvero di un documento che non può essere mai materializzato, è subordinata al rispetto di due particolare condizioni.
•IL DESTINATARIO ACCONSENTE ALLA RICEZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA (prerequisito coerente con l’obbligo di conservazione omogenea per tipologia di documenti: se un soggetto concorda nel ricevere fatture elettroniche, egli sarà poi obbligato dalla norma a conservarle in modalità elettronica) (art. 232, Dir 2006/112/CE);
•COMUNICAZIONE PREVENTIVA ALL’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA nel caso in cui il soggetto passivo d’imposta intenda affidare l’emissione delle fatture ad un soggetto terzo residente in un paese con il quale non
sussistono accordi di reciproca assistenza un materia di imposte dirette. 34
LA FATTURA ELETTRONICA
REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Le fatture elettroniche di vendita devono essere registrate entro 60 giorni dall’effettuazione dell’operazione, ferma restando che le stesse siano considerate nella liquidazione relativa alla data di effettuazione dell’operazione.
Le fatture elettroniche di acquisto potranno essere registrate anteriormente alla «liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta», che può essere esercitato «… al più tardi con la dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto alla detrazione è sorto e alle condizioni esistenti al momento della nascita del medesimo.»
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LA FATTURA ELETTRONICA
REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
• Obbligo a carico del destinatario che ha sottoscritto un accordo con il soggetto passivo d’imposta per la ricezione elettronica delle fatture, di conservarle nella stessa modalità.
• Il destinatario che riceve una fattura in formato cartaceo ha maggiore libertà di scelta: la normativa gli consente infatti di optare per le modalità di conservazione che preferisce, cartacea o elettronica.
• L’emittente,
• se egli crea e trasmette la fattura in formato elettronico, in accordo con il destinatario, è obbligato conseguentemente a conservare il documento in modalità elettronica
• Se genera la fattura in formato elettronico, ma la consegna o la spedisce in formato cartaceo, può scegliere de procedere alla conservazione digitale della fattura o adempiere agli obblighi di conservazione secondo le modalità
tradizionali cartacee. 36
LA FATTURA ELETTRONICA
TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Il D.M. 17 GIUGNO 2014 stabilisce per la conservazione delle fatture elettroniche il termine di tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.37
LA FATTURA ELETTRONICA
SOGGETTI EMITTENTI
Art. 21, comma 1,
Previgente formazione
Art. 21, comma 1, Attuale formazione Per ciascuna operazione
imponibile deve essere emessa una fattura, anche sotto forma di nota, conto parcella o simili
Per ciascuna operazione
imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la
prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella o simili, o ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa dal cessionario o dal committente, ovvero per suo conto, da un terzo.
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LA FATTURA ELETTRONICA
Soggetti emittenti
Il soggetto tenuto all’emissione della fattura è in primis il soggetto passivo d’imposta, cioè chi effettua una cessione di beni o una prestazione di servizi.
Emittente della fattura Modalità Cedente o prestatore (soggetto
passivo d’imposta)
Normale
Cessionario o committente;
terza parte
Fatturazione per conto affidata al cessionario o ad altri soggetti terzi.
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LA FATTURA ELETTRONICA
Modalità di emissione
Art. 21, comma 1 DPR 633/1972:
La fattura, cartacea o elettronica, si dà per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.
EQUIPARAZIONE DELLA FATTURA CARTACEA E QUELLA ELETTRONICA:
l’emittente ha la possibilità di scegliere una modalità di emissione elettronica della fattura, in alternativa alla tradizionale modalità cartacea.
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LA FATTURA ELETTRONICA
Modalità di emissione
Art. 21, comma 1 DPR 633/1972:
La fattura elettronica è una fattura che non può essere mai materializzata
, lungo tutto il percorso del suo ciclo di vita, dalla sua emissione finoalla sua conservazione obbligatoria
.Documento informatico che deve avere le seguenti caratteristiche essenziali per essere considerato rilevante ai fini civilistici e fiscali:
•Integrità: il destinatario deve essere assolutamente certo che il contenuto non è stato alterato nella fase di emissione e trasmissione dei dati. Il documento deve essere INTEGRO;
•Autenticità: ovvero la garanzia della provenienza del documento: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura proviene da chi l’ha emessa;
•Leggibilità dei dati: il documento deve essere disponibile e visualizzabile,
anche mediante un processo di conversione del formato. 41
LA FATTURA ELETTRONICA
Modalità di emissione
In caso di fatturazione elettronica:
•La fattura elettronica sia integra, autentica e leggibile ovvero
•Vengano apposte sulle singole fatture la firma digitale dell’emittente oppure la firma elettronica qualificata
•In alternativa vengano usati sistemi di trasmissione elettronica dei dati di tipo «EDI» ( electronic data interchange) oppure altre tecnologie che garantiscano autenticità, integrità e leggibilità
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LA FATTURA ELETTRONICA
La trasmissione elettronica della fattura è quindi l’invio della stessa tramite l’utilizzo di sistemi elettronici dal soggetto emittente al destinatario oppure la messa a disposizione su piattaforma informatica per il successivo download.
La trasmissione può essere demandata dal soggetto emittente a un terzo outsourcer: in base a specifici accordi bilaterali, il terzo riceve le fatture per conto del destinatario e mette successivamente a disposizione di quest’ultimo il documento, in formato elettronico oppure analogico.
Se vi è l’esigenza o meno in capo all’emittente di una prova valida opponibile ai terzi dell’avvenuto invio della fattura e dell’avvenuta ricezione della stessa da parte del destinatario, occorre far ricorso allo
strumento della Posta Elettronica Certificata. 43
LA FATTURA ELETTRONICA
La data di emissione: rilevante ai sensi della normativa in materia di imposte indirette.
Fatture emesse: art. 23 D.P.R. 633/1972 stabilisce che il contribuente deve annotare in apposito registro le fatture emesse «con riferimento alla data della loro emissione».
La data di emissione della fattura è individuato dall’art. 21, comma 1 DPR 633/1972: «la fattura cartacea o elettronica si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.
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LA FATTURA ELETTRONICA
Importante definire due momenti:
•Momento di consegna o spedizione: fattura cartacea
•Momento di trasmissione o messa a disposizione al destinatario : fattura elettronica
Tipo di fattura Data di emissione
Cartacea Momento di consegna o
spedizione al destinatario
Elettronica Momento di trasmissione o messa a disposizione per via elettronica al destinatario
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LA FATTURA ELETTRONICA
TIPOLOGIA DI FATTURA DATA DI EMISSIONE
ANALOGICA SPEDITA O CONSEGNATA In mancanza di altra specifica
indicazione, la data indicata in fattura ANALOGICA INVIATA O MESSA A
DISPOSIZIONE CON MEZZI ELETTRONICI
In mancanza di altra specifica
indicazione, la data indicata in fattura.
ELETTRONICA La data di trasmissione al destinatario ELETTRONICA CON LA MESSA A
DISPOSIZIONE SUL WEB DI UNA FATTURA ELETTRONICA
La data di messa a disposizione
ELETTRONICA SOLO LATO ATTIVO (invio al destinatario di una fattura analogica)
In mancanza di altra specifica
indicazione, la data indicata in fattura
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LA FATTURA ELETTRONICA
Può essere considerato legittimamente conforme alla normativa un processo di emissione di fatture elettroniche lato emittente con le seguenti caratteristiche:
•Il soggetto emittente predispone il documento tramite il proprio ERP indicando sul documento stesso la data di emissione
•Il soggetto emittente mette a disposizione sul web la fattura in formato PDF per il download da parte del cliente.
•Il soggetto emittente provvede quindi ad apporre la firma elettronica qualificata ai fini di formazione della fattura elettronica solo lato emittente;
•Il responsabile del processo di conservazione del soggetto emittente provvede alla conservazione sostitutiva
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LA FATTURA ELETTRONICA
CHI FIRMA LA FATTURA ELETTRONICA EMITTENTE DELLA FATTURA
ELETTRONICA
FIRMA DIGITALE
Cedente o prestatore Cedente o prestatore Cessionario o committente (su
invio da parte del cedente di un flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale)
Cessionario o committente
Terza parte (su invio da parte del cedente di un flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale)
Terza parte
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LA FATTURA ELETTRONICA
TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
L’art. 3 del D.M. 17.06.2014 stabilisce che il processo di conservazione debba essere ultimato entro 3 mesi dalla data di presentazione della dichiarazione annuale riferita al periodo di emissione del documento.
Il DM ha istituito l’obbligo di comunicare in sede di dichiarazione dei redditi l’utilizzo della conservazione elettronica delle fatture
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LA FATTURA ELETTRONICA
LUOGO DI CONSERVAZIONE
L’art. 39 del D.P.R. 633/1972 consente la conservazione delle fatture elettroniche anche in un altro stato, a condizione che con lo stesso esista una strumento giuridico di reciproca assistenza per quanto riguarda le imposte dirette.
Condizioni per operare:
•Che il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale, assicuri l’accesso automatizzato all’archivio;
•Che egli assicuri l’integrità dei dati e l’autenticità dei documenti conservati
•Che tutti i documenti e i dati, compresi i certificati di autenticità e integrità, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.
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LA FATTURA ELETTRONICA
OBBLIGATORIA FORNITORI PA
AMBITO DI APPLICAZIONE
Legge 244/2007, comma 209, definisce l’ambito applicativo della disposizione, ovvero le Amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo, e gli Enti Pubblici nazionali.
Dal 6 giugno 2014, i soggetti pubblici che non possono più ricevere fatture cartacee dai fornitori sono:
•I Ministeri
•Le agenzie fiscali
•Gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.
Dal 31 marzo 2015 sono stati coinvolti tutti i restanti enti pubblici nazionali
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LA FATTURA ELETTRONICA
OBBLIGATORIA FORNITORI PA
L’art. 2 e i relativi allegati tecnici «a» e «b» del D.M. 55 del 2013 definiscono il formato specifico.
I dati delle fatture elettroniche da trasmettere allo SDI (Sistema di interscambio dei dati) devono essere rappresentati in un file formato XML non contenente macroistruzioni o codici eseguibili, provvisto di un riferimento temporale e firmato elettronicamente tramite un certificato di firma elettronica qualificata rilasciata da un certificatore accreditato.
Formato scelto dal legislatore di tipo XML: file con una rappresentazione dei dati predefinita per poter essere gestita dagli operatori in modo uniforme e standardizzato.
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LA FATTURA ELETTRONICA
OBBLIGATORIA FORNITORI PA
Il formato XML è un linguaggio di marcatura che permette all’utente di aggiungere liberamente etichette alle informazioni, in modo che il significato dell’informazione possa essere facilmente interpretato e visualizzato da un comune browser internet.
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LA FATTURA ELETTRONICA
OBBLIGATORIA FORNITORI PA
CONTENUTO OBBLIGATORIO, NECESSARIO E OPZIONALE
Per quanto attiene al contenuto informativo della fattura, il D.P.R.
633/1972 riporta le informazioni obbligatorie:
•Data di emissione
•Numero progressivo che identifichi a fattura in modo univoco
•Ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione e dell’eventuale rappresentante fiscale;
•Numero di partita iva del cedente/prestatore
•Numero di partita iva del cessionario/committente, oppure numero di codice fiscale se non agisce nell’esercizio di impresa arte o professione;
•Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi
•Aliquota , ammontare dell’imposta e imponibile
•Annotazione che la stessa è emessa con conto del cedente/prestatore dal cessionario/committente ovvero da un terzo.
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LA FATTURA ELETTRONICA
OBBLIGATORIA FORNITORI PA
CONTENUTO OBBLIGATORIO, NECESSARIO E OPZIONALE
La fattura PA necessita di altri dati obbligatori, definiti dall’allegato A, NECESSARI ai fini di una corretta trasmissione della fattura al sistema di interscambio e da questo alla PA destinataria:
•Dati aggiuntivi del soggetto trasmittente
•Dati della trasmissione (progressivo univoco del file, versione del tracciato utilizzato, codice destinatario)
Può inoltre contenere altre informazioni necessarie che consentono l’integrazione del documento con i sistemi gestionali e di pagamento.
La fattura PA può contenere ulteriori dati OPZIONALI che possono risultare utili sulla base delle tipologie di beni/servizi ceduti/prestati e della esigenze informative intercorrenti tra fornitore e amministrazione specifica.
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TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
NORMA DI RIFERIMENTO: ART. 2215 BIS C.C.
«I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e' obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e' possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.
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TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
NORMA DI RIFERIMENTO: ART. 2215 BIS C.C.
Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.
Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.»
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TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
TENUTA DELLE SCRITTURE CONTABILI
I requisiti di numerazione progressiva, vidimazione e di regolare tenuta di un libro informatico vengono soddisfatti dalla periodica apposizione della firma digitale e della marca temporale.
L’adempimento ha una cadenza obbligatoria almeno annuale dalla data di messa in uso del libro.
Le scritture contabili dovranno essere formate come documenti informatici statici non modificabili e successivamente «cristallizzate»
tramite apposizione di firma digitale e marca temporale.
Tale operazione deve essere fatta almeno una volta all’anno a partire dalla
prima annotazione sul libro. 58
TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
Libri e registri, essendo soggetti per definizione ad aggiornamento periodico, se tenuti in versione informatica, debbono soddisfare il requisiti della staticità e dell’immodificabilità soltanto alla data in cui non è più ammessa alcuna registrazione secondo le regole previste dalla normativa tributaria vigente.
In sede di controllo e ispezioni, gli stessi registri devono comunque risultare aggiornati sugli appositi supporti magnetici e devono essere stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza.
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TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI: IL LIBRO GIORNALE
Il libro giornale è un libro nel quale vanno riportate tutte le operazioni di gestione dell’impresa effettuate durante l’esercizio.Le registrazioni devono essere effettuate entro 60 giorni dalla data di effettuazione delle operazioni.
Conservazione con modalità informatiche, ferma restando la cadenza minima annuale: il termine ultimo per chiudere il processo di conservazione è di tre mesi successivi al termine previsto per la presentazione delle dichiarazioni annuali.
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TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI:
IL LIBRO INVENTARI
• L’inventario deve redigersi all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente una volta l’anno, entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi;
• Deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività dell’impresa e dell’imprenditore estranee all’impresa;
• Deve contenere altresì il conto economico, lo stato patrimoniale e la nota integrativa;
• Deve essere sottoscritto dall’imprenditore.
Il libro tenuto con modalità informatiche sarà formato come documento informatico statico e non modificabile, con apposizione di marca temporale e firma digitale con cadenza annuale.
I termini della tenuta e della conservazione coincidono: è necessario predisporre, firmare e marcare digitalmente per la tenuta, e firmare e marcare per la conservazione entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazione dei redditi.
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TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
LIBRI SOCIALI
Con l’introduzione dell’art 2215-bis c.c. è ora possibile la tenuta in modalità informatica dei libri sociali.
Unico adempimento per la tenuta elettronica che sostituisce numerazione, vidimazione e regolare tenuta: l’apposizione almeno trimestrale di firma digitale e marca temporale.
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TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI
DICHIARAZIONI FISCALI
Le dichiarazioni fiscali sono soggette all’obbligo di conservazione sia da parte del contribuente che dell’intermediario abilitato che ha effettuato l’invio telematico all’Agenzia delle Entrate.
L’intermediario è obbligato alla conservazione della copia della dichiarazione trasmessa e può optare direttamente per una conservazione su supporto informatico.
La singola dichiarazione fiscale deve essere debitamente firmata digitalmente e riferita temporalmente per la formazione del documento informatico corrispondente. Successivamente, con cadenza annuale, le dichiarazioni fiscali trasmesse dall’intermediario devono essere conservate sostitutivamente. Il termine ultimo entro il quale effettuare tale processo è la scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni fiscali. La procedura va terminata entro tre mesi da detto termine.
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Vi sono TRE figure responsabili della conservazione sostitutiva …
1. Responsabile della gestione documentale e suo vicario: dirigente e funzionario comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivista, preposto al servizio per:
1. La tenuta del protocollo informatico
2. La gestione dei flussi documentali e degli archivi ai sensi dell’art. 61 D.P.R.
n. 455/2000 ;
3. Che produce il pacchetto di versamento
4. Ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.
2. Coordinatore della gestione documentale e suo vicario: responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione e archiviazione nonché della comunicazione interna
3. Responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate all’art. 8, comma 1, delle regole tecniche del sistema di conservazione.
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IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
COMPITI ORGANIZZATIVI
Il RCS è responsabile del processo di conservazione ed esibizione della documentazione che si è deciso di conservare in modo elettronico.
Obiettivo principale: definire ed impostare, attraverso una opportuna organizzazione delle attività e mediante procedure informatiche, il processo per il trattamento della documentazione soggetta a conservazione sostitutiva.
Si affida al RCS la realizzazione di una base di dati relativa ai documenti digitali, gestita secondo i principi di sicurezza stabiliti e documentati e che adotti procedure di tracciabilità in modo da garantire la corretta conservazione, l’accessibilità al singolo documento e la sua esibizione.
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IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
COMPITI ORGANIZZATIVI
La circolare AE n. 36/E/2006 ha individuato tra i compiti svolti dal responsabile i seguenti:
•Attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione;
•Gestire il sistema nel suo complesso e garantire l’accesso delle informazioni;
•Verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
•Predisporre le misure di sicurezza del sistema, a fine di garantire la sua continua integrità;
•Richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento
•Definire e documentare le procedure da rispettare per l’apposizione della marca temporale
•Verificare con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti
conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo 66
IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
COMPITI ORGANIZZATIVI (segue)
Questi compiti si traducono nelle seguenti attività:
• Definizione e redazione del manuale della conservazione sostitutiva;
• Definizione del sistema di conservazione;
• Definizione delle procedure di sicurezza e tracciabilità;
• Definizione delle procedure informatiche ed organizzative per la corretta tenuta delle librerie ottiche su cui vengono memorizzati i documenti conservati;
• Definizione delle procedure organizzative ed informatiche atte ad esibire la documentazione conservata;
• Richiesta della presenza di un pubblico ufficiale assicurando allo stesso l’assistenza necessaria.
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IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
COMPITI ORGANIZZATIVI (segue)
Se il RCS è anche responsabile della gestione per la sicurezza delle informazioni, in questa veste dovrà pertanto:
• Definire le politiche di sicurezza delle informazioni;
• Sottoporre le politiche all’approvazione del Consiglio dell’Ente;
• Definire il piano di sicurezza, cioè l’insieme delle attività per il raggiungimento degli obiettivi della politica aziendale;
• Assegnare i ruoli ed i compiti ai membri del Comitato per la Sicurezza e coordinarne i lavori;
• Monitorare le modifiche significative relative all’esposizione delle informazioni verso le principali minacce;
• Analizzare e valutare gli incidenti di sicurezza delle informazioni;
• Rispondere delle violazioni alla sicurezza;
• Analizzare e valutare il rischio incombente sui dati e sulle informazioni. 68
IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
COMPITI OPERATIVI
Il RCS deve adempiere ai compiti operativi di supervisione del processo di firma digitale e di apposizione della marca temporale, assicurandosi che tutto il processo si compia secondo le procedure descritte nel Manuale della conservazione.
Deve accertare che il dispositivo digitale contenente la documentazione conservata soddisfi i criteri di sicurezza prima della sua archiviazione in un luogo sicuro.
Mantiene, inoltre, tutta la documentazione descritta del processo di conservazione aggiornata nel corso del tempo a garanzia di continuità del servizio.
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IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
ATTIVITA’ DI CONTROLLO DEGLI ORGANI VERIFICATORI
ACQUISIZIONE DEL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
DALL’ANALISI DEL MANUALE SI POSSONO INDIVIDUARE MOLTE INFORMAZIONI NECESSARIE AD AGEVOLARE E SEMPLIFICARE L’ATTIVIT’ DI VERIFICA, QUALI:
• i dati identificativi del RCS, del sostituto e dell’eventuale delegato
•La tipologia dei documenti portati in conservazione
•La descrizione dell’organizzazione del flusso documentale
•Le tempistiche adottate in relazione ai diversi documenti
•La tipologia dei supporti di memorizzazione utilizzati
•La localizzazione geografica del processo
•L’autorità di certificazione utilizzata per la firma digitale e la marca temporale
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IL RESPONSABILE
DELLA CONSERVAZIONE
Al controllo della documentazione digitale si applicano le stesse garanzie di legittimità previste per l’ispezione alla documentazione analogica (cartacea).
I controlli svolti attraverso l’esercizio del potere di ispezione documentale consistono in un complesso di attività finalizzate a verificare il rispetto della normativa tributaria.
Due tipologie di controlli
•Formali: finalizzati all’individuazione di violazioni formali (concernenti, per esempio, l’istituzione, la tenuta e la conservazione delle scritture contabili oppure la regolarità formale dei documenti emessi)
•Sostanziali: accertamento della reale posizione fiscale del contribuente e
permettono di individuare 71
CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Nell’ambito delle attività di ispezione documentale, gli organi di controllo possono richiedere l’invio o l’esibizione di documenti.
Il documento conservato su supporto informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta dell’amministrazione finanziaria, disponibile su carta o su supporto informatico presso il luogo di conservazione delle scritture contabili.
Esiste un obbligo specifico di comunicazione del luogo in cui sono tenute e conservate le scritture contabili e i documenti fiscali.
La normativa prevede che se il contribuente dichiara che le scritture contabili o alcune di esse si trovano presso terzi è tenuto a esibire un’attestazione del soggetto che ha preso in carico la documentazione che
elenchi i documenti posseduti dall’outsource 72
CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Check list per la verifica informatica
Gli organi verificatori sono finalizzati a verificare:
• La regolare istituzione e conservazione delle scritture contabili
• La tenuta delle medesime scritture in conformità alla norme di legge
• L’osservanza delle norme concernenti la regolarità formale dei documenti.
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CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Attività di controllo formale che gli organi verificatori, alla luce delle nuove disposizioni normative, potrebbero effettuare.
1. Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva;
2. Verifica della corrispondenza fra l’impronta dell’archivio inviata all’Agenzia delle Entrate e quella riscontrata in sede di accesso;
3. Controllo sull’esistenza, sul contenuto e sulla data dell’eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica;
4. Controllo sull’avvenuto intervento del pubblico ufficiale, ove previsto dalla normativa;
5. Controllo sull’osservanza delle garanzie richieste e della tempistica del processo di conservazione digitale;
6. Verifica a campione sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento;
7. Controllo sul corretto assolvimento dell’imposta di bollo.
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CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Violazione degli obblighi di documentazione
In tema di fatturazione elettronica, la norma sanziona l’inosservanza degli obblighi di documentazione, registrazione e individuazione delle operazioni che rientrano nel campo di applicazione dell’IVA.
La sanzione per queste violazioni è compresa tra il 100% e il «200%
dell’imposta sul valore aggiunto relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.
La sanzione irrogata per ogni fattura non può comunque, essere inferiore a Euro 516,46.
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CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Violazione degli obblighi relativi alla tenuta della contabilità
L’irregolare tenuta e/o conservazione delle scritture, dei registri e dei documenti contabili è punita con la sanzione da un minimo di Euro 1.032,91 a un massimo di Euro 7.746,85.
Questa sanzione si applica anche nell’ipotesi di irregolarità nel processo di conservazione sostitutiva delle scritture contabili, sempre che la violazione non si configuri come un’irregolarità meramente formale, non sanzionabile.
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CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Violazione degli obblighi relativi alla tenuta della contabilità Rientrano nella medesima violazione altri errori quali:
• La mancanza di un campo di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici così come richiesto dall’art. 3, primo comma, lett.
d), del decreto;
• La non leggibilità di alcune fatture passive pervenute in cartaceo e sottoposte al processo di conservazione sostitutiva previa scansione;
• L’emissione di fatture che non contengono le indicazioni prescritte dalla legge o che contengono indicazioni incomplete o inesatte;
• Altri errori quali la mancata apposizione su alcune fatture elettroniche emesse della firma digitale e del riferimento temporale, oppure buchi
nella numerazione progressiva delle fatture in acquisto. 77
CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Rifiuto di esibizione o sottrazione alla verifica di documenti
La sanzione da Euro 1.032,91 a Euro 7.746,85 si applica anche a chi, in sede di accesso, ispezione o verifica, rifiuta di esibire i documenti, i registri e le scritture obbligatorie, ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza.
Si considera rifiuto di esibizione anche la dichiarazione di non possedere tali libri, scritture e documenti ovvero ogni comportamento che comporti la sottrazione della predetta documentazione all’ispezione.
Le predette sanzioni sono applicabili anche nel caso in cui i citati documenti e scritture siano tenuti in formato elettronico, qualora il contribuente non renda possibile l’accesso dei dati.
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CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Inosservanza degli obblighi di comunicazione
La sanzione prevista per le omesse e irregolari comunicazioni va da un minimo da Euro 258,23 a un massimo di Euro 2.065,38.
Questa sanzione si applica nell’ipotesi di omissione, incompletezza o non veridicità per obblighi di comunicazione specificatamente prescritti dalla legge tributaria, oltre che per omesse risposte a seguito di specifiche richieste da parte degli uffici finanziari nell’esercizio dei poteri di indagine loro attribuiti.
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CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Inosservanza degli obblighi di comunicazione
Rappresentano violazioni relative agli obblighi di comunicazione le seguenti condotte:
• Omessa comunicazione dell’impronta e della relativa firma e marca temporale all’Agenzia delle Entrate entro il mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi, IRAP e IVA
• Omessa comunicazione che le fatture sono emesse da un terzo residente in un paese con il quale non esiste uno strumento che disciplina la reciproca assistenza
• Omessa comunicazione del luogo in cui sono tenute tutte o parte delle scritture contabili
• Mancata esibizione da parte della società della dichiarazione rilasciata dal soggetto a cui ha affidato la conservazione delle proprie fatture.
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CONTROLLI, RESPONSABILITA’
SANZIONI
Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.
Il processo di conservazione è in generale successivo all’eventuale archiviazione elettronica.
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
"Conservazione sostitutiva" significa letteralmente "sostituire i documenti cartacei, con l'equivalente documento in formato digitale"
la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale:
•
la firma digitale è un tipo di firma elettronica che si appone ai documenti informatici proprio come la firma autografa viene apposta ai documenti cartacei tradizionali;
•
la marca temporale è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l'effettivo avvenimento di un certo evento.
L'associazione tra la firma digitale e la marca temporale permette di dare la paternità al documento informatico e di renderlo
immodificabile e dotato di una data certa.
82LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale
• Fatture
• ddt
• Ricevute fiscali
• Scontrini fiscali
• Bilancio d’esercizio
• Dichiarazioni fiscali
• Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
• Registri Contabili Libro unico del lavoro
• Libro dei soci
• Libro delle obbligazioni
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni 83
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
L’attuale quadro normativo ha ormai equiparato totalmente il documento informatico al documento analogico.
Tutta la documentazione esistente può quindi essere oggetto di conservazione sostitutiva digitale (i documenti tradizionali, quali le fatture, i DDT, gli estratti conto bancari, la corrispondenza, i libri e i registri fiscali, i bilanci e le dichiarazioni dei redditi, i verbali e i documenti di natura tecnica, ecc.) e ciò è possibile sia con i documenti già esistenti sul tradizionale supporto cartaceo sia con i documenti informatici nativi. Il contesto normativo è caratterizzato dai seguenti tre filoni, integrati da vari provvedimenti attuativi e regolamentari:
generale – D.Lgs n.82 del 7 marzo 2005 (Codice dell’amministrazione digitale) e DPCM 3 dicembre 2013 (Nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti digitali)
fiscale – D.Lgs n.52 del 20 febbraio 2004, Decreto 3 aprile 2013 e DMEF 17 giugno 2014
civilistico – artt. 2214 e 2215-bis del c.c.
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Il percorso che conduce alla conservazione sostitutiva si compone di diverse fasi, ciascuna delle quali è soggetta a specifiche regole.
L’attore principale che per competenza e professionalità è chiamato dalla normativa ad eseguire direttamente, o a supervisionare le fasi del processo, è il Responsabile della Conservazione.
Questi è chiamato a:
• un continuo presidio su norme, leggi, regolamenti, circolari, interpelli, sentenze e interpretazioni
• definire nei dettagli il sistema e il processo di conservazione digitale
• programmare le scadenze per la conservazione dei documenti e per l’ultimazione dei processi
• verificare il pacchetto di versamento contenete i documenti da conservare (requisiti di integrità, autenticità e leggibilità).
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
• generare il pacchetto di archiviazione (o volume di conservazione) secondo le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici;
• produrre il pacchetto di distribuzione;
• mantenere un archivio del software di gestione;
• prevenire casi di obsolescenza tecnologica e proporre, o predisporre direttamente, sistemi idonei al rispetto delle regole tecniche;
• condurre verifiche periodiche sulla leggibilità dei documenti;
• richiedere l’intervento di un pubblico ufficiale nei casi previsti.
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
La base di partenza è il documento che, come detto, può essere analogico o informatico.
Nel primo caso è necessaria la digitalizzazione per trasformarlo in un documento informatico, di solito nel formato PDF o altro formato immagine (es. TIFF, JPEG). In ambito fiscale, l’Agenzia delle Entrate si è espressa favorevolmente sulla trasformazione del documento analogico in informatico utilizzando lo spool di stampa per produrre i file ed evitare, quindi, la scansione della carta. E’ anche necessario distinguere fin da subito se trattasi di documento originale unico o non unico perché nel caso di originale unico è previsto l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la perfetta corrispondenza tra l’immagine prodotta e il documento cartaceo.
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Nel secondo caso, invece, sarà sufficiente apporre la firma digitale sul documento informatico nativo del soggetto emittente, o suo delegato, che ne attesta l’autenticità e l’integrità. Qualora sia necessario attribuire una data certa al momento di emissione del documento digitale, basterà applicare anche una marca temporale al documento stesso. Gli strumenti informatici disponibili sul mercato permettono di apporre firme digitali massive in pochi secondi, nonché la marca temporale sul documento o su un lotto di documenti.
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Il Responsabile della Conservazione prende in carico i documenti prodotti (pacchetto di versamento), ne verifica i requisiti tecnici e normativi obbligatori, genera un rapporto di versamento (obbligatorio e con l’apposizione di un riferimento temporale) e archivia i documenti in un sistema di conservazione a norma.
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LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Viene definito sistema di conservazione un sistema che, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
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