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REGOLAMENTO DI CONCILIAZIONE
Allegati al presente regolamento:
1. Tabella delle indennità di mediazione – Allegato A
2. Norme di comportamento per i mediatori – Allegato B
3. Scheda di valutazione del servizio – Allegato C
2 ART. 1
SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE
Il presente regolamento (in seguito ”Il Regolamento") si applica ai procedimenti di mediazione finalizzati alla conciliazione delle controversie devolute alla gestione di Concilia Lex, che le parti intendono risolvere bonariamente, in forza di una disposizione di legge, dell’invito di un giudice, di una clausola contrattuale ovvero di propria iniziativa, ispirandosi ai principi di informalità, rapidità e riservatezza.
Il Regolamento si applica alle controversie di carattere nazionale, di natura civile, commerciale, e societaria che abbiano ad oggetto diritti disponibili.
Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.
La finalità della procedura di conciliazione è quella di facilitare il dialogo tra due o più parti coinvolte in una controversia e di favorire la composizione amichevole della loro disputa, attraverso l’intervento di un mediatore terzo, incaricato di assistere le parti nella ricerca di un accordo che consenta di risolvere la controversia.
Non vi sono requisiti di territorialità, fatte salve specifiche normative.
ART. 2
ATTIVAZIONE DELLA PROCEDURA
Il procedimento di mediazione può essere attivato attraverso il deposito di un’istanza di mediazione presso la segreteria di una delle sedi di Concilia Lex oppure inviando, anche per via telematica, una richiesta in conformità al Regolamento. Nel caso in cui la procedura sia stata attivata in forza di una clausola contrattuale, la domanda sarà presentata presso la sede di Concilia Lex eventualmente indicata dalle parti nella clausola. A tal fine le parti possono avvalersi degli appositi moduli che si rendono disponibili on-line sul sito dell’Organismo di Mediazione www.concilialex.it o utilizzare un altro documento equipollente.
L’istanza deve contenere:
a) Il nome dell’Organismo di mediazione;
b) le generalità delle parti;
c) l’oggetto della lite;
d) le ragioni della pretesa;
e) gli eventuali documenti probatori;
f) il valore indicativo della controversia, individuato a norma del c.p.c.;
Il Responsabile dell’Organismo, designa il mediatore e fissa il primo incontro tra le parti, non oltre quindici giorni (feriali) dal deposito della domanda.
Concilia Lex comunica la ricezione dell’istanza, con ogni mezzo idoneo, all'altra parte nel più breve tempo possibile. L’istante può farsi parte attiva per effettuare le comunicazioni alla controparte. Il Responsabile può, su istanza di una o più parti ed in presenza di giustificati motivi, prorogare per non più di 30 giorni i termini previsti dal Regolamento. Durante i periodi di ferie di Concilia Lex, resi noti sul sito www.concilialex.it tutti i termini di comunicazione dell’istanza di mediazione e di fissazione dei relativi incontri si intendono sospesi.
3 ART. 3 Il MEDIATORE
Il mediatore designato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione è tenuto a sottoscrivere la dichiarazione di indipendenza e di imparzialità di cui all’art. 14, comma 2 lett. a) D.lgs 28/2010
Il mediatore svolge il procedimento di mediazione in conformità al presente Regolamento.
La nomina del singolo mediatore è fatta dal Responsabile dell’Organismo nell'ambito di un’apposita lista di nominativi, formata sulla base di standard di accreditamento, previa acquisizione di uno specifico aggiornamento almeno biennale.
Le parti possono individuare congiuntamente il proprio mediatore tra i nominativi inseriti all'interno della lista, ai fini della sua eventuale designazione da parte del Responsabile dell’Organismo, così come previsto dall’art. 7, comma 5 lett. c) del D.M. 180/2010.
In casi eccezionali o su espressa e motivata richiesta delle parti Concilia Lex può sostituire il mediatore prima dell’inizio dell’incontro con un altro del proprio elenco di pari esperienza.
In ogni caso, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza Concilia Lex informerà le parti e provvederà alla sua sostituzione.
Il mediatore ha l’obbligo di astenersi nel caso in cui abbia una relazione di tipo personale o un incarico professionale in corso con una o più parti ovvero abbia un interesse di natura economica o di altro genere, diretto ed indiretto, in relazione all’esito della mediazione.
Il mediatore non può assumere diritti o obblighi connessi, direttamente o indirettamente, con gli affari trattati, ad eccezione di quelli strettamente inerenti alla prestazione dell'opera.
Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo mediatore, eccetto quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.
Il mediatore, in nessun caso, può percepire compensi direttamente dalle parti.
ART. 4
CRITERI PER L'ASSEGNAZIONE DELLE PROCEDURE E LA TENUTA DEGLI ELENCHI DEI MEDIATORI
L’attività di mediazione è svolta da mediatori iscritti nell’elenco custodito presso la sede di Concilia Lex.
I requisiti per l’iscrizione nell’elenco sono stabiliti dal Consiglio Direttivo, in conformità ai requisiti previsti dalla normativa vigente. In particolare il mediatore deve essere in regola con gli obblighi formativi così come disposto dall’art. 4 D.M. 180/2010, modificato dall’art. 2 D.M.
145/2011, a tal fine Concilia Lex consente, gratuitamente, ai mediatori iscritti nel proprio elenco lo svolgimento del tirocinio assistito, inoltrando apposita richiesta alla segreteria.
Al tirocinante verrà rilasciato dall’organismo attestazione comprovante l’attività formativa svolta. Le domande verranno gestite in ordine cronologico, tenuto conto dell’anzianità di collaborazione con Concilia Lex e della partecipazione alle attività organizzate dall’Organismo stesso.
Tali requisiti si devono intendere come requisiti minimi che possono essere soggetti ad integrazione.
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Il mantenimento dei requisiti di onorabilità costituisce elemento per il mantenimento dell’iscrizione, oltre a quant’altro previsto nel presente regolamento.
Costituisce in ogni caso requisito per l’iscrizione nell’elenco di Concilia Lex il possesso da parte del mediatore di una polizza assicurativa contro la responsabilità professionale estesa anche all’attività di mediazione, con un massimale di almeno euro 500.000,00 (cinquecentomila euro).
Ogni valutazione in merito all’opportunità di procedere all’accreditamento di mediatori è riservata all’Organismo; La presentazione di un’eventuale domanda, pertanto, non dà diritto ad ottenere l’accreditamento.
L’elenco, che verrà aggiornato periodicamente con i nominativi dei mediatori nel tempo accreditati, sarà tenuto dalla Segreteria con una numerazione progressiva dei nominativi, accanto ai quali verrà annotato il numero di incarichi assegnati.
I mediatori accreditati devono prestare la loro opera esclusivamente per Concilia Lex.
I mediatori devono prestare la loro opera con riferimento alle loro specifiche competenze tecniche, professionali e linguistiche e svolgere la loro attività nel rispetto del Codice Etico approvato dall’Organismo e depositato presso la Segreteria per la consultazione; Essi, inoltre, devono mantenere gli standard qualitativi richiesti, frequentando i corsi di formazione nonché partecipando attivamente ai corsi e/o ai seminari di aggiornamento indetti dallo stesso o da altre associazioni o enti debitamente certificati, secondo i criteri fissati dalla normativa in vigore.
Il Consiglio direttivo di Concilia Lex si riserva la facoltà, nel rispetto degli standard minimi indicati dalla legge, di richiedere requisiti ulteriori che verranno adottati con provvedimenti di modifica del presente regolamento.
Nel caso di aggiornamento presso altre associazioni o enti è facoltà del Consiglio direttivo valutarne insindacabilmente l’idoneità.
La mancata certificazione dell’aggiornamento formativo comporta la cancellazione dall’elenco dei mediatori.
All’assegnazione della rispettiva numerazione si procederà tenendo presente come criterio quello della data di presentazione della relativa domanda.
La segreteria procede tramite il software in dotazione all’assegnazione automatica degli incarichi di mediazione. Il software si attiene ai seguenti requisiti:
a. Assegnazione casuale in base al valore della controversia;
b. Tipologia di laurea posseduta;
c. Specializzazione per materia;
d. Partecipazione a convegni, seminari, giornate di studio formative;
e. Numero di mediazioni concluse con esito positivo;
f. Anzianità di collaborazione con l’organismo;
E’ facoltà del Responsabile dell’Organismo nominare un co-mediatore nelle controversie di particolare importanza e/o complessità dell’affare.
L’elenco predisposto secondo i criteri di cui ai punti precedenti avrà valenza esclusivamente interna, per l’assegnazione degli incarichi.
La Segreteria provvede a comunicare al mediatore individuato con i criteri sopra riportati i dati delle parti nonché l’oggetto del contenzioso.
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Il mediatore deve comunicare, a mezzo pec, alla Segreteria dell’Organismo, prontamente e non oltre due giorni dalla comunicazione della sua designazione, l'accettazione dell'incarico.
Solo dopo l’accettazione dell’incarico e la presentazione della dichiarazione di imparzialità, la Segreteria consegnerà al mediatore il fascicolo.
Nel caso in cui, invece, il mediatore nominato dall’Organismo o scelto dalle parti, rinunci all’incarico senza giustificato motivo per più di due volte nell’arco di un anno, lo stesso verrà cancellato dagli elenchi.
La mancanza di un giustificato motivo sarà determinata a giudizio insindacabile dal Responsabile dell’Organismo.
ART. 5
L'INCONTRO DI CONCILIAZIONE
Il procedimento di mediazione si svolge presso una delle sedi di Concilia Lex o presso un'altra sede individuata dal Responsabile dell’Organismo.
Le parti partecipano all'incontro personalmente o, in via eccezionale, mediante un proprio rappresentante munito di apposita procura.
Le persone giuridiche partecipano all’incontro tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire la controversia.
Le parti sono libere di farsi assistere da persone di fiducia, da avvocati, da rappresentanti delle associazioni di consumatori o di categoria.
Il mediatore conduce personalmente l'incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e/o separatamente, tenendo in considerazione la natura della controversia, la volontà delle parti nonché tutte le circostanze del caso.
Su espressa richiesta delle parti la mediazione può svolgersi, con il consenso del Responsabile, con modalità a distanza (videoconferenza, audio conferenza, ecc.).
Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche Concilia Lex può nominare uno o più mediatori ausiliari.
Il mediatore può avvalersi di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali a condizione che entrambe le parti lo abbiano espressamente richiesto e sostengano in eguale misura i relativi oneri.
Il mediatore che accerti, su eccezione di parte, la non integrità del contraddittorio, fissa un termine entro il quale le parti sono tenute ad integrare il contraddittorio nei confronti del litisconsorte pretermesso. Il termine per la conclusione del procedimento è interrotto dal predetto invito e decorre dal momento dell’integrazione del contraddittorio.
Il mediatore designato può segnalare alle parti l’opportunità di coinvolgere nel procedimento di mediazione un terzo al quale il procedimento stesso è comune.
La parte interessata integra il contraddittorio solo se lo ritiene opportuno e ne dà comunicazione alle altre parti. In tal caso, il termine per la conclusione del procedimento è interrotto e decorre dal giorno in cui è instaurato il contraddittorio nei confronti del terzo chiamato.
Il mediatore svolge l'incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell'organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all'esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte
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chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell'articolo 11, comma 4, del decreto legislativo.
Il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a quattro mesi che decorrono dalla data di deposito della domanda di mediazione ovvero dalla scadenza di quello fissato dal giudice per il deposito della stessa.
Al termine del procedimento di mediazione, a ogni parte del procedimento viene consegnata idonea scheda per la valutazione del servizio.
La scheda debitamente sottoscritta dalle parti e contenente le generalità delle stesse, deve essere trasmessa, per via telematica, al Responsabile, con modalità che assicurano la certezza dell’avvenuto ricevimento.
ART. 6
ESITO DELL'INCONTRO
Il verbale di conciliazione, sottoscritto dalle parti e dal mediatore, dà atto dell'esito dell'incontro in termini riassuntivi e, nel caso di esito positivo, riferisce i termini dell'accordo.
Quando l’accordo non è raggiunto, il mediatore può formulare una proposta di conciliazione.
In ogni caso, il mediatore formula una proposta di conciliazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento.
La proposta può essere formulata anche da un mediatore diverso da quello che ha condotto la mediazione fino ad allora e sulla base delle sole informazioni che le parti intendono offrire al mediatore proponente, la proposta può essere formulata anche in caso di mancata partecipazione di una o più parti al procedimento di mediazione.
Prima della formulazione della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’ art. 13 del D.lgs. 28/2010.
La proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto. Le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni, l'accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.
Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.
Se e' raggiunto l'accordo amichevole ovvero se tutte le parti aderiscono alla proposta del mediatore, si forma processo verbale che deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere. Se con l'accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall'articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione del processo verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'accordo raggiunto, anche a seguito della proposta, può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione o inosservanza degli obblighi stabiliti ovvero per il ritardo nel loro adempimento.
Se è raggiunto un accordo amichevole, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell'accordo medesimo.
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Se la conciliazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con l'indicazione della proposta; il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere.
Nello stesso verbale, il mediatore da' atto della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione.
Il verbale di mancato accordo o di mancata partecipazione può essere sottoscritto da un mediatore di Concilia Lex diverso da quello nominato, su incarico del Responsabile dell’Organismo.
Il processo verbale è depositato presso la segreteria di Concilia Lex e di esso è rilasciata copia alle parti che lo richiedono.
In ogni caso, ai fini di cui all'art. 40, comma 7, del D.Igs. 5/2003, nel verbale conclusivo del procedimento debbono essere indicati gli estremi dell'iscrizione di Concilia Lex nel registro di
cui all’art. 38 del D.Igs. n. 5/2003.
Il verbale di accordo, il cui contenuto non è contrario all’ordine pubblico o a norme imperative è omologato, su istanza di parte e previo accertamento della regolarità formale, con decreto del Presidente del Tribunale nel cui circondario ha sede legale Concilia Lex.
Il verbale omologato costituisce titolo esecutivo per l’espropriazione forzata, per l’esecuzione in forma specifica e per l’iscrizione di ipoteca giudiziale.
ART. 7
RISERVATEZZA
Il mediatore, le parti e tutti coloro che, a qualsiasi titolo, intervengono all'incontro, si impegnano a non divulgare a terzi estranei i fatti e le informazioni apprese nel corso dell'incontro di conciliazione.
Le dichiarazioni rese o le informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l'insuccesso della mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni, fatte salve inderogabili disposizioni di legge.
Sul contenuto delle stesse dichiarazioni e informazioni non è ammessa prova testimoniale e non può essere deferito giuramento decisorio.
Il mediatore non può essere tenuto a deporre sul contenuto delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel procedimento di mediazione, ne' davanti all’autorità giudiziaria ne' davanti ad altra autorità.
Ogni prova non diviene inammissibile a causa del suo utilizzo nell’ambito della mediazione.
ART. 8 INDENNITÀ'
Salvo diverso accordo, i costi della Mediazione da versare a Concilia Lex, che includono le spese amministrative e l’onorario del mediatore sono quelli in vigore al momento del deposito dell’istanza di mediazione.
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Il pagamento è dovuto da ciascuna parte e costituisce obbligazione solidale delle parti.
L’importo posto a carico degli utenti per la fruizione del servizio di conciliazione è determinato in base al valore della lite, così come stabilito dalle Tariffe allegate al presente Regolamento (Allegato A).
Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora Concilia Lex si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti o diversamente concordato con le parti.
ART. 9
COMPOSIZIONE EXTRAPROCEDURALE DELLA CONTROVERSIA
Qualora le parti compongano una controversia al di fuori della procedura attivata ai sensi del presente Regolamento, ne debbono dare pronta comunicazione alla segreteria e/o al mediatore nominato, che sarà esentato dal procedere oltre.
Le parti, comunque, possono chiedere che di tale composizione venga dato atto con la redazione di un verbale di accordo in conformità alla procedura di conciliazione da esse già attivata presso l’Organismo.
In ogni caso, esse sono tenute al pagamento del compenso secondo quanto previsto al punto precedente.
ART. 10
LA LEGGE APPLICABILE E L’INTERPRETAZIONE DEL REGOLAMENTO
La mediazione è regolata e produce gli effetti stabiliti dalle leggi vigenti in Italia.
Il mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità.
Tutte le altre regole procedurali sono interpretate e applicate da Concilia Lex.
ART. 11
RESPONSABILITA’ DEL SERVIZIO DI CONCILIAZIONE
Né Concilia Lex né il mediatore e i loro assistenti o collaboratori sono responsabili di atti o omissioni riguardanti la preparazione, lo svolgimento o la conclusione della mediazione, tranne il caso di dolo o colpa grave.
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Le parti sono responsabili dell’indicazione delle generalità e dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni nonché dell’indicazione dell’oggetto, delle ragioni della pretesa e della determinazione del valore della controversia nell’istanza di mediazione.
ART. 12
ENTRATA IN VIGORE E MODIFICHE AL REGOLAMENTO
Il presente Regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua approvazione da parte del Responsabile della tenuta del Registro istituito presso il Ministero della Giustizia.
Il Regolamento o i suoi allegati possono essere modificati da Concilia Lex s.r.l.
In caso di sospensione o di cancellazione di Concilia Lex s.r.l. dal Registro istituito presso il Ministero della Giustizia, i procedimenti di mediazione in corso, per i quali è già stato nominato il mediatore, saranno comunque portati a conclusione; Gli altri procedimenti proseguono presso l’organismo scelto dalle parti o in mancanza presso quello individuato dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso.
ART. 13
GLI ALLEGATI DEL REGOLAMENTO
Costituiscono parte integrante del presente Regolamento, i seguenti allegati:
a) D.lgs. 4 Marzo 2010 n. 28;
b) D.M. 18 Ottobre 2010, n. 180;
c) D.M. 6 luglio 2011 n. 145;
d) Tariffe del servizio di mediazione ( allegato A);
e) Norme di comportamento dei mediatori ( allegato B);
f) Scheda di valutazione del servizio di mediazione ( allegato C).
