Aspetti normativi del
Censimento permanente
della popolazione e delle
abitazioni 2021
o Regolamento (CE) n. 763/2008 del 9 luglio 2008, del Parlamento Europeo e del Consiglio, relativo ai censimenti della popolazione e delle abitazioni: stabilisce norme comuni per l’esecuzione dei censimenti da parte degli Stati membri e la sua obbligatorietà per la fornitura, finora decennale, di dati esaurienti su popolazione e abitazioni.
o Regolamento (CE) n. 543/2017 del 22 marzo 2017 della Commissione.
Stabilisce le specifiche tecniche delle variabili e delle loro classificazioni.
o Regolamento (CE) n. 712/2017 del 20 aprile 2017 della Commissione.
Stabilisce l'anno di riferimento e il programma dei dati statistici e dei metadati.
o Regolamento (CE) n. 881/2017del 23.05.2017 della Commissione.
Stabilisce le modalità e la struttura dei report sulla qualità e il formato tecnico per la trasmissione dei dati.
Le fonti normative europee
Fonte europea
I Regolamenti di esecuzione
o L’art. 3 del decreto-legge 179/2012, convertito dalla L. n. 221/2012, ha introdotto nell’ordinamento giuridico il Censimento permanente della popolazione e delle abitazioni. Il DPCM 12 maggio 2016 ne ha fissato i tempi di realizzazione;
o Nella legge n. 205/2017 (Bilancio di previsione dello Stato), all’art. 1, commi 227 – 237, è stata inserita la norma censuaria che ha indetto e finanziato il Censimento permanente della popolazione e delle abitazioni, i Censimenti economici permanenti e il Censimento dell’agricoltura.
o La norma censuaria indica i principali profili ed effetti giuridici e demanda ai Piani Generali di Censimento e alle circolari la regolamentazione generale dell’impianto censuario (comma 232); definisce la nuova metodologia di rilevazione basata sull’integrazione di basi di dati amministrativi con indagini campionarie e indica le basi dati di maggior rilievo (es. Inps, Agea, Anagrafe nazionale degli studenti ecc). Prevede anche, per i titolari delle stesse e per quelli indicati nel PSN, l’obbligo di fornitura all’Istat ai fini censuari.
Le fonti normative nazionali
Le fonti nazionali che disciplinano il Censimento
Norma di indizione e finanziamento dei censimenti permanenti
Programma statistico nazionale (Psn) - Obbligo di risposta - Sanzioni
Il Censimento permanente della popolazione e delle abitazioni è previsto nel Psn 2017-2019, Aggiornamento 2019, adottato con DPR 25.11.2020 attualmente in vigore (schede IST-02493 e IST-02494) e rientra negli elenchi allegati al D.P.R. di emanazione del PSN che indicano le indagini con obbligo di risposta e relativa sanzione, ai sensi degli artt. 7 e 11 del d.lgs.
322/1989.
o Le unità di rilevazione tenute all’obbligo di risposta sono:
le famiglie (reg. anagrafico: insieme di persone legate da vincoli di matrimonio, unione civile, parentela, affinità, adozione, tutela o da vincoli affettivi. Una famiglia anagrafica può essere costituita da una sola persona) e le convivenze di fatto (L. 76/2016: due persone maggiorenni unite stabilmente da legami affettivi di coppia e di reciproca assistenza morale e materiale), come indicato dal Piano generale di censimento (PGC paragrafi 2.4 e 4.2).
Programma statistico nazionale (Psn) - Obbligo di risposta - Sanzioni
In particolare, i soggetti obbligati a fornire i dati e dunque sanzionabili sono:
- per la L (IST-02494) nella persona di riferimento e nelle persone abitualmente dimoranti nella famiglia o convivenza di fatto;
- per la A (IST-02493) nel solo componente della famiglia o convivenza di fatto, che abbia iniziato la compilazione e non l’abbia portata a termine.
L’Istat provvede all’accertamento delle violazioni dell’obbligo di risposta, in base alla procedura
che verrà delineata per lo svolgimento delle attività istruttorie da parte degli UCC per la
segnalazione delle violazioni e che verrà specificata con apposita circolare.
Piano generale di Censimento
Il PGC e i relativi allegati sono stati approvati dal Consiglio con deliberazione CDLIII del 26 marzo 2018 ed integrato con deliberazione n. 13/2020 del 5 novembre 2020. L’aggiornamento 2021 è stato approvato nella seduta del Consiglio del 9 giugno 2021. Ha una durata quadriennale.
Il PGC definisce i principali aspetti organizzativi e metodologici:
o le date, il campo di osservazione e le fasi della rilevazione;
o la rete di rilevazione, organizzata con riferimento a quattro livelli territoriali (nazionale, regionale, provinciale e comunale) e affidate, con specifici compiti, ai diversi enti;
o i criteri di determinazione e ripartizione del contributo agli organi censuari;
o gli obblighi e relative sanzioni;
o il confronto censimento-anagrafe e la revisione delle anagrafi comunali;
o la metodologia e cadenza temporale per la determinazione della popolazione legale;
o le modalità e i tempi di diffusione e comunicazione dei dati, anche ad enti extra Sistan, per trattamenti statistici strumentali al perseguimento delle rispettive finalità istituzionali.
La popolazione legale
Una delle principale finalità del Censimento permanente della popolazione e delle abitazioni è la determinazione della popolazione legale.
o L’art. 1, comma 236 della L. n. 205/2017 stabilisce che essa sia fornita al Paese mediante Decreto del Presidente della Repubblica sulla base dei risultati del Censimento, pubblicato in Gazzetta Ufficiale.
o L’Istituto, una volta validati i dati censuari relativi alla popolazione residente presso ciascun Comune, fornirà tali risultanze. Il riferimento temporale è al 2021. Medesimo riferimento temporale è previsto per la fornitura dei dati ad Eurostat, ai sensi dell’art. 5 del Reg. CE n.
763/2008.
o L’edizione del Censimento 2021 prevede anche la rilevazione delle convivenze anagrafiche (un insieme di persone normalmente coabitanti per motivi religiosi, di cura, di assistenza, militari) e quella delle popolazioni «speciali» (i senza tetto, i senza fissa dimora e coloro che vivono nei campi attrezzati, tollerati o spontanei, definiti come “altro tipo di alloggio”
rispetto alla condizione abitativa), entrambe svolte con raccolta dati direttamente presso i Comuni.
Determinazione della popolazione legale dei comuni, censimento
convivenze
anagrafiche e delle popolazioni cd
«speciali»
Comunicazione e diffusione dei dati censuari
o
Per le sole finalità connesse ai trattamenti statistici strumentali al perseguimento del proprio fine istituzionale, l’Istat potrà comunicare i dati elementari relativi al Censimento permanente della popolazione e delle abitazioni agli enti e organismi coinvolti nella rilevazione censuaria, anche se non facenti parte del Sistan (art. 1, comma 232, lett. c), L. n. 205/2017).
o
La diffusione delle risultanze censuarie è di stretto interesse per il Paese e, tenuto conto dell’importanza che rivestono tali dati, il legislatore all’art. 1, comma 232, lett. c), della L. n.
205/2017 ha previsto la possibilità che vengano diffusi anche al di sotto delle tre unità, che è la soglia normalmente utilizzata, attraverso procedure che riducano drasticamente il rischio di identificazione (art. 4 delle Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica effettuati nell’ambito del Sistema Statistico nazionale – Provv. Garante protezione dati personali n. 514 del 19.12.2018).
o
Con apposito atto (Piano di diffusione) verranno definiti tempi e modalità di diffusione dei dati
censuari
.Il trattamento dei dati
Nel trattamento dei dati raccolti in occasione del Censimento permanente della popolazione e delle abitazioni il personale coinvolto deve osservare le disposizioni in materia di segreto d'ufficio e segreto statistico, previsti dal decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322.
o
Art. 8. Segreto di ufficio degli addetti agli uffici di statistica
Le norme in materia di segreto d'ufficio previste dal vigente ordinamento dell'impiego civile dello Stato si applicano a tutti gli addetti agli uffici di statistica.
o
Art. 9 Disposizioni per la tutela del segreto statistico
I dati raccolti nell'ambito di rilevazioni statistiche comprese nel programma statistico
nazionale da parte degli uffici di statistica non possono essere esternati se non in forma
aggregata, in modo che non se ne possa trarre alcun riferimento relativamente a persone
identificabili, e possono essere utilizzati solo per scopi statistici.
Il trattamento dei dati personali
Le operazioni del Censimento permanente della popolazione e delle abitazioni che richiedono il trattamento di dati personali sono svolte nel rispetto della normativa vigente sulla protezione dei dati personali:
o Regolamento (UE) del Parlamento europeo e del Consiglio n. 2016/679 (RGPD – General Data Protection Regulation) , relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati.
o Decreto legislativo n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) come modificato e integrato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101.
o Decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 “Disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio”, del 27 aprile 2016 (Regolamento generale sulla protezione dei dati);
o Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica effettuati nell’ambito del Sistema statistico nazionale (allegato A. 4 del d.lgs. n. 196/2003 provvedimento Garante del 19 dicembre 2018);
o
Il trattamento dei dati personali
Partecipano al trattamento dei dati personali:
o
Istat: in qualità di Titolare del trattamento
o
Responsabile dell’Ufficio comunale di censimento (UCC), Responsabile dell’Ufficio provinciale di censimento (UPC), il referente della Società che gestisce il numero Verde: in qualità di Responsabili esterni del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Reg. n.
679/2016;
o
Incaricati del trattamento dei dati: tutte le persone autorizzate al trattamento dei dati
personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile.
Il trattamento dei dati personali - Titolare
Titolare del trattamento dei dati personali è l'Istat, il quale, ai sensi del Regolamento (EU) 2016/679 (RGPD), è tenuto in particolare a:
o mettere in atto le misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire il rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali;
o Nominare, ai sensi dell’art. 28 del RGPD, i Responsabili del trattamento dei dati personali effettuato per conto dell’Istat nell’ambito delle operazioni censuarie, specificando i compiti ad essi attribuiti e fornendo istruzioni per il loro svolgimento;
o vigilare sul rispetto da parte dei Responsabili del trattamento degli obblighi prescritti, anche mediante lo svolgimento di ispezioni in collaborazione con il Responsabile della protezione dei dati (RPD).
Il Responsabile del trattamento dei dati
Il Responsabile del trattamento dei dati, con riferimento al rispettivo ambito di competenza, è autorizzato a trattare i dati personali relativi agli operatori della rete di rilevazione, nonché i dati personali relativi alle unità di rilevazione di cui al Piano generale del Censimento (PGC), necessari per lo svolgimento dei compiti attributi agli UCC.
Il Responsabile del trattamento dei dati si impegna a:
o Trattare i dati personali solo per lo svolgimento delle attività specificate nel PGC, nelle circolari, nei Manuali di indagine e nelle istruzioni dell’Istat e per la durata delle stesse attività;
o Non utilizzare i dati personali per finalità amministrative o comunque diverse da quelle statistiche, pena l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria a norma dell’art. 83 del RGPD;
o Tenere il Registro delle attività di trattamento svolte per conto dell’Istat (art. 30, paragrafo 2, RGPD);
o Individuare e autorizzare al trattamento dei dati personali, con atto scritto, tutte le persone coinvolte nelle attività censuarie che comportano il trattamento dei dati personali (c.d. incaricati del trattamento: rilevatori, coordinatori comunali, operatori di back-office, personale di staff, altro personale dell’UCC o dei centri comunali di rilevazione).
Il Responsabile del trattamento dei dati
L’atto scritto con cui vengono autorizzati i soggetti citati deve contenere:
L’ambito di trattamento autorizzato in relazione agli specifici compiti assegnati, come definiti nelle circolari e nelle istruzioni dell’Istat e in conformità al principio di minimizzazione dei dati;
Le istruzioni sulle modalità con cui deve essere svolto il trattamento.
Il Responsabile del trattamento deve inoltre:
vigilare sul rispetto delle istruzioni impartite;
assicurare che le persone autorizzate a trattare i dati personali abbiano sottoscritto appositi impegni di riservatezza o siano soggetti a un idoneo obbligo di riservatezza (es. segreto d’ufficio), anche per il periodo successivo all’effettuazione della rilevazione.
Il Responsabile del trattamento dei dati
Il Responsabile del trattamento si impegna ad adottare idonee misure organizzative e tecniche per garantire la sicurezza dei dati ai sensi dell’art. 32 del RGPD, tra cui:
o informare tutti i soggetti autorizzati al trattamento del divieto di utilizzare tali dati per finalità diverse da quelle della rilevazione, pena l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria;
o dare istruzioni ai soggetti autorizzati ad accedere al Sistema di gestione dell’indagine (SGI), sulla necessità di custodire con diligenza le credenziali di accesso;
o dare istruzioni ai rilevatori sulla necessità di custodire con cura il tablet fornito dall’Istat per ridurre il rischio di furti, manomissioni fisiche o informatiche, danneggiamenti e utilizzi impropri, nonché sul comportamento da adottare in caso di furto o smarrimento (nel caso dell’UCC);
o dare istruzioni al personale coinvolto nella rilevazione sulla necessità di non lasciare accessibile la propria postazione di lavoro a soggetti non autorizzati, anche in caso di breve allontanamento dalla stessa.
Il Responsabile del trattamento dei dati
I Responsabili degli UCC assicurano:
o che siano fornite agli interessati (famiglie e individui) tutte le informazioni previste all'art. 13 del RGPD relative al trattamento dei dati, in ogni occasione di contatto (compilazione del questionario, assistenza alla compilazione, ecc.).
o che le operazioni di raccolta dei dati si svolgano nel rispetto delle prescrizioni delle Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici e di ricerca scientifica effettuati nell'ambito del Sistan, con particolare riguardo alla necessità che il rilevatore e l’operatore di back office:
renda nota la propria identità, la propria funzione e le finalità della raccolta;
fornisca ogni chiarimento che consenta all’interessato di rispondere in modo adeguato e consapevole;
non raccolga presso gli interessati dati diversi da quelli previsti dal questionario predisposto dall’Istat;
assicuri cura e diligenza nella raccolta dei dati e nella custodia del materiale cartaceo e dei dispositivi informatici utilizzati (tablet e/o pc dell’ufficio).
Il Responsabile del trattamento dei dati
Nel caso in cui il Responsabile del trattamento riceva da un interessato richieste di esercizio dei diritti di cui al capo III del RGPD (diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso, la rettifica o cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento), si impegna a:
o darne tempestiva comunicazione scritta all’Istat, tramite il Responsabile della protezione dei dati:
o assistere l’Istat con misure tecniche e organizzative adeguate, al fine di consentire allo stesso di dare seguito alla richiesta nel rispetto dei termini prescritti dall’art. 12 del RGPD.
Ciascun Responsabile si impegna inoltre a informare l’Istat, senza ingiustificato ritardo, in merito a qualsiasi richiesta di comunicazione dei dati personali trattati per conto dello stesso, presentata da autorità giudiziarie o di polizia.
Il Responsabile del trattamento dei dati
In caso di violazione dei dati personali (data breach) ciascun Responsabile si impegna inoltre a:
o informare tempestivamente l’Istat ([email protected]) ai sensi dell’art. 33, comma 2, RGPD;
o individuare e adottare, in collaborazione con l’Istat, le misure necessarie a porre rimedio alla violazione dei dati personali o ad attenuarne gli effetti negativi per gli interessati;
o assistere l’Istat nell’ottemperare agli obblighi di notifica di tale violazione al Garante per la protezione dei dati personali e di comunicazione agli interessati, ai sensi degli artt. 33 e 34 RGPD, in particolare fornendo le informazioni e la documentazione in proprio possesso.
A conclusione delle attività - con le modalità e nei tempi indicati dall’Istat – il Responsabile del trattamento si impegna a cancellare le informazioni trattate per conto dell’Istat producendo una dichiarazione che documenti i metodi di cancellazione sicura e definitiva delle informazioni.
L’incaricato del trattamento dei dati
Il Responsabile del trattamento (Responsabile dell’UCC) individua le persone autorizzate al trattamento dei dati personali, le quali sono tenute a trattare i dati cui hanno accesso nel rispetto delle seguenti disposizioni :
o Regolamento (UE) 2016/679, d.lgs. n. 196/2003 e d.lgs. n. 101/2018;
o Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica effettuati nell'ambito del Sistema statistico nazionale allegate al d.lgs. n.196/2003;
o PGC;
o Istruzioni loro impartite dall’Istat (Manuali della rilevazione, Formazione a distanza e Formazione in aula) e dal Responsabile del trattamento dei dati personali.
La violazione delle istruzioni ricevute comporta una responsabilità, sul piano civile, amministrativo e penale, secondo quanto stabilito dagli artt. 166 e seguenti del d.lgs. n. 196/2003.
L’incaricato del trattamento dei dati
Gli incaricati del trattamento dei dati personali sono tenuti a:
o Partecipare agli incontri formativi, prima dell’avvio della rilevazione e completare tutti i moduli formativi predisposti da Istat e accessibili tramite la piattaforma per la formazione statistica (https://formazionereti.istat.it/ );
o adottare ogni misura o comportamento che garantisca la riservatezza e l’integrità dei dati trattati (custodire con diligenza le credenziali di accesso, il tablet fornito dall’Istat, ecc..), anche oltre il termine delle operazioni censuarie;
o non utilizzare le informazioni di cui siano venuti a conoscenza in occasione e per le finalità del Censimento per fini diversi da quelli connessi ai compiti a ciascuno di essi assegnati;
L’incaricato del trattamento dei dati
o non fare copia delle suddette informazioni, diffonderle o comunicarle a soggetti non autorizzati;
o non raccogliere presso le famiglie e gli individui intervistati informazioni diverse da quelle previste dal questionario predisposto dall’Istat senza preventiva autorizzazione dello stesso Istituto.
o rendere nota agli interessati la propria identità e la propria funzione, esibendo l’apposito tesserino di riconoscimento;
o fornire ai rispondenti ogni informazione sulle finalità e sulle modalità del trattamento, in coerenza con quanto indicato nella lettera informativa dell’Istat, oltre ogni ulteriore chiarimento richiesto dal rispondente.
