“FONDAZIONE GIOVANNI PASCALE”
ISTITUTO DI RICOVERO E CURA A CARATTERE SCIENTIFICO Via Mariano Semmola - 80131 NAPOLI
DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE N. 9 del 10/01/2019
PROPONENTE: Direttore Scientifico
OGGETTO: APPROVAZIONE PROCEDURA OPERATIVA GENERALE POG25 -GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE
Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 s.m.i. e norme collegate, il quale sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa
“FONDAZIONE GIOVANNI PASCALE”
ISTITUTO DI RICOVERO E CURA A CARATTERE SCIENTIFICO Via Mariano Semmola - 80131 NAPOLI
DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE
PROPONENTE: Direttore Scientifico
OGGETTO: APPROVAZIONE PROCEDURA OPERATIVA GENERALE POG25 -GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE.
Il Direttore Scientifico, Prof. Gerardo Botti
PREMESSO CHE con nota WF n° 2018008893 del 17/07/2018 il Ministero della Salute ha confermato all’Istituto che il provvedimento che approva la programmazione triennale degli IRCCS della Ricerca Corrente 2018-2020, riportante anche i criteri di valutazione della ricerca corrente 2018-2020, è stato registrato presso la Corte dei Conti in data 09/07/2018;
con Determina del Direttore Generale n. 81 del 18/07/2018 e s.s.m. questo Istituto ha preso atto dell’approvazione della Programmazione triennale degli IRCCS della Ricerca Corrente 2018-2020 riportante anche i Criteri di valutazione della Ricerca Corrente 2018-2020;
TENUTO CONTO che con Deliberazione n.86 del 26/07/2018 è stato stabilito che l’affiliazione standard da riportare, a cura dell’autore, in tutte le pubblicazioni scientifiche prodotte in Istituto e che sarà comunicata al Ministero della Salute ai fini della valutazione della Ricerca Corrente 2018-2020 deve essere, esattamente nell’ordine riportato ed esclusivamente in italiano, la seguente: ISTITUTO NAZIONALE TUMORI – IRCCS – FONDAZIONE G. PASCALE, NAPOLI, ITALIA
inoltre, che, con riferimento al finanziamento per Produzione Scientifica (55%), nei Criteri di valutazione di cui sopra si terrà conto, tra gli altri, anche dell’esatta affiliazione riportata nei lavori presentati alla valutazione e che pertanto “L’Istituto dovrà indicare, all’inizio del ciclo triennale di programmazione, l’affiliazione standard che intende utilizzare nei lavori prodotti. Saranno valutabili solo i lavori riportanti l’affiliazione standard presentata. E’ ammessa solo l’eventuale aggiunta della divisione o reparto a cui afferiscono i ricercatori. Nell’affiliazione standard è obbligatorio inserire il termine IRCCS ovvero Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico”;
ATTESO che risulta necessario definire una procedura operative standard che descriva le modalità operative di presentazione, valutazione ed autorizzazione delle pubblicazioni scientifiche proposte dai ricercatori dell’Istituto, al fine di rispondere a quanto richiesto dal Ministero della Salute;
Redatto da Gerardo Botti il 17/12/2018 16.09.38
VISTA la proposta di Procedura Operativa Generale POG25 dal titolo “GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE” ed i relativi allegati, revisionata per quanto di competenza dalla Dr.ssa Paola Del Prete Resp. S.S. Monitoraggio delle Performance della Ricerca e dal Dr. Gianfranco De Feo Resp. S.S. Monitoraggio Studi Clinici ed implementazione SGQ,
PROPONE DI
1. Adottare la Procedura Operativa Generale POG25
dal titolo “GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE” allegata quale parte integrante e sostanziale al presente provvedimento;IL DIRETTORE GENERALE
In virtù dei poteri conferitigli con delibera della Giunta Regionale della Campania n.
212 del 10\10\16, pubblicato nel BURC n. 66 del 10\10\2016;
Letta e valutata la proposta di delibera sopra riportata, presentata dal Direttore Scientifico;
Preso atto che il Direttore proponente il presente provvedimento, sottoscrivendolo, attesta che lo stesso, a seguito dell’istruttoria effettuata, nella forma e nella sostanza è legittimo e utile per il servizio pubblico;
Acquisito il parere favorevole del Direttore Amministrativo Aziendale, del Direttore Sanitario Aziendale e del Direttore Scientifico
D E L I B E R A
Per i motivi in narrativa esposti, che formano parte integrante della presente deliberazione:
1) Adottare la Procedura Operativa Generale POG25 dal titolo “GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE” allegata quale parte integrante e sostanziale al presente provvedimento;
2) Di trasmettere la presente deliberazione ai : Direttori di U.U.O.O.C.C. e U.U.O.O.S.S., ai Direttori di Dipartimento, nonché garantire le previste forme di registrazione e pubblicità dell’atto secondo legge.
Il Direttore Generale Dott. Attilio A. M. Bianchi
Redatto da Gerardo Botti il 17/12/2018 16.09.38
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DELIBERAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE N. 9 del 10/01/2019
PROPONENTE: Direttore Scientifico
OGGETTO: APPROVAZIONE PROCEDURA OPERATIVA GENERALE POG25 -GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE
Pubblicata dal 10/01/2019al 20/01/2019 Atto esecutivo dal 21/01/2019
Il Direttore Responsabile S.C. Affari Generali dr.ssa Elisa Regina
Atto sottoscritto digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 s.m.i. e norme collegate e sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa
Elenco firmatari
Questo documento è stato firmato da:
Gerardo Botti - Direttore Scientifico
Mariano Carmine - Direttore Amministrativo Rosa Martino - Direttore Sanitario
Attilio Bianchi - Direttore Generale Regina Elisa - U.O.C.`` Affari Generali``
Atto sottoscritto digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 s.m.i. e norme collegate e sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa
ISTITUTO DI RICOVERO E CURA A CARATTERE SCIENTIFICO
“Fondazione Giovanni Pascale” – NAPOLI Procedura Operativa Generale POG 25
GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE
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PROCEDURA OPERATIVA GENERALE 25
“GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE”
Redazione
Dr.ssa Giada PalmieriRevisione
Dr.ssa Paola Del Prete Dr. Gianfranco De FeoApprovazione
DIRETTORE GENERALE DIRETTORE SCIENTIFICO
DIRETTORE SANITARIO
DIRETTORE AMMINISTRATIVO
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“Fondazione Giovanni Pascale” – NAPOLI Procedura Operativa Generale POG 25
GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE
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SOMMARIO
1. Scopo e Campo di Applicazione 3
2. Riferimenti Normativi 3
3. Termini e definizioni 3
4. Criteri Operativi 3
4.1. Richiesta di autorizzazione 3
4.1.1. Pubblicazioni prodotte da ricercatori dell’Istituto 3 4.1.2. Pubblicazioni esterne con ricercatori dell’Istituto come collaboratori 4
4.1.3. Modalità di presentazione 4
4.2. Valutazione 4
4.2.1. Criteri 4
4.2.2. Tipologia di rivista 4
4.2.3. Corretta identificazione Autori ed Affiliazione 4
4.2.4. Comunicazione esito 5
4.2.5. Autorizzazione eventuali spese/rimborsi di pubblicazione 5
5. Obiettivi ed Indicatori di efficacia del Processo 5
6. Documentazione 5
7. Tabella revisioni 5
8. Accessibilità e Criteri di Revisione e Rivalutazione 5 9. Responsabilità di diffusione e verifica applicazione 6
10. Successivi adempimenti 6
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GESTIONE PROCESSO AUTORIZZATIVO PUBBLICAZIONI SCIENTIFICHE
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1. Scopo e Campo di Applicazione
Scopo della presente procedura è di descrivere le fasi del percorso autorizzativo da seguire per la pubblicazione di qualunque articolo scientifico, inclusi, poster, lettere e commenti all’editore prodotti dal personale dipendente ed a contratto, dell’Istituto Nazionale Tumori – IRCCS Fondazione Pascale. Tale procedura recepisce inoltre i criteri adottati dal Ministero della Salute per la valutazione delle pubblicazioni a valere per il riparto del Finanziamento della Ricerca Corrente e va adottata a prescindere dalla richiesta di finanziamento presentata alla Direzione Scientifica.
Le responsabilità dell'applicazione della presente procedura sono dettagliate nel seguito.
2. Riferimenti Normativi
1. Programmazione Triennale Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS) 2018-2020 - MINISTERO DELLA SALUTE Direzione Generale della Ricerca e dell’Innovazione in Sanità: Criteri di Valutazione della Ricerca Corrente.
2. Determina del DG n.86 del 26/07/2018.
3. Termini e definizioni
RC: Ricerca Corrente;RF: Ricerca Finalizzata;
IF: Impact Factor;
IFN: Impact Factor Normalizzato MoH: Ministry of Health
4. Criteri Operativi
Qualunque lavoro scientifico prodotto da personale dipendente e/o a contratto dell’Istituto, prima di essere reso pubblico, sia esso in forma cartacea, informatica o altro, dovrà essere soggetto a verifica di conformità ai criteri di valutazione della RC e successiva autorizzazione da parte della Direzione Scientifica. Tale processo si rende necessario per:
1. Verificare la conformità dei lavori prodotti, ai criteri di valutazione adottati dal Ministero della Salute per l’erogazione dei finanziamenti della RC e/o RF.
2. Garantire che il personale afferente all’Istituto mantenga il vincolo di esclusività imposto da contratto e non utilizzi impropriamente Nome e Logo dell’Istituto.
3. Prevenire potenziali casi di Scientific Misconduct
La mancata ottemperanza della presente procedura potrebbe avere come conseguenza per l’Istituto una penalizzazione in termini di finanziamento per la RC.
4.1. Richiesta di autorizzazione
4.1.1. Pubblicazioni prodotte da ricercatori dell’Istituto
Nel caso di lavori scientifici a titolarità interna dell’Istituto, il corrisponding author dovrà richiedere opportuna autorizzazione alla Direzione Scientifica, compilando ed inviando il mod. 01POG25_”Richiesta autorizzazione alla pubblicazione”. In tale modulo dovrà essere chiaramente indicato:
- Titolo della pubblicazione
- Progetto RC/RF o altra tipologia di progetto (studi clinici, linee guida, etc.) da cui ha origine la pubblicazione - Tipologia della pubblicazione (articolo, review, letter to the editor, commento, editoriale, case report, poster,
etc)
- Autori e relativa affiliazione - Abstract (Max 200 parole)
- Rivista sulla quale si intende pubblicare - Valore dell’Impact Factor delle singole riviste
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- Eventuale costo presunto di pubblicazione.
In allegato alla richiesta dovrà essere presentato il frontespizio riportante titolo, autori e affiliazioni. La richiesta di autorizzazione dovrà pervenire prima della sottomissione del lavoro a qualunque rivista/periodico.
4.1.2. Pubblicazioni esterne con ricercatori dell’Istituto come collaboratori
Per lavori scientifici in collaborazione, la cui titolarità è esterna all’Istituto, ed a cui il personale dipendente e/o a contratto partecipa a qualunque titolo, prima della pubblicazione effettiva del lavoro scientifico, dovrà esserne data comunicazione alla Direzione Scientifica, attraverso il Mod. 02POG25_”Comunicazione inserimento in pubblicazione esterna”. Il ricercatore/autore (sia esso dipendente o a contratto) che collabora al lavoro scientifico, dovrà garantire la congruità dei contenuti della pubblicazione e l’uso corretto dell’affiliazione all’Istituto.
4.1.3. Modalità di presentazione
Il modulo 01POG25_”Richiesta autorizzazione alla pubblicazione” oppure il Modulo 02POG25_”Comunicazione inserimento in pubblicazione esterna”, vanno presentati al protocollo della Direzione Scientifica.
4.2. Valutazione 4.2.1. Criteri
Le potenziali pubblicazioni che saranno oggetto di valutazione, dovranno rispettare i criteri in corso di validità, espressi dal Ministero della Salute per l’attribuzione dei fondi della Ricerca Corrente.
Nello specifico i lavori scientifici dovranno avere le seguenti caratteristiche:
- Tematica perfettamente attribuibile all’area di riconoscimento dell’Istituto;
- Chiara e precisa affiliazione dell’Istituto ,ovvero, “ISTITUTO NAZIONALE TUMORI-IRCCS-FONDAZIONE G.PASCALE, NAPOLI, ITALIA ( preceduto o meno dalla denominazione della Struttura di appartenenza SC/SSD);
- In caso di “Lettere all'editore o commenti”, queste dovranno riportare dati scientifici, altrimenti nel processo di normalizzazione, verranno valutati uguale a zero.
- Relativamente alle pubblicazioni finanziate con i fondi ministeriali di RC/RF, le stesse dovranno riportare in appendice i ringraziamenti al Ministero della Salute (MoH - Ministry of Health) per lo specifico grant I lavori scientifici non autorizzati saranno:
- Lavori senza affiliazione, con affiliazione errata e quindi non riconosciuta dal Ministero;
- Lavori che trattano tematiche diverse da quelle di riconoscimento dell’Istituto, ovvero, di oncologia;
- Lettere all’editore, da pubblicare su riviste scientifiche impattate, senza dati e/o che non riportino risultati.
4.2.2. Tipologia di rivista
Solo riviste scientifiche indicizzate e con Impact Factor, riscontrabili su Incites (Journal Citation Report).
N.B. Non sono finanziabili pubblicazioni su riviste senza IF.
4.2.3. Corretta identificazione Autori ed Affiliazione
Tutto il personale dipendente ed a contratto deve obbligatoriamente riportare nelle pubblicazioni scientifiche la corretta dicitura della propria affiliazione.
L’unica dicitura corretta e riconosciuta dal Ministero della Salute è la seguente:
Struttura Complessa di afferenza o SSD seguito dalla dicitura
ISTITUTO NAZIONALE TUMORI – IRCCS – FONDAZIONE G. PASCALE, NAPOLI, ITALIA.
Si fa presente che solo la dicitura della Struttura può essere riportata anche in lingua inglese, mentre la dicitura dell’Istituto DEVE obbligatoriamente rimanere in ITALIANO.
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Non è consentito per alcun motivo pubblicare lavori scientifici con una doppia affiliazione o una diversa affiliazione rispetto a quella con la quale il personale dipendente e/o a contratto risulta contrattualizzato.
Nel caso di progetti di RC/RF è obbligo del Responsabile Scientifico o del Tutor (nel caso di ricercatori a contratto), vigilare sia sull’attività scientifica svolta dal personale ad esso assegnato, sia sulla corretta affiliazione da riportare sulle pubblicazioni.
Nel caso in cui il Ministero della Salute riscontri attraverso l’errata affiliazione, il mancato rispetto del vincolo di esclusività, la Direzione Scientifica potrà avviare procedimenti e/o sanzioni disciplinari in merito. Si fa presente che la mancanza di esclusività viene rilevata in automatico dal Ministero, qualora vengano intercettate affiliazioni diverse rispetto a quelle dell’Istituto.
4.2.4. Comunicazione esito
La richiesta, sarà restituita al richiedente con l’autorizzazione o meno del Direttore Scientifico o di un suo delegato. In caso di diniego la richiesta riporterà anche la motivazione dello stesso.
4.2.5. Autorizzazione eventuali spese/rimborsi di pubblicazione
Potranno essere autorizzate al rimborso solo le pubblicazioni che siano state autorizzate dal Direttore Scientifico o da un delegato, secondo i criteri precedentemente espressi.
5. Obiettivi ed Indicatori di efficacia del Processo
Al fine di monitorare l’andamento del processo regolato dalla presente procedura, l’organizzazione ha individuato i seguenti obiettivi ed indicatori:
Obiettivo Indicatori
Coerenza delle pubblicazioni con le linee progettuali
di RC dell’Istituto % delle pubblicazioni coerenti su progetti di RC finanziati.
Corretta affiliazione delle pubblicazioni % delle pubblicazioni con corretta affiliazione sul totale delle pubblicazioni.
Gli indicatori vengono prodotti e verificati contestualmente ai criteri di valutazione triennale del Ministero della Salute
6. Documentazione
Cod. Titolo Tipo
Mod. 01POG25 Richiesta autorizzazione alla pubblicazione R
Mod. 02POG25 Comunicazione inserimento in pubblicazione esterna R
Legenda: S = Documento di Supporto; R = Documento di Registrazione
7. Tabella revisioni
N° Rev. Data Descrizione Paragr. Pagina
00 30.10.18 Prima emissione Tutti Tutte
8. Accessibilità e Criteri di Revisione e Rivalutazione
Questa procedura è disponibile in formato elettronico sulla piattaforma intranet S.M.A.R.T. all’indirizzo 10.104.0.93 e in formato cartaceo presso il TAQ - Direzione Scientifica.
La Frequenza di rivalutazione della presente procedura ed i criteri di emissione, revisione ed aggiornamento, sono definiti in apposita Procedura Operativa Generale (POG03 Gestione Documentazione).
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9. Responsabilità di diffusione e verifica applicazione
La responsabilità di diffusione della presente procedura è del Responsabile di Struttura che può demandare ai Referenti Qualità di Struttura. La corretta comprensione ed applicazione della procedura dovrà essere valutata in sede di apposita riunione con il personale coinvolto, verbalizzandone gli esiti sul modello 10S03 Verbale di Riunione.
10. Successivi adempimenti
E’ in fase di implementazione sulla piattaforma S.M.A.R.T. il modulo relativo alla sottomissione delle pubblicazioni alla Direzione Scientifica che riprenderà quanto definito sopra. Sarà cura della Direzione Scientifica darne la massima diffusione e comunicazione e formazione agli utenti tutti, appena pronto il Sistema.
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Richiesta autorizzazione pubblicazione
Il corrisponding author (nome e cognome in stampatello)__________________________________________, afferente alla SC/SSD _____________________________________________________________________
chiede di essere autorizzato alla pubblicazione del seguente lavoro scientifico come sotto indicato :
Titolo pubblicazione
Progetto RC/RF o altro Tipologia della pubblicazione ( articolo, review,
letter etc.) Autori e relativa affiliazione riportata
nella pubblicazione
Abstract (max 200 parole)
Rivista scelta per pubblicazione
Valore IF
Eventuale costo stimato di
pubblicazione e/o stampa (es. poster) €
data Firma richiedente
Visto si autorizza Il Direttore Scientifico
Data
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Comunicazione di partecipazione in pubblicazione esterna
Il/la sottoscritto/a ___________________________________________________________________, afferente alla SC/SSD _____________________________________________________________________
Dipartimento __________________________________________________________________________
Comunica
Che il personale di seguito riportato ha partecipato alla stesura del seguente lavoro scientifico, in qualità di ____________________________________________________________________
Titolo pubblicazione
Progetto RC/RF/o altro
Autori e relativa affiliazione riportata nella pubblicazione
Abstract (max 200 parole)
Nome della Rivista Valore IF
data Firma richiedente
Visto si autorizza Il Direttore Scientifico
Data
