Ambito di intervento 2: Amministrazione delle risorse e servizi generali Finalità di ambito di intervento

3.1.8.. Servizio 1.08: Supporto agli organi istituzionali

Il servizio:

 fornisce il supporto tecnico-giuridico all’attività degli organi istituzionali dell’Azienda (Assemblea Consortile, Consiglio di Amministrazione, Presidente dell’Azienda, Revisore dei Conti) secondo quanto previsto da norme vigenti, statuto e regolamenti al fine di garantirne il regolare svolgimento dell’attività amministrativa (convocazioni, ordini del giorno, ecc.);

 svolge attività di raccordo tra gli Organi Istituzionali e gli altri servizi/uffici aziendali;

 predispone i verbali degli organi istituzionali aziendali, verificando il perfezionamento degli argomenti prima della loro presentazione agli Organi collegiali (C.d.A. e Assemblea);

 cura la fase istruttoria dei provvedimenti mediante la raccolta delle “proposte” predisposte dai rispettivi servizi/uffici da sottoporre all’approvazione degli organi istituzionali (C.d.A. e Assemblea) ed alla successiva riassegnazione ai titolari dei procedimenti per il completamento ed adempimenti di competenza;

 provvede alla predisposizione degli atti per le nomine di competenza del C.d.A. e del Presidente dell’Azienda;

 provvede alla stampa e conservazione dei libri verbali obbligatori (Consiglio di Amministrazione, Assemblea Consortile, Revisore dei Conti);

 elabora e predispone, per quelli di propria competenza, gli strumenti regolamentari per il funzionamento degli organi, ecc. (Statuto, regolamenti, ecc.) e provvede ai successivi adeguamenti ed aggiornamenti;

3.2. Ambito di intervento 2: Amministrazione delle risorse e servizi generali

Finalità di ambito di intervento

L’Ambito esercita una funzione di supporto alla governance tecnica, nonché a tutte le aree aziendali, garantendo il funzionamento dell’Azienda attraverso l’espletamento delle funzioni amministrative e la massima integrazione delle risorse professionali, finanziarie e tecnologiche, per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

A tal fine l’obiettivo è quello di presidiare gli strumenti utilizzati in attuazione delle logiche di management definite dall’azienda, verificandone l’efficacia e proponendo affinamenti degli stessi e possibili linee di sviluppo.

L’ambito si suddivide in cinque servizi erogati.

La performance attesa di tale finalità è espressa dagli indicatori inseriti nell’allegato 1 denominato “INDICATORI DI PERFORMANCE ANNO 2020”.

3.2.1. Servizio 2.01: Amministrazione del personale e dei collaboratori

Il servizio si occupa di tutte quelle attività connesse alla gestione del personale in relazione allo stato giuridico economico e previdenziale, svolgendo prevalentemente i seguenti compiti:

 predisporre e gestire tutta la documentazione relativa al rapporto di lavoro (assunzione, trasformazione, cessazione);

 effettuare le comunicazioni formalmente previste dalla normativa vigente;

 gestire il registro infortuni e relative pratiche INAIL;

 controllare l'orario di lavoro effettuato in relazione a quello previsto per ogni dipendente, contabilizzare le ferie, gli straordinari, permessi, ecc… per la successiva stampa del LUL;

 provvedere alla trasmissione delle variazioni mensili stipendiali con successivo controllo degli elaborati trasmessi dal fornitore incaricato del servizio in outsourcing di elaborazione paghe;

 provvede alla verifica e versamenti fiscali e previdenziali;

 provvedere al controllo delle elaborazioni delle denunce fiscali annuali del personale dipendente e elaborazione della parte relativa ai professionisti;

 provvedere alla registrazione contabile patrimoniale-economica ed analitica dei costi del personale (mensile/annuale/TFR) e dei relativi pagamenti;

 gestire il Piano della Formazione del Personale attraverso la registrazione della formazione effettuata e raccolta degli attestati e certificati;

 gestire l'attività relativa ai procedimenti disciplinari;

 predisporre ed inviare il conto annuale semplificato del personale presso il MEF;

 gestire le carriere in collaborazione con il consulente pensionistico con relativa gestione degli aspetti previdenziali;

 gestire presenze e assenze del personale della Direzione generale e dell’Area Amministrativa e delle risorse;

 predisporre e gestire i contratti dei collaboratori (co.co.co., co.co.pro. e occasionali) e professionisti (Partite IVA), assicurando la loro conformità alle disposizioni vigenti in materia oltre che in relazione a privacy, trasparenza e anticorruzione;

 gestione presenze e assenze del personale delle risorse umane assegnate all’ambito e di quelle alle dirette dipendenze della Direzione Generale;

 gestione elenco collaboratori e professionisti ai fini della pubblicazione sul sito aziendale come previsto dalle disposizioni vigenti in materia di trasparenza.

3.2.2. Servizio 2.02: Contabilità e bilancio

Al Servizio Contabilità e bilancio sono attribuite le seguenti funzioni:

 rilevazione e dimostrazione dei risultati di gestione, attraverso la predisposizione del Bilancio di esercizio e dei relativi allegati come previsti dalla normativa vigente (conto economico, conto patrimoniale, nota integrativa, relazione della gestione, ecc…) e predisposizione dei bilanci intermedi;

 tenuta e aggiornamento degli inventari e dei beni patrimoniali aziendali (libro cespiti);

 registrazioni contabili;

 tenuta del complessivo sistema di contabilità, articolato in: contabilità generale (prima nota, ciclo attivo e passivo), contabilità del personale (accantonamento TFR, rivalutazione, oneri sociali e contributivi, ecc), contabilità analitica e dei flussi finanziari;

 rapporti con la Banche e gli Istituti di Credito;

 gestione cassa economale;

 adempimenti fiscali: IVA, IRES, altri tributi e dichiarazioni connesse alla gestione degli adempimenti fiscali;

 redazione del bilancio consolidato per i Comuni Associati;

 trasmissione bilanci di previsione e consuntivi (bilancio d’esercizio) al BDAP;

 gestione dei contenziosi in materia fiscale e tributaria;

 predisposizione e verifica budget sui singoli servizi/progetti;

 assistenza al Revisore dei Conti per le verifiche periodiche e ai documenti di Bilancio.

 assicurare la regolarità fiscale dell’Ente e gli assolvimenti societari;

 preparazione analisi, studi e relazioni per gli organi istituzionali;

 predisposizione atti e provvedimenti amministrativi del proprio settore e collaborazione nella predisposizione di quelli relativi alle Aree di Line;

 predisposizione ed invio delle comunicazioni obbligatorie all’ISTAT e al MEF in qualità di Ente Pubblico Economico inserito nell’Elenco S13 della Pubblica Amministrazione.

3.2.3. Servizio 2.03: Contabilità analitica e indicatori di controllo

Al servizio sono attribuite le seguenti funzioni:

 rilevazione costi e ricavi per centri di costo;

 predisposizione report infrannuali e finali costi e ricavi con indicazione degli scostamenti rispetto ai budget;

 raccolta risultati intermedi e finali indicatori di performance.

3.2.4. Servizio 2.04: Approvvigionamenti, Manutenzioni e Patrimonio

Al Servizio Approvvigionamenti e Patrimonio sono attribuite le seguenti funzioni:

 supporto nella definizione delle politiche di acquisto di beni e servizi nonché nella gestione del patrimonio;

 supporto ai Servizi richiedenti nella gestione dei processi di analisi dei fabbisogni, effettuando le opportune indagini di mercato, proponendo possibili soluzioni;

 gestione diretta delle procedure semplificate (acquisti diretti, adesione convenzioni CONSIP, ecc..) di affidamento di forniture e servizi (compresi i contratti di manutenzione) di valore non superiore a €.

40.000,00;

 supporto al Responsabile Unico del Procedimento per la gestione delle procedure di gara di forniture e servizi (compresi i contratti di manutenzione);

 gestione dei CIG (Codice Identificativo di Gara) dalla richiesta al monitoraggio e invio annuale (entro il 31 01 anno successivo) all’ANAC unitamente agli acquisti in contanti;

 predisposizione, gestione e controllo dei contratti ai fornitori;

 la logistica distributiva dei beni e prodotti in giacenza;

 gestione polizze assicurative e istruttorie dei sinistri;

 gestione degli aspetti relativi alla contrattualistica Aziendale, e la stipula dei "contratti" tra l'Azienda e soggetti terzi (privati, Enti Locali o Aziende Sanitarie);

 gestione del repertorio generale e fiscale dei contratti e delle convenzioni;

 gestione dell’inventario dei beni mobili;

 verifica e controllo dei contratti di manutenzione ordinaria delle strutture e impianti;

 collaborazione nelle verifiche strutturali sulle sedi aziendali da parte di Enti esterni (ATS, Regione, ecc..).

 gestione archivio;

 gestisce il parco automezzi dell'Azienda;

3.2.5. Servizio 2.05: Servizi Generali

Il servizio mira ad assicurare tutte le attività di carattere generale quali:

 gestione del protocollo generale dell'Azienda;

 conservazione sostitutiva

 reception gestione controllo entrate e uscite sede centrale;

 gestione e controllo attività di pulizia della sede centrale, con personale proprio e somministrato, e delle sedi secondarie con appalto esterno;

 gestione diretta attività di piccola manutenzione sedi, impianti ed attrezzature;

 gestione e manutenzione delle sale/aule convegni ed ai servizi audio/video correlati;

 gestione logistica, per quanto di propria competenza, dei grandi eventi che si svolgono sia presso l’ente che all’esterno;

 spedizione e ritiro corrispondenza presso uffici postali.

Quadro sinottico Proventi e Costi (Conto economico di dettaglio)

Di seguito si riporta il conto economico relativo agli Ambiti D4 “Servizi per la Programmazione e Progettazione

Nel documento PIANO PROGRAMMA DELL AZIENDA SPECIALE CONSORTILE CONSORZIO DESIO BRIANZA (pagine 37-40)