Analisi preliminare e giustificazione del progetto

Nella fase preliminare si effettua un’attività di verifica della situazione aziendale sotto diversi punti di vista. Bisogna prima di tutto stabilire quali sono le necessità analitiche e quali problemi sono presenti in azienda a causa della loro mancata soddisfazione. Successivamente bisogna capire quali strumenti hardware e software siano già presenti in azienda, sia per acquisire la conoscenza dei sistemi operazionali, sia per comprendere l’attuale entità delle mansioni amministrative e manutentive. Tale valutazione può essere effettuata attraverso un’indagine o un questionario da somministrare al personale tecnico, agli analisti e al management. Un esempio di questionario può essere quello proposto qui di seguito73:

Tabella 3:Questionario per Assesment74

Area Domande

Il Business ▪ Qual è il business principale?

▪ Vi sono altre attività oltre al business principale? ▪ Quali sono e che responsabilità hanno le business unit? ▪ Quante persone lavorano in azienda?

▪ Com’è composto il personale?

Problemi di analisi ▪ Qual è il tempo medio di realizzazione di un report? ▪ Come accedete ai dati?

73 _{A. Rezzani, Business Intelligence: Processi, Metodi utilizzo in Azienda, Maggioli Editore 2012,}

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▪ Quante persone sono dedicate al reporting o alla costruzione di analisi?

▪ Quanto tempo ciascuna di esse dedica, al mese, all’attività di reporting?

▪ Vi sono problemi di accesso alla fonte dati? ▪ Occorre unire dati provenienti da più fonti? ▪ Esistono più anagrafiche clienti/prodotti/fornitori? ▪ Come giudicare la qualità dei dati?

▪ Dovete fare attività di pulizia, uniformazione dei formati, verifica della correttezza dei dati?

▪ Quanto tempo richiede l’attività di pulizia dei dati? ▪ Come sono estratti i dati dai sistemi sorgente?

Problemi di Business ▪ I report e le analisi sono prodotti in modo tempestivo? ▪ I report e le analisi conducono a prendere decisioni

corrette?

▪ Avete la certezza o perlomeno la sensazione di aver perso clienti a causa di decisioni errate?

▪ Avete la certezza o perlomeno la sensazione di non aver acquisito clienti a causa di decisioni errate?

▪ Con che criterio sono svolte le campagne di marketing? ▪ Come controllate i centri di costo?

▪ Ritenente probabile la mancata identificazione di inefficienze che portano a maggiori costi?

▪ Ritenete possibile migliorare il processo produttivo, tenendo sotto controllo costi, scorte e utilizzo del personale?

▪ Come potrebbe essere impiegate le risorse oggi dedicate allo sviluppo di report/analisi e pulizia dati?

Strumenti - Hardware ▪ Quali piattaforme hw utilizzate?

▪ In caso di hw aggiuntivo per la BI, occorreranno maggiori risorse umane per gestirlo?

▪ Com’è implementata la rete LAN?

Strumenti – Software ▪ Com’è strutturato il software operazionale?

▪ In caso di acquisto di un nuovo RDBMS, il personale IT ha le competenze per gestirlo?

▪ In caso di acquisto di un nuovo RDBMS, il personale IT ha sufficiente da dedicare alla sua gestione?

▪ Con quali strumenti sono attualmente implementati i report?

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Requisiti Analitici ▪ Quali sono i report o le analisi che realizzate con maggior frequenza?

▪ Quali sono i report o le analisi che vorreste realizzare, ma che non siete in grado di produrre con il sistema attuale?

▪ Quale grado di dettaglio hanno le vostre analisi? ▪ Avete l’esigenza di effettuare analisi previsionali? Standard Aziendali ▪ Avete degli standard di sviluppo?

▪ Avete degli standard nella nomenclatura di database, tabelle e OLAP.

Desiderate ▪ Quali sono le caratteristiche che il sistema di BI dovrebbe avere?

▪ Quanto è importante la facilità d’uso? ▪ Quanto è importante la pronta disponibilità

dell’informazione?

▪ Quanto è importante la qualità dei dati? ▪ Che profondità storica desiderate mantenere? ▪ Siete interessati a una reportistica di tipo statico? ▪ Siete interessati a una reportistica di tipo dinamico?

L’intervista può essere condotta sia attraverso domande a risposta aperta, sia con domande a risposta chiusa. Si evidenzia che l’ausilio di domande aperte pur fornendo risposte dettagliate può presentare il rischio di divagazioni inutili che comportano una perdita di tempo. Le domande chiuse riducono i tempi di risposta e di controllo del questionario, inoltre permettono di porre questioni mirate sugli obbiettivi del progetto; tuttavia non consentono di entrare nel dettaglio come fanno le domande aperte75_.

L’attività di valutazione dovrebbe permettere di identificare quali sono i problemi correlati alla mancanza di un sistema di BI, consentendo di stimare la riduzione dei costi e i maggiori ricavi che si realizzerebbero con la sua implementazione. Il progetto di implementazione di un sistema di BI trova la sua giustificazione sia nella soluzione alle problematiche di analisi, che possono essere identificate

75 _{A. Rezzani, Business Intelligence: Processi, Metodi utilizzo in Azienda, Maggioli Editore 2012,}

57 attraverso il questionario visto precedentemente, sia nei benefici economici, che abbiamo visto nel primo capitolo parlando del valore della BI. È chiaro che fornire una solida giustificazione economica aumenta le motivazioni del committente, degli utenti e del team che si occupa della realizzazione del sistema di BI76. Nella fase preliminare è anche importante tenere in considerazione i fattori di rischio che possono insorgere durante il progetto, e che conducono ad un esito insoddisfacente. Il primo “tipo” di rischio in cui certamente ci si può imbattere è il rischio tecnologico, che dipende dal grado di maturità della piattaforma prescelta: un conto è lavorare con una tecnologia matura e ben conosciuta, un altro è utilizzare tecnologie nuove, appena apparse sul mercato. Un altro tipo di rischio e collegato alla complessità del sistema da implementare. Per esempio, si potrebbe trovare difficoltà in un sistema che richiede l’estrazione dati da moltissime fonti eterogenee, la quali hanno forti problemi a essere integrate e pertanto necessitano di complesse regole di pulizia e trasformazione. A quanto detto finora, si aggiungono rischi legati alla componente umana del progetto. Da un lato abbiamo la parte manageriale dell’azienda che ha dei limiti di tolleranza circa la tempistica e i costi del progetto, limiti che devono essere oltrepassati. Dall’altro esiste un rischio legato alla capacità, alle competenze e all’impegno del team di progettazione e sviluppo: occorre valutare bene gli skill tecnologici, progettuali e di business dei componenti del gruppo e la loro esperienza nella realizzazione di sistemi di BI77.