Applicativi utilizzati per la gestione del magazzino

L’applicativo maggiormente utilizzato e più semplice per la gestione del magazzino generale dell’Azienda Ospedaliera di Padova, in ambito operativo, è Excel. Esso è un sistema di gestione molto più economico rispetto ai vari competitor ma che risulta essere adatto per degli aspetti generali per la movimentazione degli articoli all’interno del magazzino e per facilitare i processi operativi dei vari addetti.

L’utilizzo di Excel avviene quotidianamente ed implica la registrazione della movimentazione dei prodotti che si presentano in magazzino con il fine di assicurare dettagliate informazioni in tempo reale per quanto riguarda la disponibilità degli articoli stessi.

Le principali fasi della gestione del magazzino possono essere elencate di seguito49_:

• Ingresso degli articoli: si tratta della ricezione del materiale e presa in carico dal sistema;

• Deposito: stoccaggio del materiale secondo logiche di ottimizzazione;

• Pianificazione: si tratta di organizzare le attività per ottimizzare le spedizioni e ridurre il lead time in modo da rifornire il più velocemente possibile il magazzino dell’Unità Operativa richiedente;

• Esecuzione: picking e shipping degli articoli necessari all’Unità Operativa richiedente.

La gestione del magazzino con Excel non sostituisce il software EUSIS in uso ma riesce ad offrire contemporaneamente la possibilità di gestire il magazzino in modo semplice e veloce, per poi riportare le informazioni in modo più dettagliato nel gestionale EUSIS.

Con il medesimo software, Excel, è possibile anche gestire il fabbisogno del magazzino centrale e pianificare eventuali acquisti. La pianificazione permette al

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magazzino generale, in base allo storico e all’anagrafiche, di analizzare il fabbisogno di relativi ordini e pianificare le richieste di acquisto.

La pianificazione dei fabbisogni ha il fine di evitare che vengano acquistate scorte di materiale eccessive rispetto al fabbisogno stesso e ridurre il lead time in modo da poter rifornire i magazzini di reparto il più velocemente possibile. Essa ha anche il fine di ridurre il tempo che trascorre tra una necessità del materiale e la disponibilità del materiale stesso.

Di seguito verranno rappresentati, a titolo esemplificativo, le tabelle che si trovano all’interno dei fogli Excel delle fasi di carico e scarico merce utilizzati per la gestione del magazzino centrale in base ai precedenti processi analizzati.

DATA FORNITORE DESCRIZIONE DDT CODICE

ARTICOLO ETICHETTA QUANTITA' PREZZO

Tabella 4: fase di carico merce. Fonte: elaborazione propria

Nella fase di carico, il foglio deve includere una tabella con le seguenti informazioni: • la data di ricezione della merce e di eventuale carico;

• il nome del fornitore da cui arriva la merce;

• la descrizione del prodotto ricevuto (ad esempio se il packaging è intatto o se ci sono state delle non conformità trascurabili);

• il DDT, Documento Di Trasporto;

• il codice articolo, che identifica la categoria del prodotto;

• l’etichetta, che viene applicata all’articolo per facilitare e ottimizzare, in primo luogo, la collocazione in magazzino e in seguito la localizzazione per la fase di

picking.

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Tabella 5: fase di scarico merce. Fonte: elaborazione propria.

Nel foglio per la fase di scarico, si devono inserire nella tabella le seguenti informazioni:

• la data di scarico merce e quindi di uscita dal magazzino;

• il nome del fornitore della merce (il nominativo deve essere sempre prese, in caso ci fossero dei problemi con il materiale spedito all’UO richiedente); • quale prodotto sta per essere spedito;

• il codice articolo per identificare la categoria alla quale appartiene; • la quantità che viene scaricata;

• le giacenze, ciò che rimano dopo aver spedito la merce alla UO richiedente. Nella seguente tabella, verrà rappresentato un foglio fac simile dell’inventario della gestione del magazzino generale.

FORNITORE

CODICE

ARTICOLO DESCRIZIONE GIACENZE POSIZIONE

PREZZO UNITARIO

PREZZO TOTALE

Tabella 6: Fac simile inventario magazzino. Fonte: propria elaborazione.

DATA FORNITORE PRODOTTO CODICE

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All’interno di questo foglio Excel vengono inserite le seguenti informazioni con il fine di fare un inventario del magazzino:

• il nome del fornitore da cui arrivano gli articoli;

• il codice articolo che identifica la categoria del prodotto; • la descrizione del prodotto;

• le giacenze della merce;

• la posizione, individuabile attraverso l’etichetta imposta nella fase di carico merce;

• il prezzo unitario del prodotto;

• il prezzo totale degli articoli (dato dalla moltiplicazione delle giacenze con il prezzo unitario).

Le tre fasi analizzate nel precedente paragrafo, fase di ricevimento dei fornitori, fase smistamento merci e catalogazione ed in fine fase dei controlli qualitativi e quantitativi, vengono supportate dal gestionale EUSIS, il quale permette di gestire queste in modo approfondito e avanzato, al contrario dell’applicativo operativo Excel.

Il gestionale EUSIS permette di avere un quadro sempre aggiornato e in tempo reale degli stock di merci disponibili e sulla loro posizione all’interno del magazzino stesso. Grazie ad esso può essere stimato l’esaurimento delle scorte e in seguito pianificato un programma di riordini il più velocemente possibile.

L’applicativo EUSIS permette anche di gestire tutti i documenti dei beni in arrivo e in uscita dal magazzino, ad esempio codici a barre, distinte base ed etichette poste sull’imballaggio.

Oltre alla funzione inventory management, questo software traccia anche gli articoli in fase di trasporto in destinazione ai reparti, in modo da sapere in tempo reale la posizione dei vettori e quando effettivamente avviene la consegna dei beni ai reparti richiedenti. Questo serve anche a monitorare il flusso dei vettori di trasporto in modo tale da non avere un sovraccarico di questi nella piazzola di carico scarico e creare problematiche che potrebbero causare contravvenzioni.

Altro vantaggio che questo applicativo porta all’Azienda Ospedaliera di Padova e alla gestione del magazzino è la riduzione del lead time, cioè il tempo intercorrente tra la

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richiesta di reparto e il momento di soddisfacimento della richiesta50_{. Questo vantaggio}

risulta essere estremamente importante se si parla di medicinali, poiché la variabile tempo è rilevante nella consegna della merce al reparto; prima viene effettuata la consegna e prima vengono somministrate le cure all’utente finale