Il presente MdG è approvato tenendo conto della normativa vigente all'atto della sua approvazione, descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Il Manuale e i suoi allegati possono essere aggiornati o modificati quando lo prevedano o lo rendano opportuno modifiche normative o organizzative.
Il RGD, a ciò espressamente autorizzato dalla Giunta camerale, può procedere direttamente alle modiche del presente Manuale quando le stesse attengano a modifiche della struttura organizzativa di ente e alle Registrazioni particolari di protocollo.
Nei casi diversi da quelli sopra descritti, il RGD propone alla Giunta Camerale le modifiche ulteriori e diverse da adottarsi fornendo le relative informazione utili.
2 Il Sistema di Gestione documentale 2.1 Aree Organizzative Omogenee
L’ente, con deliberazione n. 53 del 16/05/2017 ha deciso ai fini della gestione documentale di configurarsi come unica Area Organizzativa Omogenea denominata “Camera della Romagna – Forlì-Cesena e Rimini“ (di seguito AOO), composta dall’insieme di aree dirigenziali, unità operative complesse, servizi come da Determinazione del Segretario Generale n.68 del 29/03/2019 e Disposizione Organizzativa e Gestionale n.2SG/2019.
2.2 Il responsabile della Gestione Documentale
La Camera di Commercio, con deliberazione n. 53 del 16/05/2017, ha nominato quale Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi nella figura del Segretario Generale, attualmente il Dott. Antonio Nannini e quale vicario, in caso di sua assenza o impedimento,nella figura del Vice Segretario generale Vicario, attualmente la Dott.ssa Maria Giovanna Briganti; il RGD è anche Responsabile della gestione documentale ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Al Responsabile, sulla base del vigente art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013, spetta il compito di:
a) definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b) gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adottare misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adottare analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
h) provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
j) assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvedere, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predisporre il manuale di conservazione e curarne l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
2.3 Il servizio per la tenuta del protocollo informatico
Ai sensi dell’art. 61 comma 1 del DPR n. 445/2000 la Camera di Commercio della Romagna ha istituito uno specifico ed unitario Servizio per la tenuta del protocollo informatico nella AOO Camera di Commercio della Romagna - Forlì-Cesena e Rimini e la sua struttura organizzativa operativa della gestione è l’Ufficio Protocollo – Archivio - Biblioteca.
Il sistema informatico utilizzato è “GEDOC – Nuovo sistema di gestione documentale” (a seguire Gedoc) realizzato e fornito da InfoCamere Scpa nell’ambito dei rapporti in essere con l’amministrazione.
Le principali componenti di Gedoc sono:
- Protocollazione: è l’insieme delle funzionalità orientate all’operazione di protocollazione e alla gestione dei registri di protocollazione. È possibile protocollare solo mediante acquisizione del documento principale
e degli eventuali allegati, nel rispetto della normativa vigente. Al momento della protocollazione, la segnatura viene apposta o associata al documento, in modo non più modificabile.
- Gestione dei documenti in bozza: l’applicativo prevede una modalità particolare per gestire la lavorazione dei documenti in bozza di una pratica costituita da un documento principale e dai vari allegati, prima di procedere alla loro protocollazione.
- Gestione dei flussi di attività: è l’insieme degli strumenti a disposizione degli utenti e dei responsabili che, opportunamente applicati a documenti o fascicoli, ne determinano le responsabilità e le disposizioni di lavorazione all’interno delle UO interne all’AOO. In particolare, per ciascun documento o fascicolo è possibile definire, tramite la tipologia di attività assegnata, la lavorazione richiesta al funzionario o all’ufficio.
- Gestione dei fascicoli: è l’insieme degli strumenti che permettono la costituzione dell’archivio informatico dei documenti rappresentato dalle aggregazioni di documenti (protocollati e non protocollati) all’interno di fascicoli e raccolte documentali.
- Firma dei documenti: Rappresenta la componente di Gedoc realizzata per implementare i requisiti che consentono agli utenti, opportunamente abilitati, di firmare i documenti, sui quali hanno potere di firma.
Gedoc integra al suo interno strumenti utili ad apporre una firma digitale ai documenti contenuti in una Bozza. All’interno del sistema Gedoc possono altresì essere acquisiti e gestiti i documenti sottoscritti con le soluzioni di firma grafometrica eventualmente adottate.
- Scansione a norma dei documenti cartacei: è la componente che raggruppa le funzioni, all’interno di Gedoc, utili alla dichiarazione di conformità all’originale per le copie di documenti prodotte da scansione dei documenti originali cartacei.
- Predisposizione di copie analogiche (cartacee) di documenti elettronici: l’art. 3 bis del CAD consente di produrre, a fronte di un documento informatico sottoscritto in originale con firma digitale, una copia cartacea da inviare a cittadini che non siano in possesso di un domicilio digitale valido e attivo. La copia viene predisposta nell’ambito di Gedoc qualora il documento principale oggetto di protocollazione sia stato sottoscritto con firma digitale e contiene le informazioni prescritte dal suddetto art.3 bis.
- Servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC): consente lo scambio di documenti informatici con altre pubbliche amministrazioni (in modo da assicurare l’interoperabilità ai sensi delle vigenti regole tecniche), con le imprese e i cittadini dotati di domicilio digitale che abbiano consentito l'utilizzo di tale mezzo. Sono inoltre assicurati i servizi di recupero da Gedoc dei dati di protocollazione, dei documenti/atti inviati e delle ricevute di PEC attestanti l'esito dell'avvenuta comunicazione alle parti interessate.
- Servizio di conservazione dei documenti informatici: consente di archiviare i documenti informatici in modo conforme alla normativa vigente, allo scopo di mantenere l’integrità, l’autenticità dei documenti e la leggibilità nel tempo. Tale funzionalità viene utilizzata, automaticamente, dopo la produzione del Registro giornaliero di protocollo prodotto da Gedoc.
2.4 Modello operativo per la Gestione Documentale
Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo decentrato che prevede la partecipazione attiva di tutti gli uffici dell’Ente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere le operazioni di propria competenza secondo i ruoli operativi stabiliti per ogni utente che accede al Sistema di gestione
documentale. Il personale dell’Ente è abilitato ad accedere al Sistema di gestione documentale con ruoli differenziati a seconda delle funzioni/competenze assegnate.
La protocollazione è accentrata presso l’Ufficio Protocollo – Archivio – Biblioteca, per i documenti in entrata, mentre è a cura dei singoli uffici per i documenti in uscita; al personale abilitato alla protocollazione è dato un dispositivo di firma digitale.
Il sistema di gestione documentale prevede l'apposizione della firma elettronica e/o della firma digitale per la trasmissione della corrispondenza in uscita. In considerazione dell'articolazione territoriale dell'Ente su più sedi e per particolari esigenze e/o urgenze legate prevalentemente a documenti cartacei in entrata il RGD può autorizzare altro personale per le operazioni di protocollazione.
2.5 Unicità del protocollo informatico
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva, si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del DPR 445/2000 e non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.
2.6 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni
Con l’entrata in vigore del protocollo unico cessa di fatto e di diritto la gestione separata del cosiddetto protocollo riservato e di tutti gli altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico.
Rimangono esistenti il protocollo del Registro Imprese in quanto soggetto a normativa separata e il registro cartaceo riservato e altre forme di registrazione interna richieste da specifiche normative di settore. Il responsabile del servizio di protocollo esegue quindi periodicamente dei controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena documentale, e sull’utilizzo di un unico registro di protocollo per ciascuna Area Organizzativa Omogenea individuata.
2.7 Posta elettronica ordinaria (PEO)
Il servizio di posta elettronica ordinaria (PEO) è disponibile per tutti gli utenti dell’ente che sono dotati di una casella di posta elettronica a cui accedono utilizzando il proprio account utente di dominio (con relativa login e password). Per i dipendenti, l’indirizzo di posta elettronica è costituito dall’account utente di dominio - nome.cognome - con l’aggiunta del suffisso @romagna.camcom.it. Inoltre vengono create e utilizzate caselle di servizio funzionali all’attività lavorativa delle singole unità operative.
2.8 Posta elettronica certificata(PEC)
L’ente utilizza la PEC quale sistema gestionale e di comunicazione visto che attesta l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e fornisce ricevute opponibili a terzi ad ogni effetto di legge.
La casella PEC istituzionale della AOO è [email protected] utilizzabile sia per la trasmissione che per la ricezione di documenti ed è integrata nel sistema di gestione documentale e protocollo informatico (Gedoc). In ricezione e in trasmissione la casella è configurata “aperta”; comunica cioè sia con indirizzi PEC, con le relative ricevute di accettazione/consegna per le uscite, sia con indirizzi di PEO, senza le ricevute di consegna. Oltre a quella istituzionale possono essere attive altre caselle PEC create esclusivamente per flussi documentali specifici e non integrate in GEDOC; qualora il titolare o chi presidia
tali caselle non integrate in GEDOC valuti sia da protocollare una comunicazione in entrata, inoltra tale comunicazione alla pec istituzionale, con le stesse modalità indicate per le comunicazioni pervenute sulle caselle PEO.
3 La formazione dei documenti
3.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi
La Camera di Commercio forma gli originali dei propri atti come documenti informatici ai sensi delle disposizioni tempo per tempo vigenti.
I documenti informatici sono formati come a seguire:
- redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; in particolare sono in dotazione gli strumenti della suite Office, Open Office, Libre Office;
- acquisizione per via telematica o su supporto informatico di documenti informatici;
- acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico;
- acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
- registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari;
- generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
L’utilizzo nella Camera di commercio di modelli di riferimento e il rispetto di apposite linee guida realizzano la formazione dei documenti prodotti dall’amministrazione in conformità alla normativa tempo per tempo vigente in materia di accessibilità.
All’atto del caricamento del documento nel sistema di gestione documentale è previsto l’inserimento almeno di un set minimo di metadati richiesti obbligatoriamente dal sistema.
Il sistema Gedoc, le risorse strumentali e le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici garantiscono:
l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento nell’ambito dell’AOO e la tracciatura di qualsiasi intervento sul documento registrato;
la sottoscrizione del documento informatico, quando prescritta, con firma digitale;
l’idoneità del documento ad essere gestito mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico;
l’accesso al documento informatico tramite sistemi informativi automatizzati;
la leggibilità del documento nel tempo.
I documenti dell’AOO sono prodotti con l’ausilio di applicativi che possiedono i requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità, immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura.
Gli originali devono inoltre riportare, ove disponibili, le seguenti informazioni:
• logo e denominazione completa dell’amministrazione;
• indicazione dell’UO mittente;
• eventuale data di redazione del documento;
• dati anagrafici del destinatario o dei destinatari (recapito di posta elettronica certificata o ordinaria, e/o recapito fisico);
• numero di riferimento a un procedimento/fascicolo;
• oggetto del documento;
• testo del documento;
• numero e descrizione degli eventuali allegati;
• dati dell’Ente (indirizzo completo, numeri di telefono, indirizzi PEC e PEO a cui indirizzare risposta);
Sono incaricati della verifica della presenza delle seguenti informazioni:
- il personale coinvolto nella redazione del documento;
- il personale addetto alle funzioni di protocollo;
- il RGD e i suoi delegati.
3.2 I formati dei documenti informatici
Le principali tipologie di formato adottate e gestite nel sistema dell’Ente sono:
• Testi/documenti : PDF, PDF/A, ODT, DOC, DOCX, PPT, PPTX, OTT
• Documenti con firma digitale : PDF/A, PDF, P7M file
• Files con marcatura temporale TSD CADES
• Calcolo : ODS, XLS, XLSX
• Immagini : JPG, TIF
• E-mail : EML, SMTP/MIME
• Dati strutturati : CSV, XML (con relativi file interpretativi)
Nell’ambito dei formati dei file trattati non sono ammessi codici integrati quali le cd. “macro”, documenti scaricabili con link da server privati, formati compressi (.zip e simili), cifrature dei contenuti, soprattutto per le finalità di conservazione digitale.
3.3 Sottoscrizione dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti o ricevuti dalla Camera, che richiedono la sottoscrizione elettronica a valore legale sono sottoscritti con firma digitale; le firme digitali adottate dall’ente sono sia di formato CadES (.p7m) che PadES (signed).
I documenti che necessitano di sottoscrizione con firma digitale, se firmati fuori da Gedoc, devono essere prodotti prima della firma nei formati standard PDF-A, le cui caratteristiche tecniche trovano corrispondenza nei requisiti sul formato definite dalle regole tecniche in materia di conservazione.
3.4 La gestione dei documenti cartacei
I documenti analogici in entrata acquisiti con le modalità tradizionali (consegna allo sportello, ricezione via posta o, in via residuale, tramite fax vengono digitalizzati, accompagnati dall’attestazione di conformità ed inseriti all’interno del fascicolo cui si riferiscono ai sensi del presente Manuale.
Per i documenti in uscita l’amministrazione gestisce i documenti originali analogici, secondo le modalità descritte al punto 4.6, così come previsto dalle disposizioni tempo per tempo vigenti in materia di domicilio digitale.
3.5 Copie e duplicati
Le copie e duplicati di documenti possono essere prodotti secondo le seguenti fattispecie:
1) copie informatiche di originali analogici: consistenti nella scansione di ogni singola unità documentale pervenuta in via analogica. Il documento così acquisito dovrà essere certificato conforme all’originale;
2) copie analogiche di originali informatici: rappresentazione a stampa dei documenti informatici;
3) duplicati informatici: prodotti mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.
Per quanto riguarda il punto 1) i documenti così formati possono essere archiviati e gestiti nel sistema di Gedoc e la certificazione di conformità viene effettuata dal soggetto individuato dal RGD in fase di archiviazione della copia informatica del documento analogico all’interno del fascicolo di pertinenza. Il documento acquisito tramite scanner e la dichiarazione di conformità allegata sono sottoscritti digitalmente dal soggetto individuato dal RGD.
Per quanto riguarda il punto 2) attualmente Gedoc genera la copia PDF con segnatura di protocollo prodotta ai sensi dell’art. 3 bis del CAD, nonché l’attestazione di conformità all’originale digitale della copia analogica.
4 La trasmissione dei documenti
I documenti in base allo stato di trasmissione si distinguono in:
-Documento in ingresso (mittente esterno e destinatario interno): documento acquisito dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni e proveniente da un diverso soggetto pubblico o privato;
-Documento in uscita (mittente interno e destinatario esterno): documento prodotto dagli Uffici interni dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni, che ha rilevanza informativa e/o giuridico-probatoria ed è indirizzato a un diverso soggetto pubblico o privato;
-Documento interno (mittente e destinatario/i interni): documento prodotto e scambiato internamente. Il documento interno può essere registrato in Gedoc anche senza essere protocollato secondo le modalità previste dall'applicativo.
4.1 Ricezione dei documenti informatici
Un documento informatico in ingresso può essere ricevuto in diversi modi, fatte salve disposizioni particolari previste da norme anche regolamentari che disciplinano la materia, ovvero:
a mezzo posta elettronica certificata
a mezzo cooperazione applicativa o interoperabilità, intese come possibilità dei sistemi informativi di diverse amministrazioni di scambiarsi dati e informazioni in modo automatico
a mezzo posta elettronica ordinaria
su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, tape, pendrive, ecc., consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere.
La Camera di commercio assicura l’accettazione dei documenti informatici inviati agli uffici tramite i suddetti mezzi quando prodotti come previsto da presente Manuale.
In tutti gli altri casi, laddove il documento inviato o consegnato sia prodotto in formati tali da non consentirne una corretta gestione, ne viene data comunicazione al mittente richiedendo contestualmente la ripetizione dell’invio in uno dei formati previsti e dovuti; in ogni caso i documenti elettronici inviati o consegnati devono essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.
4.2 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
I documenti su supporto cartaceo possono arrivare in Camera di Commercio attraverso:
servizio postale (posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, telegrammi);
corrieri commerciali /società di recapito convenzionate e analoghe e notificatori;
consegna diretta “brevi manu”
fax /fax server (in via residuale)
Per la modalità fax, non più consentita dal CAD per le comunicazioni fra Pubbliche Amministrazioni, la Camera di commercio, per consentire la ricezione dei fax per gli utenti non ancora provvisti di mail o di pec, utilizza il servizio denominato fax-server integrato nel flusso documentale.
L’accettazione della corrispondenza, recapitata in una delle prime tre modalità sopra indicate, avviene di norma nella mattinata dei giorni lavorativi; il fax server funziona ininterrottamente.
Le unità che ricevono i documenti in arrivo sono: l’Ufficio Protocollo; gli uffici al Pubblico; l’addetto alla Portineria laddove non si riesca a contattare l’Ufficio Protocollo.
Il personale addetto al Protocollo tratta la corrispondenza secondo i seguenti tre raggruppamenti:
Tipologia di corrispondenza Trattamento
Corrispondenza indirizzata direttamente a Presidente, Componenti Giunta e Consiglio
- la busta non è aperta
- è trasmessa alla Segreteria competente Corrispondenza intestata a persona specifica e che
ha la dicitura “Riservato” o “Personale” o - la busta non è aperta
Tipologia di corrispondenza Trattamento
corrispondenza valutata analoga - sono apposti i timbri di accettazione/arrivo - è trasmessa all’interessato
Corrispondenza che non rientra nei due casi Precedenti
- la busta è aperta
- si procede alla protocollazione
- se non è protocollata in giornata viene apposto il timbro di accettazione/arrivo
4.3 Ricezione della posta elettronica ordinaria
Nel caso in cui – eccezionalmente – sulle caselle di posta elettronica della Camera di commercio vengano trasmessi messaggi e documenti che devono essere protocollati, gli utenti devono inoltrare i messaggi all’indirizzo PEC istituzionale [email protected], verificandone preventivamente la compatibilità con i formati ammessi.
La casella pec istituzionale è gestita dall'ufficio protocollo.
4.4 Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata
Quando i documenti informatici pervengono all’indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata, gli addetti al protocollo procedono alla registrazione, valutando contenuto e formato dei documenti e relativi allegati. Secondo le regole stabilite dal RGD, valutano se sia da protocollare, ovvero da inserire in Gedoc senza protocollare o da eliminare come spam o posta indesiderata o dannosa.
Il sistema Gedoc assicura l’automatica verifica di ricezione di eventuali nuovi messaggi di posta elettronica certificata. Il personale addetto al protocollo presidia nell’orario di servizio la casella pec integrata in Gedoc
Il sistema Gedoc assicura l’automatica verifica di ricezione di eventuali nuovi messaggi di posta elettronica certificata. Il personale addetto al protocollo presidia nell’orario di servizio la casella pec integrata in Gedoc