REATI ASTRATTAMENTE IPOTIZZABILI
“Dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti”
(art. 2, commi 1 – 2-bis, D.Lgs. 74/2000).
“Dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici” (art. 3, D.Lgs. 74/2000).
“Emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti” (art. 8, commi 1 – 2-bis, D.Lgs.
74/2000).
“Occultamento o distruzione di documenti contabili” (art. 10, D.Lgs. 74/2000).
“Sottrazione fraudolenta al pagamento di imposte” (art. 11, D.Lgs. 74/2000).
in via ulteriore, ai sensi del D.Lgs. 75/2020, “se commessi nell'ambito di sistemi fraudolenti transfrontalieri e al fine di evadere l'imposta sul valore aggiunto per un importo complessivo non inferiore a dieci milioni di euro”:
“Dichiarazione infedele” (art. 4, D.Lgs. 74/2000).
“Omessa dichiarazione” (art. 5, D.Lgs. 74/2000).
“Indebita compensazione” (art. 10-quater, D.Lgs. 74/2000).
FUNZIONI AZIENDALI COINVOLTE
− Servizio Patrimonio Immobiliare – Ufficio Tecnico Coinvolti anche:
− Consiglio di Amministrazione
ATTIVITÀ SENSIBILI
a) Gestione dei rapporti con la PA/fornitori in relazione alle attività di manutenzione della sede e degli uffici periferici;
b) Monitoraggio dei lavori effettuati;
c) Gestione ed archiviazione della documentazione.
PRINCIPALI CONTROLLI ESISTENTI
• adozione di prassi operative consolidate per la regolamentazione delle attività in cui si esplica il processo di gestione delle manutenzioni ordinarie e straordinarie della sede e degli
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66 uffici periferici e definizione, approvazione e aggiornamento di procedure a supporto del processo; in particolare, le verifiche connesse alla sussistenza del budget sono disciplinate nella procedura relativa all’autorizzazione e acquisizione di bene, servizi e lavori;
• chiara segregazione delle funzioni coinvolte nelle fasi del processo; in particolare, il processo prevede che il consiglio di Amministrazione fornisca l'indirizzo strategico sulle manutenzioni della sede; le manutenzioni ordinarie siano pianificate e affidate a ditte di manutenzione esterne. Le attività svolte sono verificate o dall'Ufficio Tecnico; le manutenzioni straordinarie siano svolte solamente a "rottura". Le segnalazioni possono pervenire da dipendenti, dagli uffici periferici o da autorità es. polizia municipale. Nel caso di segnalazioni, l'Ufficio Tecnico verifica la rottura prima di contattare le ditte di manutenzione. Il processo di approvvigionamento, invece, viene gestito dall'Ufficio Gare e Contratti e i RUP sono sotto il coordinamento del predetto ufficio;
• chiara individuazione dei soggetti che hanno la responsabilità di rappresentare la Fondazione nei rapporti con le autorità/soggetti privati (fornitori) con riferimento alle attività connesse ai Servizi Generali; in particolare, il Responsabile del Servizio Patrimonio Immobiliare ha il potere di rappresentare la Fondazione nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (ad es. Vigili del Fuoco) e soggetti privati in relazione agli aspetti relativi alla manutenzione della sede della Fondazione e degli Uffici Periferici. E' possibile che alcuni contatti vengano gestiti dall'Ufficio Tecnico nel cui contratto di lavoro è prevista la gestione di tali tipologie di rapporti;
• adeguata formalizzazione delle riunioni e/o delle comunicazioni che intercorrono con la PA/soggetti privati (fornitori);
• adeguata archiviazione, negli specifici processi, della documentazione relativa alle istanze presentate dalla PA e delle disposizioni impartite ai fornitori;
• definizione delle modalità e criteri omogenei per la predisposizione del budget per le spese di manutenzione sugli impianti/immobili, secondo prassi operativa;
• effettuazione di una verifica sulla capienza del Bilancio previsionale prima di sostenere spese di manutenzione, secondo quanto previsto dalla procedura relativa all’autorizzazione e acquisizione beni, servizi e lavori;
• adeguata gestione di eventuali spese extra budget; in particolare, la procedura relativa all’autorizzazione e acquisizione beni, servizi e lavori prevede l'uso di girofondi opportunamente verificati e autorizzati. Nel caso in cui non sia possibile effettuare girofondi viene predisposto un budget revised che segue l'iter approvativo ordinario;
• previsione di una attività di verifica di eventuali modifiche alle normative vigenti da parte dell’Ufficio Tecnico;
• individuazione delle priorità per le diverse tipologie di intervento, secondo prassi operativa;
• predisposizione, secondo prassi operativa, di una reportistica periodica sugli interventi di manutenzione effettuati anche con una chiara indicazione degli interventi di tipo ordinario e straordinario;
• chiara definizione delle modalità di verifica preventivo/consuntivo in relazione alle manutenzioni ordinarie e le manutenzioni straordinarie preventivabili; in particolare, tutti i lavori programmabili sono oggetto di analisi, valutazione preventiva e consuntiva prima della liquidazione. Per le manutenzioni straordinarie non preventivabili, svolte con urgenza, vengono verificate, a seconda dei casi, a campione o puntualmente, rimane comunque il report del lavoro eseguito controfirmato dal conduttore;
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• previsione dei collaudi dei lavori effettuati secondo quando stabilito nella procedura di riferimento; in particolare, la procedura di riferimento prevede che per eseguire gli svincoli delle somme trattenute a titolo di garanzia, il RUP, di concerto con l'Addetto dell'Ufficio Contabilità Generale e Pianificazione, previa acquisizione dell'atto di collaudo e di regolare esecuzione, predisponga una memoria di svincolo che sottopone alla firma del DG. La prassi operativa prevede che i collaudi vengano svolti dal personale dell'Ufficio Tecnico o da soggetti terzi nominati. Tali verifiche sono condotte durante i lavori e a fine lavori. Viene redatto dal collaudatore uno specifico verbale in relazione ai collaudi svolti che viene trasmesso all'ufficio Tecnico che provvede ad effettuare le opportune verifiche;
• effettuazione, secondo la procedura di riferimento, di un controllo di correttezza delle attività manutentive prima di approvare il pagamento delle fatture;
• previsione, secondo prassi operativa, della raccolta della documentazione comprovante le autorizzazioni/licenze/concessioni relative all'immobile;
• previsione della trasmissione all’esterno di informazioni e documentazione solo dopo previa autorizzazione, secondo prassi operativa;
• previsione di un’autorizzazione preventiva della presa in carico e della consultazione dei documenti;
• garanzia di un adeguato flusso autorizzativo interno preventivamente alla trasmissione all'esterno di documenti/informazioni, secondo la procedura relativa alla gestione della corrispondenza;
• adeguata archiviazione di tutta la documentazione predisposta secondo prassi operativa.
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