Autovalutazione del Collegio Sindacale

In conformità a quanto previsto dalle Norme di Comportamento del Collegio Sindacale delle Società Quotate, pubblicate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili - CNDCEC - il 26 aprile 2018, il Collegio Sindacale compie una valutazione in relazione a:

- l’idoneità dei componenti e l’adeguata composizione dell’organo, con riferimento ai requisiti di professionalità, competenza, onorabilità e indipendenza richiesti dalla normativa;

- la disponibilità di tempo e risorse adeguate alla complessità dell’incarico.

Il Collegio Sindacale effettua, altresì, autovalutazioni periodiche del proprio operato in relazione alla concreta pianificazione della propria attività.

Il procedimento di autovalutazione del Collegio Sindacale della Società, pertanto, in continuità rispetto allo scorso anno, è stato strutturato sulla base delle linee guida emesse in materia dal CNDCEC e sulla base delle indicazioni contenute nel documento

“L’autovalutazione del Collegio Sindacale”, pubblicato dal CNCEC nel maggio 2019.

Il Presidente del Collegio Sindacale, con il supporto operativo delle strutture aziendali preposte, predispone il documento di autovalutazione del Collegio che illustra la metodologia e le singole fasi di cui il processo di autovalutazione si è composto: i soggetti coinvolti; i risultati ottenuti, evidenziando eventuali punti di forza e di debolezza; le azioni correttive necessarie proposte dai Sindaci; lo stato di avanzamento o il grado di attuazione delle eventuali misure correttive definite nella precedente autovalutazione. Il

documento di autovalutazione presentato al Collegio Sindacale per l’approvazione è poi condiviso con il Consiglio di Amministrazione.

In particolare, il processo di autovalutazione, promosso dal Presidente del Collegio Sindacale, è stato effettuato attraverso la compilazione, da parte di ciascun Sindaco, di un questionario i cui risultati sono stati resi noti al Collegio Sindacale e da questo condivisi e formalizzati in apposito documento presentato al Consiglio di Amministrazione nella seduta del 22 febbraio 2021.

Le domande formulate nel questionario hanno avuto ad oggetto l’analisi (i) della dimensione e composizione del Collegio Sindacale con riferimento anche alle caratteristiche e esperienze professionali dei Sindaci; (ii) del suo funzionamento; (iii) della composizione (iv) della conoscenza della normativa di settore e della partecipazione dei Sindaci alle riunioni ed al processo decisionale.

Tale questionario è stato quindi compilato dai singoli Sindaci e i risultati emergenti dalla analisi di quanto indicato sono stati portati, in termini aggregati ed anonimi, all’attenzione del Collegio Sindacale.

I risultati sono stati ottenuti grazie all’attiva collaborazione di tutti i Sindaci, raccolti ed elaborati con il supporto operativo della Segreteria Societaria di Fiera Milano.

In particolare, ciascun Sindaco ha compilato:

- il questionario di autovalutazione;

- la scheda per la certificazione di requisiti e competenze professionali;

- documentazione anagrafica.

-

Con riferimento ai Requisiti e alle Competenze personali e collegiali dei membri del Collegio Sindacale si può evidenziare che:

- la totalità dei componenti risulta in possesso dei requisiti previsti all’art. 2382 c.c.;

- ciascun componente del Collegio Sindacale è in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dalla legge e dalle disposizioni regolamentari (i.e. T.U.F.);

- il Collegio Sindacale garantisce la diversità dei suoi componenti; in particolare:

o la diversità di genere è ben rappresentata in Collegio, essendo composto per un terzo da sindaci appartenenti al genere meno rappresentato, ovvero, nel caso di specie, quello femminile;

o la diversità generazionale è ben rappresentata in Collegio, essendo composto da individui appartenenti a fasce diversificate di età anagrafica e professionale;

- ciascun Sindaco presenta una buona conoscenza ed esperienza nella maggioranza delle aree di competenza indicate.

Con riferimento ai risultati emersi dall’attività di Autovalutazione sul funzionamento del Collegio Sindacale si può evidenziare che:

- la dimensione del Collegio risulta adeguata all’espletamento delle proprie funzioni;

- la composizione del Collegio risulta equilibrata e risultano ben rappresentate competenze professionali diverse che garantiscono l’appropriato presidio delle diverse aree di verifica; in particolare, risultano ben rappresentate le seguenti competenze:

o competenze contabili di lettura e interpretazione di documenti finanziari periodici;

o competenze finanziarie e di operazioni straordinarie;

o competenze di risk management; o competenze di revisione legale;

o competenze in materia fiscale;

o conoscenza dei processi di internal audit;

e, altresì, risultano ben rappresentate le seguenti aree di esperienza:

o conoscenza dei processi di gestione e di organizzazione aziendale;

o esperienza maturata /competenze nel settore e nei mercati specifici in cui opera la società;

o esperienze maturate in società quotate in Borsa;

- o capacità di vigilanza sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, con riguardo ai processi di gestione dei rischi, di revisione interno e di informativa finanziaria.ciascun componente del Collegio dichiara di disporre di appropriata disponibilità di tempo per lo svolgimento dell'incarico, alla luce dell'ampiezza e della complessità dell'incarico medesimo, in relazione anche alla natura, alla dimensione, ai settori di attività, all'assetto organizzativo e alle altre caratteristiche della Società;

- il funzionamento del Collegio risulta generalmente adeguato alle necessità di Fiera Milano; in particolare, si evidenziano:

o la costante partecipazione dei membri alle riunioni del Collegio;

o l’attiva partecipazione dei sindaci al dibattito;

o la puntualità e chiarezza della verbalizzazione del dibattito collegiale;

o l’adeguatezza della verbalizzazione e la corretta tenuta e conservazione del libro delle adunanze;

o lo spirito di collaborazione e fiducia reciproca;

o il rispetto del numero massimo di incarichi;

o la disponibilità dei sindaci alla partecipazione delle attività aziendali;

o l’efficacia del lavoro svolto dal Collegio nel suo complesso;

- il flusso informativo tra il Collegio Sindacale e gli altri organi sociali risulta adeguato;

- il ruolo svolto dal Presidente del Collegio risulta centrale; in particolare, si evidenziano:

o l’efficace gestione delle riunioni del Collegio;

o la funzione di impulso dell’organizzazione del Collegio;

o il coordinamento con i Presidenti degli altri organi sociali e i soggetti apicali della Società;

o la corretta gestione del flusso informativo con le funzioni aziendali;

o l’espressione della necessaria leadership.

Nel corso del 2020 la Società ha affrontato le criticità di business derivanti dalla pandemia Covid 19 garantendo al Collegio Sindacale, in occasione di numerosi incontri del Consiglio di Amministrazione, approfondimenti sulle seguenti materie:

o criticità del settore fieristico

o Specifici rischi e tendenze del mercato nazionale ed internazionale di Fiera Milano.

Il Collegio, in considerazione della scadenza del mandato prevista a seguito dell’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020, raccomanda che all’organo di controllo entrante sia garantita idonea attività di induction, comprensiva della formazione sulle linee strategiche in fase di approvazione a febbraio 2021, quale garantita agli attuali componenti del Collegio Sindacale. Si raccomanda, altresì, di prevedere un particolare focus formativo interno sui temi di sostenibilità.

9. Procedure adottate dalla Società