Un sistema ERP, essendo integrato con altri sistemi interni ed esterni all’azienda, condivide con essi una base comune (DBMS3) di dati con lo scopo di interagire e cooperare. Questo permette la creazione di un legame stretto tra clienti e fornitori nell’intera supply chain, in quanto vengono semplificati i processi decisionali e viene facilitato il coordinamento tra operations, vendite, acquisti, marketing, logistica, finanza e risorse umane. L’ Enterprise Resource Planning, con questa
3 DBMS: è l’acronimo di Data Base Management Systems, ovvero sistema di gestione di dati, sistema software creato per consentire la progettazione, la modifica efficiente di database.
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capacità di fornire un mix di dati integrato, fornisce agli utenti un ambiente virtuale che riproduce consistentemente la realtà aziendale e i processi core.
Gli ERP operano secondo moduli e sono caratterizzati da un’architettura aperta con tali moduli i quali ricoprono una specifica area funzionale e, essendo indipendenti tra loro, possono essere comprati separatamente.
Scambiando informazioni e dati che provengono da ogni modulo, facilitano il flusso internamente, tra le varie aree funzionali, ed esternamente, con gli stakeholders e i loro sistemi esterni.
L’ERP risulta essere un sistema abbastanza complesso per cui è richiesta un’elevata quantità di risorse, non solo monetarie ma anche intellettuali e fisiche, come la preparazione tecnica degli utenti che lo utilizzano.
Inoltre è fondamentale che all’interno dell’azienda sia sempre presente un personale che conosce tecnicamente l’applicativo per sfruttare efficacemente i software e nel caso effettuare la manutenzione.
Le caratteristiche degli ERP sono di seguito descritte:
1. Integrazione intra-aziendale e interaziendale:
L’integrazione fa riferimento al flusso di dati esternamente, tra cliente e fornitore, ed internamente, nei proprio processi aziendali. Questo permette sia di facilitare la circolazione dell’informazione in tutta la catena del valore, sia possedere un Business Process efficiente focalizzato ad interfacciarsi attivamente con clienti e fornitori. L’integrazione si verifica anche per le funzioni aziendali, in quanto, seguendo le indicazioni imposte dai gestionali ERP, devono provvedere ad ammortizzare i rapporti e le comunicazioni tra di loro. I sistemi ERP si sviluppano
“orizzontalmente” per tutto il processo aziendale, e “verticalmente” per
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tutta la catena del valore, fornendo tecniche CRM4 (Customer Relationship Management).
2. Unicità base dati:
La base dei dati dei sistemi ERP è unica, e questo porta a numerosi vantaggi tra cui:
- Immediata sincronizzazione tra i processi gestionali dipendenti tra loro, per esempio se per la gestione del magazzino vengono modificati alcune quantità delle scorte, vengono immediatamente e automaticamente aggiornati i dati di contabilità e di ordini dei fornitori.
- Tracciabilità dei dati per individuare adeguatamente i prodotti o prestazioni lungo ogni fase del processo. L’azienda è importante che identifichi lo stato avanzamento delle lavorazioni, in relazione alle esigenze di misurazione e monitoraggio. Se la rintracciabilità è una caratteristica richiesta, bisogna registrare la nominazione univoca assegnata al prodotto o servizio.
- Propagazione in real time dell’informazione, grazie anche all’integrazione gestionale dei dati. In questo modo si riesce a condividere la stessa informazione, e nel caso, la stessa modifica apportata ai dati, evitando disallineamenti e duplicazioni tra i vari ambienti.
- Gestione complessivamente più semplice in quanto si instaura un sistema di
protezione unico, avendo un’unica base dati.
4 CRM: insieme di strumenti informatici strutturati per sviluppare un processo continuo d’integrazione di servizi, prodotti e processi con i clienti.
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3. Best Practice
Per Best Practice si intende il modo efficiente ed efficace per terminare con successo un processo d’interazione tra un elemento SW, HW e le persone. Prima della vendita del pacchetto ERP, vengono strutturate le best practies con lo scopo di standardizzare il più possibile alcuni elementi aziendali, per apportare maggior efficienza. Dunque le best practice rappresentano le modalità di lavoro ottime suggerite dal sistema ERP, e che derivano dall’esperienza dell’azienda produttrice dei sistemi, maturata grazie alle collaborazioni con aziende leader dei diversi settori merceologici. Grazie a queste routines, le aziende possono standardizzare i proprio processi e flussi operativi, ma non sempre è facile adeguarle alla realtà aziendale. Può capitare, infatti, che ci verifichino problemi di tempi troppo lunghi per l’implementazione, budget limitati, incompatibilità dei processi con il sistema aziendale già esistente. Per tali motivi, l’azienda, nel momento dell’implementazione di un ERP, deve fare una scelta tra la customizzazione del proprio software o standardizzazione secondo le best practices proposte dal venditore del sistema ERP.
I processi aziendali devono trovare negli ERP un alleato e non un rivale con cui competere, per questo l’azienda dovrebbe far coincidere il sistema informatico e gestionale ERP con una reingegnerizzazione dei processi interni.
4. Scalabilità del software
I sistemi ERP possono essere potenziati in base alle richieste dell’azienda.
Infatti un’azienda può sviluppare il proprio sistema gradualmente o apportare modifiche secondo le esigenze di business. Questa attività è semplificata dal fatto che gli ERP sono sistemi standard dotati di un primo modulo base che comprende il ciclo attivo, passivo, la contabilità e il
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magazzino, e poi da altri diversi moduli che possono essere inseriti progressivamente in aggiunta del modulo base.
5. La configurabilità
Gli ERP sono formati da vari moduli, ognuno di questi compie una specifica funzione, dalla gestione dei progetti, alla gestione delle risorse umane, passando per la gestione acquisti vendite e contabilità. La configurabilità permette all’utente finale di circoscrivere le caratteristiche funzionali di ciascun modulo, implementati secondo i processi operativi aziendali. La configurabilità determina la flessibilità di un ERP in quanto si ricerca un compromesso tra le possibilità garantite dal sistema e le logiche funzionali interne che si vogliono concretizzare.
L’attività di configurazione viene eseguita attraverso strumenti di supporto che consentono all’azienda di creare i componenti del sistema seguendo le specifiche esigenze aziendali.