CAPITOLO 3 PROGETTAZIONE DEL DW
4.1 CASO DI STUDIO: BUSINESS INTELLIGENCE PER REPARTO ACQUISTI
Il seguente capitolo ha lo scopo di fornire una descrizione del progetto realizzato per una nota azienda leader del settore automotive. Verranno riprese le fasi progettuali
precedentemente argomentate con lo scopo di fornire una visione completa del lavoro. Il progetto in questione, può essere diviso in due parti, il pre-progetto ed il progetto vero e proprio. Nella prima fase sono state svolte tutte le attività riguardanti la raccolta delle informazioni utili a capire i motivi che hanno spinto Tyre ad investire nel progetto, in modo tale da captare le varie esigenze che si sarebbero dovute soddisfare con il nostro lavoro e permettere di esporre una prima bozza di quello che si sarebbe potuto creare. Nella seconda fase invece si è proceduto a predisporre in maniera dettagliata un piano di realizzazione che andasse a comprendere le attività progettuali con relative tempistiche e i prodotti da utilizzare.
Durante il primo stadio progettuale sono stati sostenuti una serie di incontri con il
responsabile progettuale di Tyre, il quale ha ricoperto un ruolo fondamentale durante tutta la fase di sviluppo, in quanto è stata la figura di collegamento tra il Team di Iconsulting e gli utenti finali. Sono state analizzate le richieste di business ed in base ad esse sono state definite differenti fasi all’interno del progetto. Nel dettaglio sono stati programmati 3 rilasci e per consentire che questi venissero rispettati, sono stati definiti i cosiddetti milestone, che altro non sono che eventi importanti definiti da chi ha commissionato il progetto. Esempi potrebbero essere il completamento di una parte importante del prodotto oppure il raggiungimento di un punto cruciale in cui devono essere prese decisioni in merito al progetto. Il lavoro che seguirà, rappresenterà il lavoro che è stato svolto per la realizzazione della prima Wave, che ha comportato il rilascio dei primi 4 KPI, del Tool di Data Entry e della Dashboard per la reportistica in riferimento agli indicatori in oggetto.Di seguito saranno descritte le attività sostenute seguendo l’ordine con cui sono state descritte nel capitolo precedente.
4.2 ANALISI DEI REQUISITI
Il progetto descritto in questo elaborato è nato a causa delle esigenze da parte di Tyre di avere un maggiore controllo del settore acquisti dell’azienda. L’obiettivo che si vuole
27
raggiungere con questo lavoro è duplice. Da una parte si è fornito agli utenti uno strumento di Data Entry che consentisse di superare gli ormai obsoleti fogli Excel e che permettesse allo stesso tempo di agevolare l’inserimento di dati relativi ad alcuni KPI, appositamente calcolati e relativi ai processi d’acquisto cross settore merceologico. Dall’altro lato invece si è fornito un applicativo che permettesse di monitorare ed esplorare i dati su diverse dimensioni di analisi in modo tale da consentire ai responsabili delle varie aree di avere sempre informazioni aggiornate e di prendere decisioni in maniera tempestiva.
4.2.1 KPI
Dopo le prime interviste realizzate agli utenti in cui sono stati stabiliti gli obiettivi da raggiungere, gli incontri successivi sono serviti per determinare gli indicatori da calcolare, capire quali di questi dovessero essere inseriti tramite il Data Entry appositamente creato e come questi dovessero essere esplorati nell’applicativo finale. Di seguito sono illustrati i Kpi discussi. Per ogni indicatore viene descritto il significato, viene indicata la frequenza di aggiornamento, viene specificato il livello di dettaglio temporale con cui dovrà essere esplorato sulla Dashboard finale ed infine viene indicato il perimetro su cui deve essere calcolato. Gli indicatori discussi sono:
1. Total Price Saving
➢ Descrizione: delta tra prezzo finale di acquisto e Reference Price(prezzo previsto d’acquisto) * totale quantità acquistata. Il prezzo iniziale potrebbe essere calcolato come:
➢ Prezzo unitario anno precedente ➢ Prezzo unitario da Budget ➢ Prima migliore offerta
➢ Frequenza aggiornamento: Mensile ➢ Vista Periodica: Monthly + Year to Date ➢ Categorie: tutte
Per categorie si intendono le differenti aree su cui deve essere calcolato l’indicatore. Le categorie individuate sono:
28 • Raw Material • Marketing • Shared Services • ICT • Capex
• Moulds & Off Take • Indirects
• Energy • Motorsport
L’inserimento delle informazioni da parte dell’utente deve avvenire attraverso il tool Apex. Il tool in questione fa parte della suite di Oracle ed è uno strumento che viene fornito gratuitamente con il prodotto di punta della compagnia, che come precedentemente descritto risulta essere Oracle.
2. Number of Active Supplier
➢ Descrizione: numero di fornitori attivi negli ultimi 12 mesi ➢ Frequenza aggiornamento: mensile
➢ Vista Periodica: mensile + Year to Date ➢ Categoria: tutte
3. % Call-Off Orders
➢ Descrizione: indicatore che misura la percentuale di ordini automatici rispetto al totale ordini
➢ Frequenza aggiornamento: mensile ➢ Vista periodica: mensile + Year to Date ➢ Categorie: raw Material
29
4. Net Cash Flow
➢ Descrizione: impatto degli acquisti sul flusso netto di cassa ➢ Frequenza aggiornamento: mensile
➢ Vista Periodica: mensile + Year to Date ➢ Categorie: tutte
5. MonoSource Raw Material
➢ Descrizione: numero di materie prime per il quale esiste un solo fornitore qualificato / il numero totale di materie prime. Il rapporto viene espresso in percentuale.
➢ Frequenza aggiornamento: annuale ➢ Vista periodica: annuale
➢ Categorie: raw material
I KPI sopra descritti, come precedentemente accennato, sono frutto di una serie di discussioni con i responsabili progettuali, in cui la collaborazione tra i team delle due aziende, ha contribuito a stabilire le linee guida da seguire per gli sviluppi e le tempistiche di rilascio. Durante gli sviluppi sono stati previsti dei SAL settimanali che hanno permesso all’azienda committente di essere componente attiva nella risoluzione delle problematiche riscontrate e hanno consentito al Team di Iconsulting di avere un feedback frequente sul lavoro svolto e di avere la possibilità di discutere con gli utenti sulle varie difficoltà/possibilità implementative esaminate.
4.2.2 TOOL DATA ENTRY
Una parte sostanziale del lavoro ha riguardato la creazione di un’applicazione per il Data Entry. A seguito delle prime riunioni in cui sono stati stabiliti i KPI, la fase successiva è stata fondamentale per stabilire le caratteristiche e le funzionalità del tool. Come accennato sopra, il software scelto dall’azienda committente per assolvere al compito di Data Entry è
Oracle Application Express (Apex). La scelta del tool è stata condizionata dalla presenza
in azienda di numerosi applicazioni sviluppate con tale strumento. Ciò naturalmente ha influenzato la scelta per due motivi principali, il primo riguarda la familiarità da parte degli
30
utenti nell’utilizzare lo strumento, il secondo riguarda il fattore economico. Infatti la
licenza del tool è legata alla licenza di utilizzo di Oracle DB, il quale viene utilizzato come
DBMS all’interno dell’azienda. Dalle riunioni effettuate sono emerse diverse esigenze e
sono state richieste alcune feature ritenute fondamentali dagli utenti. Di seguito sono riportati i requisiti richiesti:
1. Login da effettuare tramite credenziali di rete aziendali.
2. Home Page da cui poter accedere agevolmente alle Form di Data Entry dei KPI. 3. KPI editabili in base alle utenze ed in base all’area di competenza.
4. Distinzione tra utente approvatore e utente standard.
5. Form Data Entry con possibilità di inserire agevolmente le informazioni. ➢ Autocomplete delle celle in base ai valori presenti nelle anagrafiche. ➢ Pulsante che permetta la copia delle righe inserite nel mese precedente a
quello di riferimento con valore del KPI non valorizzato. ➢ Disabilitazione del Form dopo il 15 di ogni mese.
➢ Abilitazione del Form dal 1 al 15 di ogni mese con possibilità di inserire dati per il mese corrente e modificare dati relativi ad un periodo temporale che include i 12 mesi precedenti al mese abilitato.
➢ Validazione dei dati prima dell’inserimento con annessa verifica dei vincoli di integrità referenziale.
➢ Differente colorazione delle righe in base allo stato dell’istanza(in attesa di approvazione, approvata, rigettata).
6. Form File Entry che permetta di effettuare un Upload massivo tramite file .Csv e tramite copia incolla da Excel.
7. Processo di approvazione dei dati inseriti.
8. Email alert all’utente approvatore per ogni nuovo record inserito.
9. Pagina di Approvazione visibile solo agli utenti con privilegi da approvatore. 10. Possibilità di accettare/rigettare simultaneamente più istanze.
11. Email alert all’utente standard del cambiamento di stato della propria istanza.
4.2.3 TOOL DATA VISUALIZATION
L’analisi riguardante la parte relativa alla reportistica ha richiesto un numero di incontri inferiori rispetto a quelli precedenti. Il tool da utilizzare per gli sviluppi è Oracle Business
31
Gli incontri svolti hanno riguardato principalmente argomenti relativi al layout della Dashboard e alle differenti pagine di dettaglio da creare in base ai kpi.