- Classificazione e fascicolazione dei documenti

Nel documento MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE (pagine 26-31)

Articolo 32 – Titolario di classificazione e piano di conservazione dell’archivio

Il titolario di classificazione e il piano di conservazione sono gli strumenti archivistici utilizzati dall’Ente per l’organizzazione, la gestione e la conservazione del proprio archivio.

Il titolario di classificazione consiste in un sistema precostituito di partizioni astratte, ordinate gerarchicamente, definito sulla base dell’organizzazione funzionale del Comune ed è lo strumento utilizzato dall’Ente per organizzare in maniera razionale e ordinata la sedimentazione dei documenti del proprio archivio, secondo un ordine logico che rispecchi lo sviluppo storico dell’attività svolta.

Il piano di conservazione, integrato con il titolario suddetto, è lo strumento che stabilisce i criteri e i tempi di selezione del materiale archivistico, al fine di distinguere la documentazione da destinare alla conservazione permanente da quella proposta periodicamente per lo scarto.

Il titolario di classificazione e il piano di conservazione adottati dal Comune di Marcellina sono quelli riportati nell’allegato n. 6 del presente manuale.

Qualora, a seguito di modifiche legislative, risulti necessario aggiornare tali strumenti ovvero si presenti la necessità di apportare variazioni o revisioni, queste vengono predisposte dal Responsabile della gestione documentale nel rispetto della normativa vigente e secondo quanto disposto dall’art. 57 del presente manuale di gestione.

L’applicazione del detto titolario e delle sue eventuali modifiche, non è mai retroattiva, in considerazione del fatto che deve essere mantenuto nel tempo il legame dei fascicoli e dei documenti dell’archivio con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi e, dunque, il corretto vincolo archivistico che lega la produzione documentaria del Comune all’attività e alle funzioni dello stesso; a tal fine viene garantita la storicizzazione delle variazioni del titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo.

Le modifiche del titolario impediscono di aprire nuovi fascicoli nelle partizioni eventualmente eliminate ma non precludono la possibilità di inserire i documenti in fascicoli precedentemente aperti all’interno di tali voci, fino alla chiusura degli stessi.

Le suddette variazioni del titolario di classificazione sono, di norma, introdotte a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo.

Articolo 33 – Classificazione dei documenti

La classificazione è l’operazione che viene eseguita a partire dal titolario riportato nell’allegato n. 6 del presente manuale ed è finalizzata ad organizzare logicamente, in relazione alle funzioni dell’Ente, tutti i documenti ricevuti e prodotti dal Comune di Marcellina, siano essi cartacei o informatici, successivamente alla loro registrazione nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti.

Tale operazione consiste nell’assegnazione a ciascun documento di un codice, detto indice di classificazione che, in base all’oggetto del documento medesimo, lo associa alla voce del titolario relativa alla corrispondente funzione dell’Ente; sulla base dell’indice di classificazione risulta indicata la posizione logica del documento all’interno dell’archivio ed è possibile l’inserimento nel fascicolo appropriato.

A ciascun documento è associato un unico indice di classificazione, anche qualora attenga a più procedimenti, facenti riferimento a fascicoli di classifiche diverse; in tal caso l’indice di classificazione sarà quello relativo alla collocazione che, in base all’oggetto, venga ritenuta prevalente.

La classificazione dei documenti è eseguita dal personale che ne effettua la relativa registrazione al protocollo.

Nel caso siano presenti errori nell’indice di classificazione di un documento protocollato in arrivo, il personale dell’ufficio che lo riceve comunica l’errore all’Ufficio Protocollo che procede a correggere, sul Sistema, la classificazione errata; il Sistema di Gestione Informatica dei Documenti manterrà traccia delle operazioni svolte, registrandone l’autore, la data e l’ora.

Nel caso di documenti cartacei, l’operatore che procede alla classificazione provvede a riportare l’indice di classificazione nell’apposito spazio previsto nella segnatura di protocollo o ad apporre l’etichetta di cui all’articolo 25 del presente manuale.

Nell’ambito del Comune di Marcellina, tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione devono conoscere e saper correttamente utilizzare il titolario di classificazione; è compito del Responsabile della gestione documentale provvedere affinché detto personale sia adeguatamente formato sul corretto utilizzo dello strumento e debitamente istruito sulle variazioni eventualmente apportate ad esso.

Articolo 34 – Formazione e identificazione dei fascicoli

Il Sistema di Gestione Informatica dei Documenti consente la formazione di fascicoli cartacei, informatici, ibridi e di aggregazioni documentali informatiche.

Le modalità tecniche utilizzate per la formazione di un nuovo fascicolo nel Sistema sono descritte nell’allegato n. 3 del presente manuale.

Per fascicolo si intende un insieme di documenti, ordinati cronologicamente, relativi ad un medesimo procedimento amministrativo o affare oppure alla medesima persona fisica o

giuridica, classificati in maniera omogenea; il fascicolo costituisce l’unità di base, indivisibile, di un archivio.

Ai sensi dell’allegato n. 1 del DPCM 3/12/2013, per fascicolo informatico si intende un’aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella Pubblica Amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’art. 41 del D. Lgs. 82/05.

Ai sensi del suddetto allegato al DPCM, per aggregazione documentale informatica si intende un’aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’Ente.

Per fascicolo ibrido si intende un fascicolo o un’aggregazione documentale composta al tempo stesso da documenti cartacei e documenti informatici.

Tutti i documenti registrati nel SGID del Comune di Marcellina, indipendentemente dal supporto sul quale sono prodotti, sono riuniti in fascicoli sulla base dell’oggetto, dell’attività, del procedimento amministrativo, della persona fisica o giuridica cui si riferiscono.

L’operazione di fascicolazione consiste nell’inserire ciascun documento nel fascicolo di riferimento, costituito all’interno della corrispondente partizione logica prevista dal titolario di classificazione del Comune.

La fascicolazione, fondamentale per la gestione e l’uso dell’archivio, consente di collegare i singoli documenti a quelli precedenti e successivi prodotti o ricevuti dal Comune nell’ambito di uno stesso procedimento, affare o attività, in modo da riflettere il concreto espletamento delle funzioni dell’Ente; tale operazione sarà di tipo logico per i documenti informatici e di tipo fisico per quelli cartacei.

I documenti sono collocati all’interno del fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti; ogni fascicolo all’interno dell’archivio del Comune va ad occupare un posto specifico, definito in base al titolario di classificazione di cui all’allegato n. 6, tale posizione è di natura logica, nel caso di fascicoli informatici, o fisica, nel caso di fascicoli cartacei o per quanto riguarda la parte cartacea dei fascicoli ibridi.

La formazione dei fascicoli è competenza dei responsabili dei procedimenti amministrativi, individuati all’interno delle singoli uffici incaricati della trattazione dei relativi affari.

L’apertura di un nuovo fascicolo o di una nuova aggregazione documentale comporta la registrazione nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti almeno delle seguenti informazioni che li identificano all’interno dell’archivio del Comune:

- oggetto del procedimento (denominazione del fascicolo);

- responsabile del procedimento;

- data di apertura;

- indice di classificazione;

- numero del fascicolo (un numero progressivo, immodificabile, attribuito automaticamente dal Sistema al momento dell’apertura nell’ambito della voce di classificazione di appartenenza).

E’ infine possibile inserire, in un apposito campo, l’indicazione dei tempi di conservazione previsti per ciascun fascicolo.

Anche i fascicoli composti esclusivamente da documenti cartacei devono essere formati sul sistema di Gestione Informatica dei Documenti, collegando tra loro le registrazioni di protocollo relative ai documenti cartacei contenuti nel fascicolo; tale operazione è fondamentale al fine di mantenere la corretta numerazione univoca di tutti i fascicoli presenti nell’archivio dell’Ente, a prescindere dal supporto su cui sono formati.

Al termine di ciascun procedimento amministrativo si procede alla chiusura del relativo fascicolo, integrando le suddette informazioni con la data di chiusura che fa riferimento alla registrazione nel Sistema dell’ultimo documento prodotto nel corso della trattazione dell’affare medesimo.

Nel caso di fascicoli cartacei o componenti cartacei di fascicoli ibridi, nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti va associata a detti fascicoli un’ulteriore informazione, inserita nel campo “note”, relativa alla posizione fisica che questi occupano nell’archivio dell’Ente, al fine di consentire un agile reperimento, avendo cura, in particolar modo nel caso di fascicoli ibridi, che sia chiaro il collegamento con la parte informatica della stessa unità archivistica, in modo che l’unità logica del fascicolo medesimo sia salvaguardata e il recupero della documentazione necessaria a svolgere le consuete attività del Comune sia quanto più semplice e funzionale possibile. I fascicoli cartacei o le porzioni cartacee dei fascicoli ibridi devono riportare tutte le suddette informazioni sul proprio frontespizio.

I fascicoli, qualora se ne avverta l’esigenza ai fini operativi o in considerazione dell’eccessiva mole di documenti contenuti, possono essere al loro interno articolati in sottofascicoli e questi ultimi, a loro volta, in inserti.

Nel caso le esigenze operative imponessero di creare aggregazioni di fascicoli per gestire procedimenti amministrativi particolarmente complessi e articolati, tali collegamenti tra i fascicoli saranno gestiti attraverso l’inserimento sul Sistema di un ulteriore informazione che indichi tale collegamento, inserita nel campo denominato “numero manuale”.

I fascicoli cartacei e i fascicoli ibridi devono recare sul frontespizio, in aggiunta alle informazioni sopra elencate i sottofascicoli e inserti cartacei eventualmente contenuti al proprio interno.

Ad ogni fascicolo corrisponde nel Sistema di Gestione Informatica dei Documenti uno specifico livello di riservatezza, sulla base di quanto disposto dall’art. 27 del presente manuale, in modo da stabilire quali utenti o gruppi di utenti possano accedere a ciascun fascicolo; tali livelli di riservatezza possono essere diversificati per i documenti contenuti all’interno dello stesso fascicolo, potendo prevedere per essi un livello di riservatezza superiore a quello del fascicolo di cui sono parte.

I fascicoli e le serie documentarie cartacee, relativi a procedimenti e affari conclusi, sono trasferiti nell’archivio di deposito del Comune, secondo quanto disposto dall’art. 67 del DPR 445/00.

Per quanto concerne i fascicoli informatici e le aggregazioni documentali informatiche, ai sensi dell’art. 6, comma 3, del DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, è compito del Responsabile della gestione documentale predisporre il pacchetto di versamento per il trasferimento dei medesimi presso il conservatore accreditato, nel rispetto delle modalità operative previste nel manuale di conservazione e nell’articolo 3 del presente manuale.

SEZIONE VI – GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA IN

Nel documento MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE (pagine 26-31)