Collegamento de i software con il sistema ERP

Per l’alimentazione automatica del software ERP è importante che tutti i dati in entrata necessari, che garantiscono il corretto funzionamento del sistema, siano immessi al meglio per permettere l’elaborazione di tutte le informazioni.

I sistemi più importanti e necessari da collegare in maniera automatica e diretta all’interno del software Panthera sono gli ordini di vendita che, per la maggior parte dei clienti arrivano in via telematica tramite EDI, mentre per una piccola parte arrivano tramite mail e poi inseriti manualmente all’interno del sistema.

Gli EDI sono l’acronimo di electronic data interchange e rappresentano la comunicazione interaziendale dei documenti di business in formato standard. Per definirlo in parole semplici, EDI è un formato elettronico standard che sostituisce documenti cartacei come gli ordini di acquisto o le fatture.

Automatizzando le transazioni cartacee, le organizzazioni possono risparmiare tempo ed eliminare costosi errori causati dall'elaborazione manuale.

Avendo connesso gli ordini EDI, che possono presentarsi in qualsiasi momento in base alle richieste del cliente, con il sistema gestionale vengono in pochi minuti inseriti nel sistema, che elaborando i dati, fornirà una più aggiornata versione della pianificazione aziendale.

Prima di affrontare nello specifico i messaggi EDI è opportuno fare chiarezza sui concetti di ordine esecutivo e ordine provvisorio. Gli ordini provvisori sono previsioni di vendita che il cliente fornisce ai fornitori con dettaglio sulle date di consegna e sulla quantità di pezzi che necessita la produzione per la creazione dei propri prodotti. Questa tipologia di ordini è variabile riguardo alla data di consegna e la quantità dei pezzi da fornire;

infatti, il cliente può in qualsiasi momento modificare tali ordini in base alle esigenze del mercato. Generalmente le variazioni di data e quantità sono contenute, mentre nel caso in cui ci fosse un vero e proprio stravolgimento di quantità oppure un forte anticipo della data di consegna, viene trovato un accordo per via telematica per dare la possibilità al fornitore di completare la produzione in tempi ragionevoli.

Una volta confermato l’ordine provvisorio di vendita da parte del cliente esso diventerà automaticamente un ordine esecutivo e quindi “ufficiale” nel quale il fornitore sarà chiamato a consegnare quel determinato numero di pezzi nella data prestabilita.

I messaggi EDI in ricezione dall’azienda vengono chiamati:

• DELINS/DELFOR (Delivery Forecast) – Ordine aperto che contiene previsioni di consegna.

• DELJIT (Delivery Just in Time) – Ordine esecutivo che contiene informazioni ben precise sulla consegna e sul quantitativo di pezzi da fornire, completa il messaggio DELFOR.

Le regole EDI si distinguono in base ai clienti:

• Il mondo “Tedesco” (Mercedes, Voestalpine, Wagon e Volkswagen) e Volvo, mandano DELINS o DELFOR che contengono sia ordini previsivi di lunga durata (fino a 3 anni circa) sia ordini esecutivi per i primi due mesi circa. Possono però cambiare la quantità e la data di consegna in ogni momento.

• Il mondo “Francese” (Renault) si distingue con le regole dei DELJIT. Mandano i DELFOR con ordini previsivi di media durata (circa 6 mesi), e mandano gli ordini esecutivi tramite DELJIT solamente due giorni prima della data di partenza.

Eccezione per due clienti (Auto Chassis e Cergy) che mandano solo DELFOR con ordini previsivi ed esecutivi (simile al mondo “Tedesco”).

Ci sono anche gli ordini manuali che generalmente vengono mandati ed inseriti manualmente con una cadenza mensile. Questi clienti richiedono un certo numero di pezzi mensile da dover produrre.

L’altro sistema da inserire all’interno del software ERP è l’MRP che precedentemente era collegato al vecchio sistema gestionale ovvero Antara.

Antara, come accennato in precedenza, tiene traccia dell’effettiva produzione di ogni singola macchina. Essendo un sistema molto vecchio non è stato possibile implementare al meglio tutte le informazioni relative alla produzione che esso genera.

Una volta che viene rilasciato un ordine di vendita, si genera automaticamente un ODP, ovvero un ordine di produzione che viene inserito all’istante su Antara.

Avviato l’ODP su Antara è possibile procedere con la produzione di quel determinato articolo tenendo conto di tutte le risorse necessarie per la produzione specifica di quel prodotto.

Avremo infatti la richiesta della determinata materia prima, con il quantitativo di Kg per la produzione dei pezzi impostati nell’ODP, i cassoni necessari per l’immagazzinamento dei pezzi e tutte quelle altre risorse necessarie.

Una volta avviata la produzione Antara tiene tratta di tutte le operazioni che sono effettuate fino alla chiusura dell’ordine di produzione, si hanno infatti informazioni riguardanti tutte le tipologie di fermata con le relative causali ed i tempi nel quale questa determinata causale si è svolta. Indicazioni sulla velocità effettiva della macchina e su quella reale, soprattutto generando informazioni riguardanti l’efficienza di ogni pressa per la produzione di un determinato pezzo.

Tutta questa mole di dati garantirebbe a Panthera di ottimizzare tutto il processo avendo un’idea chiara sui tempi produttivi in maniera del tutto automatica e rapida.

Ciò purtroppo non avviene per il motivo spiegato in precedenza riguardante l’ormai obsoleto sistema di Antara che non può più contare né sull’azienda che lo ha sviluppato né sui tecnici che hanno contribuito al suo sviluppo e quindi non risulta possibile portare

L’unico flusso di dati tra questi due software riguarda solamente i versamenti per ogni prodotto, che forniscono informazione sulla effettiva quantità dei pezzi stampati in ogni lotto e dal consumo di materia prima per la realizzazione del finito.

Questi dati vengono forniti quasi in tempo reale a Panthera che potrà andarli ad elaborare fornendo successive indicazioni riguardo alle giacenze in magazzino di prodotti finiti o di materia prima e andando a modificare la pianificazione aziendale non essendo più necessaria la produzione di quel determinato articolo.