ARCHIVISTICA E CON I SOGGETTI PRODUTTORI
Le descrizioni degli istituti conservatori di archivi sono elaborate in primo luogo per fornire indicazioni dettagliate relative ai soggetti che conservano documentazione archivistica e per offrire le informazioni necessarie per accedere ai documenti. Per rendere maggiormente utili tali informazioni è necessario collegare le descrizioni degli istituti conservatori alla descrizione della documentazione archivistica. Quando tali collegamenti vengono instaurati è importante dar conto della natura della relazione fra l’istituto conservatore e la documentazione archivistica collegata. I record d’autorità dei soggetti produttori della documentazione conservata da tali istituti possono inoltre essere collegati e utilizzati come chiavi d’accesso aggiuntive. Questa Sezione offre indicazioni su come possono essere instaurati tali collegamenti nel quadro di un sistema di descrizioni archivistiche.
Nota: i collegamenti tra gli istituti conservatori e la documentazione archivistica possono essere
stabiliti secondo schemi di classificazione e/o altri criteri di ordinamento applicati dall’istituto
conservatore stesso con la finalità di attribuire un ordine significativo ai propri fondi.
Solitamente, gli schemi di classificazione o i criteri di ordinamento si propongono di fornire una
rappresentazione della struttura dello Stato, della successione storica dei regimi politici e/o della
tipologia di documentazione archivistica e/o della tipologia dei rispettivi produttori (istituzioni
governative, privati, imprese, ecc.).
6.1 Denominazione o titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Scopo:
Identificare la documentazione archivistica collegata e/o rendere possibile il collegamento della descrizione dell’istituto conservatore con la descrizione della documentazione archivistica collegata, quando tali descrizioni siano disponibili.
Regola:
Indicare la denominazione o titolo e il codice identificativo univoco della documentazione archivistica collegata.
6.2 Descrizione della relazione
Scopo:
Definire la relazione tra l’istituto conservatore e i fondi o le raccolte secondo uno schema di classificazione e/o criterio di ordinamento.
Regola:
Qualificare la relazione tra l’istituto conservatore e i fondi o le raccolte, applicando lo schema di classificazione e/o il criterio di ordinamento adottato dall’istituto conservatore.
Descrivere lo schema di classificazione e/o il criterio di ordinamento nell’elemento Norme e/o
convenzioni (5.6.3).
6.3 Date della relazione Scopo:
Indicare le date della relazione tra l’istituto conservatore e la documentazione archivistica collegata.
Regola:
Segnalare ogni data pertinente alla relazione tra l’istituto conservatore e la documentazione
archivistica collegata.
6.4 Forme autorizzate del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato Scopo:
Identificare il soggetto produttore della documentazione archivistica collegata, mediante il
collegamento tra la descrizione dell’istituto conservatore e una descrizione del soggetto
produttore della documentazione collegata, quando tali descrizioni siano disponibili.
Regola:
Fornire le forme autorizzate del nome e il codice identificativo del record d’autorità per il soggetto produttore della documentazione archivistica collegata.
Esempi:
Prima relazione Denominazione Consejo de Estado 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo ES.47161.AGS/1.25
6.2 Descrizione della relazione
1- Fondos de Instituciones del Antiguo Régimen 6.3 Date della
relazione
1540 - 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato Consejo de Estado ES47161AGS/RA00007 Seconda relazione
Denominazione Consejo Real de España e Indias 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo ES.47161.AGS/2.1 6.2 Descrizione della
relazione
2- Fondos de Instituciones Contemporáneas 6.3 Date della
relazione
1914 - 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Terza relazione
Denominazione Mapas, planos y dibujos 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo ES.47161.AGS/3.3
6.2 Descrizione della relazione 3- Colecciones 6.3 Date della relazione XVI -
6.4. Forme autorizzate del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Spagna. Subdirección General de los Archivos Estatales
Nota: Per l’istituto conservatore Archivo General de Simancas
Prima relazione
Denominazione Prefettura di Milano 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo ASMI5844
6.2 Descrizione della relazione Archivi postunitari 6.3 Date della relazione 1957 - 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Milano, Prefettura di Milano (1861- ) MIDB00270
Seconda relazione Denominazione Atti di governo 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo ASMI0100 6.2 Descrizione della relazione Archivi preunitari 6.3 Date della relazione 1861 - 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Milano, Archivi governativi (1781-1870) MIDB000520
Terza relazione
Denominazione Cavazzi della Somaglia 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo ASMI4590
6.2 Descrizione della relazione
Archivi privati, collezioni 6.3 Date della
relazione
1995 - 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Famiglia Cavazzi della Somaglia (sec. XIII- ) MIDD0000F9
Famiglia Mellerio (sec. XIV-1847) MIDD0000FA
Italia
Nota: Per l’istituto conservatore Archivio di Stato di Milano
Prima relazione
Denominazione Fonds du cabinet du ministère des colonies 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo FR CAOM 171 COL 1 à 137
6.2 Descrizione della relazione
Le fonds du cabinet du ministère des colonies fait partie des fonds ministériels conservés aux Archives nationales d’outre-mer pour la période du deuxième empire colonial.
6.3 Date della relazione
1887/1958 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Seconda relazione
Denominazione Dépôt des papiers publics des colonies 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo FR CAOM DPPC 6.2 Descrizione della
relazione
Le dépôt des papiers publics des colonies fait partie des fonds ministériels conservés aux Archives nationales d’outre-mer.
6.3 Date della relazione
1936/1913 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Terza relazione Denominazione Papiers Brazza 6.1 Denominazione o
titolo e codice identificativo della documentazione archivistica collegata
Codice identificativo FR CAOM 20 PA 1
6.2 Descrizione della relazione
Les papiers Brazza font partie des archives privées/papiers d’agents conservés aux Archives nationales d’outre-mer.
6.3 Date della relazione
1889/1891 6.4. Forme autorizzate
del nome e codice identificativo del record d’autorità collegato
Francia. Direction des Archives de France