1.1 Responsabilità del Consiglio di Amministrazione
Il Consiglio di Amministrazione, o l’organo equivalente della società del Gruppo, ha la responsabilità finale del Sistema di Controllo Interno.
In generale tale organo di ogni società del Gruppo : a) approva ed adotta le presenti linee guida;
b) esamina i rischi aziendali sottoposti alla sua attenzione dall’Amministratore Delegato, o figura equivalente della società, e valuta se il Sistema di Controllo Interno ne consenta una adeguata gestione;
c) periodicamente verifica l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento del Sistema di Controllo Interno, al fine di assicurarsi che i principali rischi aziendali siano identificati e gestiti in modo adeguato.
In particolare il Consiglio di Amministrazione della Capogruppo Avio S.p.A. aggiorna ed emette le presenti linee guida.
Ai fini di un corretto svolgimento dei compiti demandati alla sua responsabilità il Consiglio di Amministrazione, ove ritenuto necessario in relazione alla complessità aziendale della società che presiede, si avvarrà della collaborazione di specifici organi preposti.
In tal caso, il Consiglio di Amministrazione:
1. istituisce il Comitato per il Controllo Interno (equivalente al Comitato per il Controllo e i Rischi) attribuendogli funzioni consultive e propositive in relazione al Sistema di Controllo Interno e ne nomina i componenti e tra questi, il Presidente del Comitato;
2. su proposta dell’Amministratore Delegato, nomina il Responsabile dell’Ente Internal Audit, valutandone le caratteristiche di indipendenza e competenza.
LINEE GUIDA PER IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO DEL GRUPPO AVIO
1.2 Responsabilità del Comitato per il Controllo Interno
Relativamente al Sistema di Controllo Interno, il Comitato per il Controllo Interno:
a) assiste il Consiglio di Amministrazione nel fissare ed aggiornare le presenti linee di indirizzo;
b) assiste il Consiglio di Amministrazione nel verificare periodicamente l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento del Sistema di Controllo Interno, con la finalità di assicurare che i principali rischi aziendali siano identificati e gestiti in modo adeguato;
c) valuta il piano di lavoro preparato dall’Ente Internal Audit e ne riceve le relazioni periodiche;
d) riferisce al Consiglio di Amministrazione periodicamente sull’adeguatezza del Sistema di Controllo Interno;
e) valuta la collocazione organizzativa ed assicura l’effettiva indipendenza del Responsabile dell’Ente Internal Audit in tale sua funzione;
f) assiste il Consiglio di Amministrazione nel valutare il piano di lavoro annuale presentato dall’Organismo di Vigilanza, se istituito in osservanza al Decreto Legislativo 231/2001 sulla responsabilità amministrativa delle società, e nel valutare periodicamente i risultati delle attività svolte dallo stesso.
1.3 Responsabilità dell’Amministratore Delegato
L’Amministratore Delegato (AD, o figura equivalente della società) ha la responsabilità di:
a) identificare i principali rischi aziendali relativi alla efficienza delle operazioni aziendali, all’affidabilità dell’informazione finanziaria, al rispetto di leggi e regolamenti e alla salvaguardia dei beni aziendali;
b) sottoporre tali rischi e le misure adottate per la loro riduzione e gestione all’esame ed alla valutazione del Consiglio di Amministrazione, sia annualmente, in occasione del Consiglio di Amministrazione di approvazione del bilancio, che ogni qual volta emerga un nuovo rischio significativo o si modifichi sostanzialmente l’entità o la probabilità di avverarsi di un rischio già sottoposto al Consiglio di Amministrazione;
c) progettare, gestire e monitorare il Sistema di Controllo Interno seguendo le presenti linee guida ed essendo direttamente responsabile nei confronti del Consiglio di Amministrazione;
d) proporre al Consiglio di Amministrazione la nomina del Responsabile dell’Ente Internal Audit, individuandolo tra coloro che hanno le necessarie caratteristiche di indipendenza e competenza;
e) inquadrare organizzativamente il Responsabile Internal Audit in modo da assicurarne l’indipendenza e dotarlo di mezzi idonei a svolgere efficacemente i suoi compiti.
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1.4 Responsabilità dell’Ente Internal Audit di Avio S.p.A.
L’Ente Internal Audit di Avio S.p.A. ha, per tutte le società del Gruppo Avio, la responsabilità di:
a. assistere la società nel mantenere la validità del Sistema di Controllo Interno, attraverso la valutazione della sua efficacia ed efficienza;
b. assistere la società nell’identificazione e nella valutazione delle maggiori esposizioni al rischio e contribuire al miglioramento dei sistemi di individuazione, misurazione e gestione dei rischi;
c. redigere il piano degli interventi di audit e sottoporlo all’approvazione del Consiglio di Amministrazione previa condivisione con il Comitato per il Controllo Interno;
d. effettuare attività di controllo programmate e specifiche al fine di valutare efficacia ed efficienza del Sistema di Controllo Interno e di gestione dei rischi, identificando le eventuali carenze e necessità di miglioramento da apportare ai processi interni di controllo;
e. verificare, che le regole e le procedure costituenti i termini di riferimento dei processi di controllo vengano rispettate e che i soggetti coinvolti operino in conformità agli obiettivi prefissati;
f. predisporre relazioni periodiche contenenti adeguate informazioni sulla propria attività, sulle modalità con cui viene condotta la gestione dei rischi nonché sul rispetto dei piani definiti per il loro contenimento.
Le relazioni periodiche contengono una valutazione sull’idoneità del Sistema di Controllo Interno e di gestione dei rischi.
1.5 Responsabilità dei dipendenti
Tutti i dipendenti del Gruppo, in funzione dei compiti loro affidati nell’organizzazione aziendale, assicurano un efficace funzionamento del Sistema di Controllo Interno, come parte della loro responsabilità nel raggiungimento degli obiettivi.
Essi, pertanto, devono avere la necessaria conoscenza, preparazione e capacità per agire ed operare nell’ambito del Sistema di Controllo Interno e deve essere loro consentito di adempiere ai compiti conseguenti al proprio ruolo ed assolvere alle proprie responsabilità.
Questo implica, pertanto, il diritto ed il dovere di ogni singolo dipendente di avere piena conoscenza e comprensione della società in cui opera e del Gruppo, dei meccanismi operativi, degli obiettivi, dei mercati in cui opera e dei rischi cui é quotidianamente esposto.
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