- Affare: insieme di atti amministrativi relativi ad una competenza, generalmente non proceduralizzata né procedimentalizzata, per la quale non è prevista l’adozione di un provvedimento finale, inteso come atto dotato di capacità di incidere nella sfera giuridica di terzi;
- Amministratore del sistema di protocollo informatico: colui che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema di protocollo informatico (vedi paragrafo 7.2);
- AOO - Area Organizzativa Omogenea: insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’art. 50, comma 4 del Testo Unico (Allegato 1 delle Regole tecniche per il protocollo);
- Attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di documento analogico: dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico (Allegato 1 delle Regole tecniche per il protocollo);
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- Attività: insieme di atti amministrativi relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento procedurale e per la quale, non è comunque prevista l’adozione di un provvedimento finale;
- Coordinatore della gestione documentale: responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione e archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’art. 4 delle Regole tecniche per il protocollo nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee (Allegato 1 delle Regole tecniche per il protocollo);
- Copia analogica del documento informatico: documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto (Allegato 1 delle Regole tecniche per il protocollo);
- Copia informatica di documento analogico: documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto (art. 1 del CAD);
- Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto (art. 1 del CAD);
- Copia informatica di documento informatico: documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari (art. 1 del CAD);
- Documento informatico: documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1 del CAD);
- Documento analogico: rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1 del CAD);
- Firma elettronica: insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica (art. 1 del CAD);
- Firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati (art. 1 del CAD);
- Firma elettronica qualificata: particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (art. 1 del CAD);
- Firma digitale: particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art. 1 del CAD);
- Gestione informatica dei documenti: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi;
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- Manuale di gestione: manuale che descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (art. 5, comma 1 delle Regole tecniche per il protocollo);
- Operatore incaricato: colui che si occupa materialmente della redazione del documento;
- PEC - Posta elettronica certificata: sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi (art. 1 del CAD);
- Procedimento amministrativo: pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè all’adozione di un provvedimento finale;
- Provvedimento amministrativo: espressione tipica del potere amministrativo per il raggiungimento di un obiettivo prefissato, è il risultato di una pluralità di atti, susseguenti e diversi tra di loro, tutti preordinati all’adozione del provvedimento stesso. I provvedimenti possono essere autorizzatori, concessori, ablatori o di carattere generale. Il provvedimento amministrativo non coincide con l’atto amministrativo. L’atto amministrativo NON è finalizzato al raggiungimento di un obiettivo prefissato, è una manifestazione di scienza, di giudizio e ha natura strumentale preparatoria del provvedimento finale e rilevanza interna;
- Registro di protocollo: registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti (Allegato 1 delle Regole tecniche per il protocollo);
- Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61 del Testo Unico, che produce i pacchetti di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conversazione (Allegato 1 delle Regole tecniche per il protocollo);
- Responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’art. 7, comma 1 delle Regole tecniche per la conservazione;
- RPA – Responsabile del procedimento amministrativo: colui che è responsabile dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente al singolo procedimento amministrativo, affare o attività;
- Responsabile del trattamento dei dati: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali;
- Servizio posta: insieme di attività preposte all’invio e alla ricezione dei documenti tramite Poste Italiane SpA o altro vettore postale, e alla circolazione della posta tra le varie AOO dell’Ateneo e all’interno delle AOO stesse;
- Servizio per la tenuta del protocollo informatico: servizio, presente in ciascuna AOO, preposto alla registrazione nel sistema di protocollo informatico dei documenti in ingresso alla AOO e, qualora il modello organizzativo lo preveda, preposto anche alla registrazione dei documenti in uscita e interni alla AOO e all’inserimento dei documenti in repertorio;
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- Titolare: persona fisica cui è attribuita la firma elettronica e che ha accesso ai dispositivi per la creazione della firma elettronica (art. 1 del CAD);
- UOR – Unità Organizzativa di Riferimento: unità di primo, secondo o terzo livello, corrispondente alle strutture funzionali presenti nell’Amministrazione centrale, nei Dipartimenti, nei Sistemi e nei Centri dotati di autonomia gestionale;
- Validazione temporale: risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data e un orario opponibili ai terzi (art. 1 del CAD).
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