Data protection (privacy)

Il Documento Programmatico sulla Sicurezza è un documento interno che descrive il livello di attuazione della gestione della privacy ai sensi del D.Lgs 196/2003.

L’obbligo di aggiornare il DPS entro il 31 marzo di ogni anno è stato abrogato con l’entrata in vigore del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo. Ciononostante, la succitata abrogazione normativa non determinava in alcun modo l’esonero, per il titolare o per il responsabile del trattamento di dati, dall’obbligo di osservare le misure minime di sicurezza.

Sono rimaste infatti in vigore le previsioni contenute negli articoli 33 e ss. del D. Lgs 196/2003 (codice della privacy) e, pertanto, le imprese dovevano continuare a disciplinare il trattamento dei dati nel rispetto delle misure minime di sicurezza, compresa la redazione di idonee informative (ai dipendenti e collaboratori; ai clienti e ai fornitori; agli utenti del sito web; etc.), nonché la nomina degli incaricati al trattamento dei dati personali.

Il 4 maggio 2016 sono stati pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale dell'Unione Europea i testi del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali e della Direttiva che regola i trattamenti di dati personali nei settori di prevenzione, contrasto e repressione dei crimini con entrata in vigore per gli Stati membri il 25 maggio 2018.

Ygea ha mantenuto e gestito il DPS annualmente e ha concluso gli aggiornamenti e le modifiche agli obblighi precedentemente previsti dalla normativa nazionale in base alle nuove disposizioni europee. A tal fine, la Società Ygea ha attivato una piattaforma dedicata, tra le altre cose, alla redazione/aggiornamento dei documenti previsti, al monitoraggio del rispetto degli adempimenti programmati, al monitoraggio della distribuzione dei documenti a dipendenti e terzi.

Il DPO (Data Protection Officer), figura obbligatoria ai sensi della nuova normativa, è l’Avv.

Marco Bresciani nominato con deliberazione dell’Amministratore Unico n. 18 del 21/05/2018 contestualmente all’adozione del Registro delle attività di trattamento dei dati.

9. Relazione sul governo societario ai sensi dell’art. 6, comma 4 del Decreto Lgs. 175/2016

La presente relazione ottempera alle incombenze previste dall’art. 6 cc. 2, 3, 4 e 5 del D. Lgs.

175/2016. In particolare, l’art. 6 del citato Decreto Legislativo ai commi 2, 3, 4, 5 prescrive che:

“2. Le società a controllo pubblico predispongono specifici programmi di valutazione del rischio di crisi aziendale e ne informano l'assemblea nell'ambito della relazione di cui al comma 4.

3. Fatte salve le funzioni degli organi di controllo previsti a norma di legge e di statuto, le società a controllo pubblico valutano l'opportunità di integrare, in considerazione delle dimensioni e delle caratteristiche organizzative nonché dell'attività svolta, gli strumenti di governo societario con i seguenti:

a) regolamenti interni volti a garantire la conformità dell'attività della società alle norme di tutela della concorrenza, comprese quelle in materia di concorrenza sleale, nonché alle norme di tutela della proprietà industriale o intellettuale;

b) un ufficio di controllo interno strutturato secondo criteri di adeguatezza rispetto alla dimensione e alla complessità dell'impresa sociale, che collabora con l'organo di controllo

statutario, riscontrando tempestivamente le richieste da questo provenienti, e trasmette periodicamente all'organo di controllo statutario relazioni sulla regolarità e l'efficienza della gestione;

c) codici di condotta propri, o adesione a codici di condotta collettivi aventi a oggetto la disciplina dei comportamenti imprenditoriali nei confronti di consumatori, utenti, dipendenti e collaboratori, nonché altri portatori di legittimi interessi coinvolti nell'attività della società;

d) programmi di responsabilità sociale d'impresa, in conformità alle raccomandazioni della Commissione dell'Unione europea.

4. Gli strumenti eventualmente adottati ai sensi del comma 3 sono indicati nella relazione sul governo societario che le società controllate predispongono annualmente, a chiusura dell'esercizio sociale e pubblicano contestualmente al bilancio d'esercizio.

5. Qualora le società a controllo pubblico non integrino gli strumenti di governo societario con quelli di cui al comma 3, danno conto delle ragioni all'interno della relazione di cui al comma 4”.

Per quanto riguarda:

a) La società, data l’attività svolta, ritiene che il Manuale Organizzativo di Gestione e il Codice Etico assolvano sufficientemente alla funzione.

b) Date le dimensioni dell’organico societario dell’area amministrativa, la Società non ha possibilità di costituire un ufficio strutturato dedicato al controllo interno. Questo viene effettuato dal Coordinatore Aziendale, con il supporto, a rotazione, di un dipendente amministrativo; dall’Organismo di Vigilanza per i controlli di competenza ai sensi del d.lgs.

231/2001, dal Sindaco Unico e dal consulente fiscale per le periodiche verifiche e gli adempimenti di competenza. Gli strumenti di monitoraggio consistono anche di indicatori economici, finanziari e di gestione del rischio esposti nella presente relazione o agli atti della Società, nonché sul sito istituzionale.

c) Ygea S.r.l. si è dotata di un codice di condotta nel 2014 all’interno del Manuale Organizzativo di Gestione ex d.lgs. 231/2001. Il codice è disponibile sul sito istituzionale della Società.

d) La società è impegnata per vocazione e destinazione d’impresa al sociale. Si rimanda al 2019 la redazione del primo programma di responsabilità sociale di impresa per coordinare e rendere organico il piano di iniziative attualmente realizzate e quelle di realizzazione futura.

Programmi di valutazione del rischio di crisi aziendale

Ygea S.r.l. si è dotata di un programma di valutazione del rischio di crisi aziendale, documento cui si rimanda, che prevede il monitoraggio dei seguenti indicatori e target di riferimento:

1) La gestione operativa della società (differenza tra valore e costi di produzione) sia negativa per due esercizi consecutivi in misura pari o superiore al 10%

2) La relazione redatta dal collegio sindacale rappresenti dubbi di continuità aziendale;

3) L’indice di struttura finanziaria (rapporto tra patrimonio più debiti a medio e lungo termine e attivo immobilizzato) sia inferiore a 1 in una misura superiore al 15%;

4) Il peso degli oneri finanziari, misurato come oneri finanziari su fatturato, sia superiore al 10%;

5) Gli indici di durata dei crediti e dei debiti a breve termine superino rispettivamente i 270 e 200 giorni.

Individuati gli indicatori che segnalano la presenza di patologie rilevanti, volti ad individuare

“soglie di allarme” in presenza dei quali si renda necessario quanto previsto dall’art. 14, commi 2 e seguenti del TUSP, per “soglia di allarme” si intende una situazione di superamento anomalo

potenziale compromissione dell’equilibrio economico, finanziario e patrimoniale della Società, meritevole dunque di approfondimento. Tale situazione richiede un’attenta valutazione da parte degli organi societari (Amministratore Unico ed Assemblea dei Soci) in merito alle azioni correttive da adottare e che si estenda anche ad una concreta valutazione della congruità economica degli eventuali correttivi dei servizi gestiti e del rispetto di quanto previsto nel D.Lgs n. 192 del 9.11.2012. Si ha una soglia di allarme qualora si verifichi almeno una delle condizioni di cui all’art. 3.

Ove si verifichi una situazione di soglia di allarme l’Amministratore Unico convoca senza indugio una Assemblea dei Soci per approfondire il tema e verificare se si rientri o meno in una situazione di crisi ai sensi dell’art. 14, comma 2, del D.Lgs. 175/2016.

Si è proceduto all’attività di monitoraggio e di verifica del rischio aziendale le cui risultanze, con riferimento alla data del 31/12/18, sono di seguito evidenziate.

Indicatore rischio di impresa 2016 2017 2018

Gestione operativa della Società 180.861

282.356 319.898 Relazione del Revisore positiva positiva positiva Indice di struttura finanziaria 1,26 1,22 1,32

Oneri finanziari 0,00 0,00 0,00 Indici di durata dei crediti 55,32 38,28 47,76 Indici di durata dei debiti 110,21 91,75 94,09

I risultati dell’attività di monitoraggio condotta in funzione degli adempimenti prescritti ex art.

6, co. 2 e 14, co. 2, 3, 4, 5 del d.lgs. 175/2016 inducono l’organo amministrativo a ritenere che il rischio di crisi aziendale relativo alla Società sia da escludere.