L’obiettivo del programma è l'evoluzione digitale dei servizi di governo e di supporto dell’Istituto, vale a dire relativi agli ambiti di processo di Pianificazione e controllo, Audit e monitoraggio dei rischi, Patrimonio, Risorse Umane, Acquisti, Contabilità e alle Aree Legale e Relazioni Istituzionali, con l’intento di ottimizzare ed efficientare i servizi, i processi e i sistemi di governo e di supporto in ottica di-gitale e supportare coloro che, coinvolti nel processo di reingegnerizzazione dei servizi di governo e di supporto, dovranno adottare nuovi strumenti e processi.
Obiettivi e risultati raggiunti
Il programma ha previsto nell’arco del triennio i seguenti macro obiettivi:
• la semplificazione e la standardizzazione dei processi e dei comporta-menti, a tutti i livelli, in una logica complessiva e unitaria, con conseguente efficientamento delle attività gestionali dell’intera struttura organizzativa;
• la digitalizzazione e la gestione integrata dei processi lungo tutta la fi-liera documentale; semplificazione dei flussi procedurali, informativi e au-torizzatori, anche attraverso l'implementazione di soluzioni di work flow management;
• la standardizzazione dei processi verso soluzioni package di mercato, eli-minando le personalizzazioni non essenziali e riducendo le customizzazioni al rispetto dei soli vincoli normativi;
• l’attuazione dell'accentramento delle funzioni di supporto, con conse-guente realizzazione di economie di scala e ottimizzazione dell’impiego delle risorse umane.
Al fine di supportare l'integrazione degli aspetti organizzativi, operativi, tecnologici e di gestione delle risorse umane per la realizzazione del percorso di evoluzione e trasformazione di cui sopra, nel 2017 sono stati posti in essere specifici inter-venti di sviluppo organizzativo, con particolare riferimento all’area strumentale, finalizzati a supportare il cambiamento complessivo ed in particolar modo
l’ac-Trasversalmente alle aree di processo ed alle funzioni interessate, sono state pertanto effettuate, le seguenti azioni:
• analisi degli impatti dell’accentramento delle funzioni di supporto in ter-mini di consolidamento della strategia e delle relative modalità operative, valutazione degli impatti sui carichi di lavoro, sulle procedure informatiche a supporto, sulle competenze e sugli aspetti organizzativi;
• definizione del piano di dettaglio che individua la roadmap del percorso di accentramento e i connessi interventi abilitanti inerenti i sistemi informativi interessati, l’organizzazione (es. creazione nuovo ufficio, revisione delle re-sponsabilità), la gestione del fabbisogno di personale e l’adeguamento delle competenze;
• individuazione delle necessarie modifiche organizzative connesse all’ac-centramento.
La figura successiva (Figura 40) riporta la situazione relativa all’anno 2017 dei progetti avviati, completati e pluriennali.
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Completati Pluriennali Progetti
Di seguito sono presentati i risultati conseguiti nel 2017 rispetto ai diversi ambiti di processo in riferimento al programma.
Figura 40 Stato progetti
Acquisti
L’obiettivo principale di quest’area è la realizzazione di un sistema di “e-procure-ment” completamente integrato e digitale.
Nel corso dell’anno sono state implementate le soluzioni a supporto del proces-so di programmazione degli acquisti, che consentono la definizione dei fabbi-sogni di beni e servizi (a volumi e a valori), integrate con il sistema di budgeting dell’Istituto e, fruendo delle informazioni relative ai contratti in essere, consente tra l’altro la produzione dei dati finalizzati alla programmazione biennale degli acquisti e delle relative modalità di gestione.
Sono stati, inoltre, oggetto di implementazione, il sistema di Gestione delle De-termine che, integrato con il sistema di gestione degli acquisti e di sottoscrizione dei contratti digitali consentirà nel 2018 la dematerializzazione di un importante componente di processo; il sistema si presterà, inoltre, ad essere adottato per la gestione delle altre tipologie di determinazione dirigenziale (organizzative, etc.).
Inoltre, sono state completate le attività implementative finalizzate alla comple-ta reingegnerizzazione del ciclo degli acquisti con l’adozione dei processi appli-cativi standard e compliant con il nuovo Codice degli Appalti che, a partire dal II semestre 2018, porteranno all’adozione del nuovo sistema.
Programmazione e controllo
Con l’obiettivo di efficientare il processo di produzione del bilancio di previsio-ne e le successive attività di controllo, si è completata la reingegprevisio-nerizzazioprevisio-ne dell’intero processo di pianificazione e programmazione dell’Istituto.
In particolare, gli interventi hanno riguardato le seguenti aree di processo:
• programmazione annuale degli obiettivi di sviluppo e di gestione, con reingegnerizzazione dei processi, che sono stati adottati in via sperimentale per il Bilancio Preventivo 2018 e che saranno estesi a tutte le strutture per il Bilancio Preventivo 2019;
• programmazione e riprogrammazione degli obiettivi di produzione, con reingegnerizzazione dei processi;
• programmazione delle poste economico-finanziarie, con reingegnerizza-zione dei processi, e riducendo del numero delle fasi di negoziareingegnerizza-zione;
• introduzione di uno strumento di simulazione del Bilancio Preventivo, con la possibilità di gestire in modalità simultanea diverse versioni di bilancio (3);
• monitoraggio degli obiettivi di produzione, con reingegnerizzazione dei processi, che consente la verifica costante dell’andamento dell’obiettivo ri-spetto a quanto pianificato.
Contabilità e bilancio
Nell’ambito della “contabilità e bilancio” è stato predisposto il Bilancio 2016 con l’adozione del nuovo piano dei conti in linea con il processo di armonizzazione contabile definito dal legislatore (rif. DL 132/2013).
In particolare, gli interventi hanno riguardato i seguenti ambiti:
• introduzione di un sistema integrato per la gestione dello Split Payment dell’IVA (rif. DL 50/2017), con la gestione delle diverse tipologie di fattura (attive e passive) e i relativi processi gestionali.
• completamento della reingegnerizzazione della contabilità economi-co-patrimoniale, e della relativa attività finalizzata alla migrazione dei valori presenti nel precedente sistema; tale attività consentirà, al completamento della fase di collaudo in corso, l’introduzione dei nuovi processi a supporto della contabilità finanziaria e della contabilità economico patrimoniale e la razionalizzazione dei momenti amministrativi e contabili.
Nell’ambito della definizione dei processi, finalizzati all’introduzione del nuovo sistema per la gestione dei flussi di cassa, si è provveduto a ridefinire alcune mo-dalità amministrativo/contabili, per la gestione e il monitoraggio degli stessi, con l’introduzione di una gestione al massimo livello di dettaglio (“atomico”). Tale approccio consentirà una più facile gestione dei flussi da/verso gli Istituti Finan-ziari e di controllo dei dati, oltre a rendere disponibile un data base che, grazie alla facilità di ricostruzione della catena di produzione del dato (ad es. fattura/
mandato/ordine di pagamento e buon esito dell’operazione).
Patrimonio
Per quanto riguarda l’area patrimonio, in ottemperanza alle disposizioni nor-mative in ambito di “opere ad elevata utilità sociale”, “opere di pubblica utilità”
e “piano di edilizia scolastica”, nel corso del 2017 è stato raffinato lo strumen-to di analisi, selezione e monistrumen-toraggio, sviluppastrumen-to nel corso del 2016, per
la valutazione delle domande di investimento sottoposte a Inail dagli Enti richiedenti (in ottemperanza alle disposizioni del DCPM 23/10/2015 - Allegato A). Lo strumento di valutazione è in grado di fornire un giudizio di sintesi sulla finanziabilità dell’opera, in termini di solidità finanziaria e patrimoniale dell’Ente alienante e dello stato di conformità/appropriatezza dell’immobile/terreno og-getto di compravendita.
Dal punto di vista della realizzazione sui sistemi di back-end, è stata conclusa la reingegnerizzazione del cruscotto patrimonio immobiliare, in coerenza con il nuovo piano dei conti dell’Istituto, al fine di fornire una corretta rilevazione di costi e ricavi (conto economico) per unità immobiliare ed è stata avviata la migrazione di “Simea Immobili” alla nuova release Ebs R12 che verrà rilasciata in esercizio nel I semestre 2018.
Risorse umane
Nell’area risorse umane gli interventi effettuati hanno consentito un progressivo raggiungimento degli obiettivi di semplificazione e digitalizzazione attraverso la riconduzione allo standard, anche tecnologico, di diversi flussi procedurali, resi più efficienti da una significativa riduzione di attività manuali.
I risultati più significativi in questo ambito riguardano la nuova gestione dei com-pensi degli organi, la digitalizzazione dei flussi procedurali da e verso il casellario dei pensionati, l’introduzione di un sistema integrato di gestione del contenzioso.
L’evoluzione digitale dell’Istituto ha portato, tra le altre cose, alla realizzazione di un sistema per la gestione dei concorsi esterni ed interni che, oltre a garan-tire una maggiore trasparenza di processo verso il cittadino, contribuisce all’au-mento di efficienza ed efficacia organizzativa riducendo i tempi di lavoro ed i disallineamenti tra le procedure concorsuali.
Con riferimento alla dimensione organizzativa, è stata avviata la sperimenta-zione del nuovo Centro Servizi Condivisi (CSC) sulla Diresperimenta-zione generale e sul-le Direzioni regionali di Abruzzo, su una della Lombardia e su una della Sicilia.
Tale sperimentazione prevede l’accentramento presso il Centro Servizi Condivisi delle attività di natura operativa e transazionale inerenti la gestione del perso-nale ad oggi svolte presso altre Strutture sia centrali che territoriali. Ciò al fine di consentire la standardizzazione delle attività, il conseguimento di economie di scopo e la liberazione sul territorio di risorse da poter indirizzare su attività istituzionali.
In un’ottica di organizzazione digitale sono stati analizzati e ridisegnati i pro-cessi di gestione del personale con l’obiettivo di implementare nuovi servizi più efficienti che valorizzino le opportunità offerte dalla delega al dipendente.
Audit e risk-management e trasparenza
Con l’obiettivo di contribuire al processo di reingegnerizzazione e digitalizzazio-ne dei servizi, in particolare in ambito analisi dei rischi (operativi e di complian-ce) e audit, nel corso del 2017 è stato esteso il perimetro di assessment (rischi operativi e di compliance) ed il perimetro oggetto di verifica di audit, sviluppan-do coerentemente funzioni a supporto degli stessi.
In particolare, sono stati analizzati e resi disponili in ambiente integrato i se-guenti contenuti e funzioni:
• analisi dei rischi della Direzione Regionale Lazio, della sede Territoriale Roma Centro, dell'Avvocatura Regionale, del Servizio Ispettorato e Sicurezza, del Supporto Organi e della Direzione Assistenza Protesica e Riabilitazione (Vi-gorso e Volterra);
• aggiornamento dei risk assessment con le Direzioni Centrali ed estensione a tutte le Direzioni Regionali;
• formalizzazione del concept del Loss DB e definizione delle implicazioni ope-rative ed organizzative;
• funzione di self assessment (rischi operativi e compliance assessment);
• funzione di gestione e monitoraggio delle azioni correttive;
• gestione dei rilevi per processo con gravità e classificazione;
• digitalizzazione funzioni amministrative;
• reportistica integrata;
• modello di calcolo del Rating.
In materia di trasparenza è stato realizzato un sistema per la pubblicazione automatica di dati e documenti nelle diverse sezioni di Amministrazione Trasparente.
In particolare il sistema è a regime per i dati relativi agli incentivi ISI / FIPIT e altre sovvenzioni, ai tassi di assenza del personale interno, alle aste immobiliari.
Inoltre, per i dati relativi ai bandi di gara e contratti, nelle more della comple-ta digicomple-talizzazione del processo di ciclo passivo che si realizzerà in due fasi nel 2018, è stato ottimizzato il processo di pubblicazione ed è stata introdotta la forma tabellare dinamica conforme alle diciture del nuovo codice degli appalti.