L’ORGANISMO DI VIGILANZA
4.6. FLUSSI INFORMATIVI NEI CONFRONTI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA VIGILANZA
L’Organismo di Vigilanza deve essere tempestivamente informato, mediante apposito sistema di comunicazione in merito a quegli atti, comportamenti od eventi che possono determinare una violazione del Modello e dei suoi Allegati o che, più in generale, sono rilevanti ai fini del Decreto.
L’obbligo di informativa grava su tutti i Destinatari del Modello e si esplica attraverso Segnalazioni e Comunicazioni.
• Le Segnalazioni sono comunicazioni che hanno ad oggetto ogni deroga, violazione o sospetto di deroga o di violazione di cui i Destinatari siano venuti a conoscenza rispetto a disposizioni e norme comportamentali contenute:
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nel Codice Etico;-
nella Parte Generale del Modello;-
nelle Parti Speciali del Modello con particolare riferimento ai Principi generali di attuazione e di comportamento e ai Principi procedurali specifici;-
nei Protocolli operativi Allegati al Modello;-
in altre procedure aziendali rilevanti ai fini del Decreto;-
nel Modello, negli Allegati e nelle Procedure interne di un’altra Società del Gruppo quando la violazione o l’inosservanza sia stata posta in essere da una Risorsa umana di PA nello svolgimento di un’attività in nome e/o per conto di tale altra Società.Costituiscono oggetto di Segnalazione anche il sospetto circa il compimento o la possibilità di compimento di uno dei Reati presupposto di cui alle Parti Speciali del Modello.
• Le Comunicazioni hanno invece ad oggetto tutti quegli atti, aspetti, iniziative, eventi, comportamenti che siano rilevanti ai fini della migliore efficacia ed effettività del Modello
ed al fine di consentire all’OdV di esercitare al meglio la propria attività di vigilanza, fatta eccezione di quelli che costituiscono oggetto di segnalazione.
In particolare, si indicano a titolo esemplificativo, quali oggetto di Comunicazioni:
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le decisioni relative alla richiesta, erogazione ed utilizzo di finanziamenti pubblici;-
il compimento di operazioni che ricadono nelle Attività sensibili (informazioni relative a nuove assunzioni di Personale, utilizzo di risorse finanziarie per l’acquisto di beni o servizi o altre attività di investimento, emissione e/o aggiornamento di documenti organizzativi etc. );-
notizie relative alla effettiva attuazione, a tutti i livelli aziendali, del Modello, con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti e delle eventuali sanzioni irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;-
i provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al Decreto;-
i rapporti predisposti dalle Funzioni/Organi di controllo (compreso il Revisore) nell’ambito delle loro attività di verifica, dai quali possano emergere fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza delle norme del Decreto o delle previsioni del Modello e dei suoi Allegati;-
le richieste di assistenza legale inoltrate dai Dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario nei loro confronti e in relazione ai reati di cui al Decreto, salvo espresso divieto dell’autorità giudiziaria;-
modifiche e/o aggiornamenti dei documenti allegati al Modello (mansionario, organigramma, documento di valutazione dei rischi ex d.lgs. 231/2001 etc.);-
la reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro;-
ogni altra informazione che, sebbene non ricompresa nell’elenco che precede, risulti rilevante ai fini di una corretta e completa attività di vigilanza ed aggiornamento del Modello e dei suoi Allegati.Le Segnalazioni e Comunicazioni dovranno avvenire tempestivamente mediante comunicazione scritta da inviarsi ai seguente indirizzo di posta elettronica:
L’obbligo di informazione su eventuali comportamenti contrari alle disposizioni contenute nel Modello rientra nel più ampio dovere di diligenza ed obbligo di fedeltà del prestatore di lavoro.
Valgono, inoltre, le seguenti prescrizioni aventi carattere generale:
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l’Organismo di Vigilanza valuta discrezionalmente e sotto la sua responsabilità le segnalazioni/informazioni ricevute e i casi in cui è necessario attivarsi;-
le determinazioni in ordine all’esito dell’accertamento devono essere motivate per iscritto;-
il Dipendente che venga a conoscenza di una violazione, tentativo o sospetto di violazione del Modello o dei suoi Allegati, può contattare il proprio diretto superiore gerarchico ovvero, qualora la segnalazione non dia esito o il Dipendente si senta a disagio nel rivolgersi al suo diretto superiore per effettuare la segnalazione, riferire direttamente all’Organismo di Vigilanza; il corretto adempimento dell’obbligo di informazione da parte del prestatore di lavoro non può dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari;-
per quanto concerne i Fornitori ed in generale gli Esterni, è contrattualmente previsto un obbligo di informativa immediata a loro carico nel caso in cui gli stessi ricevano, direttamente o indirettamente, da un Dipendente/rappresentante della Società una richiesta di comportamenti che potrebbero determinare una violazione del Modello; essi possono effettuare direttamente all’Organismo di Vigilanza l’eventuale segnalazione delle situazioni di cui sopra.L’OdV può richiedere informazioni che possono riguardare, a titolo meramente esemplificativo:
− operazioni che ricadono nelle Attività sensibili;
− ogni altra informazione che, sebbene non ricompresa nell’elenco che precede, risulti rilevante ai fini di una corretta e completa attività di vigilanza ed aggiornamento del Modello e dei suoi Allegati.
L’Organismo agisce in modo da garantire gli autori delle segnalazioni contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione o qualsivoglia conseguenza derivante dalle stesse, assicurando loro la riservatezza circa l’identità, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede. La
Società si riserva ogni azione contro chiunque effettui in mala fede segnalazioni non veritiere.
Ogni informazione e segnalazione prevista nel presente Modello è conservata dal competente Organismo di Vigilanza in un apposito archivio informatico e/o cartaceo in conformità alle disposizioni contenute nel GDPR UE 2016/679. A carico dei componenti l’Organismo di Vigilanza vi è l’obbligo assoluto e inderogabile di mantenere il segreto sulle attività svolte e sulle notizie di cui vengano a conoscenza nell’esercizio del loro mandato.
4.7. COORDINAMENTO FRA L’ORGANISMO DI VIGILANZA DI PA E GLI