Flussi informativi verso l’OdV

4.7.1. INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE

L’OdV deve essere informato tramite apposite segnalazioni da parte dei Destinatari del Modello di ogni circostanza che potrebbe generare in capo all’Impresa la responsabilità prevista dal D.Lgs. 231/01.

I segnalanti in buona fede saranno garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione ed in ogni caso sarà assicurata la riservatezza e l’anonimato del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

Le segnalazioni riguardano, in genere, tutte le notizie riguardanti la presumibile commissione – nel contesto dell’attività dell’Impresa - di reati previsti dal Decreto o a comportamenti non in linea con le regole di condotta adottate dalla Società (espresse nel Codice Etico e nel MOG).

Valgono al riguardo le seguenti prescrizioni di carattere generale:

 i dipendenti ed i collaboratori devono segnalare tutte le violazioni (o deroghe) delle procedure aziendali, del Codice Etico e del Modello Organizzativo, nonché gli ordini ricevuti dai superiori ritenuti in contrasto con la legge o la normativa vigente;

 i dipendenti, i collaboratori, gli organi sociali ed i fornitori devono segnalare all’OdV le notizie relative alla commissione, o alla ragionevole convinzione di commissione, dei reati;

 i dipendenti ed i collaboratori che hanno una funzione di coordinamento del personale, hanno l’obbligo di segnalare all’OdV le violazioni del Modello Organizzativo commesse da dipendenti o collaboratori che a loro rispondono gerarchicamente;

 se un dipendente o un collaboratore desidera segnalare le violazioni del Modello Organizzativo, deve contattare il suo diretto superiore. Qualora la segnalazione riguardi direttamente quest’ultimo, il dipendente o il collaboratore riferiscono direttamente all’OdV (anche fornitori e partner effettuano le segnalazioni a cui sono tenuti direttamente all’OdV);

 le segnalazioni dovranno essere inviate all’OdV in forma scritta e non anonima;

 l’OdV valuta le segnalazioni ricevute e intraprende, previa comunicazione al CdA, eventuali azioni ispettive, ascoltando (se lo ritiene) l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione, mantenendo traccia delle motivazioni che hanno portato a non svolgere una specifica indagine, informando del risultato le funzioni coinvolte. Gli eventuali provvedimenti conseguenti sono applicati dalle relative funzioni coinvolte in conformità a quanto previsto dal Sistema Disciplinare;

 ogni informazione e segnalazione ricevuta prevista dal presente Modello è conservata a cura dell’OdV in un apposito database (informatico o cartaceo). L’accesso al database è consentito ai membri del Consiglio di Amministrazione ed al Presidente, salvo che non riguardino indagini nei loro confronti, nel

qual caso sarà necessaria l’autorizzazione del Consiglio di Amministrazione nella sua collegialità, sempre che tale accesso non sia comunque garantito da norme di legge vigenti.

A tal fine l’Ente predispone specifici canali di comunicazione che vengono opportunamente pubblicati sul sito aziendale ed in ogni casi resi noti a tutti destinatari, gestiti in modo da garantire la massima riservatezza del segnalante e tutelare l’onorabilità delle persone segnalate.

Le attività svolte dall’OdV, le informazioni raccolte e le segnalazioni ricevute vengono registrate e conservate a cura dell’OdV in un apposito archivio (informatico o cartaceo). L’accesso all’archivio è consentito ai soli componenti dell’OdV.

Oltre alle segnalazioni relative alle violazioni di carattere generale sopra descritte e a quanto indicato nelle schede della parte speciale, devono essere trasmesse all’Organismo di Vigilanza, da parte delle funzioni aziendali che operano nell’ambito di attività sensibili, le informazioni riportate nella tabella seguente:

4.7.2. INFORMAZIONI SPECIFICHE OBBLIGATORIE

Oltre alle segnalazioni sopra descritte, devono inoltre essere obbligatoriamente ed immediatamente trasmesse all’OdV le informazioni concernenti in particolare:

 l’avvio di un procedimento giudiziario per i reati previsti dal D.Lgs. 231/01;

 richieste di assistenza legale inoltrate dagli amminstratori e/o dai dirigenti e/o dai dipendenti nei confronti dei quali la Magistratura procede per i reati previsti dalla richiamata normativa;

 i provvedimenti e/o le notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al D.Lgs.

231/2001, commessi nell’interesse o a vantaggio dell’organizzazione;

 le commissioni di inchiesta o le relazioni interne dalle quali emergano responsabilità per le ipotesi di reato di cui al D.Lgs. 231/2001;

 le notizie relative all’effettiva attuazione, a tutti i livelli, del modello organizzativo con evidenza dei procedimenti disciplinari attuati e delle eventuali sanzioni irrogate, ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;

 cambiamenti organizzativi rilevanti ed aggiornamento del sistema dei poteri e delle deleghe;

 i rapporti preparati dai Responsabili delle aree organizzative (o di staff) nell’ambito della propria attività, dai quali si evincano fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza del D.

Lgs. 231/01;

 le notizie relative alla effettiva attuazione, a tutti i livelli della struttura dell’Impresa, del Modello Organizzativo, con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti e delle eventuali sanzioni irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;

 le variazioni delle aree a rischio, la realizzazione di operazioni a rischio o comunque idonee ad alterare il rischio predeterminato nel Modello di Organizzazione;

 la richiesta, l’erogazione e l’utilizzo di finanziamenti pubblici;

 notizie relative ai clienti, fornitori, controparti contrattuali, organizzazioni partner e soggetti finanziatori dell’Ente indagati per reati richiamati dal Decreto;

 copia della reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro;

 copia dei verbali di eventuali ispezioni effettuati da Enti certificatori o autorizzati ad effettuare accessi di verifica.

Gli obblighi di segnalazione, così come le relative sanzioni in caso di non rispetto del Modello, riguardanti non figure che non sono dipendenti della Società, quali i consulenti, i fornitori, i partner, sono specificati in appositi documenti firmati da tali soggetti o in clausole inserite nei contratti che legano tali soggetti all’organizzazione.

4.7.3. SEGNALAZIONI RISERVATE

La possibilità di effettuare segnalazioni riservate costituisce una forma di tutela dell’integrità dell’organizzazione. Il presente Modello 231 prevede che chi lavora o collabora con la Società possa presentare segnalazioni circostanziate di violazioni delle regole in esso contenute, o di condotte illecite fondate su elementi di fatto precisi e concordanti. Le modalità di segnalazione adottate assicurano la massima riservatezza dell’identità del segnalante e, proprio per questo, viene opportunamente divulgata l’email dell’OdV alla quale far pervenire direttamente le segnalazioni (come precedentemente richiamato).

Sono vietati comportamenti ritorsivi o discriminatori (mobilità interne o licenziamenti) - che possono essere evidenziati all’Ispettorato Nazionale del Lavoro anche dall’organizzazione sindacale del segnalante - nei confronti di coloro che effettuano comunicazioni di irregolarità. Il Codice Disciplinare, parte integrante del presente Modello prevede specifiche sanzioni sia nei confronti di chi non tutela, punisce o discrimina il segnalante, sia di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.

Gli obblighi di segnalazione, così come le relative sanzioni in caso di mancato rispetto del Modello, riguardanti i consulenti, i fornitori ed i partner, sono specificati in appositi documenti controfirmati da tali soggetti o in clausole inserite nei contratti che legano i soggetti stessi alla Società.