L’Area comprende gli Uffici ICT (Information & Communication Technologies) e Facility Management. Innescato dalla pandemia di Covid, il 2020 è stato l’anno della trasformazione digitale. Indipendentemente dalla pianificazione annuale 2020, nella prima fase della pandemia è stato necessario avviare numerosi progetti di digitalizzazione ad hoc, per far fronte alle problematiche specifiche legate al lockdown. La didattica (100% lezioni ed esami a distanza), la ricerca e le attività amministrative hanno potuto così proseguire senza interruzioni. Nella seconda metà dell’anno, si è puntato su progetti di digitalizzazione ai fini di supportare al meglio uno smartwork regolare per l’intera Università, compresi i servizi di sportello digitale.
Gli sforzi si sono poi concentrati sull'avviamento dell'insegnamento ibrido in tutto il campus universitario, per il nuovo anno accademico.
L'intero processo di digitalizzazione “Covid” ha interessato i processi didattici e amministrativi, ma anche le procedure organizzative, al fine di garantire al meglio il contenimento del virus. In brevissimo tempo, numerosi processi sono stati trasformati digitalmente, alcuni dei quali sono stati soggetti ad una cosiddetta Digital Disruption.
I processi digitalizzati in questo contesto, con la massima urgenza, dovranno essere ottimizzati, integrati e ampliati nel 2021 per garantire la sostenibilità dei sistemi di gestione interessati, anche dopo la pandemia.
Tra questi rientrano:
- management amministrativo del HybridTeaching - sistemi AV per il HybridTeaching
- sistema di gestione degli accessi - management degli esami a distanza - management digitale dello smart working
- ulteriore rollout di Teams, in particolare Teams Class e coaching degli stakeholder
Per la pianificazione dettagliata del 2021 è necessario ridefinire le priorità dei progetti non completati della pianificazione annuale 2020, in considerazione dei progetti Covid avviati nel 2020.
Continua dunque il forte impiego di media e servizi digitali che creano un valore aggiunto e modificheranno cultura, strategia, struttura nonché i processi d’impresa nei suoi fondamenti; grazie alle nuove possibilità e potenzialità la ricerca e la didattica si trasformeranno in modo sostenibile verso l’era digitale. Come negli ultimi due anni anche per il 2021 la parola d’ordine sarà la trasformazione digitale.
- Il cloud computing, come pilastro strategico, deve essere la prima scelta in tutti i progetti di digitalizzazione nuovi ed esistenti
- Enterprise Mobility, un ulteriore pilastro strategico della trasformazione digitale della rete scientifica, sarà ottimizzata l’attuazione sia in termini di velocità che di costi.
- Big Data & Analytics, finalizzati all’ottimizzazione dei processi aziendali e del Knowledge Engineering saranno gli strumenti trainanti per una trasformazione digitale di successo per il 2021.
- Per la ricerca si stanno aprendo sempre più segmenti di applicazione. In questo contesto, l’ambito della ricerca deve essere supportato in modo più determinato da una consulenza IT mirata e produttiva dei progetti di ricerca veri e propri
- Ampliamento del High Performance Computing
28 Quali progetti di digitalizzazione devono essere realizzati nel 2021 e con quale priorità, deve ancora essere determinato in un processo di pianificazione dettagliato. Ma oltre ai progetti sopra menzionati, sono state provvisoriamente determinate le seguenti priorità aggiuntive per la digitalizzazione nel 2021:
- proseguimento dell’ottimizzazione e della velocizzazione del reclutamento accademico - rollout del sistema approvazioni acquisti e viaggi di servizio
- introduzione di un Facility Process-Management System
- digitalizzazione dei processi, inclusa la firma digitale, compresi i moduli, al fine di renderli indipendenti da luogo e tempo
- integrazione Laimburg e NOI Spa nella SNS
Di seguito lo schema degli obiettivi 2021:
Obiettivo operativo Resp. catore Indi- Descrizione
indicatore Target Realizzazione progetti di digitalizzazione ICT quan n° progetti A+
realizzati 4
Realizzazione progetti di digitalizzazione ICT quan n° progetti attuati
all’80% 3
Realizzazione progetti logistici e di sostenibilità FM quan n° progetti o provvedimenti
attuati 7
Legenda
ICT Information & Communication Technologies FM Facility Management
3.3.1.6 Personale
L’Area comprende gli Uffici Personale accademico e Personale amministrativo.
L’Area Personale proseguirà nel 2021 sulla strada della digitalizzazione di attività e aree gestite ancora manualmente. Ciò consentirà, da un lato, di ottimizzare alcuni processi e, dall’altro lato, di essere meglio attrezzati a fronteggiare un eventuale nuovo stato d’emergenza causato dall’epidemia Covid-19.
Nell’anno a venire l’Ufficio Personale accademico, si doterà di un servizio di sportello digitale, che andrà ad affiancare il sistema Ticket di richieste di consulenze e di informazioni, già introdotto nel 2020.
L’ampliamento della digitalizzazione sarà indirizzata nei seguenti ambiti:
- nell’area della didattica a contratto (analisi di fattibilità della digitalizzazione della sottoscrizione e dell’invio del primo contratto all’incaricato)
- nell’area della ricerca a contratto (analisi di fattibilità della digitalizzazione della sottoscrizione e dell’invio all’incaricato dei contratti nell’ambito della ricerca, sia del primo contratto, sia degli eventuali contratti successivi)
- nell’area della procedure di valutazione comparativa (analisi di fattibilità della digitalizzazione di passaggi procedurali successivi alla presentazione delle candidature nei bandi AR e RTD)
- analisi di fattibilità della digitalizzazione delle candidature (per le procedure di valutazione comparative dirette all’assunzione di professori a tempo indeterminato).
Contestualmente, l’Ufficio sarà impegnato a portare avanti attività previste per il 2020, ma che a causa dell’emergenza epidemiologica hanno dovuto subire una battuta d’arresto: digitalizzazione del procedimento
29 di richiesta e d’approvazione dei nulla osta per incarichi esterni conferiti ai professori e ricercatori di ruolo e ai ricercatori con contratto a tempo determinato e creazione di una banca dati di raccolta delle richieste presentate e dei nulla osta rilasciati; attività di supporto al Direttivo finalizzata all’adeguamento del vigente regolamento sulle condizioni contrattuali ed economiche dei professori di ruolo e ricercatori in materia di obblighi didattici; attività di supporto al progetto di realizzazione del registro digitale per consentire ai professori/ricercatori la registrazione del complesso delle attività didattiche.
L’Ufficio Personale amministrativo, a seguito dell’esperienza maturata durante il periodo dell’emergenza epidemiologica e per far fronte alle assenze dei collaboratori dal posto di lavoro determinate dall’introduzione dello smart working, intende adottare per il 2021 accanto al sistema di ticketing delle richieste già previsto per il 2020, anche una piattaforma per la consulenza online che sostituisca l’obbligo per il dipendente di presentarsi fisicamente presso l’Ufficio amministrativo per la gestione della sua pratica. A tale proposito, verrà portato avanti anche il progetto di digitalizzazione delle cartelle del personale che nell’anno 2020 ha subito un rallentamento a seguito dell’emergenza epidemiologica. In questa occasione, si dovrà concretamente valutare, attraverso apposita perizia, la possibilità di siglare accordi a distanza con valenza legale anche senza il possesso della firma digitale. Un ulteriore obiettivo dell’Ufficio è il monitoraggio dello smart working, anche attraverso dati statistici, per verificare sia la qualità del lavoro offerto a distanza sia i risparmi in termini di costi del personale non in ultimo rispetto alla sostenibilità. Inoltre, nel 2021 andranno attuate le misure di miglioramento e sviluppo del personale emerse dal questionario sull’analisi del livello di soddisfacimento dei collaboratori.
Di seguito lo schema degli obiettivi 2021:
Obiettivo operativo Resp. catore Indi- Descrizione
indicatore Target Digitalizzazione delle cartelle del personale
tecnico-amministrativo AM qual
disciplinare tecnico e piano d’azione
elaborati Collaborazione alla realizzazione del sondaggio del
personale accademico sulla valutazione dei centri di
servizio AM qual
sondaggio online esegutio
Revisione del regolamento in materia di autorizzazione degli incarichi esterni e digitalizzazione della procedura per la richiesta e l’approvazione del nulla osta per lo
svolgimento di incarichi esterni da parte dei professori e ricercatori di ruolo e dei RTD
AC qual Modifica del vigente Regolamento sulle condizioni
contrattuali ed economiche dei professori di ruolo e
ricercatori in materia di obblighi didattici AC qual
bozza modificata del vigente regolamento
elaborata Revisione del regolamento in materia di Visiting Professor,
Visiting Researcher AC qual
bozza modificata del vigente regolamento
elaborata
30 Obiettivo operativo Resp. catore Indi- Descrizione
indicatore Target Realizzazione di uno strumento digitale per la registrazione
da parte dei professori e ricercatori di ruolo e dei RTD del
complesso delle attività didattiche annuali AC qual
documento d’analisi per
implementa-zione dello strumento digitale
redatto con ICT
Obiettivo operativo Resp. catore Indi- Descrizione
indicatore Target Adeguamento del Regolamento interno del personale AM qual regolamento
sottoposto al CdU Monitoraggio dello smart working e formazione AM qual
report con dati relativi al I anno di
svolgimento dello smart working Analisi strumenti attuali di recruitment del personale
tecnico-amministrativo AM qual
catalogo con proposte di nuovi
strumenti
Legenda
AC Ufficio Personale accademico AM Ufficio Personale amministrativo